הודעה אוטומטית מחוץ למשרד אומרת ארבעה דברים: שאתם לא זמינים, באיזה תאריך אתם חוזרים, אם תבדקו מיילים בינתיים, ולמי לפנות אם זה לא יכול לחכות. סיבה היא לא חובה, וכמה שורות מספיקות. מעתיקים אחת מהתבניות, ממלאים תאריכים ואיש קשר, ומפעילים את המענה האוטומטי ב-Gmail, ב-Outlook או ב-Teams.
| מה לכלול | דוגמה |
|---|---|
| שאתם לא זמינים | "אני מחוץ למשרד" |
| עד מתי | "עד יום ראשון, 11 באוקטובר" (היום שבו חוזרים) |
| אם קוראים מיילים | "ללא גישה למייל" או "בודקת מיילים מדי פעם" |
| למי לפנות | "בעניינים דחופים אפשר לפנות לדנה לוי: dana.levi@example.com" |
| אופציונלי | הסיבה (חופשה, כנס, מילואים, חופשת לידה), גרסה באנגלית |
תבנית להודעה אוטומטית מחוץ למשרד
מעתיקים ומחליפים את כל מה שבסוגריים המרובעים.
נושא: מחוץ למשרד עד [תאריך]
שלום,
תודה על פנייתך.
אני מחוץ למשרד עד [יום, תאריך] ו[אבדוק מיילים באופן מוגבל / לא אבדוק מיילים].
בעניינים דחופים אפשר לפנות ל[שם] במייל [מייל] או בטלפון [טלפון].
בכל מקרה אחר, אחזור אליך כשאשוב.
בברכה,
[השם שלכם]
גרסה קצרה
תודה על ההודעה.
אני מחוץ למשרד עד [תאריך] ואחזור אליך כשאשוב.
בעניינים דחופים: [שם], [מייל].
חופשה
שלום,
תודה על המייל.
אני בחופשה עד [תאריך] ולא אבדוק מיילים.
בכל עניין דחוף אפשר לפנות ל[שם], שמחליף אותי: [מייל].
אענה למייל שלך אחרי שאחזור, ב-[תאריך].
בברכה,
[השם שלכם]
מילואים
שלום,
אני במילואים עד [תאריך, או "להודעה חדשה"] והגישה שלי למייל מוגבלת.
בעניינים שוטפים אפשר לפנות ל[שם]: [מייל] או [טלפון].
אחזור אליך כשאשוב.
תודה על הסבלנות,
[השם שלכם]
אם תאריך החזרה לא ידוע, כותבים את זה בפשטות ("עד להודעה חדשה") ומעדכנים את ההודעה כשהתאריך מתברר.
כנס או נסיעת עבודה
שלום,
אני ב-[אירוע] עד [תאריך] ואענה באיחור מסוים.
אם הפנייה דחופה, אפשר להתקשר ל[שם]: [טלפון].
תודה על הסבלנות,
[השם שלכם]
היעדרות ארוכה
בחופשת לידה, בשבתון או בכל היעדרות ארוכה, כותבים מי ממלא את מקומכם, לא רק תאריך.
שלום,
אני בחופשה עד [תאריך].
בתקופה הזו הטיפול ב[פרויקטים שלי / חשבון שלך] עובר ל[שם].
אפשר לפנות ישירות במייל [מייל] או בטלפון [טלפון].
המייל שלך לא יועבר אוטומטית, לכן אם הוא דורש מענה, כדאי לשלוח אותו שוב ל[שם].
תודה,
[השם שלכם]
אף פעם לא חייבים לתת סיבה להיעדרות. "אני מחוץ למשרד" מספיק, וזו הבחירה הבטוחה כשאתם חולים או נעדרים מסיבות אישיות.
הודעת מחוץ למשרד בעברית ובאנגלית
אם מגיעים אליכם מיילים מלקוחות, מספקים או מעמיתים בחו"ל, כותבים את ההודעה פעמיים: השפה העיקרית קודם, הגרסה השנייה מתחת, עם אותם תאריכים ואותו איש קשר בשתיהן.
אני מחוץ למשרד עד יום ראשון, 11 באוקטובר.
בעניינים דחופים אפשר לפנות לדנה לוי: dana.levi@example.com.
I'm out of the office until Sunday, October 11.
For urgent matters, please contact Dana Levi at dana.levi@example.com.
