आउट ऑफ ऑफ़िस मैसेज (out of office message या OOO) चार बातें कहता है: कि आप बाहर हैं, किस दिन लौटेंगे, क्या बीच में ईमेल देखेंगे, और अगर काम रुक नहीं सकता तो किससे संपर्क करें। वजह बताना ज़रूरी नहीं, और कुछ लाइनें काफ़ी हैं। नीचे का कोई नमूना कॉपी करें, अपनी तारीखें और संपर्क भरें, और Gmail, Outlook या Teams में जवाब चालू करें।
| शामिल करें | उदाहरण |
|---|---|
| कि आप बाहर हैं | “I'm out of the office” / “मैं दफ़्तर से बाहर हूं” |
| कब तक | “सोमवार, 12 अक्टूबर तक” (जिस दिन लौटेंगे) |
| क्या ईमेल देखेंगे | “ईमेल नहीं देख पाऊंगा” या “कभी कभी ईमेल देखूंगी” |
| किससे संपर्क करें | “ज़रूरी काम के लिए समीर से sameer@example.com पर संपर्क करें” |
| वैकल्पिक | वजह (छुट्टी, त्योहार, कॉन्फ़्रेंस, लंबी छुट्टी), दूसरी भाषा |
आउट ऑफ ऑफ़िस ईमेल का नमूना
अगर आपके दफ़्तर में ईमेल अंग्रेज़ी में चलते हैं, तो ये अंग्रेज़ी नमूने लें; हिंदी और दोनों भाषाओं वाले रूप भी नीचे हैं। कोष्ठक [ ] वाली हर चीज़ बदलें।
Subject: Out of office until [date]
Hello,
Thank you for your email.
I'm out of the office until [day, date] and [will have limited access to email / won't be checking email].
For urgent matters, please contact [Name] at [email] or [phone number].
Otherwise, I'll reply as soon as I'm back.
Best regards,
[Your name]
छोटा रूप (out of office message short)
Thanks for your message.
I'm away until [date] and will reply when I'm back.
For urgent matters, please contact [Name] at [email].
हिंदी में
नमस्ते,
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद।
मैं [दिन, तारीख] तक दफ़्तर से बाहर हूं और [कभी कभी ही ईमेल देख पाऊंगा / पाऊंगी / ईमेल नहीं देखूंगा / देखूंगी]।
ज़रूरी काम के लिए कृपया [नाम] से [ईमेल] या [फ़ोन नंबर] पर संपर्क करें।
लौटते ही मैं आपको जवाब दूंगा / दूंगी।
सादर,
[आपका नाम]
त्योहार या सार्वजनिक छुट्टी
दिवाली, होली या किसी सार्वजनिक छुट्टी पर पूरा दफ़्तर बंद हो, तो विदेश के ग्राहकों और साझेदारों को यह बताना काम का है, क्योंकि उनके यहां शायद छुट्टी न हो।
Hello,
Thank you for your email.
Our office is closed from [date] to [date] for [Diwali / Holi / a public holiday in India].
I'll reply to your message when we reopen on [date].
For anything urgent, please contact [Name] at [email or phone number].
Warm wishes,
[Your name]
कॉन्फ़्रेंस या ऑफ़िस टूर
Hello,
I'm at [event] until [date] and will reply with some delay.
If your message is time-sensitive, please call [Name] at [phone number].
Thank you for your patience,
[Your name]
लंबी छुट्टी
मैटरनिटी या पैटरनिटी लीव, सबैटिकल या किसी और लंबी छुट्टी में सिर्फ़ तारीख नहीं, वह व्यक्ति भी बताएं जो काम संभाल रहा है।
Hello,
I'm on leave until [date].
During this time, [Name] is looking after [my projects / your account].
You can reach [him / her / them] at [email] or [phone number].
Your email will not be forwarded, so please resend it to [Name] if it needs an answer.
Thank you,
[Your name]
आपको बाहर होने की वजह कभी बतानी नहीं पड़ती। “I'm out of the office” काफ़ी है, और बीमारी या निजी वजह से छुट्टी पर यही सुरक्षित विकल्प है।
हिंदी और अंग्रेज़ी दोनों में मैसेज
अगर आपको अलग अलग भाषा बोलने वालों से ईमेल आते हैं, तो मैसेज दो बार लिखें: मुख्य भाषा पहले, दूसरी नीचे, दोनों में वही तारीखें और संपर्क।
I'm out of the office until Monday, October 12.
