Un'email per fissare un appuntamento o una riunione ha bisogno di cinque cose: il motivo in una frase, due o tre date e orari precisi, la durata, il luogo (indirizzo, sala o link) e una domanda chiara alla fine. Nient'altro. Qui sotto trovi un modello formale, una versione per una telefonata o una videochiamata, un sollecito quando nessuno risponde e il riepilogo da mandare dopo l'incontro.
| Parte | Esempio |
|---|---|
| Oggetto | Richiesta appuntamento: budget 2027 |
| Motivo | «Vorrei rivedere con Lei la bozza del budget prima dell'invio all'amministrazione.» |
| Date | martedì 6 ottobre alle 10:00 oppure mercoledì 7 ottobre alle 14:00 |
| Durata e luogo | 30 minuti, nel Suo ufficio o su Teams |
| La domanda | «Una di queste date Le andrebbe bene?» |
Un appuntamento in un ufficio pubblico?
Questa guida parla di email di lavoro. Per gli appuntamenti allo sportello (anagrafe, carta d'identità, altri servizi pubblici) usa il sistema di prenotazione indicato sul sito ufficiale dell'ente.
Modello di email per fissare una riunione
Copia il modello nella tua app di posta e sostituisci tutto ciò che sta tra parentesi quadre.
Oggetto: Richiesta appuntamento: [argomento]
Gentile [Dott.ssa / Sig.] [Cognome],
vorrei fissare un incontro di circa [30 minuti] per [motivo, in una frase].
Una di queste date Le andrebbe bene?
- [giorno, data, ora]
- [giorno, data, ora]
- [giorno, data, ora]
Possiamo vederci [all'indirizzo / nella sala / online su Teams, Zoom o Google Meet, e Le invio io il link].
[Facoltativo: per prepararci sarebbe utile avere sotto mano (documento).]
Se nessuna data Le è comoda, mi indichi pure un'alternativa.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome]
[Ruolo, azienda]
[Telefono]
Tre opzioni bastano. Più scelte rendono la risposta più difficile, non più facile. Con un collega che conosci puoi scrivere «Ciao [Nome],», dare del tu e chiudere con «Grazie,» o «A presto,».
Un dettaglio di forma: dopo un'intestazione chiusa dalla virgola, come «Gentile Sig. Bianchi,», il testo prosegue di solito con la minuscola, come nei modelli di questa pagina.
Email per una call o una videochiamata
Per una telefonata, di' chi chiama chi e a quale numero. Altrimenti ognuno aspetta la chiamata dell'altro. Per una videochiamata, indica la piattaforma e chi manda il link.
Oggetto: Una breve call su [argomento]?
Buongiorno [Nome],
avrebbe 15 minuti per una call su [argomento]? Vorrei [scopo].
Sono disponibile [giorno, data, ora] oppure [giorno, data, ora].
Posso chiamarLa io al numero che preferisce oppure, se Le è più comodo, Le mando un invito [Teams / Zoom / Google Meet] con il link.
Grazie,
[Nome Cognome]
Se la persona si trova in un altro paese, aggiungi il fuso orario: «alle 10:00, ora italiana». Con clienti o colleghi all'estero, un orario senza fuso è una fonte sicura di confusione.
Sollecito quando non arriva risposta
Rispondi nello stesso thread. Le date proposte probabilmente sono passate, quindi offrine di nuove.
Buongiorno [Nome],
Le riscrivo a proposito della mia richiesta di incontro per [motivo].
Le date che avevo proposto sono passate, Le suggerisco quindi due nuove opzioni:
- [opzione 1]
- [opzione 2]
Se nel Suo team c'è una persona più indicata per questo tema, scrivo volentieri direttamente a lei.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome]
Aspetta qualche giorno lavorativo prima del sollecito e non mandarne più di uno o due. Se non risponde nessuno, spesso è il segnale che l'interlocutore giusto è un altro.
Dopo l'incontro: l'email di riepilogo
Manda un breve riepilogo a tutti i partecipanti, possibilmente in giornata.
Oggetto: Riepilogo: [nome della riunione], [data]
Buongiorno a tutti,
grazie per la partecipazione.
Decisioni:
- [decisione 1]
- [decisione 2]
Cose da fare:
- [Nome]: [attività], entro il [data]
- [Nome]: [attività], entro il [data]
Punti aperti:
- [domanda]
Prossimo incontro: [data, ora]
Fatemi sapere se ho dimenticato qualcosa.
[Nome Cognome]
Per una lista di attività più completa, con responsabili e scadenze, vedi il piano d'azione dopo la riunione. Se l'incontro richiede un verbale vero e proprio, parti dalla guida al verbale di riunione con l'AI.
Consigli per proporre date e orari
- Date, non solo giorni. «Martedì 6 ottobre» è più chiaro di «martedì prossimo».
- Orario completo. «Alle 14:00» non lascia dubbi, «alle 2» sì.
- La durata. Venti minuti si trovano più facilmente di una riunione senza orario di fine.
