یک نامه اداری خوب کوتاه، مستند و قابل اقدام است. گیرنده را با سمت و نام اداره بنویسید، بعد موضوع را با شماره پرونده یا شماره نامهای که دریافت کردهاید. در جمله اول بگویید چرا مینویسید، در چند جمله ماجرا را با تاریخها شرح دهید، دقیقاً بگویید چه می‌خواهید، پیوستها را فهرست کنید و امضا کنید. معمولاً یک صفحه کافی است.
اطلاعات، نه مشاوره حقوقی
این راهنما درباره ساختار و لحن است و به قواعد یک کشور خاص نمی‌پردازد. خیلی از موضوع‌ها مهلت دارند یا شکل خاصی از پاسخ را می‌خواهند (فرم مخصوص، سامانه آنلاین، امضا، مراجعه حضوری). نامهای که دریافت کردهاید یا وبسایت رسمی همان اداره می‌گوید کدام لازم است. برای پرسش‌های حقوقی از خود اداره، یک مرکز مشاوره یا وکیل بپرسید.
بخش‌های نامه اداری در یک نگاه
| بخش | چه چیزی در آن می‌آید |
|---|---|
| گیرنده | سمت و نام واحد یا اداره، مثلاً «ریاست محترم اداره [...]»، و اگر نام کارشناس پرونده را می‌دانید، آن را |
| موضوع | در چند کلمه، به‌علاوه شماره پرونده، شماره اشتراک یا شماره نامهای که گرفتهاید |
| سلام | «با سلام و احترام» |
| شروع | یک یا دو جمله: چرا مینویسید و به کدام نامه پاسخ میدهید |
| شرح | چه اتفاقی افتاده، با تاریخها، به ترتیب زمانی |
| درخواست | از اداره چه می‌خواهید، و اگر مهلتی هست، تا کی |
| پایان | «پیشاپیش از همکاری شما سپاسگزارم.» یا «با تشکر» |
| امضا | نام و نام خانوادگی، امضا روی نسخه کاغذی، تاریخ |
| مشخصات | کد ملی یا شماره پرونده اگر خواسته شده، نشانی، تلفن یا ایمیل |
| پیوستها | فهرست همه مدارکی که همراه نامه است |
نمونه نامه اداری برای کپی
هر چیزی داخل کروشه را عوض کنید. خط‌هایی را که لازم ندارید پاک کنید. این متن را می‌توانید در Word بچسبانید و ذخیره کنید.
[سمت گیرنده، مثلاً: ریاست محترم / مدیریت محترم / کارشناس محترم]
[نام واحد و اداره]
موضوع: [موضوع در چند کلمه]، [شماره پرونده / شماره اشتراک / شماره نامه]
با سلام و احترام،
اینجانب [نام و نام خانوادگی]، در پاسخ به نامه شماره [...] مورخ [تاریخ] / درباره [درخواست یا پرونده]، به استحضار می‌رساند:
[شرح در دو تا چهار جمله: چه اتفاقی افتاد، کی، و چه کارهایی تا حالا انجام داده‌اید.]
خواهشمند است [درخواست روشن]. [اگر مهلتی هست: طبق نامه شما، مهلت پاسخ تا [تاریخ] است.]
در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر، از طریق [تلفن یا ایمیل] در دسترس هستم.
پیشاپیش از همکاری شما سپاسگزارم.
[نام و نام خانوادگی]
[امضا]
[تاریخ]
نشانی: [...]
تلفن: [...]
پیوستها:
1. [مدرک]
2. [مدرک]
چه چیزهایی نباید جا بیفتد (چک‌لیست)
- شماره پرونده یا مرجع. شماره پرونده، اشتراک، قبض یا نامهای را که گرفتهاید بنویسید. معمولاً سریع‌ترین راه برای پیدا شدن پرونده شماست.
- نامهای که به آن پاسخ میدهید. تاریخ و شماره‌اش را بیاورید.
- تاریخها. کی چه اتفاقی افتاد، کی چیزی فرستادید، و هر مهلتی که اداره داده است.
- یک درخواست در هر نامه. برای دو موضوع جدا، دو نامه بنویسید.
- پیوستها. همه مدارک را فهرست کنید تا اداره ببیند چیزی کم نیست. کپی بفرستید و اصل را نگه دارید.
