Hyvä virallinen kirje viranomaiselle on lyhyt, asiallinen ja helppo käsitellä. Laita ylös omat tietosi ja viranomaisen nimi, sitten päiväys ja otsikko, jossa on asia ja viitenumero. Kerro ensimmäisessä kappaleessa, miksi kirjoitat, anna tosiasiat muutamalla lauseella, sano tarkasti, mitä pyydät ja millä perusteella, ja luettele liitteet. Hallintolain 16 § vaatii, että asiakirjasta käy ilmi, mitä asia koskee, ja että siinä on lähettäjän nimi ja tarvittavat yhteystiedot. Yksi sivu riittää yleensä.
Tietoa, ei oikeudellista neuvontaa
Tämä opas käsittelee rakennetta ja sävyä. Moniin asioihin liittyy määräaikoja ja muotovaatimuksia (tietty lomake, asiointipalvelu, oikaisuvaatimus). Saamasi kirje tai päätös tai viranomaisen oma verkkosivu kertoo, mitkä koskevat sinua. Hallintolain 8 §:n mukaan viranomaisen on annettava asiakkailleen neuvontaa, ja neuvonta on maksutonta: kysy siis viranomaiselta, jos olet epävarma.
Mitä laki sanoo viranomaiselle kirjoittamisesta
Hallintolaki (434/2003) koskee useimpia viranomaisia. Kirjoittajalle tärkeimmät kohdat:
| Pykälä | Mitä se sanoo |
|---|---|
| 8 § Neuvonta | Viranomaisen on annettava hallintoasian hoitamiseen liittyvää neuvontaa. Neuvonta on maksutonta. |
| 16 § Asiakirjan sisältö | Asiakirjasta on käytävä ilmi, mitä asia koskee. Siinä on mainittava lähettäjän nimi ja tarvittavat yhteystiedot. |
| 17 § Lähettäjän vastuu | Asiakirja toimitetaan viranomaisen asiointiosoitteeseen lähettäjän omalla vastuulla. Määräajassa perille saaminen on lähettäjän vastuulla. |
| 19 § Vireillepano | Asia pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla vaatimukset perusteineen. |
| 22 § Täydentäminen | Puutteellisen asiakirjan lähettäjää kehotetaan täydentämään sitä. Allekirjoitusta ei tarvita, jos lähettäjän tiedot ovat mukana eikä alkuperäisyyttä ole syytä epäillä. |
| 23 § Viivytyksettömyys | Asia on käsiteltävä ilman aiheetonta viivytystä. Pyynnöstä viranomaisen on arvioitava, milloin päätös annetaan. |
Kaksikielisessä Suomessa myös kieli on oikeus: kielilain 10 §:n mukaan valtion viranomaisessa sekä kaksikielisessä kunnallisessa ja hyvinvointialueen viranomaisessa jokaisella on oikeus käyttää suomea tai ruotsia.
Virallisen kirjeen muotoilu yhdellä silmäyksellä
| Osa | Mitä siihen tulee |
|---|---|
| Lähettäjä | Koko nimi, osoite, puhelinnumero tai sähköposti |
| Paikka ja päiväys | Esimerkiksi ”Tampereella 26.9.2026” |
| Vastaanottaja | Viranomaisen nimi, yksikkö ja osoite |
| Otsikko | Mistä on kyse, sekä diaarinumero, hakemusnumero tai muu viite |
| Johdanto | Yksi tai kaksi lausetta: miksi kirjoitat, mihin kirjeeseen vastaat |
| Tosiasiat | Mitä tapahtui, päivämäärineen, tapahtumajärjestyksessä |
| Pyyntö | Mitä haluat viranomaisen tekevän ja millä perusteella |
| Lopetus | ”Ystävällisin terveisin” ja nimesi |
| Liitteet | Luettelo jokaisesta liitteestä |
Suomalaisissa virallisissa kirjeissä tervehdys jätetään usein pois tai kirjoitetaan neutraalisti (”Hyvä vastaanottaja”). Otsikko kertoo asian, eikä johdannon tarvitse olla pitkä.
Virallinen kirjepohja kopioitavaksi
Korvaa hakasulkeissa olevat kohdat. Poista rivit, joita et tarvitse.
[Koko nimesi]
[Katuosoite]
[Postinumero ja postitoimipaikka]
[Puhelinnumero] | [Sähköposti]
[Paikkakunnalla] [pp.kk.vvvv]
[Viranomaisen nimi]
[Yksikkö]
[Osoite]
[ASIA], [diaarinumero, hakemusnumero tai muu viite]
Viittaan [kirjeeseenne pp.kk.vvvv / hakemukseeni pp.kk.vvvv / asiaani].
