Добре звернення коротке, по суті й таке, що з ним одразу зрозуміло, що робити. Вкажіть, до кого звертаєтеся, хто ви і куди надіслати відповідь, потім у першому абзаці поясніть, чому пишете, коротко викладіть факти, чітко сформулюйте прохання, перелічіть додатки, поставте дату й підпис. Закон України «Про звернення громадян» вимагає, щоб у зверненні були ваші прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, суть питання та прохання чи вимога, а письмове звернення було підписане з датою. Здебільшого вистачає однієї сторінки.
Інформація, а не юридична консультація
Ця стаття про структуру й тон звернення. Для окремих справ діють свої строки, бланки й способи подання (онлайн-сервіс, особистий прийом, спеціальна форма). Лист, який ви отримали, або офіційний сайт установи скаже, що з цього стосується вас. З юридичних питань звертайтеся до самої установи, до служби правничої допомоги або до юриста.
Що вимагає закон
Основні правила взято із Закону України «Про звернення громадян» від 2 жовтня 1996 року № 393/96-ВР (текст перевірено на сайті Верховної Ради 26 вересня 2026 року).
| Правило | Що каже закон |
|---|---|
| Види звернень (ст. 3) | Пропозиція (зауваження), заява (клопотання), скарга |
| Кому (ст. 5) | Органу, установі чи посадовій особі, до повноважень яких належить ваше питання |
| Обов’язкові дані (ст. 5) | Прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, суть питання, прохання чи вимога |
| Підпис (ст. 5) | Письмове звернення підписують із зазначенням дати |
| Електронне звернення (ст. 5) | Додатково електронна адреса або інші засоби зв’язку; кваліфікований електронний підпис не вимагається |
| Неповне звернення (ст. 5) | Повертають з роз’ясненнями не пізніше ніж через 10 днів |
| Не той адресат (ст. 7) | Звернення пересилають за належністю не пізніше ніж за 5 днів і повідомляють вас |
| Анонімне (ст. 8) | Без місця проживання, без підпису або без можливості встановити автора не розглядається |
| Строк (ст. 20) | До 1 місяця; без додаткового вивчення не пізніше 15 днів; загалом не більше 45 днів |
| Плата (ст. 21) | Звернення розглядають безоплатно |
Заява, скарга чи пропозиція: що вибрати
- Заява (клопотання): ви просите допомогти реалізувати ваше право чи повідомляєте про порушення або недоліки. Наприклад, просите полагодити освітлення у дворі.
- Скарга: ви вимагаєте поновити права, які порушили дії, бездіяльність чи рішення органу або посадової особи. Наприклад, вам не відповіли у встановлений строк.
- Пропозиція (зауваження): ви радите, як покращити роботу органу чи умови життя.
Назва документа («ЗАЯВА», «СКАРГА», «ЗВЕРНЕННЯ») допомагає адресатові, але головне, щоб із тексту було ясно, чого ви хочете.
Структура звернення
| Частина | Що в ній пишуть |
|---|---|
| Адресат | Повна назва органу або посада й прізвище посадової особи, адреса |
| Відправник | Ваші прізвище, ім’я, по батькові, адреса місця проживання, телефон, e-mail |
| Назва документа | ЗАЯВА, СКАРГА або ЗВЕРНЕННЯ |
| Вступ | Одне-два речення: про що йдеться і на який лист ви відповідаєте (дата й номер) |
| Факти | Що сталося, з датами, по порядку |
| Прохання | Чого саме ви просите, одним чітким реченням, що починається з «Прошу» |
| Додатки | Пронумерований перелік документів |
| Дата й підпис | Дата, підпис, ініціали й прізвище |
Зразок звернення для копіювання
Замініть усе у квадратних дужках. Зайві рядки видаліть.
[Повна назва органу]
[Адреса органу]
[Прізвище, ім'я, по батькові]
[Адреса місця проживання]
[Телефон], [e-mail]
ЗАЯВА
Я звертаюся щодо [суть питання / вашого листа від [дата] № [номер]].
[Факти у двох-чотирьох реченнях: що сталося, коли і що ви вже зробили.]
Прошу [чітке прохання].
[Якщо є строк: У вашому листі зазначено строк відповіді до [дата].]
Відповідь прошу надіслати [поштою на адресу вище / на e-mail].
Додатки:
1. [Документ]
2. [Документ]
[Дата] [підпис] [Ініціали, прізвище]
Контрольний список
- Правильний адресат. Звертайтеся до органу, який вирішує саме ваше питання. Якщо помилитеся, закон вимагає переслати звернення за належністю, але це забере час.
- Номер справи чи листа. Якщо ви відповідаєте на лист, вкажіть його дату й номер.
- Дати. Коли щось сталося, коли ви щось подавали, який строк вам дали.
- Одне питання в одному зверненні. Дві непов’язані справи краще подати окремо.
- Додатки. Перелічіть кожен документ. Подавайте копії, оригінали залишайте в себе, якщо їх не вимагають окремо.
- Підпис і дата. Без підпису письмове звернення вважають анонімним.
- Копія для себе. Збережіть звернення, додатки й підтвердження відправлення.
Тон: офіційний, ввічливий, конкретний
- Пишіть повними, короткими реченнями.
- Тримайтеся фактів, навіть якщо ви роздратовані. Описуйте, що сталося, а не які це викликало емоції.
- Кажіть, чого хочете. «Прошу повідомити, чи отримано мої документи» легше виконати, ніж «сподіваюся, це якось вирішиться».
- Уникайте сленгу, скорочень, зрозумілих лише вам, і довгих передісторій.
