Una buona lettera a un ufficio pubblico è breve, si attiene ai fatti e dice chiaramente cosa deve fare chi la legge. In alto metti i tuoi dati e quelli dell'ufficio, poi luogo e data e una riga «Oggetto» con il numero di pratica o di protocollo. Nel primo paragrafo di' perché scrivi, racconta i fatti in poche frasi, scrivi esattamente cosa chiedi, elenca gli allegati e firma. Quasi sempre basta una pagina.
Informazioni, non consulenza legale
Questa guida parla di struttura e tono. Molte pratiche hanno scadenze e regole sulla forma della risposta (un modulo preciso, un portale online, una firma, un canale di invio). La lettera che hai ricevuto o il sito ufficiale dell'ufficio ti dicono quali valgono. Per le questioni legali chiedi all'ufficio, a un patronato, a un CAF, a un'associazione di consumatori o a un avvocato.
Lo schema in breve
| Parte | Cosa scrivere |
|---|---|
| Mittente | Nome e cognome, indirizzo, telefono o email; codice fiscale se la pratica lo richiede |
| Destinatario | Nome dell'ente (Comune di..., INPS, Agenzia delle Entrate...), ufficio o settore, indirizzo |
| Luogo e data | La città e il giorno in cui scrivi |
| Oggetto | Di cosa si tratta, con il numero di pratica, di protocollo o di riferimento |
| Saluto iniziale | «Gentile Dott.ssa [Cognome],» o, senza un nome, «Spettabile Ufficio,» o «Alla cortese attenzione del Responsabile del Servizio» |
| Apertura | Una o due frasi: perché scrivi, a quale lettera rispondi |
| Fatti | Cosa è successo, con le date, in ordine |
| Richiesta | Cosa chiedi all'ufficio e, se c'è una scadenza, entro quando |
| Chiusura | «Distinti saluti» o «Cordiali saluti» |
| Firma | A mano sulla lettera cartacea, con nome e cognome sotto |
| Allegati | L'elenco di tutti i documenti che alleghi |
Nelle istanze agli uffici si trova spesso anche un'apertura in terza persona: «Il/La sottoscritto/a [nome e cognome], nato/a a [luogo] il [data], residente in [indirizzo], codice fiscale [codice], chiede...». Va bene usarla, soprattutto se il Comune o l'ufficio la usa nei suoi moduli; altrimenti la lettera in prima persona qui sotto è altrettanto chiara.
Fac simile da copiare
Sostituisci tutto ciò che è tra parentesi quadre e cancella le righe che non ti servono.
[Nome e cognome]
[Indirizzo]
[CAP, città e provincia]
[Telefono] | [Email o PEC]
[Codice fiscale, se la pratica lo richiede]
Spett.le [Nome dell'ente]
[Ufficio o settore]
[Indirizzo]
[CAP e città]
PEC: [indirizzo PEC dell'ufficio, se invii via PEC]
[Città], [gg mese aaaa]
Oggetto: [Di cosa si tratta], pratica n. [numero] / vostro prot. n. [numero] del [data]
Gentile [Dott./Dott.ssa Cognome / Responsabile del Servizio],
scrivo in merito a [la vostra comunicazione del ... / la mia domanda di ... / la pratica n. ...].
[Fatti in due-quattro frasi: cosa è successo, quando, cosa hai già fatto.]
Vi chiedo pertanto di [richiesta chiara]. [Se c'è una scadenza: La vostra comunicazione indica come termine il [data].]
Resto a disposizione per ogni chiarimento al numero [telefono] o all'indirizzo [email].
Distinti saluti,
[Firma]
[Nome e cognome]
Allegati:
1. [Documento]
2. [Documento]
Cosa non deve mancare (checklist)
- Il numero di riferimento. Riporta il numero di pratica, di protocollo o di fascicolo di ogni comunicazione che hai ricevuto. Di solito è il modo più veloce perché l'ufficio trovi la tua pratica.
- La lettera a cui rispondi. Indicane la data e il numero di protocollo, se c'è.
- Le date. Quando sono successe le cose, quando hai mandato qualcosa, e ogni scadenza che ti ha dato l'ufficio.
- Una richiesta per lettera. Se hai due questioni che non c'entrano l'una con l'altra, scrivi due lettere.
- Gli allegati. Elencali tutti, così l'ufficio può controllare che non manchi niente. Manda copie, tieni gli originali.
