Surat rasmi yang baik kepada jabatan kerajaan pendek, berfakta dan mudah diambil tindakan. Letakkan alamat anda, tarikh dan alamat penerima di atas, kemudian panggilan hormat (“Tuan/Puan,”) dan tajuk surat dalam huruf besar. Perenggan pertama menyatakan tujuan surat dan tidak dinomborkan; perenggan seterusnya dinomborkan 2., 3. dan seterusnya. Nyatakan fakta, apa yang anda mohon, dan tutup dengan “Sekian, terima kasih.” serta “Yang benar,”, tandatangan dan nama penuh. Satu muka surat biasanya cukup.
Maklumat, bukan nasihat undang-undang
Halaman ini tentang struktur dan nada. Banyak urusan ada tarikh akhir dan cara tertentu untuk menjawab (borang khas, portal dalam talian, janji temu). Surat yang anda terima, atau laman web rasmi jabatan, menyatakan apa yang terpakai. Untuk soalan undang-undang atau cukai, rujuk jabatan itu sendiri atau pihak profesional.
Format surat rasmi secara ringkas
Susunan di bawah mengikut elemen surat rasmi dalam garis panduan penulisan surat rasmi Universiti Teknologi Malaysia (UTM, 2017), yang menyatakan formatnya sama dengan format surat rasmi kerajaan, dan merujuk kepada panduan MAMPU serta Arkib Negara. Garis panduan itu ditulis untuk kakitangan; untuk surat daripada orang awam, bahagian yang sama terpakai kecuali kepala surat dan slogan jabatan.
| Bahagian | Isi |
|---|---|
| Alamat pengirim | Nama penuh, alamat, nombor telefon, e-mel |
| Rujukan | Jika anda membalas surat jabatan: “Rujukan Tuan:” diikuti nombor rujukan pada surat itu |
| Tarikh | Tarikh surat dihantar |
| Alamat penerima | Gelaran rasmi jawatan ketua jabatan (contohnya Pengarah), nama jabatan dan alamat rasmi |
| Untuk perhatian | Jika anda tahu pegawai yang mengendalikan urusan anda: “(u.p.: [nama pegawai])” |
| Panggilan hormat | “Tuan,” “Puan,” atau “Tuan/Puan,” |
| Tajuk surat | Huruf besar, tebal, menyatakan perkara dengan jelas |
| Perenggan pertama | Tujuan surat, tanpa nombor |
| Perenggan 2, 3, … | Fakta, permohonan, lampiran; dinomborkan berturutan |
| Penutup | “Sekian, terima kasih.” |
| Tandatangan | “Yang benar,” tandatangan, kemudian (NAMA PENUH) dalam huruf besar |
| Lampiran | Senarai setiap dokumen yang disertakan |
Templat surat rasmi untuk disalin
Gantikan semua dalam kurungan segi empat. Padam baris yang tidak perlu.
[Nama penuh]
[Alamat]
[Poskod, bandar, negeri]
[No. telefon] | [E-mel]
Rujukan Tuan: [nombor rujukan pada surat jabatan, jika ada]
Tarikh: [tarikh]
[Gelaran rasmi jawatan, contohnya Pengarah]
[Nama jabatan atau agensi]
[Alamat rasmi]
(u.p.: [nama pegawai, jika diketahui])
Tuan/Puan,
[TAJUK SURAT DALAM HURUF BESAR]
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas [dan surat tuan bertarikh ... ].
2. [Fakta dalam dua hingga empat ayat: apa yang berlaku, bila, dan apa yang telah anda lakukan.]
3. Sehubungan itu, saya memohon jasa baik pihak tuan untuk [permohonan yang jelas]. [Jika ada tarikh akhir: Surat tuan meminta maklum balas sebelum [tarikh].]
4. Bersama-sama ini saya sertakan [senarai ringkas lampiran]. Saya boleh dihubungi di [telefon atau e-mel] jika maklumat lanjut diperlukan.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[tandatangan]
([NAMA PENUH DALAM HURUF BESAR])
No. Kad Pengenalan: [jika perlu untuk urusan anda]
Lampiran:
1. [dokumen]
2. [dokumen]
Panggilan hormat: Tuan/Puan, YB dan bergelar
- Kepada jabatan atau agensi: garis panduan UTM menyatakan surat kepada jabatan atau agensi kerajaan dimulakan dengan “Tuan”, “Puan” atau “Tuan/Puan”.