- Chi manda l'invito nel calendario. Così arriva una volta sola, non due.
- Il Lei resta Lei. Se inizi con il Lei, non passare al tu a metà email. Vale anche per le maiuscole di cortesia (Le, Suo): usale in modo coerente o non usarle affatto.
Se molte persone prenotano del tempo con te, una pagina di prenotazione può sostituire la lista di orari. Google Calendar ha per questo il Programma degli appuntamenti. La guida di Google dice che serve un Account Google personale o un account Workspace e un computer: «Non puoi creare un programma degli appuntamenti nell'app Calendar per Android o iPhone e iPad.» E ancora: «Alcune funzionalità del programma degli appuntamenti richiedono un abbonamento a Google Workspace o Google One idoneo.» Sul computer apri Google Calendar, fai clic su Crea e poi su Programma degli appuntamenti.
Esempio: da un vocale a un'email pronta
L'esempio l'abbiamo scritto noi per mostrare l'idea. Non è un risultato reale dell'app, e il tuo sarà diverso.
Quello che potresti dire al telefono:
Email per la dottoressa Ferri della biblioteca civica. Vorremmo fare il gruppo di lettura da loro in primavera, devo parlarle delle sale.
Mezz'ora più o meno. Io posso martedì prossimo la mattina o giovedì dopo le tre, oppure sceglie lei.
Posso passare io in biblioteca, nessun problema.
Chiedile se le serve qualcosa da noi prima, tipo quante persone sono venute l'anno scorso.
Formale, è il primo contatto.
L'email finale (Email, Formal):
Oggetto: Richiesta appuntamento: sala per il gruppo di lettura di primavera
Gentile Dott.ssa Ferri,
la nostra associazione vorrebbe organizzare il gruppo di lettura presso la biblioteca civica questa primavera, e mi farebbe piacere parlare con Lei delle sale disponibili.
L'incontro durerebbe circa 30 minuti e posso venire io in biblioteca.
Una di queste date Le andrebbe bene?
- martedì [data], in mattinata
- giovedì [data], dopo le 15:00
Se preferisce un altro momento, mi adeguo volentieri.
Desidera che prepariamo qualcosa prima, per esempio il numero di partecipanti dell'anno scorso?
Cordiali saluti,
[Nome Cognome]
Tutto ciò che c'è nell'email era nel vocale. Il motivo viene per primo, le date stanno su righe separate e la domanda finale mostra che sei preparato. Attenzione a [data]: il vocale diceva «martedì prossimo», quindi inserisci la data vera prima di inviare.
Scrivi l'email con Retexta
Retexta è un'app Android cloud che trasforma la voce in testo e scrive con l'AI. I menu sono in inglese e non c'è un'interfaccia in italiano, per questo qui sotto trovi le etichette esattamente come appaiono. Puoi parlare in italiano: l'app riconosce da sola la lingua parlata e l'italiano è tra le lingue del risultato.
- Apri Retexta e tocca New task.
- Sotto What do you want to do?, tocca Write a message.
- Sotto What kind of message?, scegli Email (o Work chat (Slack, Teams) per un messaggio breve in chat) e uno stile, per esempio Formal, Professional o Friendly. Tocca Next.
- Tocca Record audio e parla: a chi scrivi, perché vuoi incontrarlo, quanto dura, dove e quali date ti vanno bene.
- Ferma la registrazione. Retexta trascrive sui propri server e scrive l'email.
- Nella schermata del risultato puoi cambiare stile, lunghezza o lingua senza registrare di nuovo. Controlla in Result language che sia selezionato l'italiano.
- Verifica date e orari, poi copia l'email o condividila nella tua app di posta.
Write a message fa parte di Retexta Pro. Retexta si prova gratis: i nuovi utenti ricevono alcuni risultati Pro gratuiti da vedere nell'app. Per copiare, condividere ed esportare, e per tutto ciò che va oltre i risultati gratuiti, servono Retexta Pro o i crediti. Retexta segna i risultati con «AI-generated. Check important details.» L'app non vede il tuo calendario: controlla tu che ogni orario proposto sia davvero libero.
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Per preparare l'incontro: l'ordine del giorno di una riunione. Dopo l'incontro: il piano d'azione dopo la riunione e il verbale di riunione con l'AI da una registrazione. Se nessuno risponde: email di sollecito. Per qualunque altra email a voce: dettare un'email su Android. Sull'app: Retexta, da voce a testo per Android.
Fonti
Verificato da FLAME Apps il 26 settembre 2026.
- Guida di Google Calendar, Creare un programma degli appuntamenti: tipi di account, creazione solo da computer, nota sulle funzionalità premium.
- Retexta: nomi degli obiettivi, tipi di messaggio, stili di scrittura e piani come appaiono nell'app (versione 2026.1.23, menu in inglese) e nella scheda Google Play. Riconoscimento automatico della lingua parlata e italiano tra le lingue del risultato: dal codice dell'app, non verificati sul telefono.
- Modelli ed esempio: scritti da FLAME Apps.