For urgent matters, please contact Sameer Khan at sameer.khan@example.com.
मैं सोमवार, 12 अक्टूबर तक दफ़्तर से बाहर हूं।
ज़रूरी काम के लिए कृपया समीर खान से sameer.khan@example.com पर संपर्क करें।
भेजने से पहले देखें कि दोनों रूपों में तारीखें और नाम एक जैसे हैं।
Teams में आउट ऑफ ऑफ़िस मैसेज
Microsoft का सहायता पेज (अंग्रेज़ी में) दो तरीके बताता है:
- डेस्कटॉप: Teams में सबसे ऊपर अपनी प्रोफ़ाइल फ़ोटो चुनें, Set status message, फिर Schedule out of office। Turn on automatic replies के पास वाला टॉगल चालू करें और मैसेज लिखें।
- मोबाइल ऐप: ऊपर बाएं कोने में प्रोफ़ाइल फ़ोटो पर टैप करें, अपना मौजूदा स्टेटस चुनें और Out of office चुनें। Set auto reply चालू करें, मैसेज लिखें और शुरू और खत्म होने की तारीख चुनें।
Microsoft के मुताबिक “your out of office status will also sync with automatic replies in your Outlook calendar”, और मैसेज “will also be sent as an automatic reply in Outlook.” Teams में दिखने वाला मैसेज ईमेल वाले से छोटा हो सकता है: “12 अक्टूबर तक बाहर। ज़रूरी हो तो समीर।”
Gmail और Outlook में सेट करें
मेन्यू के नाम यहां अंग्रेज़ी सहायता पेजों से हैं; हिंदी फ़ोन पर वे हिंदी में दिख सकते हैं।
Android पर Gmail ऐप (Google के सहायता पेज से): Gmail ऐप खोलें, Menu, फिर Settings पर टैप करें, अपना अकाउंट चुनें और Vacation responder पर टैप करें। इसे चालू करें, तारीखें, विषय और मैसेज भरें, और Done पर टैप करें। आप जवाब सिर्फ़ अपने कॉन्टैक्ट को भेजने का विकल्प भी चुन सकते हैं।
Google बताता है कि “in most cases, your reply is only sent to people the first time they message you.” वही व्यक्ति फिर जवाब पाता है अगर वह जवाब चालू रहते “after four days” फिर लिखे, या आपने जवाब बदल दिया हो।
Outlook (Microsoft के सहायता पेज से): Outlook on the web में Settings, Account, Automatic replies पर जाएं, टॉगल चालू करें, Send replies only during a time period पर टिक करें, शुरू और खत्म होने का समय भरें, मैसेज लिखें और Save चुनें। नए Outlook for Windows में यही सेटिंग View, View settings, Accounts, Automatic Replies में है। काम और स्कूल के अकाउंट संगठन के बाहर भी जवाब भेज सकते हैं; Microsoft बताता है कि इससे न्यूज़लेटर और जंक ईमेल को भी जवाब जाता है, और Send replies only to contacts का सुझाव देता है। Microsoft यह भी कहता है कि Outlook में automatic replies “are not supported for Gmail, Yahoo, or other POP or IMAP accounts”।
उदाहरण: हिंदी वॉइस नोट से आउट ऑफ ऑफ़िस मैसेज
यह उदाहरण हमने खुद लिखा है। यह ऐप का असली नतीजा नहीं है, और आपका नतीजा अलग दिखेगा।
आप फ़ोन में क्या बोल सकते हैं:
आउट ऑफ ऑफ़िस मैसेज।
मैं दो से नौ अक्टूबर तक छुट्टी पर हूं, सोमवार बारह को वापस।
ईमेल बिल्कुल नहीं देखूंगी, पूरी तरह ऑफ़लाइन।
क्लाइंट का काम जॉर्डन देखेगा, jordan.p@example.com, और इनवॉइस के लिए accounts@example.com।
छोटा और फ़्रेंडली रखना, अंग्रेज़ी में।
और एक हिंदी वाला भी चाहिए, हमारे कई सप्लायर हिंदी में लिखते हैं।
तैयार मैसेज (Email, Friendly, भाषा अंग्रेज़ी, फिर भाषा हिंदी):
Subject: Out of office until October 12
Hi,
Thanks for your email!
I'm away from October 2 to October 9 and won't be checking email.
