सरकारी कार्यालय को अच्छा पत्र छोटा, तथ्यों वाला और ऐसा होता है जिस पर तुरंत कार्रवाई हो सके। सबसे ऊपर “सेवा में” के साथ अधिकारी का पद और कार्यालय का पता लिखें, फिर विषय और संदर्भ संख्या (उपभोक्ता, खाता, आवेदन या शिकायत संख्या)। पहले अनुच्छेद में बताएं कि आप क्यों लिख रहे हैं, फिर कुछ वाक्यों में तथ्य, फिर साफ़ शब्दों में आपका अनुरोध, संलग्नक की सूची, नाम और हस्ताक्षर। आम तौर पर एक पेज काफ़ी है।
जानकारी, कानूनी सलाह नहीं
यह गाइड पत्र का ढांचा और भाषा बताती है। कई मामलों में समय सीमा और तय तरीका होता है (कोई खास फ़ॉर्म, ऑनलाइन पोर्टल, शुल्क या हस्ताक्षर)। जो पत्र या नोटिस आपको मिला है, या विभाग की आधिकारिक वेबसाइट, बताती है कि क्या लागू है। हिंदी पत्र के नीचे दिए ढांचे को हमने किसी आधिकारिक नियम से नहीं जांचा है: यह आम चलन है, नियम नहीं। कानूनी सवालों के लिए विभाग, किसी सहायता केंद्र या वकील से पूछें।
पत्र का ढांचा एक नज़र में
| हिस्सा | क्या लिखें |
|---|---|
| सेवा में | अधिकारी का पद (जैसे अधिशासी अभियंता, नगर आयुक्त), विभाग या कार्यालय, पूरा पता |
| विषय | एक लाइन में मामला, जैसे “बिजली बिल में सुधार हेतु प्रार्थना पत्र” |
| संदर्भ | आपकी संख्या: उपभोक्ता, खाता, आवेदन, शिकायत या पत्र संख्या और उसकी तारीख |
| संबोधन | महोदय, या महोदया |
| परिचय | एक या दो वाक्य: आप कौन हैं और किस बारे में लिख रहे हैं |
| तथ्य | क्या हुआ, तारीखों के साथ, उसी क्रम में जिसमें हुआ |
| अनुरोध | आप विभाग से क्या चाहते हैं, और समय सीमा हो तो कब तक |
| समापन | “सधन्यवाद”, फिर “भवदीय” या “प्रार्थी” |
| नाम और हस्ताक्षर | कागज़ पर हाथ से हस्ताक्षर, नीचे नाम, पता, मोबाइल नंबर |
| दिनांक | पत्र भेजने की तारीख |
| संलग्नक | साथ भेजे गए हर कागज़ की सूची |
दफ़्तर में पत्र अंग्रेज़ी में भी चलते हैं। ढांचा वही रहता है: पता, विषय, संदर्भ, तथ्य, अनुरोध, संलग्नक।
प्रार्थना पत्र का नमूना (कॉपी करें)
कोष्ठक [ ] वाली हर चीज़ बदलें। जो लाइनें ज़रूरी नहीं, हटा दें।
सेवा में,
[अधिकारी का पद]
[विभाग या कार्यालय का नाम]
[पूरा पता]
विषय: [मामला एक लाइन में]
संदर्भ: [आपकी संख्या, जैसे उपभोक्ता / खाता / आवेदन संख्या], [आपको मिले पत्र की संख्या और तारीख, अगर हो]
महोदय / महोदया,
मैं [आपका नाम], निवासी [पता], [आपके पत्र दिनांक ... / मेरे आवेदन ... / मेरे खाते] के संबंध में यह पत्र लिख रहा / रही हूं।
[तथ्य दो से चार वाक्यों में: क्या हुआ, कब हुआ, और आप क्या कर चुके हैं।]
अतः आपसे निवेदन है कि [साफ़ अनुरोध]। [समय सीमा हो तो: आपके पत्र में [तारीख] तक जवाब मांगा गया है। मैं यह पत्र [तारीख] को भेज रहा / रही हूं।]
कोई और जानकारी चाहिए तो कृपया मुझसे [मोबाइल नंबर या ईमेल] पर संपर्क करें।
