Щоб скласти порядок денний, спершу одним реченням запишіть мету засідання, а потім перелічіть питання в тому порядку, у якому їх розглядатимуть. Кожному питанню дайте доповідача, час і очікуваний результат: рішення, обговорення чи інформація. Угорі вкажіть дату, час і місце або посилання, і надішліть порядок денний заздалегідь, щоб учасники встигли підготуватися. Питання, які потребують рішення, ставте ближче до початку, поки всі ще свіжі.
Що таке порядок денний і як його оформлюють офіційно
Порядок денний це перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні. Типова інструкція з діловодства, затверджена Кабінетом Міністрів для міністерств та інших органів виконавчої влади, описує його так:
- питання розміщують у порядку їх значущості і біля кожного зазначають доповідача;
- слова «Порядок денний» друкують від лівого поля, після них ставлять двокрапку;
- кожне питання нумерують арабськими цифрами;
- кожне питання починається з прийменника «Про».
Для приватної компанії, ОСББ чи громадської організації ця інструкція не обов’язкова, але її форма звична й зрозуміла, тож нею часто користуються й поза держорганами. Якщо у вас є статут, положення про збори чи власна інструкція, вирішують вони.
Що має бути в порядку денному
| Частина | Що написати |
|---|---|
| Заголовок | Назва засідання, дата, час початку й кінця, місце або посилання |
| Мета | Одне речення: що має бути вирішено або зрозуміло наприкінці |
| Учасники | Хто запрошений і хто має щось підготувати |
| Питання | Пронумеровані, по порядку, з доповідачем, часом і очікуваним результатом |
| Підготовка | Які документи прочитати, які цифри принести, з посиланнями |
| Постійні пункти | На початку контроль виконання попередніх доручень, наприкінці «Різне» |
| Наступне засідання | Дата, якщо вже відома |
Як скласти порядок денний крок за кроком
- Спершу мета. «Затвердити розмір внеску на 2027 рік і план закриття сезону» це мета. «Щотижнева нарада» ні. Якщо мету сформулювати не вдається, запитайте себе, чи потрібне засідання.
- Зберіть питання. Запитайте учасників, що вони хочуть винести, і перегляньте попередній протокол: там відкриті питання й доручення.
- Позначте результат для кожного питання. Рішення, обговорення або інформація. Інформацію без обговорення часто можна просто надіслати листом.
- Розставте питання. Контроль виконання доручень, потім рішення, потім обговорення, наприкінці «Різне».
- Дайте кожному питанню час і доповідача. Підсумуйте: якщо виходить довше за засідання, скоротіть або перенесіть щось зараз, а не під час засідання.
- Додайте підготовку: що прочитати, які цифри принести.
- Надішліть заздалегідь і попросіть доповнення до певного часу.
Шаблон порядку денного
Скопіюйте в Word, Google Документи або лист і замініть усе в квадратних дужках.
[Назва засідання / зборів / наради]
Дата: [дата]
Час: [початок] до [кінець]
Місце: [кімната, адреса або посилання]
Мета: [одне речення: що має бути вирішено або зрозуміло наприкінці]
Учасники: [імена]
Підготувати: [документ, посилання або цифри]
Порядок денний:
1. Про виконання доручень засідання від [дата] ([хв], доповідач: [ім’я])
2. Про [питання] ([хв], доповідач: [ім’я]), результат: [рішення / обговорення / інформація]
3. Про [питання] ([хв], доповідач: [ім’я]), результат: [рішення / обговорення / інформація]
4. Про [питання] ([хв], доповідач: [ім’я]), результат: [рішення / обговорення / інформація]
5. Різне ([хв])
Доповнення до порядку денного до: [дата й час], надсилати [ім’я]
Приклад порядку денного зборів
Цей приклад ми написали самі, товариство й імена вигадані.
Збори правління садового товариства «Калина»
Дата: 21 жовтня 2026 р.
Час: 18:30 до 19:30
Місце: будиночок правління та відеодзвінок
Мета: вирішити розмір внеску за воду на 2027 рік і спланувати закриття сезону.