Як подати звернення
За статтею 5 закону письмове звернення можна надіслати поштою, передати особисто чи через уповноважену особу або надіслати через інтернет чи засоби електронного зв’язку. Усне звернення можна викласти на особистому прийомі або через визначені контактні центри й «гарячі лінії». Адресу беріть з листа, який ви отримали, або з офіційного сайту органу, а не з реклами в пошуку чи сторонніх сайтів.
Приклад: від голосової нотатки до готового звернення
Приклад написали ми, щоб показати принцип. Імена, адреси й установа вигадані, і це не справжній результат застосунку.
Що ви могли б сказати вголос:
Так, треба написати в міськраду, в управління житлово-комунального господарства. У нашому дворі на вулиці Садовій, дванадцять, уже місяць не горять два ліхтарі біля дитячого майданчика. Я дзвонила на гарячу лінію двадцятого серпня, мені дали номер заявки, сорок сім, дев'ятнадцять, дев'яносто два, і нічого не змінилося. Ввечері там темно, діти ходять зі школи. Хочу, щоб полагодили і повідомили, коли. Додам фото.
Готове звернення:
Управління житлово-комунального господарства
[Назва] міської ради
[Адреса]
Петренко Олена Миколаївна
вул. Садова, 12, кв. [ ], м. [ ]
[Телефон], [e-mail]
ЗАЯВА
Я звертаюся щодо несправного вуличного освітлення у дворі будинку № 12 на вул. Садовій.
Щонайменше з 20 серпня 2026 року не працюють два ліхтарі біля дитячого майданчика. Того ж дня я повідомила про це на гарячу лінію, номер заявки 47-19-92. Станом на сьогодні ліхтарі не полагоджено. Увечері територія не освітлена, а нею щодня ходять діти.
Прошу відремонтувати освітлення біля дитячого майданчика та повідомити мене про строки виконання робіт.
Відповідь прошу надіслати на e-mail, зазначений вище.
Додатки:
1. Фото несправних ліхтарів, 2 арк.
26.09.2026 [підпис] О. М. Петренко
У голосовій нотатці були всі факти, але в неправильному порядку й з зайвими словами. Звернення ставить адресата й відправника на початок, факти по порядку, прохання одним реченням, а додатки списком.
Перевірте факти в прикладі
У нотатці сказано «вже місяць», а в зверненні стоїть «щонайменше з 20 серпня», тобто дата дзвінка на гарячу лінію. Саме такі формулювання ШІ може вибудувати сам. Перед підписом звірте кожну дату й номер з тим, що ви знаєте напевно.
Надиктувати звернення в Retexta
Якщо вам легше пояснити ситуацію вголос, Retexta, хмарний застосунок для Android, який перетворює голос на текст і пише тексти за допомогою ШІ, зробить з розповіді офіційну чернетку. Меню англійською, української версії інтерфейсу немає, тому назви кнопок наводимо англійською.
- На стартовому екрані відкрийте More templates і виберіть Write to an institution.
- У розділі Which institution? виберіть країну й тип запиту. України в списку країн немає: виберіть Other country. Перевірте, яку країну вибрано заздалегідь, і за потреби змініть її.
- Розкажіть про ситуацію так, як розповіли б знайомому: яка установа, номер листа чи заявки, що сталося, чого ви хочете. Якщо важливі місто чи конкретна установа, назвіть їх.
- Retexta напише чернетку. Формат можна змінити: Email, Letter, Short request або Next steps. Result language задає мову листа, а тон, наприклад Formal, задає стиль.
- Перечитайте чернетку рядок за рядком. Застосунок не дарма позначає результат написом «AI-generated. Check important details.»: імена, дати й номери мають бути правильними. З Other country Retexta не знає місцевих бланків і правил, тож звірте вимоги із законом і сайтом установи.
Якщо ви живете в Німеччині, Австрії, Нідерландах чи іншій країні зі списку: у списку є Germany, Austria, Switzerland, Netherlands, Belgium, France, Spain, Italy, Portugal, Ireland і United Kingdom. Можна розповісти ситуацію українською, вибрати свою країну, а в Result language вказати мову установи. Для Німеччини в застосунку є готові типи запитів, наприклад Register residence (Anmeldung), Residence permit or immigration office, Kindergeld or Familienkasse, Agentur für Arbeit or unemployment support і General bureaucracy letter.
Write to an institution входить до Retexta Pro, як і опція Search the internet for current official information, яка використовує актуальні офіційні сайти, коли важливі місцеві правила чи дані установи. Retexta можна спробувати безкоштовно: нові користувачі отримують кілька безкоштовних результатів Pro для перегляду в застосунку. Копіювання, надсилання й експорт, а також усе після безкоштовних результатів потребують Retexta Pro або кредитів.
Заява на роботі: це інше
Запити на кшталт «заява на відпустку зразок» чи «заява за свій рахунок» стосуються заяв роботодавцю, а не звернень до органів влади. Такі заяви пишуть за правилами й бланками вашої організації; запитайте їх у відділі кадрів.
Читайте також
Отримали голосове про ваші документи й спершу треба перетворити його на текст? Див. голосове повідомлення WhatsApp у текст. Відповіді немає? Як написати лист-нагадування. Більше про застосунок: Retexta, голос у текст для Android.
Джерела
Перевірено FLAME Apps 26 вересня 2026 року.
- Законодавство України, Закон України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 № 393/96-ВР (чинна редакція на дату перевірки): статті 3, 5, 7, 8, 20, 21, 22.
- Retexta: цілі, список країн, типи запитів для Німеччини й тарифи так, як їх показано в застосунку (версія 2026.1.23,
AssistWorkflows.kt, рядки застосунку) та в Google Play.
