मीटिंग के लिए ईमेल में बस पांच चीज़ें चाहिए: एक वाक्य में मकसद, दो या तीन पक्के समय, मीटिंग की अवधि, जगह (पता, कमरा या वीडियो लिंक) और आख़िर में एक साफ़ सवाल: “इनमें से कोई समय आपके लिए ठीक रहेगा?” नीचे सामान्य मीटिंग, वीडियो कॉल, किकऑफ़ मीटिंग, जवाब न आने पर फ़ॉलो अप और मीटिंग के बाद भेजे जाने वाले रीकैप के फ़ॉर्मेट हैं।
| हिस्सा | उदाहरण |
|---|---|
| विषय (Subject) | मीटिंग का अनुरोध: Q4 बजट पर चर्चा |
| मकसद | “फ़ाइनेंस टीम को भेजने से पहले मैं बजट का ड्राफ़्ट आपके साथ एक बार देखना चाहता हूं।” |
| समय के विकल्प | मंगलवार, 6 अक्टूबर, सुबह 10 बजे या बुधवार, 7 अक्टूबर, दोपहर 2 बजे |
| अवधि और जगह | 30 मिनट, Google Meet (लिंक मैं भेजूंगा) या कॉन्फ़्रेंस रूम 2 |
| सवाल | “इनमें से कोई समय ठीक रहेगा, या आप कोई और समय बताना चाहेंगे?” |
मीटिंग रिक्वेस्ट ईमेल का फ़ॉर्मेट
इसे अपने ईमेल ऐप में कॉपी करें और ब्रैकेट वाली हर चीज़ बदल दें।
विषय: मीटिंग का अनुरोध: [विषय]
नमस्ते [नाम] जी,
मैं [मकसद, एक वाक्य में] के लिए आपसे [30 मिनट] की मीटिंग करना चाहता/चाहती हूं।
क्या इनमें से कोई समय आपके लिए ठीक रहेगा?
- [दिन, तारीख़, समय]
- [दिन, तारीख़, समय]
- [दिन, तारीख़, समय]
हम [पता / कमरा / Zoom, Teams या Google Meet पर, लिंक मैं भेज दूंगा/दूंगी] मिल सकते हैं।
[चाहें तो: तैयारी के लिए अगर आप (दस्तावेज़ या आंकड़े) एक बार देख लें तो अच्छा रहेगा।]
अगर इनमें से कोई समय ठीक न हो, तो बेझिझक कोई और समय बताइए।
धन्यवाद,
[आपका नाम]
[पद, संस्था]
[फ़ोन नंबर]
तीन विकल्प काफ़ी हैं। ज़्यादा विकल्प देने से जवाब आसान नहीं, मुश्किल हो जाता है। किसी वरिष्ठ अधिकारी या पहली बार संपर्क में “आदरणीय [नाम] जी,” और अंत में “सादर,” ज़्यादा औपचारिक लगता है।
वीडियो कॉल (Zoom, Meet, Teams) के लिए ईमेल
वीडियो कॉल में साफ़ लिखें कि कौन सा टूल इस्तेमाल होगा और लिंक कौन भेजेगा, ताकि कोई ग़लत जगह इंतज़ार न करे।
विषय: [विषय] पर एक छोटी वीडियो कॉल?
नमस्ते [नाम] जी,
क्या हम [विषय] पर एक छोटी वीडियो कॉल कर सकते हैं?
[मकसद] के लिए मुझे लगभग [20] मिनट चाहिए।
मैं [विकल्प 1] या [विकल्प 2] को खाली हूं।
आप समय चुन लें, तो मैं लिंक के साथ [Zoom / Teams / Google Meet] का इनविटेशन भेज दूंगा/दूंगी।
धन्यवाद,
[आपका नाम]
किकऑफ़ मीटिंग के लिए ईमेल
किकऑफ़ मीटिंग से कोई नया प्रोजेक्ट शुरू होता है। इनविटेशन में लिखें कि प्रोजेक्ट क्या है, किसे और क्यों बुलाया गया है, और मीटिंग के अंत तक क्या तय हो जाना चाहिए।
विषय: किकऑफ़ मीटिंग: [प्रोजेक्ट का नाम], [तारीख़]
नमस्ते सभी को,
हम [प्रोजेक्ट का नाम] शुरू कर रहे हैं, और मैं इसके लिए सबके साथ एक किकऑफ़ मीटिंग रखना चाहता/चाहती हूं।
तारीख़ और समय: [दिन, तारीख़, समय]
अवधि: [60] मिनट
जगह: [कमरा / वीडियो लिंक]
मीटिंग में ये तय करना है:
- प्रोजेक्ट का दायरा और मुख्य डेडलाइन
- कौन सा हिस्सा किसके ज़िम्मे होगा
- एक-दूसरे को अपडेट कैसे देंगे
हो सके तो पहले [दस्तावेज़] एक बार देख लें।
अगर आप नहीं आ पाएंगे, तो बता दें कि आपकी टीम से कौन जुड़ सकता है।
धन्यवाद,
[आपका नाम]
जवाब न आए तो फ़ॉलो अप
जवाब न आए तो उसी थ्रेड में लिखें। आपके सुझाए समय शायद निकल चुके हों, इसलिए नए समय दें।
