Một công văn hay một lá đơn gửi cơ quan nhà nước tốt thì ngắn, rõ và dễ xử lý. Công văn là văn bản của cơ quan, tổ chức, trình bày theo thể thức của Nghị định 30/2020/NĐ-CP: phần đầu có tên cơ quan và Quốc hiệu, số và ký hiệu, dòng V/v nói việc gì, dòng Kính gửi, nội dung, chữ ký và Nơi nhận. Cá nhân thường viết đơn: Quốc hiệu, tên đơn, Kính gửi, thông tin người làm đơn, việc đề nghị, lý do, giấy tờ kèm theo và chữ ký. Trong cả hai, đoạn đầu nói vì sao bạn viết, đoạn giữa nêu sự việc, đoạn cuối nói rõ bạn đề nghị gì.
Thông tin tham khảo, không phải tư vấn pháp lý
Trang này nói về hình thức và giọng văn. Nhiều thủ tục có mẫu đơn, thời hạn và kênh nộp riêng (trực tiếp, qua bưu điện hay trực tuyến). Văn bản bạn nhận được hoặc hướng dẫn của thủ tục sẽ cho biết. Với câu hỏi pháp lý, hãy hỏi cơ quan có thẩm quyền, tổ chức tư vấn hoặc luật sư.
Công văn hay đơn?
Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư xếp công văn vào danh sách văn bản hành chính (Điều 7) và áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (Điều 2); tổ chức chính trị, xã hội căn cứ nghị định để áp dụng cho phù hợp. Mẫu công văn (Mẫu 1.5) dành cho cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành.
| Bạn là | Thường gửi | Theo |
|---|---|---|
| Cơ quan, doanh nghiệp nhà nước | Công văn | Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Mẫu 1.5 |
| Công ty tư nhân, hội, câu lạc bộ | Công văn (theo mẫu của đơn vị; nhiều nơi dùng bố cục của Mẫu 1.5) | Quy chế của đơn vị |
| Cá nhân | Đơn (đơn đề nghị, đơn xin...) | Mẫu đơn của thủ tục, nếu có |
Mẫu công văn đề nghị
Bố cục theo Mẫu 1.5 (Công văn) trong Phụ lục III của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Thay mọi chỗ trong ngoặc vuông.
[TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CHỦ QUẢN] CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
[TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC] Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: [số]/[viết tắt tên cơ quan]-[viết tắt đơn vị soạn thảo]
V/v [trích yếu: đề nghị ... ] [Địa danh], ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm]
Kính gửi: [Tên cơ quan nhận].
[Mở đầu: căn cứ hoặc lý do, ví dụ: Căn cứ văn bản số ... ngày ... của Quý cơ quan về ...]
[Sự việc: hai đến bốn câu, có ngày tháng và số hồ sơ.]
[Đề nghị: [Tên cơ quan, tổ chức] đề nghị Quý cơ quan [việc cụ thể], trước ngày [ngày] nếu có thời hạn.]
[Đầu mối liên hệ: họ tên, chức vụ, số điện thoại.]
Trân trọng./.
Nơi nhận: [QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ]
- Như trên; (Chữ ký, dấu)
- Lưu: VT, [viết tắt đơn vị soạn thảo]. [Họ và tên]
Theo Phụ lục I của nghị định: khổ A4, phông Times New Roman, màu đen; Quốc hiệu in hoa, đậm; trích yếu công văn đặt sau chữ “V/v”, chữ in thường, canh giữa dưới số và ký hiệu. Chân trang có thể ghi địa chỉ, email, số điện thoại của cơ quan nếu cần.
Mẫu đơn đề nghị của cá nhân
Nghị định 30/2020/NĐ-CP không quy định mẫu đơn của cá nhân. Nếu thủ tục bạn làm có mẫu đơn, hãy dùng mẫu đó. Nếu không, bố cục dưới đây là cách trình bày thường gặp; nó không phải mẫu bắt buộc.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
[Địa danh], ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm]
ĐƠN ĐỀ NGHỊ
V/v [việc đề nghị]
Kính gửi: [Tên cơ quan, bộ phận tiếp nhận]
Tôi tên là: [họ tên] Ngày sinh: [ngày/tháng/năm]
Số định danh cá nhân/CCCD: [số]
Địa chỉ: [địa chỉ]
Số điện thoại: [số] Email: [email]
Tôi làm đơn này đề nghị [Tên cơ quan] [việc cụ thể].