सधन्यवाद,
भवदीय / प्रार्थी
[हस्ताक्षर]
[पूरा नाम]
[पता]
[मोबाइल नंबर]
दिनांक: [तारीख]
संलग्नक:
1. [कागज़ का नाम]
2. [कागज़ का नाम]
पत्र में क्या हो: जांच सूची
- आपकी संदर्भ संख्या। मिले हुए पत्र की फ़ाइल, खाता, उपभोक्ता या नोटिस संख्या लिखें। दफ़्तर को आपकी फ़ाइल ढूंढने का यह सबसे तेज़ तरीका है।
- जिस पत्र का जवाब दे रहे हैं। उसकी तारीख और संख्या लिखें।
- तारीखें। क्या कब हुआ, आपने कब क्या भेजा, और विभाग ने कौन सी समय सीमा दी।
- एक पत्र, एक अनुरोध। दो अलग मामले हों, तो दो पत्र लिखें।
- संलग्नक। हर कागज़ की सूची दें ताकि दफ़्तर देख सके कि कुछ छूटा नहीं। जब तक असली कागज़ न मांगे जाएं, प्रतियां भेजें और असली अपने पास रखें।
- हस्ताक्षर। कागज़ के पत्र पर नाम के ऊपर हाथ से हस्ताक्षर करें।
- अपनी प्रति। पत्र, संलग्नक और भेजने का कोई सबूत (जैसे पावती या रसीद) संभालकर रखें।
भाषा: औपचारिक, विनम्र, साफ़
- पूरे वाक्य लिखें और उन्हें छोटा रखें।
- नाराज़ हों तब भी तथ्य लिखें। यह बताएं कि क्या हुआ, यह नहीं कि आपको कैसा लगा।
- साफ़ मांगें। “कृपया पुष्टि करें कि मेरे कागज़ मिल गए हैं” पर कार्रवाई आसान है, “आशा है मामला सुलझ जाएगा” पर नहीं।
- बहुत लंबी पृष्ठभूमि और ऐसे छोटे रूप न लिखें जो सिर्फ़ आप समझते हैं।
सही पता और आधिकारिक रास्ता कैसे ढूंढें
जो पत्र आपको मिला है, उस पर छपा पता इस्तेमाल करें। पहली बार लिख रहे हैं, तो पता विभाग की आधिकारिक वेबसाइट से लें, किसी विज्ञापन या दूसरी साइट से नहीं। कई मामलों में पत्र की जगह, या उसके साथ, ऑनलाइन पोर्टल ही सही रास्ता है। हमने 25 सितंबर 2026 को ये आधिकारिक पोर्टल खोले:
| पोर्टल | किसके लिए | पोर्टल पर क्या लिखा है |
|---|---|---|
| CPGRAMS (कार्मिक, लोक शिकायत और पेंशन मंत्रालय) | सरकारी सेवाओं से जुड़ी शिकायतें | केंद्र सरकार के सभी मंत्रालयों और विभागों और राज्यों से जुड़ा एक पोर्टल; ईमेल से भेजी शिकायत पर ध्यान नहीं दिया जाता; रजिस्ट्रेशन आईडी से स्थिति देखें; संतुष्ट न हों तो अपील की सुविधा; सरकार शिकायत दर्ज करने की कोई फ़ीस नहीं लेती |
| RTI Online (कार्मिक और प्रशिक्षण विभाग) | केंद्र सरकार के प्राधिकरणों से सूचना का अधिकार आवेदन और प्रथम अपील | राज्य सरकार के प्राधिकरणों, दिल्ली सरकार सहित, के लिए यहां आवेदन न करें; भुगतान नेट बैंकिंग, कार्ड और UPI से; 16 जून 2025 से हर RTI अनुरोध के लिए ईमेल OTP; यूज़र रजिस्ट्रेशन ज़रूरी नहीं |
| आयकर ई फ़ाइलिंग पोर्टल | आयकर से जुड़े काम | पोर्टल अंग्रेज़ी और हिंदी में |