- امضا. روی نامه کاغذی، بالای نام تایپ‌شده با دست امضا کنید.
- نسخه‌ای برای خودتان. نامه، پیوستها و هر رسید یا شماره ثبتی که گرفتید نگه دارید.
لحن: رسمی، مؤدب، دقیق
- جمله‌های کامل و کوتاه بنویسید. فارسی نوشتاری به کار ببرید، نه گفتاری («می‌خواهم»، نه «می‌خوام»).
- حتی اگر ناراحت هستید، مستند بمانید. بگویید چه اتفاقی افتاد، نه اینکه چه حسی داشتید.
- بگویید چه می‌خواهید. «خواهشمند است دریافت مدارک را تأیید فرمایید» راحت‌تر از «امیدوارم مشکل حل شود» قابل اقدام است.
- از اختصارهایی که فقط خودتان می‌فهمید و از شرح طولانی پیش‌زمینه پرهیز کنید.
پاسخ به نامهای که از اداره گرفتهاید
نامه پاسخ همین ساختار را دارد، با دو نکته اضافه: در موضوع و جمله اول به نامه دریافتی (شماره و تاریخ) اشاره کنید، و به هر نکته آن به همان ترتیب جواب دهید. به مهلت دقت کنید: نامه دریافتی معمولاً می‌گوید تا کی و از چه راهی باید پاسخ دهید.
نشانی درست را از کجا پیدا کنید؟ نشانی‌ای که روی نامه دریافتی آمده. اگر اولین بار است که مینویسید، نشانی را از وبسایت رسمی همان اداره بردارید، نه از تبلیغ یا سایت واسطه.
نمونه: از حرف‌های شما تا نامه آماده
این نمونه را خودمان نوشته‌ایم تا ایده را نشان دهیم. نام‌ها، شماره‌ها و اداره ساختگی‌اند و این خروجی واقعی اپلیکیشن نیست.
آنچه ممکن است بلند بگویید:
خب، باید به امور مشترکین شرکت آب نامه بنویسم. قبض این دوره‌ام سه برابر همیشه اومده، شماره اشتراک 4471029. کنتور رو خودم نگاه کردم، عددش با عدد قبض نمی‌خونه، عکسشم دارم. نشتی هم نداریم، لوله‌کش اومد دید. می‌خوام دوباره کنتور رو بخونن و قبض رو اصلاح کنن. مهلت پرداخت قبض بیستم آبانه. عکس کنتور و قبض رو هم ضمیمه می‌کنم.
نامه نهایی:
مدیریت محترم امور مشترکین
شرکت آب [شهر]
موضوع: درخواست بازخوانی کنتور و اصلاح قبض، شماره اشتراک 4471029
با سلام و احترام،
اینجانب مریم احمدی، مشترک شماره 4471029، به استحضار می‌رساند مبلغ قبض دوره اخیر حدود سه برابر دوره‌های قبل است.
عدد کنتور در تاریخ 10 آبان 1405 با عدد درج‌شده در قبض مطابقت ندارد و تصویر آن پیوست است. همچنین لوله‌کش در تاریخ 12 آبان 1405 لوله‌کشی را بررسی کرده و نشتی مشاهده نشده است.
خواهشمند است دستور فرمایید کنتور مجدداً قرائت و قبض اصلاح شود. با توجه به اینکه مهلت پرداخت قبض 20 آبان 1405 است، از رسیدگی پیش از این تاریخ سپاسگزار خواهم بود.
پیشاپیش از همکاری شما سپاسگزارم.
مریم احمدی
[امضا]
14 آبان 1405
تلفن: [...]
پیوستها:
1. تصویر قبض دوره اخیر
2. تصویر عدد کنتور در تاریخ 10 آبان 1405
حرفها همه واقعیتها را داشتند، اما با ترتیب نادرست و حرف اضافه. نامه شماره اشتراک را در موضوع می‌گذارد، واقعیتها را به ترتیب می‌آورد، درخواست را در یک جمله می‌گوید و پیوستها را فهرست می‌کند.
نامه درخواست: مرخصی، وام، مدارک
«نامه درخواست» به مدیر یا یک واحد، مثل درخواست مرخصی، وام، گواهی یا مدارک، همین ساختار را دارد، فقط کوتاه‌تر: گیرنده، موضوع، یک جمله معرفی، درخواست با جزئیات لازم (تاریخها، مبلغ، نوع مدرک)، دلیل در یک یا دو جمله اگر لازم است، و امضا. اگر سازمان فرم مخصوص دارد، فرم را پر کنید.