नमस्ते [नाम] जी,
[मकसद] के लिए मीटिंग के बारे में मेरे पिछले ईमेल के सिलसिले में लिख रहा/रही हूं।
पहले सुझाए गए समय निकल चुके हैं, इसलिए दो नए विकल्प भेज रहा/रही हूं:
- [विकल्प 1]
- [विकल्प 2]
अगर आपकी टीम में कोई और इस बारे में बात करने के लिए सही व्यक्ति हैं, तो मैं उनसे संपर्क कर लूंगा/लूंगी।
धन्यवाद,
[आपका नाम]
बिना दबाव डाले याद दिलाने के और तरीके हमारे फ़ॉलो अप ईमेल वाले गाइड में हैं।
मीटिंग के बाद रीकैप ईमेल
मीटिंग के बाद सभी शामिल लोगों को छोटा सा रीकैप भेजें, हो सके तो उसी दिन।
विषय: रीकैप: [मीटिंग का नाम], [तारीख़]
नमस्ते सभी को,
आज की मीटिंग में शामिल होने के लिए धन्यवाद।
फ़ैसले:
- [फ़ैसला 1]
- [फ़ैसला 2]
एक्शन आइटम:
- [नाम]: [काम], [तारीख़] तक
- [नाम]: [काम], [तारीख़] तक
खुले सवाल:
- [सवाल]
अगली मीटिंग: [तारीख़, समय]
अगर कुछ छूट गया हो तो बता दें।
[आपका नाम]
हाज़िरी, एजेंडा और फ़ैसलों वाले पूरे मिनट्स के लिए हमारा गाइड मीटिंग मिनट्स कैसे लिखें देखें। मीटिंग से पहले एजेंडा भेजना हो तो मीटिंग का एजेंडा कैसे लिखें पढ़ें।
समय सुझाने के तरीके
- असली तारीख़ लिखें, सिर्फ़ दिन नहीं: “मंगलवार, 6 अक्टूबर” “अगले मंगलवार” से साफ़ है।
- टाइम ज़ोन लिखें जब कोई दूसरे देश में हो: “सुबह 10 बजे (भारतीय समय, IST)”।
- अवधि बताएं। 20 मिनट निकालना आसान है, बिना अवधि वाली मीटिंग नहीं।
- बताएं कि इनविटेशन कौन भेजेगा। तब कैलेंडर एंट्री एक बार आती है, दो बार नहीं।
अगर बहुत से लोग आपसे समय लेते हैं, तो समय की सूची की जगह बुकिंग पेज काम आता है। Google Calendar में इसके लिए अपॉइंटमेंट का शेड्यूल है। Google के हिंदी सहायता पेज के मुताबिक इसके लिए निजी Google खाता या Workspace खाता और कंप्यूटर चाहिए: “Android या iPhone और iPad के लिए Calendar ऐप्लिकेशन में, अपॉइंटमेंट का शेड्यूल नहीं बनाया जा सकता.” पेज यह भी कहता है कि कुछ सुविधाओं के लिए “Google Workspace या Google One की ज़रूरी शर्तें पूरी करने वाली सदस्यता होना ज़रूरी है”। कंप्यूटर पर Google Calendar खोलें, ऊपर बाईं ओर बनाएं पर क्लिक करें और अपॉइंटमेंट का शेड्यूल चुनें।
उदाहरण: वॉइस नोट से मीटिंग रिक्वेस्ट तक
यह उदाहरण हमने ख़ुद लिखा है, ताकि तरीका समझ आए। यह ऐप का असली नतीजा नहीं है, और आपका नतीजा अलग दिखेगा।
आप फ़ोन में कुछ ऐसा बोल सकते हैं:
नगर पुस्तकालय की सुनीता शर्मा जी को ईमेल।
हम सर्दियों में वहां अपना रीडिंग क्लब चलाना चाहते हैं, कमरे के बारे में बात करनी है।
आधा घंटा लगेगा शायद।
मैं अगले मंगलवार सुबह या गुरुवार तीन बजे के बाद आ सकता हूं, या वो बता दें।
मैं ख़ुद लाइब्रेरी आ जाऊंगा।
पूछ लेना कि उन्हें पहले से कुछ चाहिए क्या, जैसे पिछले साल कितने लोग आते थे।
पहली बार बात हो रही है, तो थोड़ा औपचारिक रखना।
तैयार ईमेल (Email, Professional):
विषय: मीटिंग का अनुरोध: सर्दियों के रीडिंग क्लब के लिए कमरा
आदरणीय सुनीता शर्मा जी,
हम इन सर्दियों में अपना रीडिंग क्लब नगर पुस्तकालय में चलाना चाहते हैं, और इसके लिए कमरे के विकल्पों पर आपसे बात करना चाहता हूं।
मीटिंग में लगभग 30 मिनट लगेंगे, और मैं ख़ुद पुस्तकालय आ जाऊंगा।
क्या इनमें से कोई समय आपके लिए ठीक रहेगा?
