پیام خارج از دفتر، یا پاسخ خودکار ایمیل، چهار چیز میگوید: اینکه نیستید، روزی که برمیگردید، اینکه در این مدت ایمیل میخوانید یا نه، و اگر کاری منتظر نمی‌ماند با چه کسی تماس بگیرند. گفتن دلیل اختیاری است و چند خط کافی است. یکی از نمونه‌های زیر را کپی کنید، تاریخها و راه تماس را پر کنید و پاسخ خودکار را در Gmail، Outlook یا Teams روشن کنید.
| چه بیاید | نمونه |
|---|---|
| اینکه نیستید | «در مرخصی هستم» |
| تا کی | «تا یکشنبه 15 فروردین» (روزی که برمیگردید) |
| ایمیل میخوانید یا نه | «به ایمیل دسترسی ندارم» یا «گاهی ایمیل‌ها را می‌بینم» |
| با چه کسی تماس بگیرند | «برای کارهای فوری با خانم سارا نوری، sara.nouri@example.com، تماس بگیرید» |
| اختیاری | دلیل (مرخصی، همایش، سفر کاری)، زبان دوم |
نمونه پیام خارج از دفتر
این را کپی کنید و هر چیزی داخل کروشه را عوض کنید.
موضوع: خارج از دفتر تا [تاریخ]
با سلام،
از ایمیل شما سپاسگزارم.
تا [روز، تاریخ] در دفتر نیستم و [دسترسی محدودی به ایمیل دارم / ایمیل‌ها را نمی‌بینم].
برای کارهای فوری لطفاً با [نام] از طریق [ایمیل] یا [شماره تلفن] تماس بگیرید.
در غیر این صورت، پس از بازگشت پاسخ خواهم داد.
با احترام،
[نام شما]
نسخه کوتاه
از پیام شما سپاسگزارم.
تا [تاریخ] در دسترس نیستم و پس از بازگشت پاسخ می‌دهم.
برای کارهای فوری با [نام]، [ایمیل]، تماس بگیرید.
مرخصی یا تعطیلات
با سلام،
از ایمیل شما سپاسگزارم.
تا [تاریخ] در مرخصی هستم و ایمیل‌ها را نمی‌بینم.
برای هر کار فوری، لطفاً با [نام]، [ایمیل]، که در این مدت جانشین من است، تماس بگیرید.
پس از بازگشت در [تاریخ] به پیام شما پاسخ خواهم داد.
با احترام،
[نام شما]
همایش یا سفر کاری
با سلام،
تا [تاریخ] در [رویداد یا سفر] هستم و با تأخیر پاسخ می‌دهم.
اگر پیام شما فوری است، لطفاً با [نام]، [شماره تلفن]، تماس بگیرید.
از شکیبایی شما سپاسگزارم،
[نام شما]
غیبت طولانی
برای مرخصی زایمان، فرصت مطالعاتی یا هر غیبت طولانی، فقط تاریخ کافی نیست؛ کسی را معرفی کنید که کارها را به عهده میگیرد.
با سلام،
تا [تاریخ] در مرخصی هستم.
در این مدت، [نام] مسئول [پروژه‌های من / پیگیری حساب شما] است.
راه تماس: [ایمیل] یا [شماره تلفن].
ایمیل شما خودکار ارجاع داده نمی‌شود؛ اگر پاسخ لازم دارد، لطفاً آن را برای [نام] بفرستید.
با سپاس،
[نام شما]
هیچ‌وقت لازم نیست دلیل غیبتتان را بگویید. «در دفتر نیستم» کافی است، و وقتی بیمار هستید یا به دلیل شخصی نیستید، انتخاب امن‌تری است.
پیام خارج از دفتر دوزبانه
اگر از کسانی با زبانهای مختلف ایمیل میگیرید، پیام را دو بار بنویسید: زبان اصلی اول، نسخه دوم زیرش، با همان تاریخها و راه تماس در هر دو.
تا یکشنبه 15 فروردین در مرخصی نوروزی هستم.
برای کارهای فوری با سارا نوری، sara.nouri@example.com، تماس بگیرید.
I am out of the office until Sunday, April 4.
For urgent matters, please contact Sara Nouri at sara.nouri@example.com.
