Μια καλή αίτηση σε δημόσια υπηρεσία είναι σύντομη, με στοιχεία, και λέει καθαρά τι ζητάς. Γράφεις τα στοιχεία σου, την υπηρεσία στην οποία απευθύνεσαι («ΠΡΟΣ:»), το θέμα, τόπο και ημερομηνία, και μετά σε λίγες προτάσεις τι συνέβη, τι ακριβώς ζητάς και τι επισυνάπτεις. Αν η υπηρεσία έχει δικό της έντυπο ή ηλεκτρονική φόρμα, αυτό έχει προτεραιότητα από κάθε υπόδειγμα. Και αν σου ζήτησαν υπεύθυνη δήλωση, αυτή είναι άλλο έγγραφο, με νομικό βάρος.
Πληροφορίες, όχι νομική συμβουλή
Ο οδηγός αφορά τη μορφή και το ύφος. Πολλές υποθέσεις έχουν προθεσμίες και κανόνες για το πώς υποβάλλεις (συγκεκριμένο έντυπο, ηλεκτρονική πλατφόρμα, υπογραφή, δικαιολογητικά). Ποιοι ισχύουν το γράφει το έγγραφο που έλαβες ή ο επίσημος ιστότοπος της υπηρεσίας. Για νομικά ερωτήματα ρώτα την ίδια την υπηρεσία ή δικηγόρο.
Η απλή αίτηση με μια ματιά
Η ελληνική «απλή αίτηση» γράφεται συνήθως σε δύο στήλες: αριστερά τα στοιχεία σου, δεξιά το αίτημα. Σε email ή ψηφιακή φόρμα τα ίδια κομμάτια μπαίνουν το ένα κάτω από το άλλο.
| Κομμάτι | Τι γράφεις |
|---|---|
| Τίτλος | «ΑΙΤΗΣΗ» (ή «ΕΠΙΣΤΟΛΗ» αν απλώς ενημερώνεις ή ρωτάς) |
| Τα στοιχεία σου | Επώνυμο, όνομα, πατρώνυμο, διεύθυνση, τηλέφωνο, email· ΑΦΜ ή αριθμό ταυτότητας μόνο αν τα ζητά η υπηρεσία |
| Θέμα | Με λίγες λέξεις τι αφορά, μαζί με τον αριθμό πρωτοκόλλου ή υπόθεσης, αν έχεις |
| Τόπος, ημερομηνία | Πόλη και η ημέρα που υπογράφεις |
| Προς | Η υπηρεσία, το τμήμα ή η διεύθυνση, και η ταχυδρομική διεύθυνση |
| Αίτημα | «Παρακαλώ να...» και τι ακριβώς θέλεις, σε μία ή δύο προτάσεις |
| Αιτιολόγηση | Τι συνέβη, με ημερομηνίες και με τη σειρά που έγινε |
| Συνημμένα | Λίστα με κάθε έγγραφο που επισυνάπτεις |
| Υπογραφή | «Ο αιτών» ή «Η αιτούσα» και η υπογραφή σου |
Η ψηφιακή «Αίτηση» του gov.gr ζητά κι αυτή τα στοιχεία σου (μαζί με όνομα πατέρα και μητέρας), τον παραλήπτη («Προς») και το κείμενο της αίτησης, οπότε αν έχεις γράψει το κείμενο από πριν, απλώς το μεταφέρεις.
Υπόδειγμα αίτησης για αντιγραφή
Αντικατάστησε ό,τι είναι σε αγκύλες και σβήσε ό,τι δεν χρειάζεσαι.
ΑΙΤΗΣΗ ΠΡΟΣ:
[Υπηρεσία, π.χ. Δήμος ...]
Επώνυμο: [ ] [Διεύθυνση ή τμήμα]
Όνομα: [ ] [Οδός, αριθμός, Τ.Κ., πόλη]
Πατρώνυμο: [ ]
Διεύθυνση: [Οδός, αριθμός, Τ.Κ., πόλη] Παρακαλώ να [σαφές αίτημα].
Τηλέφωνο: [ ]
Email: [ ] [Αιτιολόγηση σε δύο έως τέσσερις
προτάσεις: τι συνέβη, πότε, τι έχεις
ΘΕΜΑ: [Τι αφορά], αρ. πρωτ. [ ] ήδη κάνει. Αν απαντάς σε έγγραφο:
Σε απάντηση του εγγράφου σας με
[Πόλη], [ημερομηνία] αρ. πρωτ. [ ] της [ημερομηνία]...]
Συνημμένα:
1. [Έγγραφο]
2. [Έγγραφο]
Ο αιτών / Η αιτούσα
[Υπογραφή]
Για επιστολή σε μορφή email ή κανονικού γράμματος, η ίδια σειρά σε μία στήλη: στοιχεία σου, «Προς», θέμα, προσφώνηση («Αξιότιμες κυρίες και κύριοι,»), κείμενο, «Με εκτίμηση,» και ονοματεπώνυμο.