- La firma. Sulla lettera cartacea firma a mano sopra il nome.
- Una copia per te. Conserva la lettera, gli allegati e la prova dell'invio: la ricevuta della raccomandata, le ricevute della PEC o il numero di protocollo che ti danno allo sportello.
Il tono: formale, cortese, preciso
- Scrivi frasi complete e brevi, e dai del Lei a chi è nominato (o del Voi all'ufficio).
- Resta sui fatti, anche se sei arrabbiato. Racconta cosa è successo, non come ti sei sentito.
- Di' cosa vuoi. «Vi chiedo di confermarmi la ricezione dei documenti» è più facile da gestire di «spero che la cosa si possa risolvere».
- Evita il gergo, le abbreviazioni che conosci solo tu e le lunghe premesse.
Come inviarla: PEC, raccomandata o sportello
Il canale giusto dipende dall'ufficio e dalla pratica: spesso la lettera che hai ricevuto o il sito dell'ente dicono come rispondere, e allora vale quello. I canali più comuni:
- PEC (posta elettronica certificata). Secondo AgID, l'Agenzia per l'Italia Digitale, l'invio da una casella PEC a un'altra casella PEC «ha lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento»: il gestore del mittente rilascia la ricevuta di avvenuto invio e quello del destinatario la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna. Il messaggio si considera consegnato anche se il destinatario non apre la casella. Le pubbliche amministrazioni devono avere una casella PEC; per i cittadini è facoltativa, e si attiva presso uno dei gestori qualificati da AgID. Puoi allegare la lettera in PDF al messaggio PEC oppure usarne il testo come corpo del messaggio; se l'ufficio chiede un formato o una firma particolare, lo trovi indicato nelle sue istruzioni.
- Raccomandata con ricevuta di ritorno. La versione cartacea, con la prova di consegna.
- Consegna allo sportello o all'ufficio protocollo. Chiedi una copia con il numero di protocollo o una ricevuta.
- Portali e moduli online. Molti enti hanno sportelli online per le richieste più frequenti. Se esiste un modulo per la tua pratica, usa quello.
Una normale email non ha il valore di una PEC. Il valore di raccomandata descritto da AgID riguarda l'invio da una casella PEC a un'altra casella PEC: per averlo ti serve una tua casella PEC.
Rispondere a una comunicazione dell'ufficio
La lettera di risposta segue lo stesso schema, con due aggiunte: cita la comunicazione che hai ricevuto (data e numero di protocollo) nell'oggetto e nella prima frase, e rispondi a ogni punto nello stesso ordine.
Attento alla scadenza. La comunicazione che hai ricevuto di solito dice entro quando e come rispondere, e quelle indicazioni valgono più di qualsiasi modello.
Dove trovare l'indirizzo giusto
Usa l'indirizzo che trovi sulla lettera che hai ricevuto. Se scrivi tu per primo, prendilo dal sito ufficiale dell'ente, non da un annuncio nei risultati di ricerca o da un sito di terzi. Gli indirizzi PEC delle pubbliche amministrazioni sono raccolti nell'Indice dei domicili digitali della Pubblica Amministrazione e dei Gestori di Pubblici Servizi (IPA), indicato da AgID. Da cittadino puoi anche registrare la tua PEC come domicilio digitale su INAD, l'indice dei domicili digitali dei cittadini.
Esempio: da un appunto a voce alla lettera finita
L'esempio l'abbiamo scritto noi per mostrare l'idea. Nomi, numeri e ufficio sono inventati, e non è un vero risultato dell'app.
Cosa potresti dire a voce:
Allora, devo scrivere al Comune, all'ufficio tributi. Mi hanno mandato un avviso datato dieci settembre, il numero è TARI 2026/04417, e dicono che non ho pagato la seconda rata della TARI. Ma io l'ho pagata il ventotto luglio, ho la ricevuta del pagamento online. Quindi gli mando la ricevuta. L'avviso dice di rispondere entro trenta giorni. Chiedo che annullino l'avviso e che mi confermino che è tutto a posto. Scrivo via PEC.
La lettera finita:
Mario Bianchi
[Indirizzo]
[CAP, città e provincia]
[Telefono] | [PEC]
[Codice fiscale]
Spett.le Comune di [città]
Ufficio Tributi
[Indirizzo]
PEC: [indirizzo PEC del Comune]
[Città], 25 settembre 2026
Oggetto: Avviso TARI n. 2026/04417 del 10/09/2026, seconda rata già pagata
Spettabile Ufficio,
scrivo in merito al vostro avviso n. 2026/04417 del 10 settembre 2026, secondo il quale
non risulterebbe pagata la seconda rata della TARI.