اگر تاریخها را در دو تقویم می‌نویسید، مثل نمونه بالا، دو بار بررسی کنید که روزها با هم یکی باشند. اگر میتوانید از کسی که زبان دوم را خوب می‌داند بخواهید نسخه دوم را بخواند.
روشن کردن پاسخ خودکار در Gmail
طبق راهنمای فارسی Gmail برای اندروید (نام گزینه‌ها وقتی زبان برنامه فارسی است):
- برنامه Gmail را باز کنید.
- در بالا روی «منو» و بعد تنظیمات ضربه بزنید.
- حسابتان را انتخاب کنید.
- روی پاسخگوی خودکار ضربه بزنید و آن را روشن کنید.
- محدوده تاریخ، موضوع و پیام را وارد کنید.
- اختیاری: برای فرستادن پاسخ فقط به مخاطبینتان، چارگوش زیر پیام را علامت بزنید.
- روی تمام ضربه بزنید.
گوگل میگوید «در اکثر موارد، افراد فقط برای اولین پیامی که برای شما ارسال می‌کنند پاسخ خودکارتان را دریافت می‌کنند». همان فرد دوباره پاسخ را میگیرد اگر بعد از چهار روز دوباره تماس بگیرد و پاسخ خودکار هنوز روشن باشد، یا اگر پاسخ را ویرایش کرده باشید. ایمیل‌هایی که به پوشه هرزنامه می‌روند یا از فهرست‌های پستی می‌آیند پاسخ نمی‌گیرند.
Outlook و Teams
راهنماهای مایکروسافت (به انگلیسی) این مراحل را می‌گویند؛ اگر Outlook یا Teams شما فارسی است، نام گزینه‌ها ممکن است فرق کند.
- Outlook در وب: Settings، Account، Automatic replies؛ کلید را روشن کنید، Send replies only during a time period را علامت بزنید، زمان شروع و پایان را وارد کنید، پیام را بنویسید و Save را بزنید. در Outlook جدید ویندوز، همین تنظیمات زیر View، View settings، Accounts، Automatic Replies است. مایکروسافت میگوید در Outlook پاسخ خودکار برای حساب‌های Gmail، Yahoo یا دیگر حساب‌های POP و IMAP پشتیبانی نمی‌شود.
- Teams روی دسکتاپ: روی عکس پروفایل بزنید، Set status message و بعد Schedule out of office را انتخاب کنید، Turn on automatic replies را روشن کنید و پیام را بنویسید.
- اپلیکیشن موبایل Teams: روی عکس پروفایل بزنید، وضعیت فعلی را انتخاب کنید و Out of office را بزنید، Set auto reply را روشن کنید، پیام را بنویسید و تاریخ شروع و پایان را تنظیم کنید.
طبق مایکروسافت، وضعیت خارج از دفتر در Teams با پاسخ خودکار Outlook هماهنگ می‌شود. پیامی که در Teams دیده می‌شود می‌تواند کوتاه‌تر از نسخه ایمیلی باشد: «تا 15 فروردین نیستم. فوری: سارا نوری.»
نمونه: از یادداشت صوتی تا پیام خارج از دفتر
این نمونه را خودمان نوشته‌ایم تا ایده را نشان دهیم. خروجی واقعی اپلیکیشن نیست و نتیجه شما فرق خواهد کرد.
آنچه ممکن است در گوشی بگویید:
پیام خارج از دفتر.
از بیست و پنج اسفند تا سیزده فروردین نیستم، چهاردهم برمی‌گردم.
اصلاً ایمیل نمی‌بینم، کامل آفلاینم.
کارهای مشتری‌ها با جواد، javad.k@example.com، فاکتورها هم accounts@example.com.
کوتاه و مؤدب باشه.
یه نسخه انگلیسی هم لازمه، چند تا از تأمین‌کننده‌هامون خارجی‌ان.
پیام نهایی (Email، Professional)، بعد زبان به انگلیسی تغییر کرد:
موضوع: خارج از دفتر تا 14 فروردین
با سلام،
از ایمیل شما سپاسگزارم.
از 25 اسفند تا 13 فروردین در مرخصی هستم و ایمیل‌ها را نمی‌بینم.
برای امور مشتریان با جواد، javad.k@example.com، تماس بگیرید.
برای فاکتورها به accounts@example.com ایمیل بزنید.
پس از بازگشت در 14 فروردین پاسخ خواهم داد.
