كيف تكتب جدول أعمال الاجتماع

لتكتب جدول أعمال اجتماع، ابدأ بـهدف الاجتماع في جملة واحدة، ثم رتّب البنود بالترتيب الذي ستناقشها به. أعطِ كل بند مسؤولًا يعرضه ووقتًا محددًا والنتيجة المطلوبة: قرار، أو نقاش، أو إحاطة فقط. ضع التاريخ والوقت والمكان أو الرابط في الأعلى، وأرسل الجدول قبل الاجتماع ليستعد الحاضرون. وقدّم البنود التي تحتاج إلى قرار، ما دام الجميع في كامل تركيزهم.

عناصر جدول أعمال الاجتماع

خطوات كتابة جدول الأعمال

1. اكتب الهدف أولًا. «تحديد موعد فعالية الخريف وميزانيتها» هدف. أما «الاجتماع الأسبوعي» فليس هدفًا. وإن لم تستطع أن تكتب هدفًا، فاسأل نفسك هل الاجتماع ضروري.
2. اجمع البنود. اسأل المدعوين عمّا يريدون طرحه، وراجع محضر الاجتماع السابق بحثًا عن المسائل المعلقة والمهام.
3. حدّد النتيجة المطلوبة من كل بند. قرار، أو نقاش، أو إحاطة. والإحاطة التي لا تحتاج إلى نقاش تكفيها غالبًا رسالة بالإيميل.
4. رتّب البنود. ابدأ بالمهام المفتوحة، ثم القرارات، ثم النقاش، واختم بما يستجد من أعمال.
5. أعطِ كل بند وقتًا ومسؤولًا. اجمع الأوقات: إذا تجاوزت مدة الاجتماع، فاحذف بندًا أو أجّله الآن، لا أثناء الاجتماع.
6. أضف التحضير: أي مستند يُقرأ، وأي أرقام تُحضر.
7. أرسله مبكرًا واطلب الإضافات قبل موعد محدد.

في الجهات الرسمية يُقَرّ جدول الأعمال عادةً في بداية الاجتماع. تقول قواعد Robert's Rules of Order، وهي مرجع أمريكي معروف في إدارة الاجتماعات، إن جدول الأعمال المقترح لا يصبح رسميًا إلا حين تُقرّه الهيئة في بداية الاجتماع، ويجوز للأعضاء عندئذ اقتراح تعديله. وإن كانت لجهتك لائحة، فهي المرجع.

نموذج جدول أعمال اجتماع

انسخه إلى Word أو Google Docs أو إيميل، واستبدل كل ما بين القوسين المعقوفين.

جدول أعمال: [اسم الاجتماع]

التاريخ:          [اليوم والتاريخ]
الوقت:            من [وقت البدء] إلى [وقت الانتهاء]
المكان:           [القاعة أو العنوان أو رابط الاجتماع]
الهدف:            [جملة واحدة: ما الذي يجب أن يتقرر أو يتضح في النهاية]
المدعوون:         [الأسماء]
للتحضير:          [المستند أو الرابط أو الأرقام المطلوبة]

1. المهام المفتوحة من اجتماع [تاريخ الاجتماع السابق] ([الدقائق]، [الاسم])
2. [البند] ([الدقائق]، [الاسم])، المطلوب: [قرار / نقاش / إحاطة]
3. [البند] ([الدقائق]، [الاسم])، المطلوب: [قرار / نقاش / إحاطة]
4. [البند] ([الدقائق]، [الاسم])، المطلوب: [قرار / نقاش / إحاطة]
5. ما يستجد من أعمال ([الدقائق])
6. الخطوات التالية وموعد الاجتماع القادم ([الدقائق])

الإضافات على جدول الأعمال قبل: [التاريخ والوقت]، إلى [الاسم]

مثال جدول أعمال

كتبنا هذا المثال بأنفسنا، والجهة والأسماء غير حقيقية.

