رسالة الرد الآلي (رسالة «خارج المكتب») تقول أربعة أشياء: أنك غير موجود، وتاريخ عودتك، وهل ستطّلع على البريد في الأثناء، ومن يتواصل معه الناس إذا كان الأمر لا يحتمل الانتظار. ذكر السبب اختياري، وتكفي بضعة أسطر. انسخ أحد النماذج أدناه، واكتب تواريخك وبيانات البديل، ثم فعّل الرد في Gmail أو Outlook أو Teams.
| اكتب | مثال |
|---|---|
| أنك غير موجود | «أنا خارج المكتب» |
| حتى متى | «حتى يوم الأحد 11 أكتوبر» (يوم عودتك) |
| هل تقرأ البريد | «دون إمكانية الاطلاع على البريد» أو «أطّلع على البريد من وقت لآخر» |
| من يتواصلون معه | «للأمور العاجلة: سامي خليل، sami.khalil@example.com» |
| اختياري | السبب (إجازة، مؤتمر، إجازة طويلة)، ولغة ثانية |
نموذج رسالة الرد الآلي
انسخ هذا النموذج واستبدل كل ما بين القوسين المعقوفين.
الموضوع: خارج المكتب حتى [التاريخ]
مرحبًا،
شكرًا على رسالتك.
أنا خارج المكتب حتى [اليوم والتاريخ]، و[أطّلع على البريد بشكل محدود / لن أطّلع على البريد].
للأمور العاجلة، يرجى التواصل مع [الاسم] على [البريد] أو [رقم الهاتف].
وفيما عدا ذلك، سأرد على رسالتك فور عودتي.
مع التحية،
[اسمك]
نسخة قصيرة
شكرًا على رسالتك.
أنا خارج المكتب حتى [التاريخ]، وسأرد عند عودتي.
للأمور العاجلة: [الاسم]، [البريد].
إجازة
مرحبًا،
شكرًا على رسالتك.
أنا في إجازة حتى [التاريخ]، ولن أطّلع على البريد خلالها.
للأمور العاجلة، يرجى التواصل مع [الاسم] على [البريد]، الذي ينوب عني.
سأرد على رسالتك بعد عودتي يوم [التاريخ].
مع أطيب التحيات،
[اسمك]
إجازة العيد
مرحبًا،
كل عام وأنتم بخير.
المكتب في إجازة [عيد الفطر / عيد الأضحى] من [التاريخ] إلى [التاريخ]، ونعود إلى العمل يوم [التاريخ].
للأمور العاجلة خلال الإجازة: [الاسم]، [رقم الهاتف].
سنرد على رسالتك بعد العودة.
مع التحية،
[اسمك]
تتحدد مواعيد إجازات الأعياد في كل بلد وكل جهة عمل. اكتب التواريخ التي أعلنتها جهتك، لا تواريخ متوقعة.
مؤتمر أو رحلة عمل
مرحبًا،
أنا في [اسم الفعالية] حتى [التاريخ]، وسأرد على الرسائل مع بعض التأخير.
إن كانت رسالتك عاجلة، يرجى الاتصال بـ[الاسم] على [رقم الهاتف].
شكرًا على صبرك،
[اسمك]
إجازة طويلة
في إجازة الوضع أو التفرغ أو أي غياب طويل، اذكر من يتولّى العمل، لا التاريخ فقط.
مرحبًا،
أنا في إجازة حتى [التاريخ].
خلال هذه الفترة يتولّى [الاسم] متابعة [مشروعاتي / حسابكم].
يمكنكم التواصل معه على [البريد] أو [رقم الهاتف].
لن تُحوَّل رسالتك تلقائيًا، فأرجو إرسالها إلى [الاسم] إن كانت تحتاج إلى رد.
شكرًا لكم،
[اسمك]
لست مضطرًا إلى ذكر سبب غيابك. «أنا خارج المكتب» تكفي، وهي الأسلم حين تكون مريضًا أو غائبًا لأسباب شخصية.
رسالة رد آلي بالعربية والإنجليزية
إذا كانت تصلك رسائل من أشخاص يتكلمون لغات مختلفة، كعملاء أو موردين من الخارج، فاكتب الرسالة مرتين: اللغة الأساسية أولًا، والنسخة الثانية تحتها، بالتواريخ وبيانات التواصل نفسها.
أنا خارج المكتب حتى يوم الأحد 11 أكتوبر.
للأمور العاجلة، يرجى التواصل مع سامي خليل على sami.khalil@example.com.
