Ein guter Brief an eine Behörde ist kurz, sachlich und macht der Sachbearbeitung klar, was zu tun ist. Oben stehen dein Absender, die Anschrift der Behörde, das Datum und ein Betreff mit Aktenzeichen. Im ersten Satz sagst du, worum es geht. Danach folgen der Sachverhalt in wenigen Sätzen, deine konkrete Bitte, Gruß, Unterschrift und die Liste der Anlagen. Meist reicht eine Seite.
Information, keine Rechtsberatung
Dieser Ratgeber hilft bei Aufbau und Formulierung. Viele Anliegen haben Fristen und Formvorschriften, etwa ein bestimmtes Formular, ein Online-Portal oder eine Unterschrift. Welche gelten, steht im Schreiben der Behörde oder auf ihrer offiziellen Website. Bei einem Widerspruch oder Einspruch gelten eigene Regeln; lass dich im Zweifel von einer Beratungsstelle oder einer Anwältin oder einem Anwalt beraten.
Aufbau auf einen Blick
| Teil | Was hineingehört |
|---|---|
| Absender | Vor- und Nachname, Anschrift, Telefon oder E-Mail |
| Anschrift | Name der Behörde, Abteilung oder Sachgebiet, ggf. zuständige Person, Straße oder Postfach, PLZ und Ort |
| Datum | Der Tag, an dem du den Brief abschickst |
| Betreff | Worum es geht, dazu Aktenzeichen, Kundennummer oder Steuernummer |
| Anrede | „Sehr geehrte Frau …“ / „Sehr geehrter Herr …“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ |
| Einleitung | Ein bis zwei Sätze: warum du schreibst, auf welches Schreiben du antwortest |
| Sachverhalt | Was passiert ist, mit Datum, in der richtigen Reihenfolge |
| Bitte | Was die Behörde tun soll, und bis wann, falls es eine Frist gibt |
| Gruß | „Mit freundlichen Grüßen“ |
| Unterschrift | Auf Papier eigenhändig, darunter dein Name |
| Anlagen | Liste aller Unterlagen, die du beilegst |
Die genauen Abstände und Maße für Geschäftsbriefe legt die Norm DIN 5008 fest. Laut DIN Media ersetzt DIN 5008:2020-03 die Ausgabe von 2011; dazu gibt es eine Berichtigung von Juli 2020. Für den Inhalt deines Briefs brauchst du die Norm nicht.
Muster zum Kopieren
Ersetze alles in eckigen Klammern und lösch Zeilen, die du nicht brauchst. Du kannst den Text kostenlos in Word, Google Docs oder ein anderes Schreibprogramm einfügen und als PDF speichern.
[Vorname Nachname]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]
[Telefon] | [E-Mail]
[Name der Behörde]
[Abteilung oder Sachgebiet]
[Straße Hausnummer oder Postfach]
[PLZ Ort]
[Ort], [Datum]
Betreff: [Worum es geht], Aktenzeichen [Nummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich schreibe Ihnen wegen [Ihres Schreibens vom ... / meines Antrags auf ... ].
[Sachverhalt in zwei bis vier Sätzen: was passiert ist, wann, und was du schon unternommen hast.]
Ich bitte Sie, [konkrete Bitte]. [Falls es eine Frist gibt: In Ihrem Schreiben nennen Sie als Frist den [Datum].]
Für Rückfragen erreichen Sie mich unter [Telefon oder E-Mail].
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
[Vorname Nachname]
Anlagen:
1. [Unterlage]
2. [Unterlage]
Brief an eine Behörde richtig adressieren
- Name der Behörde in der ersten Zeile, zum Beispiel „Stadt Musterstadt, Bürgerbüro“.
- Abteilung oder Sachgebiet darunter, wenn du es kennst. Es steht oft im Briefkopf des Schreibens, das du bekommen hast.
- Zuständige Person, wenn ein Name im Schreiben steht.
- Straße und Hausnummer oder Postfach, dann PLZ und Ort.
Nimm die Anschrift aus dem Schreiben der Behörde oder von ihrer offiziellen Website und nicht aus einer Anzeige in der Suchmaschine.
Was in den Brief gehört (Checkliste)
- Aktenzeichen oder Kundennummer. Damit findet die Sachbearbeitung deine Akte am schnellsten.
- Bezug auf das Schreiben der Behörde. Nenn dessen Datum, wenn du antwortest.
- Daten. Wann etwas passiert ist, wann du etwas geschickt hast und welche Frist die Behörde genannt hat.
- Ein Anliegen pro Brief. Zwei unabhängige Themen gehören in zwei Briefe.
- Anlagen. Liste alle Unterlagen auf, damit die Behörde prüfen kann, ob etwas fehlt. Schick Kopien und behalte die Originale, außer die Behörde verlangt ausdrücklich das Original.
- Unterschrift. Einen Papierbrief unterschreibst du eigenhändig über deinem Namen.
- Eine Kopie für dich. Bewahr den Brief, die Anlagen und einen Nachweis über den Versand auf.
Der richtige Ton
- Schreib in ganzen, kurzen Sätzen und sieze die Behörde.
- Bleib sachlich, auch wenn du dich ärgerst. Beschreib, was passiert ist, nicht, wie es sich angefühlt hat.
- Sag klar, was du willst. „Bitte bestätigen Sie mir den Eingang meiner Unterlagen“ ist leichter umzusetzen als „Ich hoffe, das lässt sich klären“.
- Verzichte auf Umgangssprache und Abkürzungen, die nur du kennst.
