لتطلب اجتماعًا بالبريد الإلكتروني، اذكر في جملة واحدة لماذا تريد الاجتماع، واقترح موعدين أو ثلاثة محددة (مع المدينة أو المنطقة الزمنية)، وقل كم سيستغرق وأين سيُعقد، ثم اطلب من القارئ أن يختار موعدًا أو يقترح غيره. هذا كل ما يحتاجه طلب الاجتماع. تجد أدناه نماذج لطلب عام بصيغة رسمية، ولاجتماع فيديو، ولاجتماع انطلاق مشروع، ولمتابعة حين لا يرد أحد، ولنسخة بالإنجليزية، ولملخص ترسله بعد الاجتماع.
| الجزء | مثال |
|---|---|
| الموضوع | طلب اجتماع: مراجعة ميزانية الربع الرابع |
| الغرض | «أودّ مراجعة مسودة الميزانية معكم قبل إرسالها إلى الإدارة المالية.» |
| المواعيد | الثلاثاء 10:00 صباحًا أو الأربعاء 2:00 ظهرًا (بتوقيت القاهرة) |
| المدة والمكان | 30 دقيقة، عبر Zoom (أرسل الرابط لاحقًا) أو في قاعة الاجتماعات بالدور الثالث |
| الطلب | «هل يناسبكم أحد هذه المواعيد، أم تفضّلون موعدًا آخر؟» |
نموذج طلب اجتماع رسمي
انسخ هذا النموذج إلى تطبيق البريد، واستبدل كل ما بين القوسين المعقوفين.
الموضوع: طلب اجتماع بخصوص [الموضوع]
الأستاذ/ [الاسم] المحترم،
تحية طيبة وبعد،
أودّ ترتيب اجتماع مدته [30 دقيقة] لـ[الغرض في جملة واحدة].
هل يناسبكم أحد المواعيد التالية؟
- [اليوم والتاريخ والساعة، بتوقيت المدينة]
- [اليوم والتاريخ والساعة، بتوقيت المدينة]
- [اليوم والتاريخ والساعة، بتوقيت المدينة]
يمكن أن نلتقي [في العنوان / في القاعة / عبر Zoom أو Teams أو Google Meet، وسأرسل الرابط].
[اختياري: للتحضير، أرجو الاطلاع على (المستند) أو إحضار (البيانات).]
وإن لم يناسبكم أي من هذه المواعيد، فأرجو اقتراح موعد آخر وسأرتّب نفسي عليه.
مع خالص التحية والتقدير،
[اسمك]
[الوظيفة، الجهة]
[رقم الهاتف]
ثلاثة مواعيد تكفي. كثرة الخيارات تجعل الرد أصعب لا أسهل.
نموذج طلب اجتماع عبر Zoom أو مكالمة فيديو
في مكالمة الفيديو قل أي أداة ستستخدم ومن سيرسل الرابط، حتى لا ينتظر أحد في المكان الخطأ.
الموضوع: مكالمة قصيرة بخصوص [الموضوع]؟
أهلًا [الاسم]،
هل يمكن أن نتحدث في مكالمة فيديو قصيرة عن [الموضوع]؟
أحتاج إلى نحو [20] دقيقة لـ[الغرض].
أنا متاح يوم [الخيار 1] أو [الخيار 2] ([بتوقيت المدينة]).
بعد أن تختار الموعد سأرسل دعوة [Zoom / Teams / Google Meet] فيها الرابط.
مع التحية،
[اسمك]
نموذج دعوة لاجتماع انطلاق مشروع
اجتماع الانطلاق (Kickoff) يبدأ المشروع. يجب أن تقول الدعوة ما المشروع، ومن المدعو ولماذا، وما الذي تريد الاتفاق عليه في نهاية الاجتماع.
الموضوع: اجتماع انطلاق مشروع [اسم المشروع] يوم [التاريخ]
الزملاء الأعزاء،
نبدأ العمل على [اسم المشروع]، وأودّ أن نجتمع جميعًا في اجتماع الانطلاق.
الموعد: [اليوم والتاريخ والساعة، بتوقيت المدينة]
المدة: [60] دقيقة
المكان: [القاعة / رابط الفيديو]
أهداف الاجتماع:
- الاتفاق على نطاق المشروع والموعد النهائي الأساسي
- تحديد المسؤول عن كل جزء
- تحديد طريقة تبادل المستجدات
أرجو الاطلاع على [المستند] قبل الاجتماع إن أمكن.
وإن تعذّر حضورك، فأخبرني من يمكنه الحضور عن فريقك.