I am out of the office until Sunday, October 11.
For urgent matters, please contact Sami Khalil at sami.khalil@example.com.
اطلب من شخص يجيد اللغة الثانية أن يراجعها إن أمكن، أو على الأقل تأكّد أن التواريخ والأسماء متطابقة في النسختين.
تفعيل الرد الآلي في Gmail
الخطوات من صفحة مساعدة Gmail العربية لأجهزة Android (راجعناها في 25 سبتمبر 2026):
- افتح تطبيق Gmail على هاتفك.
- في أعلى الصفحة انقر على رمز القائمة، ثم الإعدادات.
- اختر حسابك.
- انقر على المجيب التلقائي، ثم فعّله في أعلى الصفحة.
- املأ النطاق الزمني والموضوع والرسالة. واختياريًا: لإرسال الرد إلى جهات الاتصال فقط، ضع علامة في المربع أسفل الرسالة.
- انقر على تم.
تشرح Google أن الرد يبدأ في الساعة 12:00 صباحًا من تاريخ البدء وينتهي في الساعة 11:59 مساءً من تاريخ الانتهاء، وأنه «في معظم الحالات، لا يتم إرسال الردّ إلى المستخدمين إلا في المرة الأولى التي يراسلونك فيها». ويتلقاه الشخص نفسه مرة أخرى إذا راسلك «بعد أربعة أيام» والرد لا يزال مفعّلًا، أو بعد أن تعدّل الرد.
تفعيل الردود التلقائية في Outlook
بحسب صفحة Microsoft العربية «كيفية إعداد الردود التلقائية خارج المكتب في Outlook»:
- Outlook على الويب: في أعلى الصفحة حدد الإعدادات > حساب > الردود التلقائية، وشغّل زر الردود التلقائية، وحدد إرسال الردود فقط أثناء فترة زمنية ثم أدخل وقت البدء ووقت الانتهاء، واكتب رسالتك، ثم حفظ.
- Outlook الجديد لنظام Windows: من تبويب عرض حدد عرض الإعدادات، ثم الحسابات > الردود التلقائية، والخطوات بعدها مثل الويب.
- Outlook الكلاسيكي: ملف > الردود التلقائية > إرسال ردود تلقائية.
في حسابات العمل والمؤسسات التعليمية يمكنك أيضًا إرسال ردود خارج مؤسستك. وتنبّه Microsoft إلى أن ذلك يرسل الرد إلى كل بريد يصلك، بما فيه الرسائل الإخبارية والإعلانات، وتنصح باختيار إرسال الردود فقط إلى جهات الاتصال. وتقول الصفحة أيضًا: «الردود التلقائية غير مدعومة لحسابات Gmail أو Yahoo أو حسابات POP أو IMAP الأخرى».
حالة خارج المكتب في Teams
تصف صفحة Microsoft العربية «جدولة حالة خارج المكتب في Microsoft Teams» طريقتين:
- على الكمبيوتر: حدد صورة ملفك التعريفي في أعلى Teams، واختر تعيين رسالة حالة، ثم جدولة خارج المكتب. شغّل زر تشغيل الردود التلقائية واكتب رسالتك.
- في تطبيق الهاتف: اضغط على صورة ملفك التعريفي، وحدد حالتك الحالية، ثم خارج المكتب. شغّل تعيين الرد التلقائي، واكتب رسالتك، وحدد تاريخي البدء والانتهاء.
وبحسب Microsoft «ستتم أيضا مزامنة حالة "خارج المكتب" مع الردود التلقائية في تقويم Outlook»، والرسالة «سيتم أيضا إرساله كرد تلقائي في Outlook». والرسالة التي يراها الناس في Teams يمكن أن تكون أقصر من نسخة البريد: «خارج المكتب حتى 11 أكتوبر. للعاجل: سامي خليل.»
مثال: من رسالة صوتية إلى رد آلي
كتبنا هذا المثال بأنفسنا لتوضيح الفكرة. ليس نتيجة حقيقية من التطبيق، وستختلف نتائجك عنه.
ما قد تقوله في هاتفك:
رسالة رد آلي. أنا إجازة من يوم تنين أكتوبر لحد تسعة أكتوبر، وراجع يوم الأحد حداشر. مش هفتح الإيميل خالص. اللي عنده حاجة تخص العملاء يكلم يوسف، yousef.m@example.com، والفواتير على accounts@example.com. خليها قصيرة ولطيفة. ومحتاج نسخة إنجليزي كمان، عندنا موردين كتير من برّه.
