Un messaggio di assenza dice quattro cose: che sei assente, il giorno in cui rientri, se nel frattempo leggi la posta e chi contattare se la cosa non può aspettare. Il motivo è facoltativo, e bastano poche righe. Copia uno dei modelli qui sotto, inserisci date e contatti e attiva la risposta automatica in Outlook, Gmail o Teams.
| Da inserire | Esempio |
|---|---|
| Che sei assente | «Sono fuori ufficio» |
| Fino a quando | «fino a lunedì 24 agosto» (il giorno in cui rientri) |
| Se leggi la posta | «senza accesso alla posta» o «controllerò la posta saltuariamente» |
| Chi contattare | «Per urgenze può contattare Sara Neri, sara.neri@example.com» |
| Facoltativo | Il motivo (ferie, trasferta, congedo), una seconda lingua |
Modello di messaggio di assenza
Copialo e sostituisci tutto ciò che è tra parentesi quadre.
Oggetto: Fuori ufficio fino al [data]
Buongiorno,
grazie per il suo messaggio.
Sono fuori ufficio fino a [giorno, data] e [avrò un accesso limitato alla posta /
non leggerò la posta].
Per questioni urgenti può contattare [Nome] all'indirizzo [email] o al numero [telefono].
Altrimenti le risponderò al mio rientro.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
Versione breve
Grazie per il messaggio.
Sono assente fino al [data] e risponderò al mio rientro.
Per urgenze: [Nome], [email].
Per ferie
Buongiorno,
grazie per la sua email.
Sono in ferie fino al [data] e non leggerò la posta.
Per qualsiasi urgenza può scrivere a [Nome], [email], che mi sostituisce.
Risponderò al suo messaggio dopo il mio rientro, il [data].
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
Convegno o trasferta
Buongiorno,
sono a [evento o città] fino al [data] e risponderò con qualche ritardo.
Se il suo messaggio è urgente, può chiamare [Nome] al numero [telefono].
Grazie per la pazienza,
[Il tuo nome]
Assenza lunga
Per un congedo parentale, un'aspettativa o qualsiasi assenza lunga, indica una persona che ti sostituisce, non solo una data.
Buongiorno,
sono assente fino al [data].
In questo periodo [Nome] segue [i miei progetti / la sua pratica / il suo account].
Può contattarla all'indirizzo [email] o al numero [telefono].
La sua email non verrà inoltrata: se richiede una risposta, la prego di
reinviarla a [Nome].
Grazie,
[Il tuo nome]
Non sei mai obbligato a dire il motivo dell'assenza. «Sono fuori ufficio» basta, ed è la scelta più prudente quando sei in malattia o assente per motivi personali.
Messaggio di assenza in italiano e in inglese
Se ricevi email da persone che parlano lingue diverse, scrivi il messaggio due volte: prima l'italiano, sotto la seconda versione, con le stesse date e gli stessi contatti.
Sono fuori ufficio fino a lunedì 24 agosto.
Per urgenze può contattare Sara Neri all'indirizzo sara.neri@example.com.
I'm out of the office until Monday, August 24.
For urgent matters, please contact Sara Neri at sara.neri@example.com.
Se puoi, fai controllare la seconda lingua a un madrelingua, o almeno verifica che date e nomi coincidano nelle due versioni.
Impostarlo in Outlook
Dalla pagina di assistenza Microsoft in italiano:
- Outlook sul web o Outlook.com: in alto seleziona Impostazioni, Conto, Risposte automatiche. Attiva l'interruttore Risposte automatiche, seleziona Invia risposte solo durante questo periodo di tempo e inserisci inizio e fine. Scrivi il messaggio e al termine seleziona Salva. Se non imposti un periodo, le risposte restano attive finché non le spegni tu.
- Nuovo Outlook per Windows: nella scheda Visualizza seleziona Visualizzare le impostazioni, poi le risposte automatiche dell'account, e attiva l'interruttore Risposte automatiche.
- Outlook classico: File, Risposte automatiche, Invia risposte automatiche, con un intervallo di date facoltativo.
Con un account di lavoro o dell'istituto di istruzione puoi mandare risposte anche all'esterno dell'organizzazione. Microsoft avverte che così la risposta arriva anche a newsletter, pubblicità e posta indesiderata, e consiglia Invia risposte solo ai contatti. Microsoft scrive anche che in Outlook le risposte automatiche «non sono supportate per gli account Gmail, Yahoo o altri account POP o IMAP».
Impostarlo in Gmail su Android
Dalla guida di Gmail in italiano: apri l'app Gmail, tocca Menu, poi Impostazioni, scegli il tuo account e tocca Risponditore automatico. In alto attiva Risponditore automatico, inserisci l'intervallo di date, l'oggetto e il messaggio e tocca Fine. Puoi anche mandare la risposta solo ai tuoi contatti.
Google spiega che «nella maggior parte dei casi, la risposta viene inviata alle persone solo la prima volta che ti inviano un messaggio». La stessa persona la riceve di nuovo se ti scrive «dopo quattro giorni» mentre la risposta è ancora attiva, o dopo che hai modificato la risposta. La risposta automatica è attiva dalla mezzanotte della data di inizio fino alle 23:59 della data di fine.