Lý do: [sự việc, theo thứ tự thời gian, có ngày tháng và số hồ sơ nếu có].
Giấy tờ kèm theo:
1. [giấy tờ]
2. [giấy tờ]
Tôi cam đoan những thông tin trên là đúng sự thật.
Người làm đơn
(Ký, ghi rõ họ tên)
Những gì cần có (danh sách kiểm tra)
- Số hồ sơ, số văn bản. Ghi số của văn bản bạn đã nhận hoặc số hồ sơ. Đó thường là cách nhanh nhất để cán bộ tìm ra hồ sơ của bạn.
- Văn bản bạn đang trả lời. Ghi số, ngày của văn bản đó ngay câu đầu.
- Ngày tháng. Sự việc xảy ra khi nào, bạn đã nộp gì khi nào, hạn cơ quan đưa ra.
- Mỗi văn bản một đề nghị. Hai việc không liên quan thì viết hai văn bản.
- Giấy tờ kèm theo. Liệt kê từng giấy tờ. Gửi bản sao, giữ bản gốc.
- Chữ ký. Văn bản giấy phải ký tay.
- Bản lưu cho chính bạn. Giữ một bản, kèm giấy tờ và bằng chứng đã gửi.
Giọng văn: trang trọng, lịch sự, cụ thể
- Câu đầy đủ, ngắn. Dùng “Quý cơ quan” khi nhắc đến cơ quan nhận.
- Giữ giọng khách quan, kể cả khi bạn bực. Nêu việc đã xảy ra, không nêu cảm xúc.
- Nói rõ điều bạn cần. “Đề nghị Quý cơ quan xác nhận đã nhận đủ hồ sơ” dễ xử lý hơn “mong được giải quyết sớm”.
- Tránh tiếng lóng, chữ viết tắt riêng và kể chuyện dài dòng.
Ví dụ: từ lời nói đến lá đơn hoàn chỉnh
Ví dụ này do chúng tôi tự viết để minh họa. Tên người, số hồ sơ và cơ quan là giả định, không phải kết quả thật từ ứng dụng.
Bạn nói:
Ờ, tôi cần viết đơn gửi bộ phận một cửa phường. Họ gửi giấy báo ngày mười tháng chín, số hồ sơ là HS-2026-04417, nói là chưa nhận được bản sao giấy khai sinh với giấy xác nhận thu nhập. Nhưng tôi nộp rồi, nộp trực tiếp ngày hai mươi tám tháng tám, có phiếu hẹn. Thôi thì tôi nộp lại, kèm cả phiếu hẹn. Giấy báo nói hạn bổ sung là mùng một tháng mười. Đề nghị họ xác nhận đã nhận đủ và hồ sơ vẫn đang được giải quyết.
Lá đơn hoàn chỉnh:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
[Địa danh], ngày 26 tháng 9 năm 2026
ĐƠN ĐỀ NGHỊ
V/v xác nhận đã nhận hồ sơ bổ sung, hồ sơ số HS-2026-04417
Kính gửi: Bộ phận Một cửa [tên phường]
Tôi tên là: Nguyễn Văn An
Địa chỉ: [địa chỉ]
Số điện thoại: [số]
Ngày 10/9/2026, tôi nhận được giấy báo của Quý cơ quan về hồ sơ số HS-2026-04417, trong đó nêu chưa nhận được bản sao giấy khai sinh và giấy xác nhận thu nhập.
Tôi đã nộp trực tiếp các giấy tờ này ngày 28/8/2026 và có phiếu hẹn. Để bảo đảm hồ sơ đầy đủ, tôi xin nộp lại các giấy tờ kèm theo đơn này, trước hạn bổ sung ngày 01/10/2026.
Tôi đề nghị Quý cơ quan xác nhận đã nhận đủ hồ sơ và hồ sơ của tôi vẫn đang được giải quyết.
