外出自动回复要说四件事：你不在、你哪天回来、这段时间会不会看邮件、急事找谁。原因可写可不写，几行就够了。复制下面的一个模板，填上日期和联系人，再在 Gmail、Outlook 或 Teams 里打开自动回复。
| 要写的 | 例子 |
|---|---|
| 你不在 | “我目前休假中” |
| 到什么时候 | “至 10 月 12 日（星期一）” （写你回来的那天） |
| 会不会看邮件 | “期间无法查看邮件” 或 “会不定时查看邮件” |
| 急事找谁 | “如有急事，请联系李嘉欣，jiaxin.li@example.com” |
| 可选 | 原因（休假、出差、长假）、第二种语言 |
外出自动回复模板
复制后把方括号里的内容换掉。
主题：外出至 [日期]
您好，
感谢来信。
我于 [日期] 前外出，[期间查看邮件不便 / 期间无法查看邮件]。
如有急事，请联系 [姓名]，电邮 [电邮]，电话 [电话]。
其他邮件我会在回来后尽快回复。
祝好，
[你的名字]
自动回复是发给外人的，这里用“您”比较得体。
简短版本
感谢来信。我 [日期] 前外出，回来后会尽快回复。
如有急事，请联系 [姓名]，[电邮]。
休假
您好，
感谢来信。
我正在休假，[日期] 回到办公室，期间无法查看邮件。
如有急事，请联系代理我工作的 [姓名]，[电邮]。
我会在 [日期] 回来后回复您的邮件。
祝好，
[你的名字]
出差或参加展会
您好，
我 [日期] 前在 [活动或城市] 出差，回复可能会慢一些。
如事情紧急，请致电 [姓名]，[电话]。
感谢您的耐心，
[你的名字]
长假
育婴假、长期休假或其他较长的外出，除了日期，还要写明由谁接手。
您好，
我 [日期] 前休假。
休假期间，[我的项目 / 您的账户] 由 [姓名] 负责。
您可以通过 [电邮] 或 [电话] 联系 [他 / 她]。
您的邮件不会自动转发，如需回复，请直接发给 [姓名]。
谢谢，
[你的名字]
你永远不需要说明为什么不在。“我目前不在办公室”就够了；病假或因私事外出时，这样写也更稳妥。
英文和中英双语的自动回复
找自动回复写法的人，常常也在找英文版本（比如搜索“休假自动回复 英文”“自动回复邮件 英文 模板”）。英文版本：
Subject: Out of office until [date]
Hello,
Thank you for your email.
I'm out of the office until [day, date] and [will have limited access to email / won't be checking email].
For urgent matters, please contact [Name] at [email] or [phone number].
Otherwise, I'll reply as soon as I'm back.
Best regards,
[Your name]
如果给你发邮件的人说不同的语言，就写两遍：主要语言放前面，第二种放下面，两个版本的日期和联系方式要一样。
我 10 月 12 日（星期一）前外出。
如有急事，请联系李嘉欣：jiaxin.li@example.com。
I'm out of the office until Monday, October 12.
For urgent matters, please contact Li Jiaxin at jiaxin.li@example.com.
能请懂第二种语言的人看一遍最好，至少确认两个版本的日期和名字对得上。需要马来文版本时，也可以用下面的 Retexta 步骤，把结果语言改成马来文。
在 Gmail 里设置外出回复（Android）
按 Google 的中文帮助页：打开 Gmail App，点左上方的“菜单”图标 > 设置，选择你的账号，点外出回复。把顶部的“外出回复”开关打开，填写日期范围、主题和邮件正文；如果只想回复你的联系人，勾选下方的复选框。最后点完成。
Google 说明：自动回复从开始日期的零点开始，到结束日期的晚上 11 点 59 分结束；在大多数情况下，回复只在发件人第一次给你发邮件时发出。如果同一个人四天之后再次联系你，而自动回复仍然开着，或者你修改了自动回复，对方会再收到一次。
在 Outlook 里设置自动答复
按 Microsoft 的中文帮助页：
- Outlook 网页版： 在页面顶部选“设置” > 帐户 > 自动答复，打开自动答复开关，勾选“仅在一段时间内发送答复”，输入开始时间和结束时间，在下方的框里输入内容，选“保存”。
- 新版 Outlook for Windows： 在“视图”选项卡上打开设置，选帐户 > 自动答复，打开开关，其余步骤同上。
- 工作或学校帐户还可以选“在组织外部发送答复”。Microsoft 提醒，这样会自动答复收到的每封邮件，包括新闻稿、广告和垃圾邮件，所以建议选“仅向联系人发送答复”。
- Microsoft 还说明，Gmail、Yahoo 或其他 POP、IMAP 帐户不支持 Outlook 的自动答复。
在 Teams 里设置外出状态
Microsoft 的中文帮助页介绍了两种方法：