CPGRAMS यह भी बताता है कि वह कुछ मामले नहीं लेता, जैसे RTI से जुड़े मामले, अदालत में चल रहे मामले, धार्मिक मामले, और सरकारी कर्मचारियों के सेवा मामले (जब तक तय रास्ते पूरे न हो चुके हों)। पोर्टल पर शिकायत लिखते समय भी यही ढांचा काम आता है: संदर्भ संख्या, तथ्य, साफ़ अनुरोध। राज्य सरकार, नगर निगम और बिजली कंपनियों के अपने पोर्टल और हेल्पलाइन होते हैं; उनका पता उनकी आधिकारिक वेबसाइट से लें।
उदाहरण: बोली गई बात से तैयार पत्र
यह उदाहरण हमने बात समझाने के लिए लिखा है। नाम, संख्याएं और कार्यालय काल्पनिक हैं, और यह ऐप का असली नतीजा नहीं है।
आप क्या बोल सकते हैं:
ठीक है, बिजली दफ़्तर को पत्र लिखना है। अगस्त का बिल बहुत ज़्यादा आया है, चार हज़ार आठ सौ रुपये, जबकि हर महीने बारह तेरह सौ आता है। मीटर रीडिंग गलत लिखी है, बिल पर 8420 लिखा है पर मीटर पर अभी 6215 है, मैंने फ़ोटो ली है। उपभोक्ता संख्या है 2103 4471 0089। मैंने 5 सितंबर को हेल्पलाइन पर कॉल भी किया था, शिकायत नंबर मिला था 55821। तो रीडिंग दोबारा चेक करके बिल ठीक कर दें। और तब तक कनेक्शन न काटें। बिल की कॉपी और मीटर की फ़ोटो लगा दूंगा।
तैयार पत्र:
सेवा में,
सहायक अभियंता
विद्युत वितरण उपखंड, [क्षेत्र]
[पता]
विषय: अगस्त 2026 के बिजली बिल में सुधार हेतु प्रार्थना पत्र
संदर्भ: उपभोक्ता संख्या 2103 4471 0089, हेल्पलाइन शिकायत संख्या 55821 (दिनांक 05.09.2026)
महोदय,
मैं राजेश कुमार, निवासी [पता], उपरोक्त उपभोक्ता संख्या के अगस्त 2026 के बिल के संबंध में यह पत्र लिख रहा हूं।
इस बिल की राशि ₹4,800 है, जबकि मेरा मासिक बिल सामान्यतः ₹1,200 से ₹1,300 के बीच रहता है। बिल में मीटर रीडिंग 8420 दर्ज है, जबकि मीटर पर वर्तमान रीडिंग 6215 है। मैंने 05.09.2026 को हेल्पलाइन पर शिकायत दर्ज कराई थी।
अतः आपसे निवेदन है कि मीटर रीडिंग की दोबारा जांच कराकर बिल में सुधार करें, और सुधार होने तक मेरा कनेक्शन न काटा जाए।
सधन्यवाद,
भवदीय
[हस्ताक्षर]
राजेश कुमार
[पता]
[मोबाइल नंबर]
दिनांक: 25.09.2026
संलग्नक:
1. अगस्त 2026 के बिल की प्रति
2. मीटर रीडिंग की फ़ोटो (दिनांक सहित)
बोली गई बात में सारे तथ्य थे, पर गलत क्रम में और बीच बीच में भराव के साथ। पत्र में संदर्भ सबसे ऊपर है, तथ्य क्रम से हैं, अनुरोध एक वाक्य में है और संलग्नक सूची में।
Retexta से बोलकर पत्र लिखें
अगर आपको अपनी बात बोलकर समझाना आसान लगता है, तो Retexta, Android के लिए क्लाउड पर चलने वाला वॉइस टू टेक्स्ट और AI राइटिंग ऐप, उस बात को औपचारिक ड्राफ़्ट में बदल सकता है, हिंदी या अंग्रेज़ी में। ऐप के मेन्यू अंग्रेज़ी में हैं।
- स्टार्ट स्क्रीन पर More templates खोलें और Write to an institution चुनें।
- Which institution? में देश और अनुरोध का प्रकार चुनें। भारत इस सूची में नहीं है: Other country चुनें। ऐप कभी कभी कोई यूरोपीय देश पहले से चुन सकता है, इसलिए देश वाला विकल्प ज़रूर जांचें।