Τι να μη λείπει (λίστα ελέγχου)
- Αριθμός πρωτοκόλλου ή υπόθεσης. Αν απαντάς σε έγγραφο, γράψε τον αριθμό και την ημερομηνία του στο θέμα και στην πρώτη πρόταση. Έτσι η υπηρεσία βρίσκει τον φάκελό σου πιο γρήγορα.
- Ένα αίτημα ανά αίτηση. Δύο άσχετα θέματα, δύο αιτήσεις.
- Ημερομηνίες. Πότε έγινε κάτι, πότε έστειλες κάτι, και ποια προθεσμία σού έδωσαν.
- Συνημμένα. Γράψε τα όλα σε λίστα, για να φαίνεται αν λείπει κάτι. Στείλε αντίγραφα και κράτα τα πρωτότυπα, εκτός αν η υπηρεσία ζητά ρητά πρωτότυπο.
- Υπογραφή. Σε χαρτί υπογράφεις ιδιοχείρως.
- Απόδειξη για σένα. Κράτα αντίγραφο της αίτησης και των συνημμένων, και ζήτα αριθμό πρωτοκόλλου ή απόδειξη κατάθεσης όταν την υποβάλλεις.
Το σωστό ύφος
- Γράφεις στον πληθυντικό ευγενείας («σας παρακαλώ», «το έγγραφό σας»), με πλήρεις, σύντομες προτάσεις.
- Μένεις στα γεγονότα, ακόμη κι αν είσαι θυμωμένος. Περιγράφεις τι έγινε, όχι πώς ένιωσες.
- Λες τι θέλεις. Το «Παρακαλώ να μου επιβεβαιώσετε ότι λάβατε τα δικαιολογητικά» προχωρά πιο εύκολα από το «ελπίζω να λυθεί το θέμα».
- Χωρίς αργκό και χωρίς συντομογραφίες που ξέρεις μόνο εσύ.
Επιστολή σε δήμο ή σε υπουργό
Η δομή είναι ίδια· αλλάζει η προσφώνηση και ο παραλήπτης. Σε δήμο απευθύνεσαι στην αρμόδια διεύθυνση ή τμήμα, αν το ξέρεις, αλλιώς στο πρωτόκολλο του δήμου. Σε υπουργό ή δήμαρχο ξεκινάς με «Αξιότιμε κύριε Υπουργέ,» ή «Αξιότιμη κυρία Δήμαρχε,». Τη διεύθυνση την παίρνεις από το έγγραφο που έλαβες ή από τον επίσημο ιστότοπο (για παράδειγμα, η ΔΥΠΑ, ο πρώην ΟΑΕΔ, έχει τον δικό της στο dypa.gov.gr), όχι από διαφήμιση στη μηχανή αναζήτησης.
Αίτηση ή υπεύθυνη δήλωση;
Η υπηρεσία ψηφιακών δηλώσεων του gov.gr (dilosi.services.gov.gr, έλεγχος 28/9/2026) εκδίδει τρία βασικά έγγραφα: Υπεύθυνη Δήλωση, Εξουσιοδότηση και Αίτηση. Όπως περιγράφει η ίδια η υπηρεσία:
- Για να εκδώσεις έγγραφο χρειάζεσαι τους κωδικούς σου στο GOV.GR ή στο TaxisNet, να ξέρεις τον παραλήπτη, και το κινητό σου για κωδικούς επιβεβαίωσης.
- Ο παραλήπτης είναι υποχρεωτικός, και την ευθύνη να σταλεί και να παραδοθεί το έγγραφο την έχει ο χρήστης.
- Κάθε έγγραφο έχει μοναδικό κωδικό επαλήθευσης, και σε μορφή QR.
- Η υπεύθυνη δήλωση είναι η δήλωση του άρθρου 8 του Ν. 1599/1986, και η ακρίβεια των στοιχείων της μπορεί να ελεγχθεί με βάση τα αρχεία άλλων υπηρεσιών.
Με την αίτηση ζητάς κάτι. Με την υπεύθυνη δήλωση δηλώνεις κάτι ως αληθινό, με δική σου ευθύνη. Αν σου ζήτησαν υπεύθυνη δήλωση, μην στείλεις απλή επιστολή στη θέση της, και γράψε σε αυτήν μόνο ό,τι ισχύει. Για τις συνέπειες μιας ανακριβούς δήλωσης ρώτα την υπηρεσία ή δικηγόρο. Η ενημερωτική σελίδα του gov.gr για την υπηρεσία δεν άνοιγε από τα συστήματά μας (σφάλμα πρόσβασης, 28/9/2026), οπότε ό,τι γράφουμε εδώ προέρχεται από την ίδια την εφαρμογή dilosi.services.gov.gr.