با احترام،
[نام شما]
Hello,
Thank you for your email.
I am away from March 16 to April 2 and will not be checking email.
For client matters, please contact Javad at javad.k@example.com.
For invoices, please write to accounts@example.com.
I will reply after I return on April 3.
Best regards,
[Your name]
هر دو نسخه همان تاریخها و نشانی‌ها را دارند. یادداشت صوتی تاریخ‌های غیبت و روز بازگشت را قاطی کرده بود؛ پیام آن‌ها را جدا می‌کند تا کسی روز سیزدهم منتظر جواب نباشد.
پیام خارج از دفتر را با صدا بنویسید: Retexta
Retexta یک اپلیکیشن ابری اندروید برای تبدیل صدا به متن و نوشتن با هوش مصنوعی است. تاریخها و جانشینتان را می‌گویید و پیام را می‌نویسد، اگر لازم باشد به بیش از یک زبان. زبان گفتار را خودش تشخیص می‌دهد و فارسی در فهرستش هست. منوهای Retexta انگلیسی است و رابط فارسی ندارد، برای همین نام دکمه‌ها را همان‌طور که در اپلیکیشن می‌بینید آورده‌ایم.
- Retexta را باز کنید و New task را بزنید.
- زیر What do you want to do? روی Write a message بزنید.
- زیر What kind of message?، Email (یا Work chat (Slack, Teams) برای یک متن وضعیت کوتاه) و سبکی مثل Professional یا Friendly را انتخاب کنید. Next را بزنید.
- Record audio را بزنید و بگویید از کی تا کی نیستید، کی برمیگردید، ایمیل میخوانید یا نه و با چه کسی تماس بگیرند.
- ضبط را تمام کنید. Retexta پیام را می‌نویسد.
- برای زبان دوم، زبان را در صفحه نتیجه عوض کنید. Retexta بیش از 50 زبان خروجی دارد.
- همه تاریخها و نشانی‌ها را بررسی کنید، به‌خصوص تبدیل تاریخ بین تقویم‌ها را، و بعد متن را در Gmail، Outlook یا Teams بچسبانید.
Write a message جزو Retexta Pro است، و کپی یا اشتراک‌گذاری نتیجه به Retexta Pro یا اعتبار نیاز دارد. Retexta را میتوانید رایگان امتحان کنید: کاربران جدید چند نتیجه Pro رایگان میگیرند که فقط داخل اپلیکیشن دیده می‌شوند، و هر کاری بعد از آن‌ها به Retexta Pro یا اعتبار نیاز دارد. خرید از طریق Google Play انجام می‌شود؛ بررسی نکرده‌ایم که این خرید در همه کشورها ممکن باشد. Retexta روی نتیجه‌ها می‌نویسد «AI-generated. Check important details.». Retexta پاسخ خودکار را برایتان روشن نمی‌کند؛ متن را خودتان در تنظیمات ایمیل یا Teams می‌چسبانید.
ادامه مطلب
راهنماهای ایمیل بیشتر: نوشتن ایمیل با صدا در اندروید و چطور ایمیل پیگیری بنویسیم برای وقتی برگشتید. درباره اپلیکیشن: Retexta، تبدیل صدا به متن برای اندروید.
منابع
بررسی‌شده توسط FLAME Apps در 25 و 26 سپتامبر 2026.
- راهنمای Gmail، وقتی بیرون از دفتر هستید پاسخ خودکار ارسال کنید (Android) (به فارسی): مراحل، نام گزینه‌ها، اینکه پاسخ کی دوباره فرستاده می‌شود، هرزنامه و فهرست‌های پستی.
- پشتیبانی Microsoft، Send automatic out of office replies from Outlook (به انگلیسی): مراحل Outlook در وب و Outlook جدید، نوع حساب‌های پشتیبانی‌نشده.
- پشتیبانی Microsoft، Schedule an out of office status in Microsoft Teams (به انگلیسی): مراحل دسکتاپ و موبایل، هماهنگی با Outlook.
- Retexta: نام هدف‌ها، نوع پیام‌ها، سبک‌های نوشتن و طرح‌ها همان‌طور که در اپلیکیشن (نسخه 2026.1.23) و صفحه Google Play آن دیده می‌شود.
- نمونه‌ها: نوشته FLAME Apps.
