Program porady začni cílem v jedné větě, pak seřaď body v pořadí, v jakém je budete probírat. Každý bod dostane toho, kdo ho vede, časový limit a očekávaný výsledek: rozhodnutí, názory, nebo jen informaci. Nahoru patří datum, čas a místo nebo odkaz. Program pošli předem, aby se lidé mohli připravit. Body, které potřebují rozhodnutí, dej dopředu, dokud jsou všichni čerství.
Co patří do programu porady
| Část | Co do ní patří |
|---|---|
| Záhlaví | Název porady, datum, začátek a konec, místo nebo odkaz na videohovor |
| Cíl | Jedna věta: co má být na konci porady jasné nebo rozhodnuté |
| Účastníci | Kdo je pozvaný a kdo má něco připravit |
| Body programu | Očíslované, v pořadí, každý s vedoucím bodu, minutami a výsledkem |
| Příprava | Dokumenty k přečtení nebo čísla, která přinést, s odkazy |
| Stálé body | Na začátku kontrola úkolů z minula, na konci různé |
| Příští porada | Datum, pokud už je známé |
Postup krok za krokem
- Napiš nejdřív cíl. „Rozhodnout o termínu a rozpočtu podzimní akce“ je cíl. „Týdenní porada“ není. Pokud cíl napsat nedokážeš, zeptej se, jestli je porada potřeba.
- Posbírej témata. Zeptej se účastníků, co potřebují probrat, a podívej se do minulého zápisu na otevřené otázky a úkoly.
- U každého bodu označ výsledek. Rozhodnutí, diskuse, nebo informace. Informaci, o které se nemusí diskutovat, často stačí poslat e-mailem.
- Seřaď body. Nejdřív otevřené úkoly, pak rozhodnutí, pak diskuse a na konec různé.
- Každému bodu dej čas a vedoucího. Sečti to: pokud to přesahuje délku porady, škrtni nebo přesuň něco hned teď, ne až během porady.
- Doplň přípravu: jaký dokument si přečíst, jaká čísla přinést.
- Pošli program předem a požádej o doplnění do určitého termínu.
Ve spolcích, výborech a zastupitelstvech se program často schvaluje na začátku zasedání a členové mohou navrhnout jeho změnu. Jestli a jak se to u vás dělá, určují stanovy nebo jednací řád.
Vzor programu porady
Zkopíruj vzor do Wordu, Google Dokumentů nebo e-mailu a nahraď vše v hranatých závorkách.
PROGRAM PORADY: [název porady]
Datum: [datum]
Čas: [začátek] až [konec]
Místo: [místnost, adresa nebo odkaz na videohovor]
Cíl: [jedna věta: co má být na konci rozhodnuté nebo jasné]
Účastníci: [jména]
Prosím připravte: [dokument, odkaz nebo čísla]
1. Kontrola úkolů z [datum minulé porady] ([minuty], [jméno])
2. [Téma] ([minuty], [jméno]), výsledek: [rozhodnutí / diskuse / informace]
3. [Téma] ([minuty], [jméno]), výsledek: [rozhodnutí / diskuse / informace]
4. [Téma] ([minuty], [jméno]), výsledek: [rozhodnutí / diskuse / informace]
5. Různé ([minuty])
6. Další kroky a termín příští porady ([minuty])
Doplnění programu do: [datum a čas], komu: [jméno]
Příklad programu porady
Příklad jsme napsali sami, spolek i jména jsou smyšlené.
PROGRAM SCHŮZE VÝBORU: Komunitní zahrada Na Louce
Datum: 21. října 2026
Čas: 18:30 až 19:30
Místo: zahradní domek a videohovor
Cíl: Rozhodnout o poplatku za vodu na příští rok a naplánovat zazimování.