Учасники: Тетяна, Віктор, Юрій, Оксана, Павло
Підготувати: порівняння рахунків за воду за три роки від Віктора (посилання в листі)
Порядок денний:
1. Про виконання рішень зборів від 23 вересня (5 хв, доповідачка: Тетяна)
2. Про розмір внеску за воду на 2027 рік (20 хв, доповідач: Віктор), результат: рішення
3. Про дату й роботи із закриття сезону (15 хв, доповідач: Юрій), результат: рішення
4. Про заяви нових членів (10 хв, доповідачка: Оксана), результат: інформація
5. Різне (5 хв)
Доповнення до порядку денного до 19 жовтня, 20:00, надсилати Тетяні
Два рішення стоять першими, інформація пізніше. Пункт 1 перевіряє, що вирішили минулого разу, а це ви знайдете в дорученнях попереднього протоколу.
Порядок денний і протокол: один документ, два етапи
Порядок денний це план, протокол це запис. За Типовою інструкцією розділи протоколу відповідають пунктам порядку денного, тож одна нумерація економить час:
- До засідання: надішліть порядок денний.
- Під час засідання: відкрийте копію порядку денного й записуйте результат під кожним пунктом.
- Після засідання: додайте присутніх, рішення й доручення, і порядок денний перетворився на протокол.
Як оформити доручення, щоб їх виконали, показує шаблон списку завдань за підсумками зустрічі.
Надиктуйте теми й отримайте порядок денний у Retexta
Retexta перетворює голос на текст і за допомогою ШІ пише готовий результат. Це застосунок для Android, запис обробляється в хмарі. Окремої цілі для порядку денного немає, але в Something else можна описати потрібний результат своїми словами. Меню Retexta англійською, тому назви кнопок нижче подано англійською.
- Відкрийте Retexta й натисніть New task.
- Натисніть More templates, потім Something else.
- Опишіть завдання, наприклад: «Склади порядок денний засідання українською: мета, пронумеровані питання, що починаються з "Про", у логічному порядку, з доповідачем, часом і очікуваним результатом для кожного».
- Натисніть Record audio і розкажіть про теми так, як вони спадають на думку, або Paste text з нотатками, які вже є.
- Retexta розшифрує голос на своїх серверах і напише порядок денний. Перевірте порядок, час та імена й допишіть, чого бракує. Retexta позначає результати написом «AI-generated. Check important details.» («Створено ШІ. Перевірте важливі деталі»).
Something else входить у Retexta Pro. Retexta можна спробувати безкоштовно: нові користувачі отримують кілька безкоштовних результатів Pro для перегляду в застосунку. Копіювання, надсилання, експорт і знімки екрана, а також усе після безкоштовних результатів, потребують Retexta Pro або кредитів.
Що сказати
«Збори правління 21 жовтня, година. Треба вирішити внесок за воду, цифри у Віктора, на це двадцять хвилин. Юрій веде закриття сезону, п’ятнадцять хвилин. В Оксани заяви нових членів, просто інформація. Почати з виконання рішень минулих зборів.» Цього досить для повного порядку денного.
Читайте також
Після засідання: протокол засідання із запису за допомогою ШІ і список завдань за підсумками зустрічі. Щоб запросити учасників: лист-запрошення на зустріч. Про застосунок: Retexta, голос у текст для Android.
Джерела
Перевірено FLAME Apps 26 вересня 2026 року.
- Кабінет Міністрів України, постанова від 17.01.2018 № 55, Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, розділ «Протоколи», пункти 114 і 115: визначення порядку денного, порядок за значущістю, доповідач, нумерація, прийменник «Про», відповідність розділів протоколу пунктам порядку денного.
- Retexta: назви цілей («Something else», «More templates»), поле для власного завдання і тарифи в застосунку (версія 2026.1.23) та на сторінці в Google Play.
- Шаблон і приклад: написані FLAME Apps для цієї сторінки.