For client questions, please contact Jordan at jordan.p@example.com.
For invoices, please write to accounts@example.com.
I'll get back to you after I return on Monday, October 12.
Best,
[Your name]
नमस्ते,
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद!
मैं 2 से 9 अक्टूबर तक छुट्टी पर हूं और ईमेल नहीं देखूंगी।
क्लाइंट से जुड़े सवालों के लिए कृपया जॉर्डन से jordan.p@example.com पर संपर्क करें।
इनवॉइस के लिए accounts@example.com पर लिखें।
सोमवार, 12 अक्टूबर को लौटकर मैं आपको जवाब दूंगी।
सादर,
[आपका नाम]
दोनों रूपों में वही तारीखें और पते हैं। वॉइस नोट में छुट्टी की तारीखें और लौटने की तारीख मिली हुई थीं; मैसेज उन्हें अलग करता है, ताकि कोई 10 तारीख को जवाब की उम्मीद न करे।
Retexta से बोलकर आउट ऑफ ऑफ़िस मैसेज लिखें
Retexta, Android के लिए क्लाउड पर चलने वाला वॉइस टू टेक्स्ट और AI राइटिंग ऐप है। आप अपनी तारीखें और आपकी जगह काम संभालने वाले का नाम बोलते हैं, और वह मैसेज लिखता है, ज़रूरत हो तो एक से ज़्यादा भाषाओं में। ऐप के मेन्यू अंग्रेज़ी में हैं।
- Retexta खोलें और New task पर टैप करें।
- What do you want to do? में Write a message पर टैप करें।
- What kind of message? में Email चुनें (या Teams के छोटे स्टेटस के लिए Work chat (Slack, Teams)), और Professional या Friendly जैसा अंदाज़। Next पर टैप करें।
- Record audio पर टैप करें और बोलें कि आप कब बाहर हैं, कब लौटेंगे, ईमेल देखेंगे या नहीं, और किससे संपर्क करें।
- रिकॉर्डिंग रोकें। Retexta मैसेज लिखता है।
- दूसरी भाषा के लिए नतीजे वाली स्क्रीन पर भाषा बदलें, जैसे अंग्रेज़ी से हिंदी। Retexta 50+ भाषाओं में लिखता है।
- हर तारीख और पता जांचें, फिर टेक्स्ट Gmail, Outlook या Teams में कॉपी करें।
Write a message Retexta Pro का हिस्सा है। Retexta को मुफ़्त में आज़माया जा सकता है: नए यूज़र को कुछ मुफ़्त Pro रिज़ल्ट मिलते हैं, जिन्हें ऐप में देखा जा सकता है। कॉपी, शेयर और एक्सपोर्ट के लिए, और मुफ़्त रिज़ल्ट के बाद की हर चीज़ के लिए, Retexta Pro या क्रेडिट चाहिए। Retexta नतीजों पर लिखता है “AI-generated. Check important details.” Retexta आपके लिए ऑटोमैटिक जवाब चालू नहीं करता; टेक्स्ट आप अपने ईमेल या Teams की सेटिंग में चिपकाते हैं।
आगे पढ़ें
ईमेल की और गाइड: Android पर बोलकर ईमेल लिखें, लौटने के बाद के लिए फ़ॉलो अप ईमेल कैसे लिखें, और मीटिंग के लिए ईमेल कैसे लिखें। ऐप के बारे में और: Retexta, Android के लिए वॉइस टू टेक्स्ट।
स्रोत
FLAME Apps ने 25 सितंबर 2026 को जांचा। सभी पेज अंग्रेज़ी में।
- Gmail Help, Send automatic replies (vacation responder), Android: स्टेप, जवाब दोबारा कब जाता है।
- Microsoft Support, Send automatic out of office replies from Outlook: Outlook on the web और नए Outlook के स्टेप, संगठन के बाहर, असमर्थित अकाउंट।
- Microsoft Support, Schedule an out of office status in Microsoft Teams: डेस्कटॉप और मोबाइल के स्टेप, Outlook के साथ सिंक।
- Retexta: लक्ष्यों, मैसेज प्रकारों, लिखने के अंदाज़ और प्लान के नाम, जैसे ऐप (रिलीज़ 2026.1.23) और Google Play लिस्टिंग में दिखते हैं।
- नमूने और उदाहरण: FLAME Apps ने लिखे।