- 桌面版： 选 Teams 顶部的个人资料图片，选“设置状态消息”，在选项底部选“安排外出”。打开“开启自动答复”旁边的开关，在文本框里输入外出消息。
- 手机 App： 点屏幕左上角的个人资料图片打开个人资料卡，选当前状态，在状态菜单里选“外出”。打开“设置自动答复”旁边的开关，写好外出消息，再打开“选择开始日期和结束日期”并选好时间。
Microsoft 说，外出状态会和 Outlook 日历里的自动答复同步，外出消息在 Outlook 里也会作为自动答复发出。Teams 里显示的消息可以比邮件版本短：“10 月 12 日前外出。急事找李嘉欣。”
例子：从一段口述到一封双语自动回复
这个例子是我们自己写的，用来说明思路。它不是 App 的真实输出，你的结果会不一样。
你可能会对着手机这样说：
外出自动回复。
我十月二号到九号休假，十二号星期一回来。
完全不看邮件，真的要下线。
客户的事找志明，zhiming.p@example.com，发票的话写给 accounts@example.com。
友好一点，短一点。
还要一个英文版本，很多供应商看不懂中文。
写好的消息（Email，Friendly），再把语言改成英文：
主题：10 月 12 日前外出
您好，
感谢来信！
我 10 月 2 日至 9 日休假，期间不查看邮件。
客户相关的问题，请联系志明：zhiming.p@example.com。
发票相关事宜，请发邮件至 accounts@example.com。
我会在 10 月 12 日（星期一）回来后回复您。
祝好，
[你的名字]
Hi,
Thanks for your email!
I'm away from October 2 to October 9 and won't be checking email.
For client questions, please contact Zhiming at zhiming.p@example.com.
For invoices, please write to accounts@example.com.
I'll get back to you after I return on Monday, October 12.
Best,
[Your name]
两个版本的日期和地址完全一样。口述里把休假日期和回来的日期混在一起说了，自动回复把它们分开，免得有人以为你 10 号就会回复。
用 Retexta 口述外出自动回复
Retexta 是一款在云端处理的 Android 语音转文字和 AI 写作 App。你说出日期和谁代理你，它来写消息，需要的话还能写成另一种语言。Retexta 的菜单是英文的，下面照英文写出按钮名称。
- 打开 Retexta，点 New task。
- 在 What do you want to do? 下，点 Write a message。
- 在 What kind of message? 下，选 Email（Teams 的简短状态可以选 Work chat (Slack, Teams)），再选一种写作风格，比如 Professional 或 Friendly。点 Next。
- 点 Record audio，说出你哪天到哪天不在、哪天回来、会不会看邮件、急事找谁。
- 停止录音。Retexta 写出消息。
- 需要第二种语言时，在结果页改语言。Retexta 有 50 多种输出语言，包括英文和马来文。
- 核对每个日期和地址，再把文字复制到 Gmail、Outlook 或 Teams。
Write a message 属于 Retexta Pro，复制或分享结果需要 Retexta Pro 或点数。App 可以免费试用：新用户可获得几次免费的 Pro 结果，在应用内查看，用完之后的所有使用都需要 Retexta Pro 或点数。Retexta 在结果上标注 “AI-generated. Check important details.” Retexta 不会替你打开自动回复，你要自己把文字贴进邮件或 Teams 的设置里。
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更多邮件指南：用语音写邮件（Android）、回来之后用得上的跟进邮件怎么写，以及会议邀请邮件。关于 App 本身：Retexta，Android 语音转文字。
来源
FLAME Apps 于 2026 年 9 月 25 日查看。
- Gmail 帮助，当您不在办公室时，发送自动回复（Android）：设置步骤、开始和结束时间、什么时候会再次发送。
- Microsoft 支持，如何在 Outlook 中设置外出自动答复：Outlook 网页版和新版 Outlook 的步骤、组织外部答复、不支持的帐户类型。
- Microsoft 支持，在 Microsoft Teams 中安排外出状态：桌面版和手机 App 的步骤、与 Outlook 同步。
- Retexta：目标名称、消息类型、写作风格和方案以应用（版本 2026.1.23，菜单为英文）和 Google Play 页面为准。
- 模板和例子：由 FLAME Apps 编写。