Fristen und Formvorschriften
Antwortest du auf ein Schreiben, steht dort meist, bis wann und wie du reagieren sollst. Ein Bescheid, gegen den du vorgehen kannst, enthält in der Regel eine Rechtsbehelfsbelehrung: Darin steht, welcher Rechtsbehelf möglich ist, bei welcher Behörde oder welchem Gericht und innerhalb welcher Frist. Für Bundesbehörden schreibt das § 37 Abs. 6 VwVfG vor. Diese Angaben haben Vorrang vor jedem Muster.
Brief ans Finanzamt: Über ELSTER gibt es die „Sonstige Nachricht an das Finanzamt“. ELSTER bittet ausdrücklich, sie nicht zu verwenden, wenn es für dein Anliegen ein passendes Formular gibt, zum Beispiel für eine Änderung der Adresse oder der Bankverbindung.
Beispiel: vom gesprochenen Entwurf zum fertigen Brief
Dieses Beispiel haben wir selbst geschrieben, um die Idee zu zeigen. Namen, Nummern und Behörde sind erfunden, und es ist kein echtes App-Ergebnis.
Was du vielleicht ins Handy sprichst:
Also, ich muss der Wohngeldstelle schreiben. Die haben mir am 10. September geschrieben, Aktenzeichen WG-2026-04417, dass meine Einkommensnachweise fehlen.
Ich hab die aber am 28. August schon hochgeladen, da hab ich auch eine Bestätigung per Mail bekommen. Egal, ich schick die nochmal, die letzten drei Gehaltsabrechnungen, Juni, Juli, August. Frist ist laut Brief der 1. Oktober.
Die sollen mir bitte bestätigen, dass alles da ist und mein Antrag weiterläuft.
Ach, und die Bestätigung vom Hochladen leg ich auch bei.
Der fertige Brief:
Maria Schmidt
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]
[Telefon] | [E-Mail]
Stadt Musterstadt
Wohngeldstelle
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]
Musterstadt, 25.09.2026
Betreff: Einkommensnachweise, Aktenzeichen WG-2026-04417
Sehr geehrte Damen und Herren,
in Ihrem Schreiben vom 10.09.2026 teilen Sie mir mit, dass Ihnen meine Einkommensnachweise nicht vorliegen.
Ich habe die Unterlagen am 28.08.2026 hochgeladen und eine Eingangsbestätigung per E-Mail erhalten. Da sie offenbar nicht in meiner Akte angekommen sind, sende ich sie Ihnen hiermit erneut.
Bitte bestätigen Sie mir den Eingang der Unterlagen und dass mein Antrag weiter bearbeitet wird. Als Frist nennen Sie in Ihrem Schreiben den 01.10.2026.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
Maria Schmidt
Anlagen:
1. Gehaltsabrechnungen Juni, Juli und August 2026
2. Eingangsbestätigung per E-Mail vom 28.08.2026
Im gesprochenen Entwurf stecken alle Fakten, nur ungeordnet und mit Füllwörtern. Im Brief steht das Aktenzeichen im Betreff, der Sachverhalt in der richtigen Reihenfolge, die Bitte in einem Satz und die Anlagen in einer Liste.
Den Brief per Sprache schreiben mit Retexta
Wenn es dir leichter fällt, dein Anliegen zu erzählen als es zu formulieren, macht Retexta daraus einen förmlichen Entwurf. Retexta ist eine Cloud-App für Sprache zu Text und KI-Schreiben auf Android.
- Öffne auf dem Startbildschirm Weitere Vorlagen und wähl Behörden & Institutionen.
- Unter Welche Behörde? wählst du dein Land und die Art der Anfrage, zum Beispiel Frage an das Finanzamt oder Allgemeines Behördenschreiben.
- Erzähl dein Anliegen so, wie du es einer Freundin erklären würdest: welche Behörde, welches Aktenzeichen, was passiert ist, was du willst.
- Retexta schreibt einen Entwurf. Du kannst ihn in das passende Format bringen: E-Mail, Brief, Kurze Anfrage oder Nächste Schritte. Wenn du in deiner eigenen Sprache sprechen und den Brief auf Deutsch bekommen willst, stell die Ausgabesprache auf Deutsch. Mit der Tonauswahl, etwa Formell, legst du fest, wie der Text klingt.
- Prüf den Entwurf Zeile für Zeile, bevor du ihn abschickst. Die App kennzeichnet Ergebnisse mit „KI-generiert. Wichtige Angaben prüfen.“ Namen, Daten und Nummern müssen stimmen.
Behörden & Institutionen gehört zu Retexta Pro, ebenso die Option Internet für aktuelle offizielle Informationen nutzen, die aktuelle offizielle Websites heranzieht, wenn lokale Regeln oder Behördendetails wichtig sind. Retexta kannst du kostenlos ausprobieren: Zum Start bekommst du ein paar kostenlose Pro-Ergebnisse, die du in der App ansehen kannst. Für Kopieren, Teilen und Exportieren und für alles nach den Gratis-Ergebnissen brauchst du Retexta Pro oder Credits.
Weitere Ratgeber
Hast du eine Sprachnachricht zu deinem Anliegen bekommen und brauchst sie erst als Text? Lies, wie du eine WhatsApp-Sprachnachricht in Text umwandelst. Mehr zur App: Retexta, Sprache zu Text für Android.
Quellen
Geprüft von FLAME Apps am 25.09.2026.
- DIN Media, DIN 5008:2020-03, Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung.
- Gesetze im Internet, § 37 VwVfG, Bestimmtheit und Form des Verwaltungsaktes; Rechtsbehelfsbelehrung.
- ELSTER, Sonstige Nachricht an das Finanzamt.
- Retexta: Namen von Zielen, Vorlagen und Tarifen wie in der App und im Google-Play-Eintrag.