- मंगलवार, [तारीख़], सुबह
- गुरुवार, [तारीख़], दोपहर 3 बजे के बाद
अगर कोई और समय आपके लिए बेहतर हो, तो कृपया बताइए।
क्या आप चाहेंगी कि हम कुछ पहले से तैयार करके लाएं, जैसे पिछले साल की हाज़िरी के आंकड़े?
सादर,
[आपका नाम]
ईमेल की हर बात वॉइस नोट में थी। मकसद सबसे पहले है, समय अलग पंक्तियों में हैं, और आख़िरी सवाल दिखाता है कि आप तैयारी से आ रहे हैं। [तारीख़] पर ध्यान दें: वॉइस नोट में “अगले मंगलवार” कहा गया था, इसलिए भेजने से पहले असली तारीख़ भरें।
Retexta से मीटिंग रिक्वेस्ट लिखें
Retexta Android के लिए क्लाउड पर चलने वाला वॉइस टू टेक्स्ट और AI राइटिंग ऐप है। आप बोलते हैं कि मीटिंग किस बारे में है और आप कब खाली हैं, और वह ईमेल लिख देता है। हिंदी फ़ोन पर Retexta के मेन्यू अंग्रेज़ी में दिखते हैं, इसलिए नीचे बटनों के नाम अंग्रेज़ी में हैं।
- Retexta खोलें और New task पर टैप करें।
- What do you want to do? के नीचे Write a message चुनें।
- What kind of message? में Email (या चैट मैसेज के लिए Work chat (Slack, Teams)) और Professional या Friendly जैसा कोई राइटिंग स्टाइल चुनें। Next पर टैप करें।
- Record audio पर टैप करें और बोलें: ईमेल किसके लिए है, आप क्यों मिलना चाहते हैं, कितनी देर, कहां, और आप कब खाली हैं। आप हिंदी में बोल सकते हैं; बोली गई भाषा ऐप अपने आप पहचानता है।
- रिकॉर्डिंग रोकें। Retexta अपने सर्वर पर आवाज़ को टेक्स्ट में बदलता है और ईमेल लिखता है। आम तौर पर नतीजा उसी भाषा में आता है जिसमें आपने बोला।
- रिज़ल्ट स्क्रीन पर आप बिना दोबारा रिकॉर्ड किए राइटिंग स्टाइल, भाषा या लंबाई बदल सकते हैं। दफ़्तर में ईमेल अंग्रेज़ी में जाते हैं तो Result language में अंग्रेज़ी चुनें: आप हिंदी में बोलें, ईमेल अंग्रेज़ी में पाएं।
- तारीख़ें और समय जांचें, फिर ईमेल कॉपी करें या अपने ईमेल ऐप में शेयर करें।
Write a message Retexta Pro का हिस्सा है। Retexta मुफ़्त में आज़माया जा सकता है: नए यूज़र को कुछ मुफ़्त Pro रिज़ल्ट मिलते हैं, जिन्हें ऐप में देखा जा सकता है। कॉपी, शेयर, एक्सपोर्ट और स्क्रीनशॉट, और मुफ़्त रिज़ल्ट के बाद की हर चीज़ के लिए Retexta Pro या क्रेडिट चाहिए। Retexta अपने नतीजों पर “AI-generated. Check important details.” (AI से बना, ज़रूरी बातें जांचें) लिखता है। वह आपका कैलेंडर नहीं देखता, इसलिए पक्का कर लें कि जो समय आप दे रहे हैं, उनमें आप सच में खाली हैं।
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रोज़ के दूसरे ईमेल: Android पर बोलकर ईमेल कैसे लिखें, फ़ॉलो अप ईमेल और ऑफ़िस से बाहर होने का मैसेज। मीटिंग की तैयारी: मीटिंग का एजेंडा। मीटिंग के बाद: मीटिंग मिनट्स कैसे लिखें। ऐप के बारे में: Retexta, Android के लिए वॉइस टू टेक्स्ट।
स्रोत
FLAME Apps ने 25 सितंबर 2026 को जांचा।
- Google Calendar मदद, अपॉइंटमेंट का शेड्यूल बनाना: खाते के प्रकार, सिर्फ़ कंप्यूटर पर बनाना, सदस्यता वाली सुविधाएं, बनाएं और अपॉइंटमेंट का शेड्यूल बटन।
- Retexta: लक्ष्यों, मैसेज टाइप, राइटिंग स्टाइल और प्लान के नाम, जैसे ऐप (रिलीज़ 2026.1.23) और उसके Google Play पेज पर दिखते हैं; बोली गई भाषा का अपने आप पहचाना जाना और नतीजे में मूल भाषा बने रहना ऐप के कोड से (25 सितंबर 2026 को पढ़ा)।
- फ़ॉर्मेट और उदाहरण: FLAME Apps ने लिखे।