- Kepada ketua jabatan yang bergelar: didahului dengan kata hormat dan gelaran, contohnya “YBhg. Datuk”.
- Kepada wakil rakyat (surat rasmi kepada YB): panggilan hormat untuk Ahli Dewan Rakyat ialah “YB” diikuti nama, atau “YB Datuk” diikuti nama jika bergelar. Dalam surat, mulakan dengan kata hormat, contohnya “Yang Berhormat Datuk,”.
Kata hormat dan gelaran mengikut Surat Pekeliling Perkhidmatan JPA Bilangan 4 Tahun 2014 tentang panggilan hormat, seperti yang dirujuk dalam garis panduan UTM. Jika tidak pasti gelaran seseorang, gunakan gelaran rasmi jawatan (contohnya “Pengarah”) dan “Tuan/Puan,”.
Apa yang perlu ada (senarai semak)
- Nombor rujukan anda. Nyatakan nombor rujukan, fail atau akaun daripada surat yang anda terima. Itu cara paling cepat untuk pejabat mencari fail anda.
- Surat yang anda balas. Sebut tarikhnya dan nombor rujukannya.
- Tarikh. Bila perkara berlaku, bila anda menghantar sesuatu, dan tarikh akhir yang diberi.
- Satu permohonan bagi setiap surat. Jika ada dua perkara yang tidak berkaitan, tulis dua surat.
- Lampiran. Senaraikan setiap dokumen supaya jabatan boleh menyemak tiada yang tertinggal. Hantar salinan, simpan dokumen asal.
- Tandatangan. Pada surat bercetak, tandatangan di atas nama penuh anda.
- Salinan untuk diri sendiri. Simpan surat, lampiran dan bukti penghantaran (contohnya resit pos berdaftar atau e-mel yang dihantar).
Nada: rasmi, sopan, spesifik
- Gunakan ayat penuh yang pendek dan bahasa baku, bukan bahasa pasar atau singkatan tidak rasmi.
- Kekal berfakta walaupun anda kecewa. Terangkan apa yang berlaku, bukan perasaan anda.
- Nyatakan apa yang anda mahu. “Mohon pengesahan bahawa dokumen saya telah diterima” lebih mudah diambil tindakan daripada “Saya harap perkara ini dapat diselesaikan.”
- Elakkan cerita latar yang panjang.
Cara mencari alamat yang betul
Gunakan alamat yang tercetak pada surat yang anda terima. Jika anda menulis dahulu, ambil alamat daripada laman web rasmi jabatan (biasanya berakhir dengan .gov.my), bukan daripada iklan carian atau laman pihak ketiga. Portal rasmi kerajaan, MyGovernment, ada Direktori Agensi. Sebagai contoh, laman rasmi Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN) ialah hasil.gov.my. Sesetengah jabatan lebih suka urusan melalui portal, e-mel atau janji temu; ikut saluran yang dinyatakan dalam surat atau di laman web mereka.
Contoh: daripada nota suara kepada surat siap
Contoh ini ditulis oleh kami untuk menunjukkan idea. Nama, nombor dan majlis adalah rekaan, dan ini bukan hasil sebenar aplikasi.
Apa yang mungkin anda sebut:
Okey, saya nak tulis surat kepada majlis perbandaran pasal longkang tersumbat depan rumah. Dah buat aduan dalam talian 2 September, nombor aduan MPSI-2026-08812, tapi sampai sekarang tak ada orang datang. Bila hujan air naik sampai ke pagar, dah tiga kali minggu ni. Saya ada gambar. Minta mereka hantar orang periksa dan bersihkan, dan bagi tahu bila. Alamat Lot 12, Jalan Kenanga 4, Taman Seri Indah.
Surat siap:
Ahmad Faiz bin Rosli
Lot 12, Jalan Kenanga 4
Taman Seri Indah
[Poskod, bandar, negeri]
[No. telefon] | [E-mel]
Tarikh: 25 September 2026
Yang Dipertua
Majlis Perbandaran Seri Indah
[Alamat rasmi]
Tuan/Puan,
ADUAN LONGKANG TERSUMBAT DI HADAPAN LOT 12, JALAN KENANGA 4, TAMAN SERI INDAH (NO. ADUAN MPSI-2026-08812)
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan aduan dalam talian yang saya buat pada 2 September 2026.