الرسالة الجاهزة (بريد إلكتروني، ودّي)، ثم اللغة بعد تغييرها إلى الإنجليزية:
الموضوع: خارج المكتب حتى 11 أكتوبر
مرحبًا،
شكرًا على رسالتك!
أنا في إجازة من 2 إلى 9 أكتوبر، ولن أطّلع على البريد خلالها.
لأسئلة العملاء، يرجى التواصل مع يوسف على yousef.m@example.com.
وللفواتير، يرجى الكتابة إلى accounts@example.com.
سأرد عليك بعد عودتي يوم الأحد 11 أكتوبر.
مع التحية،
[اسمك]
Hi,
Thanks for your email!
I am away from October 2 to October 9 and won't be checking email.
For client questions, please contact Yousef at yousef.m@example.com.
For invoices, please write to accounts@example.com.
I'll get back to you after I return on Sunday, October 11.
Best,
[Your name]
النسختان تحملان التواريخ والعناوين نفسها. والرسالة الصوتية خلطت أيام الإجازة بيوم العودة، أما الرسالة ففصلتهما، حتى لا ينتظر أحد ردًا يوم 10.
اكتب رسالة الرد الآلي بالصوت مع Retexta
Retexta تطبيق سحابي على Android لتحويل الصوت إلى نص والكتابة بالذكاء الاصطناعي. تقول تواريخك ومن ينوب عنك، فيكتب الرسالة، وبأكثر من لغة إن احتجت. أسماء الأزرار أدناه كما في واجهة Retexta العربية، وبين قوسين اسمها إذا كانت لغة هاتفك الإنجليزية.
- افتح Retexta واضغط على مهمة جديدة (New task).
- تحت ماذا تريد أن تفعل؟ اضغط على اكتب رسالة (Write a message).
- تحت ما نوع الرسالة؟ اختر بريد إلكتروني (Email)، أو محادثة عمل (Slack، Teams) لرسالة حالة قصيرة، ثم أسلوب الكتابة، مثل احترافي أو ودّي. اضغط على التالي (Next).
- اضغط على سجّل صوتاً (Record audio) وقل متى تغيب، ومتى تعود، وهل تقرأ البريد، ومن يتواصل معه الناس.
- أوقف التسجيل. يكتب Retexta الرسالة.
- للغة ثانية، غيّر اللغة من شاشة النتيجة. يقدّم Retexta أكثر من 50 لغة للنتائج.
- راجع كل تاريخ وعنوان، ثم انسخ النص إلى إعدادات Gmail أو Outlook أو Teams.
هدف اكتب رسالة جزء من Retexta Pro، ونسخ النتائج أو مشاركتها يحتاج إلى Retexta Pro أو النقاط. يمكن تجربة Retexta مجانًا: في البداية تحصل على بضع نتائج Pro مجانية تطّلع عليها داخل التطبيق، وكل ما بعدها يحتاج إلى Retexta Pro أو النقاط. يضع Retexta على النتائج عبارة «أُنشئ بالذكاء الاصطناعي. تحقق من التفاصيل المهمة.» ولا يفعّل Retexta الرد الآلي بنفسه: أنت تلصق النص في إعدادات البريد أو Teams.
تابع القراءة
المزيد عن رسائل البريد: كتابة الإيميل بالصوت على Android، وإيميل المتابعة وإيميل طلب اجتماع حين تعود. وللكتابة بالإنجليزية: مساعدة في الكتابة حين تكون الإنجليزية لغتك الثانية. المزيد عن التطبيق: Retexta لتحويل الصوت إلى نص على Android.
المصادر
راجعها فريق FLAME Apps في 25 سبتمبر 2026.
- مساعدة Gmail، إرسال رد تلقائي عندما تكون خارج المكتب (Android): الخطوات، ومتى يبدأ الرد وينتهي، ومتى يُرسل مرة أخرى.
- دعم Microsoft، كيفية إعداد الردود التلقائية خارج المكتب في Outlook: خطوات Outlook على الويب وOutlook الجديد والكلاسيكي، والردود خارج المؤسسة، والحسابات غير المدعومة.
- دعم Microsoft، جدولة حالة خارج المكتب في Microsoft Teams: خطوات الكمبيوتر والهاتف، والمزامنة مع Outlook.
- Retexta: أسماء الأهداف وأنواع الرسائل وأساليب الكتابة والخطط كما في التطبيق (الإصدار 2026.1.23) وعلى صفحته في Google Play.
- النماذج والمثال: كتبها فريق FLAME Apps.