Impostarlo in Teams
La pagina di assistenza Microsoft descrive due modi:
- Desktop: seleziona la tua immagine del profilo in alto in Teams, scegli Imposta messaggio di stato, poi Pianifica fuori sede. Attiva l'interruttore accanto ad Attiva risposte automatiche e scrivi il messaggio.
- App mobile: tocca l'immagine del profilo in alto a sinistra, seleziona lo stato corrente e scegli Fuori sede. Attiva Imposta risposta automatica, scrivi il messaggio e imposta le date di inizio e di fine.
Secondo Microsoft lo stato Fuori sede «verrà sincronizzato anche con le risposte automatiche nel Calendario di Outlook», e il messaggio viene inviato anche come risposta automatica in Outlook. Il testo che le persone vedono in Teams può essere più corto della versione email: «Fuori ufficio fino al 24/08. Urgenze: Sara Neri».
Esempio: da un vocale a un messaggio di assenza
L'esempio l'abbiamo scritto noi per mostrare l'idea. Non è un vero risultato dell'app: il tuo sarà diverso.
Cosa potresti dire al telefono:
Messaggio di assenza.
Sono in ferie dal dieci al ventuno agosto, rientro lunedì ventiquattro.
Niente posta, stacco proprio.
Per i clienti c'è Giorgio, giorgio.p@example.com, per le fatture amministrazione@example.com.
Tono cordiale e breve.
E mi serve anche la versione in inglese, abbiamo tanti fornitori all'estero.
Il messaggio finito (Email, Friendly), poi con la lingua cambiata in inglese:
Oggetto: Fuori ufficio fino al 24 agosto
Buongiorno,
grazie per il messaggio!
Sono in ferie dal 10 al 21 agosto e non leggerò la posta.
Per domande dei clienti potete scrivere a Giorgio, giorgio.p@example.com.
Per le fatture scrivete ad amministrazione@example.com.
Vi risponderò al mio rientro, lunedì 24 agosto.
A presto,
[Il tuo nome]
Hello,
Thanks for your message!
I'm on vacation from August 10 to August 21 and won't be checking email.
For client questions, please contact Giorgio at giorgio.p@example.com.
For invoices, please write to amministrazione@example.com.
I'll get back to you when I return on Monday, August 24.
Best,
[Il tuo nome]
Le due versioni hanno le stesse date e gli stessi indirizzi. Il vocale mescolava le date di ferie e quella di rientro; il messaggio le separa, così nessuno si aspetta una risposta il 22.
Dettare il messaggio di assenza con Retexta
Retexta è un'app Android che trasforma la voce in testo e scrive con l'AI, con l'elaborazione nel cloud. Dici le date e chi ti sostituisce, e lei scrive il messaggio, anche in più lingue se serve. I menu sono in inglese (non c'è un'interfaccia in italiano), per questo citiamo i pulsanti in inglese.
- Apri Retexta e tocca New task.
- Sotto What do you want to do? tocca Write a message.
- Sotto What kind of message? scegli Email (oppure Work chat (Slack, Teams) per un breve testo di stato) e uno stile come Professional o Friendly. Tocca Next.
- Tocca Record audio e di' quando sei via, quando rientri, se leggi la posta e chi contattare.
- Ferma la registrazione. Retexta scrive il messaggio.
- Per una seconda lingua, cambia la lingua nella schermata del risultato. Retexta offre oltre 50 lingue per i risultati.
- Controlla ogni data e indirizzo, poi copia il testo in Outlook, Gmail o Teams.
Write a message fa parte di Retexta Pro, e per copiare o condividere i risultati servono Retexta Pro o i crediti. L'app si può provare gratis: i nuovi utenti ricevono alcuni risultati Pro gratuiti da vedere nell'app, e tutto ciò che viene dopo richiede Retexta Pro o i crediti. Retexta segna i risultati con «AI-generated. Check important details.». Retexta non attiva la risposta automatica al posto tuo: incolli tu il testo nelle impostazioni della posta o di Teams.
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Altre guide sulle email: dettare un'email su Android, l'email di sollecito per quando rientri e l'email per chiedere un incontro. Per saperne di più sull'app: Retexta, da voce a testo su Android.
Fonti
Controllato da FLAME Apps il 26 settembre 2026.
- Guida di Gmail, Inviare una risposta automatica quando sei fuori sede (Android): passaggi, quando la risposta viene inviata di nuovo, orari di attivazione.
- Supporto Microsoft, Come configurare le risposte automatiche fuori sede in Outlook: passaggi per Outlook sul web, nuovo Outlook e Outlook classico, risposte all'esterno dell'organizzazione, account non supportati.
- Supporto Microsoft, Pianificare uno stato Fuori sede in Microsoft Teams: passaggi desktop e mobile, sincronizzazione con Outlook.
- Retexta: nomi degli obiettivi, dei tipi di messaggio, degli stili e dei piani come compaiono nell'app (versione 2026.1.23) e su Google Play.
- Modelli ed esempio: scritti da FLAME Apps.