Κύπρος: οι υπηρεσίες του κράτους συγκεντρώνονται στην κυβερνητική πύλη gov.cy, όπου πολλές ηλεκτρονικές υπηρεσίες ζητούν σύνδεση μέσω CY Login (έλεγχος 25/9/2026). Η μορφή και το ύφος της αίτησης που περιγράφουμε ισχύουν κι εκεί· τα έντυπα και τους τρόπους υποβολής τα λέει η κάθε υπηρεσία.
Παράδειγμα: από τα λόγια σου στην τελική αίτηση
Το παράδειγμα το γράψαμε εμείς για να δείξουμε την ιδέα. Ονόματα, αριθμοί και υπηρεσία είναι επινοημένα, και δεν είναι πραγματικό αποτέλεσμα της εφαρμογής.
Αυτό που λες στο κινητό:
Λοιπόν, πρέπει να γράψω στον δήμο, στο τμήμα παιδικών σταθμών. Μου έστειλαν έγγραφο στις δεκαπέντε Σεπτεμβρίου, αριθμός πρωτοκόλλου δεκαοχτώ τετρακόσια πενήντα δύο, ότι δεν πήραν τη βεβαίωση του εργοδότη για την εγγραφή της μικρής. Αλλά εγώ την ανέβασα στις τρεις Σεπτεμβρίου, έχω και το email που το επιβεβαιώνει. Τέλος πάντων, τη στέλνω πάλι. Λέει ότι πρέπει να απαντήσω μέχρι πέντε Οκτωβρίου. Να μου επιβεβαιώσουν ότι την πήραν και ότι η αίτηση της εγγραφής προχωράει. Α, και να βάλω και το email της επιβεβαίωσης.
Η τελική αίτηση:
ΑΙΤΗΣΗ
Επώνυμο: Παπαδοπούλου
Όνομα: Μαρία
Πατρώνυμο: Γεώργιος
Διεύθυνση: [Οδός, αριθμός, Τ.Κ., πόλη]
Τηλέφωνο: [ ]
Email: [ ]
ΘΕΜΑ: Βεβαίωση εργοδότη για εγγραφή σε δημοτικό παιδικό σταθμό,
αρ. πρωτ. 18452
[Πόλη], 28 Σεπτεμβρίου 2026
ΠΡΟΣ: Δήμο [ ]
Τμήμα Παιδικών Σταθμών
Σε απάντηση του εγγράφου σας με αρ. πρωτ. 18452 της 15ης Σεπτεμβρίου 2026,
σύμφωνα με το οποίο δεν έχει παραληφθεί η βεβαίωση του εργοδότη μου,
σας ενημερώνω ότι την υπέβαλα ηλεκτρονικά στις 3 Σεπτεμβρίου 2026 και έλαβα
επιβεβαίωση με email. Επειδή ίσως δεν έχει φτάσει στον φάκελό μου, την
επισυνάπτω ξανά.
Παρακαλώ να μου επιβεβαιώσετε την παραλαβή της και ότι η αίτηση εγγραφής
συνεχίζει να εξετάζεται. Το έγγραφό σας ορίζει προθεσμία απάντησης έως
τις 5 Οκτωβρίου 2026.
Συνημμένα:
1. Βεβαίωση εργοδότη
2. Email επιβεβαίωσης υποβολής της 3ης Σεπτεμβρίου 2026
Η αιτούσα
[Υπογραφή]
Μαρία Παπαδοπούλου
Τα λόγια σου είχαν όλα τα στοιχεία, αλλά σε λάθος σειρά και με γεμίσματα. Η αίτηση βάζει τον αριθμό πρωτοκόλλου στο θέμα, τα γεγονότα με τη σειρά, το αίτημα σε μία πρόταση και τα συνημμένα σε λίστα.
Γράψ’ την με τη φωνή σου στο Retexta
Αν σου είναι πιο εύκολο να εξηγήσεις την υπόθεσή σου προφορικά, το Retexta, εφαρμογή ομιλίας σε κείμενο και γραφής με AI για Android που λειτουργεί στο cloud, κάνει την εξήγησή σου επίσημο προσχέδιο. Τα μενού του είναι στα αγγλικά, οπότε γράφουμε τα κουμπιά όπως εμφανίζονται.
- Στην αρχική οθόνη άνοιξε More templates και διάλεξε Write to an institution.
- Στο Which institution? η Ελλάδα και η Κύπρος δεν είναι στη λίστα χωρών. Αν η εφαρμογή έχει ήδη προεπιλέξει άλλη χώρα, άλλαξέ τη σε Other country και διάλεξε το είδος του αιτήματος, για παράδειγμα Other public office request, ή κάποιο πιο συγκεκριμένο, όπως Driving licence ή University, admissions, or student office.
