เขียนหนังสือถึงหน่วยงานราชการ: รูปแบบหนังสือราชการและตัวอย่าง

หนังสือถึงหน่วยงานราชการที่ดีสั้น ชัด และทำตามได้ทันที ใช้รูปแบบของ หนังสือภายนอก ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณเป็นแบบอย่าง: ที่อยู่ของคุณมุมขวาบน วัน เดือน ปี (ปีพุทธศักราช) เรื่อง สั้น ๆ เรียน ตามด้วยตำแหน่งผู้รับ อ้างถึง และ สิ่งที่ส่งมาด้วย ถ้ามี แล้วเขียนข้อความสามย่อหน้า: เหตุที่มีหนังสือ ข้อเท็จจริง และสิ่งที่ขอ ปิดด้วย ขอแสดงความนับถือ ลายมือชื่อ และชื่อเต็มในวงเล็บ ส่วนมากหนึ่งหน้าก็พอ

หนังสือราชการคืออะไร และประชาชนใช้แบบไหน

ข้อ 10 ของระเบียบงานสารบรรณแบ่งหนังสือราชการเป็น 6 ชนิด:

ระเบียบนี้ใช้บังคับกับส่วนราชการ (ข้อ 4) ไม่ได้บังคับรูปแบบหนังสือของประชาชน แต่ตามข้อ 9 หนังสือที่บุคคลภายนอกส่งมาถึงส่วนราชการก็นับเป็นหนังสือราชการ การเขียนตามรูปแบบหนังสือภายนอกจึงทำให้เจ้าหน้าที่อ่านและลงรับได้ง่าย ส่วน บันทึกข้อความ เป็นแบบที่ใช้ภายในหน่วยงาน ประชาชนที่เขียนจากภายนอกไม่ต้องใช้

หัวข้อของหนังสือ เรียงตามข้อ 11

คำขึ้นต้นและคำลงท้าย ตามภาคผนวก 2 ของระเบียบ: หนังสือถึงบุคคลทั่วไปใช้ “เรียน” กับ “ขอแสดงความนับถือ” และสรรพนาม “ข้าพเจ้า” “กระผม” “ผม” หรือ “ดิฉัน” ผู้ดำรงตำแหน่งสูงบางตำแหน่งที่ระเบียบระบุชื่อไว้ เช่น ประธานวุฒิสภา ประธานศาลฎีกา ผู้ตรวจการแผ่นดิน หรืออัยการสูงสุด ใช้ “กราบเรียน” กับ “ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง” ถ้าส่งถึงตำแหน่ง ให้ใช้คำตามตำแหน่งนั้น

แบบฟอร์มให้คัดลอก

แทนข้อความใน [วงเล็บเหลี่ยม] และลบบรรทัดที่ไม่ใช้

                                                [บ้านเลขที่ ถนน ตำบล/แขวง]
                                                [อำเภอ/เขต จังหวัด รหัสไปรษณีย์]

                                                [วันที่] [เดือนเต็ม] [ปี พ.ศ.]

เรื่อง    [ใจความสั้นที่สุด]

เรียน    [ตำแหน่งของผู้รับ]

อ้างถึง   [หนังสือ (ชื่อหน่วยงาน) ที่ ... ลงวันที่ ...]
สิ่งที่ส่งมาด้วย  1. [เอกสาร]
               2. [เอกสาร]

        ตามที่ [เหตุที่มีหนังสือ หรือหนังสือที่ได้รับ] นั้น

        [ข้อเท็จจริงสองถึงสี่ประโยค: เกิดอะไรขึ้น เมื่อไร และคุณทำอะไรไปแล้ว]

        จึงเรียนมาเพื่อโปรด[พิจารณา / ทราบ / ดำเนินการ ...] [ถ้ามีกำหนดเวลา: ทั้งนี้ หนังสือที่อ้างถึงกำหนดให้ตอบภายในวันที่ ...]

                                                ขอแสดงความนับถือ

                                                [ลายมือชื่อ]
                                                ([ชื่อ นามสกุล])

โทร. [เบอร์โทรศัพท์]
อีเมล [อีเมล]

“ตามที่... นั้น” และ “จึงเรียนมาเพื่อโปรด...” เป็นสำนวนเปิดและปิดที่พบบ่อยในหนังสือราชการไทย ไม่ได้เป็นข้อบังคับ ถ้าไม่มีหนังสือที่อ้างถึง ขึ้นต้นย่อหน้าแรกด้วย “ด้วย ข้าพเจ้า...” ก็ได้