- अपनी बात ऐसे बोलें जैसे किसी दोस्त को समझा रहे हों: कौन सा दफ़्तर, संदर्भ संख्या, क्या हुआ, आप क्या चाहते हैं।
- Retexta ड्राफ़्ट लिखता है। उसे सही रूप में बदलें: Email, Letter, Short request या Next steps। हिंदी में बोलकर अंग्रेज़ी पत्र चाहिए, या उल्टा, तो Result language सेट करें। Formal जैसे टोन विकल्प भाषा का स्तर तय करते हैं।
- भेजने से पहले ड्राफ़्ट लाइन दर लाइन जांचें। ऐप नतीजे पर लिखता है “AI-generated. Check important details.”, और इसकी वजह है: नाम, तारीखें और संख्याएं सही होनी चाहिए।
Retexta भारत के दफ़्तरों या उनके नियमों को अपने आप नहीं जानता। Search the internet for current official information विकल्प मौजूदा आधिकारिक वेबसाइटों से जानकारी लेता है, पर पता और तरीका हमेशा विभाग की अपनी साइट से मिलाएं। Write to an institution और यह खोज विकल्प Retexta Pro का हिस्सा हैं। Retexta को मुफ़्त में आज़माया जा सकता है: नए यूज़र को कुछ मुफ़्त Pro रिज़ल्ट मिलते हैं, जिन्हें ऐप में देखा जा सकता है। कॉपी, शेयर और एक्सपोर्ट के लिए, और मुफ़्त रिज़ल्ट के बाद की हर चीज़ के लिए, Retexta Pro या क्रेडिट चाहिए।
मिले हुए पत्र या नोटिस का जवाब
जवाबी पत्र का ढांचा भी यही है, दो बातों के साथ: मिले पत्र की तारीख और संख्या विषय या संदर्भ में और पहले वाक्य में लिखें, और उसमें उठाई हर बात का जवाब उसी क्रम में दें। समय सीमा पर ध्यान दें: मिला हुआ पत्र आम तौर पर बताता है कि कब तक और किस तरीके से जवाब देना है। दो हफ़्ते में भी जवाब न आए, तो विनम्र याद दिलाने का तरीका हमारी गाइड फ़ॉलो अप ईमेल कैसे लिखें में है।
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दफ़्तर से वॉइस मैसेज आया है और पहले उसे टेक्स्ट में चाहिए? देखें WhatsApp वॉइस मैसेज को टेक्स्ट में कैसे बदलें। ईमेल से भेजना है? Android पर बोलकर ईमेल लिखें। ऐप के बारे में और: Retexta, Android के लिए वॉइस टू टेक्स्ट।
स्रोत
FLAME Apps ने 25 सितंबर 2026 को जांचा। पोर्टलों के अंश हमारे रिसर्च फ़ोल्डर में रखे हैं।
- CPGRAMS, pgportal.gov.in, कार्मिक, लोक शिकायत और पेंशन मंत्रालय, भारत सरकार: पोर्टल का दायरा, ईमेल से शिकायत पर रोक, कौन से मामले नहीं लिए जाते, स्थिति और अपील, फ़ीस वाली बात।
- RTI Online, rtionline.gov.in, कार्मिक और प्रशिक्षण विभाग, भारत सरकार: केंद्र सरकार के प्राधिकरण, राज्य सरकार के लिए नहीं, भुगतान के तरीके, 16 जून 2025 से ईमेल OTP।
- आयकर विभाग, ई फ़ाइलिंग पोर्टल: अंग्रेज़ी और हिंदी।
- हिंदी पत्र का ढांचा (सेवा में, विषय, भवदीय): आम चलन; कोई आधिकारिक नियम नहीं जांचा गया।
- Retexta: लक्ष्य, टेम्पलेट और प्लान के नाम, जैसे ऐप और Google Play लिस्टिंग में दिखते हैं; संस्था वाले देशों की सूची में भारत नहीं है (
AssistWorkflows.kt)।