- Πες την υπόθεσή σου όπως θα την έλεγες σε φίλο: η υπηρεσία, ο αριθμός πρωτοκόλλου, τι έγινε, τι ζητάς.
- Το Retexta γράφει ένα προσχέδιο. Μπορείς να το αλλάξεις στη μορφή που ταιριάζει: Email, Letter, Short request ή Next steps. Στο Result language βάλε ελληνικά, και με ρυθμίσεις ύφους όπως Formal κρατάς το επίσημο ύφος.
- Έλεγξε το προσχέδιο γραμμή γραμμή πριν το στείλεις. Η εφαρμογή σημειώνει το αποτέλεσμα με «AI-generated. Check important details.» για καλό λόγο: ονόματα, ημερομηνίες και αριθμοί πρέπει να είναι σωστά. Τη μορφή των δύο στηλών του υποδείγματος τη στήνεις εσύ, αν τη θέλεις.
Το Write to an institution ανήκει στο Retexta Pro, όπως και η επιλογή Search the internet for current official information, που αντλεί από τρέχοντες επίσημους ιστότοπους όταν μετρούν τοπικοί κανόνες ή στοιχεία της υπηρεσίας. Το Retexta δεν «ξέρει» από μόνο του τις ελληνικές ή κυπριακές υπηρεσίες· τα στοιχεία τα δίνεις εσύ. Το Retexta δοκιμάζεται δωρεάν: ως νέος χρήστης παίρνεις μερικά δωρεάν αποτελέσματα Pro, για προβολή μέσα στην εφαρμογή. Για αντιγραφή, κοινοποίηση και εξαγωγή, όπως και για οτιδήποτε μετά τα δωρεάν αποτελέσματα, χρειάζεσαι το Retexta Pro ή πιστωτικές μονάδες.
Συνοδευτική επιστολή για θέση στο Δημόσιο
Όταν κάποιος ψάχνει «επιστολή» ή «συνοδευτική επιστολή» για το Δημόσιο, συχνά εννοεί αίτηση για θέση εργασίας, όχι επικοινωνία πολίτη με υπηρεσία. Εκεί το ύφος είναι το ίδιο επίσημο, αλλά η δομή άλλη: η θέση, η σχετική εμπειρία σου και γιατί ταιριάζεις. Τι ακριβώς πρέπει να υποβάλεις το γράφει η προκήρυξη.
Σχετικοί οδηγοί
Σου ήρθε φωνητικό μήνυμα για την υπόθεσή σου και το θέλεις πρώτα ως κείμενο; Δες φωνητικό μήνυμα WhatsApp σε κείμενο. Για email που υπαγορεύεις, δες πώς υπαγορεύεις email στο Android, και αν η υπηρεσία δεν απάντησε, πώς γράφεις email υπενθύμισης. Περισσότερα για την εφαρμογή: Retexta, ομιλία σε κείμενο για Android.
Πηγές
Ελέγχθηκε από τη FLAME Apps στις 28 Σεπτεμβρίου 2026. Αποσπάσματα φυλάσσονται στις σημειώσεις έρευνάς μας.
- gov.gr, Υπηρεσία ψηφιακών δηλώσεων (η εφαρμογή και οι όροι χρήσης της, όπως φορτώθηκαν στις 28/9/2026): Υπεύθυνη Δήλωση (άρθρο 8 Ν. 1599/1986), Εξουσιοδότηση, Αίτηση, τι χρειάζεσαι, παραλήπτης, κωδικός επαλήθευσης, έλεγχος ακρίβειας (άρθρο 8 παρ. 4 Ν. 1599/1986). Η ενημερωτική σελίδα του gov.gr για την έκδοση υπεύθυνης δήλωσης επέστρεψε σφάλμα πρόσβασης (403).
- ΔΥΠΑ, dypa.gov.gr (έλεγχος 25/9/2026).
- Κυβερνητική Πύλη Κύπρου, gov.cy (έλεγχος 25/9/2026): υπηρεσίες και σύνδεση CY Login.
- Προτάσεις αναζήτησης Bing και Google για «αίτηση», «υπεύθυνη δήλωση» και «επιστολή» (25/9/2026), στις σημειώσεις έρευνάς μας.
- Κώδικας της εφαρμογής Retexta (Android, έκδοση 2026.1.23): χώρες και εργασίες του Write to an institution, μορφές αποτελέσματος, αναζήτηση στο διαδίκτυο, πρόσβαση Retexta Pro (
AssistWorkflows.kt,SessionDetailScreen.kt,GoalFirstTaskHub.kt).