אם אפשר, תנו למישהו ששולט בשפה השנייה לעבור על הגרסה, ולפחות ודאו שהתאריכים והשמות תואמים בשתי הגרסאות. שימו לב ששבוע העבודה בישראל מתחיל ביום ראשון, ולכן לקוראים בחו"ל ברור יותר לכתוב תאריך מלא ולא רק "אחרי סוף השבוע".
מחוץ למשרד ב-Teams
דף העזרה של Microsoft בעברית מתאר שתי דרכים:
- במחשב: בוחרים את תמונת הפרופיל בחלק העליון של Teams, בוחרים הגדר הודעת מצב, ואז קביעת מצב מחוץ למשרד. מפעילים את הלחצן הדו-מצבי לצד הפעל תשובות אוטומטיות, מקלידים הודעה, ואם רוצים בוחרים שלח תשובות במהלך פרק זמן מסוים עם תאריכים ושעות. בסוף בוחרים שמור.
- באפליקציה לנייד: מקישים על תמונת הפרופיל בפינה העליונה, בוחרים את המצב הנוכחי, ובתפריט המצב בוחרים מחוץ למשרד. מפעילים את הגדר תשובה אוטומטית, כותבים את ההודעה ובוחרים תאריכי התחלה וסיום.
לפי Microsoft, המצב מחוץ למשרד מסתנכרן גם עם התשובות האוטומטיות בלוח השנה של Outlook, וההודעה נשלחת גם כתשובה אוטומטית ב-Outlook. ההודעה שרואים ב-Teams יכולה להיות קצרה יותר מגרסת המייל: "לא זמינה עד 11.10. דחוף: דנה לוי."
הגדרה ב-Gmail וב-Outlook
אפליקציית Gmail באנדרואיד (לפי דף העזרה של Google בעברית): פותחים את Gmail, מקישים על סמל התפריט ואז הגדרות, בוחרים חשבון ומקישים על הודעת חופשה. בחלק העליון מעבירים את המתג "הודעת חופשה" למצב פועל, ממלאים את טווח התאריכים, הנושא וההודעה, ומקישים על סיום. אפשר לסמן את תיבת הסימון שמתחת להודעה כדי שהמענה יישלח רק לאנשי הקשר שלכם.
Google מסבירה שהמענה מתחיל ב-00:00 בתאריך ההתחלה ומסתיים ב-23:59 בתאריך הסיום, ושברוב המקרים הוא נשלח לאנשים רק בפעם הראשונה שהם שולחים לכם הודעה. אותו אדם יקבל אותו שוב אם ינסה ליצור קשר אחרי ארבעה ימים כשהמענה עדיין פועל, או אחרי שערכתם את המענה.
Outlook (לפי דף העזרה של Microsoft בעברית): ב-Outlook החדש עבור Windows, בכרטיסייה תצוגה בוחרים הצג הגדרות, ואז חשבונות > תשובות אוטומטיות. מעבירים את הלחצן הדו-מצבי למצב פעיל, בוחרים שלח תשובות במהלך פרק זמן מסוים בלבד ומזינים שעת התחלה ושעת סיום, ובסוף בוחרים שמור. בחשבון של עבודה או בית ספר אפשר גם לשלוח תשובות מחוץ לארגון; Microsoft מציינת שזה מגיע גם לידיעונים, לפרסומות ולדואר זבל, וממליצה על שלח תשובות לאנשי קשר בלבד. Microsoft מציינת גם שתשובות אוטומטיות לא נתמכות עבור חשבונות Gmail, Yahoo או חשבונות POP או IMAP אחרים.
דוגמה: מהקלטה קולית להודעת מחוץ למשרד
את הדוגמה כתבנו בעצמנו כדי להמחיש את הרעיון. זו לא תוצאה אמיתית של האפליקציה, והתוצאות שלכם ייראו אחרת.
מה שאולי תגידו לטלפון:
הודעת מחוץ למשרד.
אני בחופש מה-4 עד ה-9 באוקטובר, חוזרת ביום ראשון, ה-11.
בלי מיילים בכלל, אני באמת מנותקת.
יונתן מטפל בלקוחות, yonatan.p@example.com, ולחשבוניות זה accounts@example.com.
קצר ונחמד.
ואני צריכה גם גרסה באנגלית, הרבה מהספקים שלנו בחו"ל.