ตรวจก่อนส่ง

• เลขที่หนังสือหรือเลขอ้างอิง ถ้าตอบหนังสือที่ได้รับ ใส่เลขที่และวันที่ของหนังสือนั้นในช่องอ้างถึง เจ้าหน้าที่หาเรื่องของคุณได้เร็วที่สุดจากตรงนี้
• วันที่ เกิดอะไรขึ้นเมื่อไร ส่งอะไรไปเมื่อไร และกำหนดเวลาที่หน่วยงานให้
• หนึ่งหนังสือต่อหนึ่งเรื่อง ถ้ามีสองเรื่องที่ไม่เกี่ยวกัน เขียนสองฉบับ
• สิ่งที่ส่งมาด้วย ระบุทุกฉบับ ส่งสำเนา เก็บต้นฉบับไว้เอง
• ลายมือชื่อ บนกระดาษ ลงลายมือชื่อเหนือชื่อที่พิมพ์ไว้
• สำเนาเก็บไว้ เก็บหนังสือ เอกสารแนบ และหลักฐานการส่ง

ระดับภาษา: เป็นทางการ สุภาพ ตรงประเด็น

• ใช้ภาษาเขียน ไม่ใช้ภาษาพูด ตัด “นะ” “ค่ะ” “ครับ” ออกจากเนื้อความ
• เล่าข้อเท็จจริง ไม่ต้องเล่าความรู้สึก แม้จะไม่พอใจ
• บอกสิ่งที่ขอให้ชัด “ขอให้ยืนยันว่าได้รับเอกสารแล้ว” ทำตามได้ง่ายกว่า “หวังว่าจะได้รับความเป็นธรรม”
• หลีกเลี่ยงคำย่อที่คุณเข้าใจคนเดียว และประวัติยาว ๆ ที่ไม่เกี่ยวกับเรื่อง

หาที่อยู่และช่องทางส่งที่ถูกต้อง

ใช้ที่อยู่ที่พิมพ์อยู่บนหนังสือที่คุณได้รับ ถ้าเขียนไปเป็นครั้งแรก ใช้ที่อยู่จากเว็บไซต์ทางการของหน่วยงาน ไม่ใช่จากโฆษณาหรือเว็บไซต์อื่น

ระเบียบงานสารบรรณฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564 (ข้อ 89/1) กำหนดให้ส่วนราชการมีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรืออย่างน้อยมีที่อยู่อีเมลกลางสำหรับรับและส่งหนังสือ และให้ประกาศที่อยู่นั้นบนเว็บไซต์ของหน่วยงาน ถ้าจะส่งทางอีเมล ให้ส่งไปที่อยู่อีเมลกลางที่หน่วยงานประกาศไว้ แนบหนังสือเป็นไฟล์ PDF และเขียนเรื่องเดียวกับหนังสือในหัวเรื่องอีเมล

ตัวอย่าง: จากคำพูดเป็นหนังสือที่ส่งได้

ตัวอย่างนี้เราเขียนขึ้นเองเพื่อให้เห็นภาพ ชื่อ เลขที่ และหน่วยงานเป็นเรื่องสมมติ และไม่ใช่ผลลัพธ์จริงจากแอป

สิ่งที่คุณอาจพูด:

คือต้องเขียนถึงสำนักงานเขตนะ เรื่องไฟทางเสียหน้าซอยบ้าน ซอยร่มไม้ 3 มืดมาสามอาทิตย์แล้ว
เคยแจ้งทางโทรศัพท์ไปแล้วเมื่อวันที่ 2 ตุลาคม เจ้าหน้าที่ให้เลขรับเรื่องมา 69-10452 แต่ยังไม่มีใครมาซ่อม
ตอนกลางคืนมีเด็กนักเรียนเดินผ่านเยอะ กลัวอันตราย ขอให้มาซ่อม แล้วก็ขอให้แจ้งด้วยว่าจะมาเมื่อไร
แนบรูปถ่ายเสาไฟสองรูปไปด้วย

หนังสือที่เรียบเรียงแล้ว:

                                                99/9 ซอยร่มไม้ 3
                                                แขวงตัวอย่าง เขตตัวอย่าง กรุงเทพมหานคร 10xxx

                                                14 ตุลาคม 2569

เรื่อง    ขอให้ซ่อมไฟทางสาธารณะหน้าซอยร่มไม้ 3

เรียน    ผู้อำนวยการเขตตัวอย่าง

สิ่งที่ส่งมาด้วย  ภาพถ่ายเสาไฟฟ้าที่ชำรุด จำนวน 2 ภาพ

        ด้วย ข้าพเจ้าเป็นผู้อยู่อาศัยในซอยร่มไม้ 3 ขอแจ้งว่าไฟทางสาธารณะบริเวณปากซอยไม่ติดมาประมาณสามสัปดาห์

        ข้าพเจ้าได้แจ้งเรื่องทางโทรศัพท์แล้วเมื่อวันที่ 2 ตุลาคม 2569 ได้รับเลขรับเรื่อง 69-10452 แต่จนถึงวันนี้ยังไม่ได้รับการซ่อมแซม ในเวลากลางคืนมีนักเรียนและประชาชนสัญจรผ่านเป็นจำนวนมาก จึงอาจเกิดอันตรายได้

        จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาดำเนินการซ่อมแซม และแจ้งกำหนดการซ่อมให้ข้าพเจ้าทราบด้วย จะขอบคุณยิ่ง