Ho pagato la rata il 28 luglio 2026 con pagamento online, come risulta dalla ricevuta allegata.
Vi chiedo pertanto di annullare l'avviso e di confermarmi che la mia posizione è in regola.
Invio questa lettera entro il termine di 30 giorni indicato nell'avviso.
Distinti saluti,
Mario Bianchi
Allegati:
1. Ricevuta del pagamento del 28/07/2026
2. Copia dell'avviso n. 2026/04417
L'appunto a voce aveva tutti i fatti, ma in disordine e con le ripetizioni. La lettera mette il numero dell'avviso nell'oggetto, i fatti in ordine, la richiesta in una frase e gli allegati in un elenco.
Scriverla a voce con Retexta
Se ti viene più facile spiegare la tua situazione a voce, Retexta, un'app Android che trasforma la voce in testo e scrive con l'AI (elaborazione nel cloud), può trasformare quella spiegazione in una bozza formale. I menu dell'app sono in inglese (non c'è un'interfaccia in italiano), quindi citiamo i pulsanti in inglese; la lettera la scrive in italiano.
- Nella schermata iniziale apri More templates e scegli Write to an institution.
- In Which institution? scegli il paese e il tipo di richiesta. Italy è nella lista dei paesi, e su un telefono configurato in italiano l'app la propone di solito già selezionata (lo abbiamo ricavato dal codice dell'app, non provato su un telefono). Tra le pratiche comuni per l'Italia (Common resident tasks) ci sono Register residence (anagrafe), Vehicle registration or plates, Driving licence conversion or renewal, Permesso di soggiorno renewal, Comune or tax office question e University, admissions, or student office, oltre a medico, ospedale, assicurazione sanitaria e farmacia. Per andare avanti devi sceglierne una: se la tua pratica non c'è (per esempio una lettera all'INPS), scegli la voce più vicina e spiega a voce di cosa si tratta. Puoi anche indicare la città.
- Racconta la tua situazione come la spiegheresti a un amico: l'ufficio, il numero di pratica, cosa è successo, cosa vuoi.
- Retexta scrive una bozza. Puoi passare al formato che ti serve: Email, Letter, Short request o Next steps. Se vuoi parlare nella tua lingua e ricevere la lettera in un'altra, imposta la Result language. Il tono Formal regola il registro.
- Rileggi la bozza riga per riga prima di inviarla. L'app segna il risultato con «AI-generated. Check important details.», e non a caso: nomi, date e numeri devono essere giusti.
Write to an institution fa parte di Retexta Pro, come l'opzione Search the internet for current official information, che usa i siti ufficiali aggiornati quando contano le regole locali o i dati dell'ufficio. Retexta si può provare gratis: i nuovi utenti ricevono alcuni risultati Pro gratuiti da vedere nell'app. Per copiare, condividere ed esportare servono Retexta Pro o i crediti, e lo stesso vale per tutto ciò che viene dopo i risultati gratuiti. Retexta non invia la PEC: il testo lo copi tu nel messaggio o nella lettera.
Guide correlate
Ti è arrivato un vocale sulla tua pratica e ti serve prima come testo? Vedi come trascrivere i vocali WhatsApp. Se preferisci rispondere con un'email, ecco come dettare un'email su Android. Se l'ufficio non risponde, la guida all'email di sollecito ha esempi formali. Per saperne di più sull'app: Retexta, da voce a testo su Android.
Fonti
Controllato da FLAME Apps il 26 settembre 2026.
- AgID, Agenzia per l'Italia Digitale, Posta Elettronica Certificata: valore legale della PEC tra caselle PEC, ricevute di invio e consegna, obbligo per le pubbliche amministrazioni e facoltà per i cittadini, gestori qualificati, indici IPA e INAD.
- Codice dell'app Retexta (Android, versione 2026.1.23): lista dei paesi con l'Italia, pratiche proposte per l'Italia, paese preselezionato in base alla lingua e al paese del telefono (
AssistWorkflows.kt); formati della bozza. - Retexta: obiettivi, paesi, formati e piani come compaiono nell'app e su Google Play.