ההודעה המוכנה (Email, Friendly), ואחרי זה השפה הוחלפה לאנגלית:
נושא: מחוץ למשרד עד 11 באוקטובר
היי,
תודה על המייל!
אני בחופשה מ-4 עד 9 באוקטובר ולא אבדוק מיילים.
בשאלות של לקוחות אפשר לפנות ליונתן: yonatan.p@example.com.
בענייני חשבוניות אפשר לכתוב ל-accounts@example.com.
אחזור אליך כשאשוב, ביום ראשון, 11 באוקטובר.
להתראות,
[השם שלכם]
Hi,
Thanks for your email!
I'm away from October 4 to October 9 and won't be checking email.
For client questions, please contact Yonatan at yonatan.p@example.com.
For invoices, please write to accounts@example.com.
I'll get back to you when I return on Sunday, October 11.
Best,
[Your name]
בשתי הגרסאות אותם תאריכים ואותן כתובות. בהקלטה ימי החופשה ויום החזרה התערבבו; בהודעה הם מופרדים, כך שאף אחד לא מצפה לתשובה ב-10 באוקטובר.
מכתיבים את הודעת מחוץ למשרד עם Retexta
Retexta היא אפליקציית ענן לאנדרואיד שממירה דיבור לטקסט וכותבת בעזרת AI. אומרים את התאריכים ומי מחליף אתכם, והיא כותבת את ההודעה, גם ביותר משפה אחת אם צריך. תפריטי האפליקציה באנגלית, ולכן שמות הכפתורים מופיעים כאן באנגלית.
- פותחים את Retexta ומקישים על New task.
- במסך What do you want to do? מקישים על Write a message.
- תחת What kind of message? בוחרים Email (או Work chat (Slack, Teams) להודעת סטטוס קצרה) וסגנון כתיבה כמו Professional או Friendly. מקישים על Next.
- מקישים על Record audio ואומרים מתי אתם לא זמינים, מתי חוזרים, אם תקראו מיילים ולמי לפנות.
- עוצרים את ההקלטה. Retexta כותבת את ההודעה, בעברית כשמדברים בעברית.
- לגרסה בשפה נוספת, משנים את השפה במסך התוצאה. Retexta מציעה יותר מ-50 שפות פלט.
- בודקים כל תאריך וכתובת, ואז מעתיקים את הטקסט ל-Gmail, ל-Outlook או ל-Teams.
Write a message היא חלק מ-Retexta Pro, ולהעתקה או לשיתוף של תוצאות צריך Retexta Pro או קרדיטים. אפשר לנסות את Retexta בחינם: משתמשים חדשים מקבלים כמה תוצאות Pro בחינם לצפייה באפליקציה, ולכל מה שאחריהן צריך Retexta Pro או קרדיטים. Retexta מסמנת את התוצאות בכיתוב "AI-generated. Check important details." היא לא מפעילה בשבילכם את המענה האוטומטי; מדביקים את הטקסט בהגדרות של המייל או של Teams.
להמשך
עוד מדריכים למיילים: הכתבת מייל בקול באנדרואיד, איך כותבים מייל מעקב לכשתחזרו, ומייל לקביעת פגישה. עוד על האפליקציה: Retexta, דיבור לטקסט לאנדרואיד.
מקורות
נבדקו על ידי FLAME Apps ב-28 בספטמבר 2026. תמציות הדפים נשמרו בתיקיית המחקר שלנו.
- העזרה של Gmail, איך לשלוח מענה אוטומטי כשאתם לא בעבודה (Android): השלבים, שעות ההתחלה והסיום, מתי המענה נשלח שוב.
- התמיכה של Microsoft, כיצד להגדיר תשובות 'מחוץ למשרד' אוטומטיות ב- Outlook: השלבים ב-Outlook החדש, תשובות מחוץ לארגון, סוגי חשבונות שלא נתמכים.
- התמיכה של Microsoft, תזמון מצב 'מחוץ למשרד' ב- Microsoft Teams: השלבים במחשב ובנייד, הסנכרון עם Outlook.
- Retexta: שמות המטרות, סוגי ההודעות, סגנונות הכתיבה והתוכניות כפי שהם מופיעים באפליקציה (גרסה 2026.1.23) ובדף שלה ב-Google Play.
- התבניות והדוגמה: נכתבו על ידי FLAME Apps.