                                                ขอแสดงความนับถือ

                                                [ลายมือชื่อ]
                                                (นางสาวตัวอย่าง ใจดี)

โทร. 08x-xxx-xxxx

คำพูดมีข้อเท็จจริงครบ แต่ลำดับวกวนและมีภาษาพูดปน หนังสือจัดให้เรื่องอยู่ในบรรทัดเดียว ข้อเท็จจริงเรียงตามเวลา เลขรับเรื่องอยู่ในเนื้อความ สิ่งที่ขอเหลือหนึ่งประโยค และเอกสารแนบระบุไว้ครบ

เขียนด้วยเสียงด้วย Retexta

ถ้าคุณเล่าเรื่องด้วยปากได้ง่ายกว่าเขียน Retexta ซึ่งเป็นแอป Android สำหรับแปลงเสียงเป็นข้อความและช่วยเขียนด้วย AI ที่ประมวลผลบนคลาวด์ ช่วยเปลี่ยนคำเล่าให้เป็นร่างที่เป็นทางการได้ เมนูของแอปเป็นภาษาอังกฤษ ชื่อปุ่มด้านล่างจึงเป็นภาษาอังกฤษ

1. ในหน้าแรก เปิด More templates แล้วเลือก Write to an institution
2. ใน Which institution? รายชื่อประเทศของแอปมีเฉพาะประเทศในยุโรปบางประเทศ ไม่มีประเทศไทย ให้เลือก Other country แล้วเลือกงาน Other public office request หรือหัวข้อที่ใกล้ที่สุด เช่น Driving licence หรือ Immigration or residence permit ในโทรศัพท์ที่อยู่ในไทย แอปน่าจะเลือก Germany ไว้ให้ก่อน เพราะไม่พบประเทศไทยในรายการ (เราอ่านจากโค้ดของแอป ยังไม่ได้ลองบนเครื่อง) ตรวจทุกครั้งว่าเลือก Other country แล้ว
3. พูดเรื่องของคุณเหมือนเล่าให้เพื่อนฟัง: หน่วยงาน เลขอ้างอิง เกิดอะไรขึ้น และต้องการอะไร
4. Retexta เขียนร่างให้ เลือกรูปแบบผลลัพธ์ได้ระหว่าง Email, Letter, Short request หรือ Next steps ถ้าพูดภาษาหนึ่งแต่อยากได้หนังสืออีกภาษา ตั้ง Result language ส่วนระดับภาษาเลือก Formal ได้
5. ร่างจากแอปไม่ได้จัดตามรูปแบบหนังสือภายนอกของไทยเสมอไป ให้คัดลอกเนื้อความไปวางในแบบฟอร์มด้านบน แล้วตรวจคำขึ้นต้น คำลงท้าย วันที่แบบ พ.ศ. ชื่อ และตัวเลขทีละบรรทัด ผลลัพธ์มีป้าย “AI-generated. Check important details.”

Write to an institution เป็นฟีเจอร์ของ Retexta Pro เช่นเดียวกับตัวเลือก Search the internet for current official information ลองใช้ Retexta ได้ฟรี: ผู้ใช้ใหม่จะได้ผลลัพธ์ Pro ฟรีจำนวนหนึ่งไว้ดูในแอป ส่วนการคัดลอก แชร์ และส่งออก รวมถึงการใช้งานหลังจากผลลัพธ์ฟรีหมดแล้ว ต้องใช้ Retexta Pro หรือเครดิต

อ่านต่อ

ได้ข้อความเสียงเรื่องเอกสารมาทางไลน์ และอยากอ่านเป็นตัวหนังสือก่อน: ดูแปลงข้อความเสียงไลน์และ WhatsApp เป็นข้อความ ถ้าหน่วยงานให้ติดต่อทางอีเมล: ดูพิมพ์อีเมลด้วยเสียงบน Android และถ้ายังไม่ได้คำตอบ: ดูอีเมลติดตามงาน ข้อมูลแอปเพิ่มเติม: Retexta แปลงเสียงเป็นข้อความบน Android

แหล่งที่มา

FLAME Apps ตรวจสอบเมื่อ 28 กันยายน 2569

• ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับรวมถึงฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564, เว็บไซต์ lawreform.go.th): ข้อ 4 ขอบเขตการใช้บังคับ ข้อ 9 ความหมายของหนังสือราชการ ข้อ 10 ชนิดของหนังสือ ข้อ 11 หนังสือภายนอก ข้อ 89/1 ที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลาง และภาคผนวก 2 คำขึ้นต้น สรรพนาม และคำลงท้าย
• ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 (ตรวจเมื่อ 25 กันยายน 2569): หนังสืออิเล็กทรอนิกส์และระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
• โค้ดแอป Retexta (Android เวอร์ชัน 2026.1.23): รายชื่อประเทศและงานใน Write to an institution (AssistWorkflows.kt), การเดาประเทศเริ่มต้น (InstitutionCountryDetection.kt), รูปแบบผลลัพธ์ (SessionDetailScreen.kt) และแพ็กเกจ