مع الشكر،
[اسمك]
متابعة طلب اجتماع لم يُرد عليه
إن لم يصلك رد، فردّ في سلسلة الرسائل نفسها. المواعيد التي اقترحتها قد تكون مرّت، فاقترح مواعيد جديدة.
الأستاذ/ [الاسم] المحترم،
أتابع رسالتي السابقة بخصوص الاجتماع لـ[الغرض].
المواعيد التي اقترحتها مرّت، وهذان موعدان جديدان:
- [الخيار 1]
- [الخيار 2]
وإن كان هناك زميل آخر في فريقكم أنسب للحديث في هذا الموضوع، فيسعدني أن أتواصل معه مباشرة.
مع الشكر،
[اسمك]
وللمزيد عن المتابعة دون إلحاح، اقرأ كيف تكتب إيميل متابعة.
طلب اجتماع بالإنجليزي
في كثير من الشركات والمراسلات مع جهات في الخارج يُكتب الطلب بالإنجليزية. هذا نموذج بالبنية نفسها:
Subject: Meeting request: [topic]
Dear [Name],
I would like to arrange a [30-minute] meeting to [purpose in one sentence].
Would one of these times work for you?
- [Day, date, time, time zone]
- [Day, date, time, time zone]
We can meet [at address / on Zoom, Teams or Google Meet, and I will send the link].
If none of these times suit you, please suggest another.
Kind regards,
[Your name]
[Role, company]
لا تترجم الصيغ العربية حرفيًا: «تحية طيبة وبعد» لا مقابل لها في الإيميل الإنجليزي، ويكفي Dear [Name]. وللمزيد عن الكتابة بالإنجليزية اقرأ مساعدة في الكتابة حين تكون الإنجليزية لغتك الثانية.
نموذج ملخص بعد الاجتماع
بعد الاجتماع أرسل ملخصًا قصيرًا إلى كل من حضر.
الموضوع: ملخص اجتماع [اسم الاجتماع] بتاريخ [التاريخ]
الزملاء الأعزاء،
شكرًا على حضوركم اليوم.
القرارات:
- [القرار 1]
- [القرار 2]
المهام:
- [الاسم]: [المهمة] قبل [التاريخ]
- [الاسم]: [المهمة] قبل [التاريخ]
المسائل المعلقة:
- [المسألة]
الاجتماع القادم: [التاريخ والساعة]
أرجو إبلاغي إن فاتني شيء.
[اسمك]
ولمحضر رسمي فيه الحضور وبنود جدول الأعمال والاعتماد، انظر طريقة كتابة محضر اجتماع.
نصائح لاقتراح المواعيد
- اذكر المدينة أو المنطقة الزمنية حين يكون القارئ في بلد آخر: «الساعة 2:00 ظهرًا بتوقيت الرياض» أو «بتوقيت القاهرة».
- اكتب تواريخ حقيقية، لا أيام الأسبوع فقط: «الثلاثاء 6 أكتوبر» أوضح من «الثلاثاء القادم».
- انتبه لأيام العمل والعطلات عند من تكتب إليه، خصوصًا مع جهات في بلد آخر أو في فترات الأعياد.
- اذكر المدة. من الأسهل أن يجد الناس 20 دقيقة من أن يجدوا اجتماعًا مفتوح المدة.
- قل من يرسل الدعوة. هكذا تصل دعوة التقويم مرة واحدة، لا مرتين.
إن كان أشخاص كثيرون يحجزون وقتًا معك، فصفحة حجز قد تغني عن قائمة المواعيد. في تقويم Google توجد ميزة جدول المواعيد لذلك. بحسب صفحة المساعدة العربية، تنشئه على كمبيوتر بمتصفح ويب، و«لا يمكنك إنشاء جدول مواعيد في تطبيق "تقويم Google" على أجهزة Android أو iPhone وiPad»، بحساب Google شخصي أو حساب Workspace، و«تتطلّب بعض ميزات جداول المواعيد اشتراكًا مؤهَّلاً في Google Workspace أو Google One».
مثال: من رسالة صوتية إلى طلب اجتماع
كتبنا هذا المثال بأنفسنا لتوضيح الفكرة. ليس نتيجة حقيقية من التطبيق، وستختلف نتائجك عنه.
ما قد تقوله في هاتفك:
إيميل لأستاذة داليا من المكتبة العامة. إحنا عايزين نعمل نادي القراءة عندهم في الربيع، ومحتاج أتكلم معاها عن القاعات. حوالي نص ساعة. أنا فاضي التلات الجاي الصبح أو الخميس بعد تلاتة، أو هي تختار. ممكن أعدّي عليها في المكتبة عادي. واسألها لو محتاجة مننا حاجة قبلها، زي أعداد السنة اللي فاتت. خلّيه ودّي بس رسمي شوية، دي أول مرة نكلمها.