2. Sehingga hari ini, tiada pemeriksaan dibuat. Longkang di hadapan rumah saya masih tersumbat, dan setiap kali hujan lebat, air naik sehingga ke pagar. Keadaan ini berlaku tiga kali dalam minggu ini.
3. Sehubungan itu, saya memohon jasa baik pihak tuan untuk menghantar pegawai bagi memeriksa dan membersihkan longkang tersebut, serta memaklumkan tarikh tindakan akan diambil.
4. Bersama-sama ini saya sertakan gambar keadaan longkang untuk rujukan tuan.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[tandatangan]
(AHMAD FAIZ BIN ROSLI)
Lampiran:
1. Gambar longkang tersumbat (3 keping), diambil pada 22 hingga 24 September 2026
2. Salinan pengesahan aduan dalam talian bertarikh 2 September 2026
Nota suara itu ada semua fakta, dalam susunan yang salah dan bercampur. Surat meletakkan nombor aduan dalam tajuk, fakta mengikut susunan, permohonan dalam satu perenggan dan lampiran dalam senarai.
Tulis dengan suara menggunakan Retexta
Jika anda lebih mudah menerangkan situasi secara lisan, Retexta, aplikasi Android yang menukar suara ke teks di awan dan menulis dengan AI, boleh menukar penerangan itu kepada draf rasmi. Menu Retexta dalam bahasa Inggeris, jadi label di bawah ditulis seperti yang tertera.
- Di skrin utama, buka More templates dan pilih Write to an institution.
- Di bawah Which institution?, pilih negara dan jenis permohonan. Malaysia tiada dalam senarai negara aplikasi, jadi pilih Other country. Semak pilihan ini sebelum meneruskan, kerana aplikasi mungkin memilih negara lain secara automatik.
- Sebut situasi anda seperti menerangkannya kepada kawan: jabatan, nombor rujukan, apa yang berlaku, apa yang anda mahu.
- Retexta menulis draf. Anda boleh menukarnya kepada format yang sesuai: Email, Letter, Short request atau Next steps. Tetapkan Result language kepada bahasa Melayu jika perlu, dan gunakan nada seperti Formal.
- Semak draf baris demi baris. Pastikan format Malaysia di atas dipatuhi (Tuan/Puan, tajuk huruf besar, perenggan bernombor, “Sekian, terima kasih.”), kerana aplikasi tidak mempunyai templat khusus untuk jabatan di Malaysia. Aplikasi menandakan hasil dengan “AI-generated. Check important details.”: nama, tarikh dan nombor mesti betul.
Write to an institution ialah sebahagian daripada Retexta Pro, begitu juga pilihan Search the internet for current official information, yang menggunakan laman web rasmi semasa apabila maklumat jabatan penting. Retexta percuma untuk dicuba: pengguna baharu mendapat beberapa hasil Pro percuma untuk dilihat dalam aplikasi. Untuk menyalin, berkongsi dan mengeksport, serta untuk semua selepas hasil percuma itu, anda perlukan Retexta Pro atau kredit.
Baca seterusnya
Ada mesej suara tentang urusan anda dan perlu dijadikan teks dahulu? Lihat cara tukar mesej suara WhatsApp kepada teks. Surat anda belum berjawab? Lihat cara tulis e-mel susulan. Maklumat lanjut tentang aplikasi: Retexta, suara ke teks untuk Android.
Sumber
Disemak oleh FLAME Apps pada 25 September 2026.
- Universiti Teknologi Malaysia, Pejabat Pendaftar, Garis Panduan Penulisan dan Pengurusan Surat Rasmi UTM (PDF, Edisi Pertama 2017): elemen dan susunan surat rasmi, panggilan hormat kepada agensi kerajaan, tajuk huruf besar, penomboran perenggan, “Sekian, terima kasih.” dan “Yang benar,”, untuk perhatian (u.p.), panggilan hormat YB; rujukan kepada panduan MAMPU (Arahan Pentadbiran Bil. 5 Tahun 2014) dan Surat Pekeliling Perkhidmatan JPA Bil. 4 Tahun 2014. Panduan MAMPU dan JPA itu sendiri tidak kami baca.
- MyGovernment, Portal Rasmi Kerajaan Malaysia: Direktori Agensi.
- Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia: laman rasmi.
- Retexta: nama matlamat dan templat hasil, senarai negara institusi tanpa Malaysia (
AssistWorkflows.kt), dan pelan seperti dalam aplikasi (menu bahasa Inggeris) dan di Google Play.