نوشتن نامه با صدا در Retexta
اگر راحت‌تر است ماجرا را بلند توضیح دهید، Retexta، اپلیکیشن ابری اندروید برای تبدیل صدا به متن و نوشتن با هوش مصنوعی، میتواند توضیح شما را به پیشنویس رسمی تبدیل کند. زبان گفتار را خودش تشخیص می‌دهد و فارسی در فهرستش هست. منوهای Retexta انگلیسی است و رابط فارسی ندارد، برای همین نام دکمه‌ها را همان‌طور که در اپلیکیشن می‌بینید آورده‌ایم.
- در صفحه اول More templates را باز کنید و Write to an institution را انتخاب کنید.
- زیر Which institution? کشور و نوع درخواست را انتخاب کنید. ایران و افغانستان در فهرست کشورهای Retexta نیستند؛ Other country را بزنید. اگر در یکی از کشورهای فهرست زندگی می‌کنید، مثلاً آلمان، اتریش، هلند یا بریتانیا، همان کشور را انتخاب کنید. کشوری را که اپلیکیشن از پیش انتخاب کرده بررسی کنید و اگر درست نیست عوضش کنید.
- ماجرا را همان‌طور بگویید که برای یک دوست تعریف می‌کنید: اداره، شماره پرونده، چه اتفاقی افتاد، چه می‌خواهید.
- Retexta پیشنویس را می‌نویسد. می‌توانید شکل آن را عوض کنید: Email، Letter، Short request یا Next steps. اگر فارسی حرف می‌زنید ولی نامه را به زبان دیگری می‌خواهید، مثلاً آلمانی برای اداره‌ای در آلمان، Result language را تنظیم کنید. کنترل‌های لحن مثل Formal سطح رسمی بودن را تعیین می‌کنند.
- پیشنویس را خط‌به‌خط بررسی کنید. اپلیکیشن روی نتیجه می‌نویسد «AI-generated. Check important details.» و دلیلش همین است: نام‌ها، تاریخها و عددها باید درست باشند. اگر نامه به زبانی است که خوب نمی‌خوانید، از کسی که آن زبان را می‌داند بخواهید نگاهی بیندازد.
Write to an institution جزو Retexta Pro است، و همین‌طور گزینه Search the internet for current official information، که وقتی قواعد محلی یا جزئیات اداره مهم است از وب‌سایت‌های رسمی به‌روز استفاده می‌کند. Retexta را می‌توانید رایگان امتحان کنید: کاربران جدید چند نتیجه Pro رایگان می‌گیرند که فقط داخل اپلیکیشن دیده می‌شوند. کپی، اشتراک‌گذاری و خروجی گرفتن، و هر کاری بعد از نتیجه‌های رایگان، به Retexta Pro یا اعتبار نیاز دارد. خرید از طریق Google Play انجام می‌شود؛ بررسی نکرده‌ایم که این خرید در همه کشورها ممکن باشد.
ادامه مطلب
ویسی درباره کار اداری گرفتهاید و اول باید متنش را داشته باشید؟ تبدیل ویس واتساپ به متن فارسی. جوابی نیامده؟ چطور ایمیل پیگیری بنویسیم. درباره اپلیکیشن: Retexta، تبدیل صدا به متن برای اندروید.
منابع
بررسی‌شده توسط FLAME Apps در 25 سپتامبر 2026.
- کد اپلیکیشن Retexta (اندروید، نسخه 2026.1.23): فهرست کشورهای Write to an institution و گزینه Other country (
AssistWorkflows.kt)، انتخاب خودکار کشور (InstitutionCountryDetection.kt)، قالب‌های نتیجه Email، Letter، Short request و Next steps (SessionDetailScreen.kt)، تشخیص خودکار زبان (TranscriptionLanguageCatalog.kt). - Retexta: نام هدف‌ها، قالب‌ها و طرح‌ها همان‌طور که در اپلیکیشن و صفحه Google Play آن دیده می‌شود.
- نمونه نامه و مثال: نوشته FLAME Apps برای همین صفحه. قواعد رسمی مکاتبه اداری هیچ کشوری را بررسی یا نقل نکرده‌ایم.