جدول أعمال: جمعية حديقة الحي، اجتماع اللجنة

التاريخ:          الأربعاء 21 أكتوبر 2026
الوقت:            من 6:30 إلى 7:30 مساءً
المكان:           غرفة الحديقة، ومكالمة فيديو
الهدف:            تحديد رسوم المياه للأعضاء في العام القادم، وتنظيم إغلاق الشتاء.
المدعوون:         دينا، حسام، أمير، جود، باسل
للتحضير:          مقارنة حسام لفواتير المياه في آخر ثلاث سنوات (الرابط في الإيميل)

1. المهام المفتوحة من اجتماع 23 سبتمبر (5 دقائق، دينا)
2. رسوم المياه للأعضاء في العام القادم (20 دقيقة، حسام)، المطلوب: قرار
3. يوم إغلاق الشتاء ومهامه (15 دقيقة، أمير)، المطلوب: قرار
4. طلبات العضوية الجديدة (10 دقائق، جود)، المطلوب: إحاطة
5. ما يستجد من أعمال (5 دقائق)
6. الخطوات التالية وموعد الاجتماع القادم (5 دقائق، دينا)

الإضافات على جدول الأعمال قبل: 19 أكتوبر، الساعة 8 مساءً، إلى دينا

القراران في البداية، والإحاطة بعدهما. والبند الأول يراجع ما اتفقت عليه اللجنة في المرة السابقة، وتجده في قسم المهام من آخر محضر.

جدول الأعمال والمحضر: مستند واحد على مرحلتين

جدول الأعمال هو الخطة، والمحضر هو السجل. وإذا استخدمت الترقيم نفسه لهما وفّرت وقتًا:

1. قبل الاجتماع: أرسل جدول الأعمال.
2. أثناء الاجتماع: افتح نسخة من الجدول واكتب النتيجة تحت كل بند.
3. بعد الاجتماع: أضف الحضور والقرارات والمهام، فيصبح جدول الأعمال محضرًا.

في نموذج محضر الاجتماع الأقسام المقابلة جاهزة، ونموذج متابعة مهام الاجتماع يغطي قائمة المهام. وما يُكتب في المحضر أصلًا تجده في طريقة كتابة محضر اجتماع.

قل البنود بصوتك واحصل على جدول مرتب مع Retexta

Retexta تطبيق سحابي على Android لتحويل الصوت إلى نص والكتابة بالذكاء الاصطناعي. ليس فيه هدف خاص بجدول الأعمال، لكن شيء آخر يتيح لك أن تصف النتيجة التي تريدها بكلماتك. أسماء الأزرار أدناه كما في واجهة Retexta العربية، وبين قوسين اسمها إذا كانت لغة هاتفك الإنجليزية.

1. افتح Retexta واضغط على مهمة جديدة (New task).
2. اضغط على المزيد من القوالب (More templates)، ثم شيء آخر (Something else).
3. صف المهمة، مثلًا: «حوّل هذا إلى جدول أعمال اجتماع فيه هدف، وبنود مرقّمة بترتيب منطقي، ولكل بند مسؤول ووقت والنتيجة المطلوبة.»
4. أضف مدخلاتك: اضغط على سجّل صوتاً (Record audio) وتكلّم عن البنود كما تخطر لك، أو الصق النص (Paste text) إن كانت لديك ملاحظات.
5. يفرّغ Retexta صوتك على خوادمه ويكتب الجدول. راجع الترتيب والأوقات والأسماء، وأضف ما ينقص. يضع التطبيق على النتائج عبارة «أُنشئ بالذكاء الاصطناعي. تحقق من التفاصيل المهمة.»

هدف شيء آخر جزء من Retexta Pro. يمكن تجربة Retexta مجانًا: في البداية تحصل على بضع نتائج Pro مجانية تطّلع عليها داخل التطبيق. أما النسخ والمشاركة والتصدير ولقطات الشاشة، وكل ما بعد النتائج المجانية، فيحتاج إلى Retexta Pro أو النقاط.

تابع القراءة

بعد الاجتماع حوّل الجدول إلى محضر بـنموذج محضر الاجتماع، وتابع المهام بـنموذج متابعة مهام الاجتماع. المزيد عن التطبيق: Retexta لتحويل الصوت إلى نص على Android.

المصادر

راجعها فريق FLAME Apps في 25 سبتمبر 2026.

• Robert's Rules of Order، Frequently Asked Questions، السؤال 14 (بالإنجليزية): يصبح جدول الأعمال المقترح رسميًا حين تُقرّه الهيئة في بداية الاجتماع، ويجوز للأعضاء اقتراح تعديله (RONR، الطبعة 12، الفقرة 41:62).
• Retexta: أسماء الأهداف («شيء آخر»، «المزيد من القوالب») وخانة وصف المهمة والخطط كما تظهر في واجهة التطبيق العربية (الإصدار 2026.1.23) وعلى صفحته في Google Play.
• النموذج والمثال: كتبهما فريق FLAME Apps لهذه الصفحة.