Giấy tờ kèm theo:
1. Bản sao giấy khai sinh
2. Giấy xác nhận thu nhập
3. Bản sao phiếu hẹn ngày 28/8/2026
Người làm đơn
(Ký, ghi rõ họ tên)
Nguyễn Văn An
Lời nói có đủ thông tin, nhưng sai thứ tự và có từ đệm. Lá đơn đưa số hồ sơ lên dòng V/v, xếp sự việc theo thứ tự, gói đề nghị trong một câu và liệt kê giấy tờ.
Soạn nháp bằng giọng nói với Retexta
Nếu bạn thấy nói ra dễ hơn viết, Retexta, ứng dụng chuyển giọng nói thành văn bản và viết bằng AI cho Android (xử lý trên đám mây), có thể biến lời bạn kể thành bản nháp trang trọng bằng tiếng Việt. Menu của ứng dụng bằng tiếng Anh, chưa có giao diện tiếng Việt, nên các bước dưới đây ghi đúng nhãn tiếng Anh.
- Trên màn hình chính, mở More templates và chọn Write to an institution.
- Ở Which institution?, chọn Other country: Việt Nam không có trong danh sách quốc gia của ứng dụng. Nếu ứng dụng chọn sẵn một nước khác, hãy đổi. Sau đó chọn loại yêu cầu.
- Kể lại sự việc như kể với một người bạn: cơ quan nào, số hồ sơ, chuyện gì đã xảy ra, bạn muốn gì.
- Retexta viết bản nháp. Bạn đổi được sang dạng phù hợp: Email, Letter, Short request hoặc Next steps. Kiểm tra Result language là tiếng Việt. Các tùy chọn giọng điệu như Formal quyết định mức trang trọng.
- Chép nội dung vào mẫu đơn hoặc mẫu công văn ở trên: Retexta không biết thể thức hành chính Việt Nam và không điền Quốc hiệu, số, ký hiệu hay phần Nơi nhận theo Nghị định 30.
- Kiểm tra từng dòng trước khi gửi. Ứng dụng ghi trên kết quả: “AI-generated. Check important details.” Tên cơ quan, ngày tháng và con số phải đúng.
Write to an institution thuộc Retexta Pro, cũng như tùy chọn Search the internet for current official information (tra cứu trang chính thức khi quy định hoặc thông tin cơ quan quan trọng). Retexta dùng thử miễn phí: người dùng mới nhận được vài kết quả Pro miễn phí để xem ngay trong ứng dụng. Muốn sao chép, chia sẻ và xuất văn bản, cũng như dùng tiếp sau các kết quả miễn phí, bạn cần Retexta Pro hoặc credit.
Đọc tiếp
Nhận được tin nhắn thoại về giấy tờ và cần chuyển thành văn bản trước: chuyển tin nhắn thoại thành văn bản. Biên bản theo cùng thể thức: cách viết biên bản cuộc họp. Email công việc: viết email bằng giọng nói trên Android. Thêm về ứng dụng: Retexta, chuyển giọng nói thành văn bản cho Android.
Nguồn
FLAME Apps kiểm tra ngày 26/9/2026. Trích đoạn nguồn được lưu trong ghi chú nghiên cứu của chúng tôi.
- Chính phủ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, ngày 05/3/2020 (bản PDF có chữ ký số): Điều 2 (đối tượng áp dụng), Điều 7 (các loại văn bản hành chính), Điều 8 (thể thức), Phụ lục I (trình bày, trích yếu công văn), Phụ lục III Mẫu 1.5 (công văn). Chúng tôi chưa kiểm tra các văn bản sửa đổi sau năm 2020.
- Mã nguồn ứng dụng Retexta (Android, phiên bản 2026.1.23): danh sách quốc gia của Write to an institution không có Việt Nam (
AssistWorkflows.kt), các dạng kết quả Email, Letter, Short request, Next steps (SessionDetailScreen.kt), quyền Retexta Pro. - Mẫu đơn đề nghị và ví dụ: do FLAME Apps soạn theo cách trình bày thường gặp, không phải mẫu bắt buộc.