[Tosiasiat kahdella tai neljällä lauseella: mitä tapahtui, milloin ja mitä olet jo tehnyt.]
Pyydän, että [selkeä pyyntö], koska [peruste]. [Jos on määräaika: Kirjeenne mukaan vastaus pyydetään pp.kk.vvvv mennessä.]
Tavoitatte minut tarvittaessa numerosta [puhelinnumero] tai osoitteesta [sähköposti].
Ystävällisin terveisin
[Nimi]
Liitteet
1. [Asiakirja]
2. [Asiakirja]
Tarkistuslista
- Viite. Mainitse diaarinumero, hakemusnumero tai muu tunniste saamastasi kirjeestä. Sen avulla viranomainen löytää asiasi nopeimmin.
- Kirje, johon vastaat. Mainitse sen päiväys ja mahdollinen tunniste.
- Päivämäärät. Milloin asiat tapahtuivat, milloin lähetit jotain ja mikä on määräaika.
- Vaatimus ja perustelu. Hallintolain 19 § puhuu vaatimuksista perusteineen: sano, mitä haluat ja miksi.
- Yksi asia kirjettä kohden. Kahdesta erillisestä asiasta kannattaa kirjoittaa kaksi kirjettä.
- Liitteet. Luettele jokainen liite. Lähetä kopiot ja säilytä alkuperäiset, ellei viranomainen pyydä alkuperäisiä.
- Oma kopio. Säilytä kirje, liitteet ja tieto lähettämisestä. Määräajassa perille saaminen on hallintolain 17 §:n mukaan lähettäjän vastuulla.
Missä kirje lähetetään: OmaKela, OmaVero ja Suomi.fi-viestit
Monet viranomaiset ottavat viestit vastaan omassa asiointipalvelussaan. Jos saamasi kirje kertoo, miten vastata, noudata sitä. Esimerkkejä:
- Kela, OmaKela: Kelan mukaan OmaKelassa voit muun muassa hakea tukia, lähettää liitteitä, lukea päätökset, ilmoittaa muutoksista sekä lähettää ja lukea viestejä. OmaKelaa voi käyttää suomeksi, ruotsiksi ja saameksi.
- Verohallinto, OmaVero: Verohallinnon sivun mukaan veroasiat hoidetaan OmaVerossa.
- Suomi.fi-viestit: Digi- ja väestötietoviraston palvelussa voit lukea eri viranomaisilta saamiasi sähköisiä viestejä ja asiakirjoja.
Jos kirjoitat ensimmäistä kertaa, ota osoite tai asiointikanava viranomaisen omalta verkkosivulta, ei hakumainoksesta tai kolmannen osapuolen sivulta. Jos viestissä on arkaluonteisia tietoja, käytä mieluummin viranomaisen asiointipalvelua kuin tavallista sähköpostia.
Esimerkki: sanellusta muistiinpanosta valmis viesti
Kirjoitimme tämän esimerkin itse havainnollistamaan ideaa. Nimet, numerot ja tilanne ovat keksittyjä, eikä kyse ole oikeasta sovelluksen tuloksesta.
Mitä saatat sanoa ääneen:
Okei, mun pitää vastata Kelalle. Ne lähetti kirjeen 10. syyskuuta, siinä on hakemuksen numero 2026-04417, ja siinä sanotaan että ne ei oo saanut mun palkkatodistuksia. Mut mä lähetin ne, mä latasin ne OmaKelaan 28. elokuuta, mulla on siitä kuittaus. No, mä lähetän ne uudestaan, kolme viimeistä palkkalaskelmaa, kesä, heinä ja elokuu. Kirjeen mukaan pitää vastata ennen 1. lokakuuta. Voisko ne vahvistaa että ne sai ne ja että hakemus on edelleen käsittelyssä. Ja mä liitän sen latauskuittauksen myös.
Valmis viesti:
Maria Santala
[Katuosoite]
[Postinumero ja postitoimipaikka]
[Puhelinnumero] | [Sähköposti]
Tampereella 26.9.2026
Kela
Tuloselvitys, hakemus 2026-04417
Viittaan kirjeeseenne 10.9.2026, jonka mukaan tuloselvitykseni ei ole saapunut.
Latasin palkkalaskelmat OmaKelaan 28.8.2026 ja sain siitä kuittauksen. Koska ne eivät ilmeisesti ole tulleet asiani käsittelyyn, liitän ne uudelleen.