Účastníci: Dana, Karel, Amir, Jitka, Pavel
Prosím připravte: Karlovo srovnání posledních tří vyúčtování vody (odkaz v e-mailu)
1. Kontrola úkolů z 23. září (5 min, Dana)
2. Poplatek za vodu pro členy na příští rok (20 min, Karel), výsledek: rozhodnutí
3. Den zazimování a rozdělení prací (15 min, Amir), výsledek: rozhodnutí
4. Žádosti nových členů (10 min, Jitka), výsledek: informace
5. Různé (5 min)
6. Další kroky a termín příští schůze (5 min, Dana)
Doplnění programu do: 19. října, 20:00, komu: Dana
Obě rozhodnutí jsou vpředu, informace později. Bod 1 kontroluje, na čem se výbor dohodl minule, a to najdeš v úkolech z minulého zápisu.
Program a zápis: jeden dokument, dvě fáze
Program je plán, zápis je záznam. Když mají oba stejné číslování, ušetříš čas:
- Před poradou: pošli program.
- Během porady: otevři kopii programu a pod každý bod piš výsledek.
- Po poradě: doplň účast, rozhodnutí a úkoly a z programu je zápis.
Odpovídající oddíly má šablona zápisu z porady, seznam úkolů řeší vzor úkoly z porady a co do zápisu vůbec patří, vysvětluje jak napsat zápis z porady.
Namluv témata, Retexta z nich udělá program
Retexta převádí řeč na text a s pomocí AI z ní napíše hotový text. Je to aplikace pro Android a nahrávka se zpracovává v cloudu. Samostatný cíl pro program porady nemá, ale Something else ti dovolí popsat výsledek vlastními slovy. Menu Retexty je v angličtině a české rozhraní nemá, proto názvy tlačítek uvádíme anglicky.
- Otevři Retextu a klepni na New task.
- Klepni na More templates a pak na Something else.
- Popiš úkol, třeba: „Udělej z toho program porady v češtině: cíl, očíslované body v rozumném pořadí, u každého vedoucí bodu, čas a očekávaný výsledek.“
- Přidej vstup: klepni na Record audio a vyjmenuj témata, jak tě napadají, nebo vlož poznámky přes Paste text. Jazyk řeči nevybíráš, aplikace ho rozpozná sama.
- Retexta nahrávku přepíše na svých serverech a napíše program. Zkontroluj pořadí, časy a jména a doplň, co chybí. Retexta označuje výsledky větou „AI-generated. Check important details.“ („Vytvořeno AI. Zkontroluj důležité údaje.“)
Something else je součástí Retexta Pro. Retextu si vyzkoušíš zdarma: jako nový uživatel dostaneš několik výsledků Pro zdarma k zobrazení v aplikaci. Ke kopírování, sdílení, exportu a snímkům obrazovky, a také na všechno po výsledcích zdarma, potřebuješ Retexta Pro nebo kredity.
Co říct
„Schůze výboru 21. října, hodina. Musíme rozhodnout o poplatku za vodu, čísla má Karel, na to dvacet minut. Amir vede zazimování, patnáct minut. Jitka má žádosti nových členů, jen informace. Začneme úkoly z minula.“ Na úplný program to stačí.
Čti dál
Po poradě udělej z programu zápis podle šablony zápisu z porady a úkoly sleduj podle vzoru úkoly z porady. Poradu s někým teprve domlouváš? Pomůže žádost o schůzku e-mailem. O aplikaci: Retexta, převod hlasu na text pro Android.
Zdroje
Ověřila FLAME Apps 26. září 2026.
- Retexta: názvy cílů („Something else“, „More templates“), pole pro vlastní úkol a tarify v aplikaci (verze 2026.1.23) a na stránce v Google Play.
- Návrhy vyhledávače Bing pro český trh (26. září 2026): „program porady“ (ostatní návrhy se týkaly poradenských služeb, ne porad); „agenda porady“ a „program jednání vzor“ nebyly měřeny, nadpisy vycházejí z běžných českých spojení (neměřeno).
- Vzor a příklad: napsala FLAME Apps.