الإيميل الجاهز (بريد إلكتروني، احترافي):
الموضوع: طلب اجتماع: قاعة لنادي القراءة في الربيع
الأستاذة داليا المحترمة،
تحية طيبة وبعد،
نرغب في تنظيم نادي القراءة في المكتبة العامة خلال فصل الربيع، ويسعدني أن أتحدث معكِ عن القاعات المتاحة.
يستغرق الاجتماع نحو 30 دقيقة، ويمكنني الحضور إلى المكتبة.
هل يناسبكِ أحد الموعدين التاليين؟
- الثلاثاء [التاريخ]، صباحًا
- الخميس [التاريخ]، بعد الساعة 3:00 عصرًا
وإن كان موعد آخر أنسب لكِ، فأرجو إبلاغي.
وهل تحتاجين منا إلى تجهيز شيء قبل الاجتماع، مثل أعداد الحضور في العام الماضي؟
مع خالص التحية،
[اسمك]
كل ما في الإيميل موجود في الرسالة الصوتية. الغرض جاء أولًا، والمواعيد في أسطر مستقلة، والسؤال في الآخر يُظهر أنك جئت مستعدًا. لاحظ خانات [التاريخ]: الرسالة الصوتية قالت «التلات الجاي»، فاكتب التاريخ الحقيقي قبل الإرسال.
اكتب طلب الاجتماع مع Retexta
Retexta تطبيق سحابي على Android لتحويل الصوت إلى نص والكتابة بالذكاء الاصطناعي. تقول لماذا تريد الاجتماع ومتى أنت متاح، فيكتب الطلب. أسماء الأزرار أدناه كما في واجهة Retexta العربية، وبين قوسين اسمها إذا كانت لغة هاتفك الإنجليزية.
- افتح Retexta واضغط على مهمة جديدة (New task).
- تحت ماذا تريد أن تفعل؟ اضغط على اكتب رسالة (Write a message).
- تحت ما نوع الرسالة؟ اختر بريد إلكتروني (Email)، أو محادثة عمل (Slack، Teams) لرسالة محادثة، ثم أسلوب الكتابة، مثل احترافي أو رسمي أو ودّي. اضغط على التالي (Next).
- اضغط على سجّل صوتاً (Record audio) وتكلّم: لمن الإيميل، ولماذا تريد الاجتماع، وكم يستغرق، وأين، والمواعيد التي تناسبك.
- أوقف التسجيل. يكتب Retexta الإيميل.
- من شاشة النتيجة تستطيع تغيير أسلوب الكتابة أو اللغة أو الطول دون أن تسجّل من جديد، مثلًا لنسخة بالإنجليزية.
- راجع التواريخ والأوقات، ثم انسخ الإيميل أو شاركه إلى تطبيق البريد.
هدف اكتب رسالة جزء من Retexta Pro، ونسخ النتائج أو مشاركتها يحتاج إلى Retexta Pro أو النقاط. يمكن تجربة Retexta مجانًا: في البداية تحصل على بضع نتائج Pro مجانية تطّلع عليها داخل التطبيق، وكل ما بعدها يحتاج إلى Retexta Pro أو النقاط. يضع Retexta على النتائج عبارة «أُنشئ بالذكاء الاصطناعي. تحقق من التفاصيل المهمة.» ولا يطّلع على تقويمك، فتأكّد أن كل موعد تقترحه متاح فعلًا.
تابع القراءة
المزيد عن رسائل البريد: كتابة الإيميل بالصوت على Android، ورسالة الرد الآلي خارج الدوام. وقبل الاجتماع: كيف تكتب جدول أعمال الاجتماع. وبعده: طريقة كتابة محضر اجتماع. المزيد عن التطبيق: Retexta لتحويل الصوت إلى نص على Android.
المصادر
راجعها فريق FLAME Apps في 25 سبتمبر 2026.
- مساعدة تقويم Google، إنشاء جدول مواعيد: أنواع الحسابات، والإنشاء على الكمبيوتر فقط، وملاحظة الميزات المدفوعة.
- Retexta: أسماء الأهداف وأنواع الرسائل وأساليب الكتابة والخطط كما في التطبيق (الإصدار 2026.1.23) وعلى صفحته في Google Play.
- النماذج والمثال: كتبها فريق FLAME Apps.