Pyydän vahvistusta siitä, että liitteet on vastaanotettu ja että hakemukseni on edelleen käsittelyssä. Kirjeenne mukaan vastaus pyydetään 1.10.2026 mennessä.
Ystävällisin terveisin
Maria Santala
Liitteet
1. Palkkalaskelmat kesä-, heinä- ja elokuulta 2026
2. OmaKelan latauskuittaus 28.8.2026
Sanelussa olivat kaikki tosiasiat, mutta väärässä järjestyksessä ja puhekielellä. Viestissä viite on otsikossa, tosiasiat järjestyksessä, pyyntö yhdessä lauseessa ja liitteet luettelona. Kelalle tällainen viesti lähetettäisiin OmaKelassa liitteineen.
Kirjoita puheella Retextan avulla
Jos sinun on helpompi selittää tilanteesi ääneen, Retexta, pilvessä toimiva Android-sovellus, joka muuttaa puheen tekstiksi ja kirjoittaa tekoälyn avulla, voi tehdä selityksestä virallisen luonnoksen. Sen valikot ovat englanniksi, suomenkielistä käyttöliittymää ei ole.
- Avaa aloitusnäytöllä More templates ja valitse Write to an institution.
- Valitse kohdassa Which institution? maa ja pyynnön tyyppi. Suomi ei ole Retextan maalistalla, joten valitse Other country ja sitten lähin tehtävä, esimerkiksi Other public office request. Sovellus saattaa esivalita toisen maan (koodin perusteella suomalaisella puhelimella todennäköisesti Saksan, laitteella ei tarkistettu), joten tarkista valinta.
- Kerro tilanteesi kuin selittäisit sen ystävälle: viranomainen, viitenumero, mitä tapahtui, mitä haluat.
- Retexta kirjoittaa luonnoksen. Voit vaihtaa sen sopivaan muotoon: Email, Letter, Short request tai Next steps. Aseta Result language suomeksi tai ruotsiksi sen mukaan, kummalla kielellä asioit. Sävyn säädöt, kuten Formal, määräävät tyylin.
- Tarkista luonnos rivi riviltä ennen lähettämistä. Sovellus merkitsee tuloksen tekstillä ”AI-generated. Check important details.” syystä: nimien, päivämäärien ja numeroiden on oltava oikein. Retexta ei tunne suomalaisten viranomaisten omia käytäntöjä, joten tarkista kanava ja määräajat viranomaiselta.
Write to an institution kuuluu Retexta Prohon, samoin valinta Search the internet for current official information, joka käyttää ajantasaisia virallisia verkkosivuja, kun paikalliset säännöt tai viraston tiedot ovat tärkeitä. Retextaa voi kokeilla ilmaiseksi: uutena käyttäjänä saat muutaman ilmaisen Pro-tuloksen katseltavaksi sovelluksessa. Kopiointi, jakaminen ja vienti vaativat Retexta Pron tai krediittejä, samoin kaikki ilmaisten tulosten jälkeen.
Työhakemus ei ole virallinen kirje viranomaiselle
Haku ”virallinen kirje” tuo esiin myös työhakemuksia ja suosituskirjeitä. Niissä on sama kohtelias ja asiallinen tyyli, mutta eri rakenne: haettava tehtävä, kokemuksesi ja miksi sovit siihen. Katso työpaikkailmoituksesta, mitä hakijalta pyydetään.
Lue myös
Tuliko paperiasioista ääniviesti, jonka tarvitset ensin tekstinä? Katso WhatsApp ääniviesti tekstiksi. Sähköpostin sanelusta kerrotaan oppaassa sähköpostin sanelu. Lisää sovelluksesta: Retexta, puhe tekstiksi Androidille.
Lähteet
Tarkistanut FLAME Apps 26.9.2026.
- Finlex, Hallintolaki 434/2003, 8, 16, 17, 19, 22 ja 23 §.
- Finlex, Kielilaki 423/2003, 10 §.
- Kela, Asiointipalvelu OmaKela: mitä OmaKelassa voi tehdä, asiointikielet.
- Verohallinto, OmaVero.
- Suomi.fi, Viestit: viranomaisten sähköiset viestit, palvelusta vastaa Digi- ja väestötietovirasto.
- Retextan sovelluskoodi (Android, versio 2026.1.23): maalista ilman Suomea (
AssistWorkflows.kt), maan arvaus (InstitutionCountryDetection.kt), tulosmuodot ja Retexta Pron ominaisuudet.
