Untuk menulis agenda mesyuarat, mulakan dengan tujuan mesyuarat dalam satu ayat, kemudian senaraikan perkara mengikut susunan perbincangan. Beri setiap perkara seorang yang membentangkan, anggaran masa dan hasil yang dikehendaki: keputusan, pandangan atau makluman sahaja. Letakkan tarikh, masa dan tempat di atas, dan hantar agenda sebelum mesyuarat supaya peserta boleh bersedia. Di Malaysia, kebanyakan agenda mengikut susunan tetap: alu-aluan pengerusi, pengesahan minit lalu, perkara berbangkit, perkara baharu, hal-hal lain dan penangguhan.
Format agenda mesyuarat
| Bahagian | Isi |
|---|---|
| Kepala | Nama mesyuarat dan bilangan (contohnya Bil. 3/2026), tarikh, masa mula dan tamat, tempat atau pautan |
| Tujuan | Satu ayat: apa yang patut jelas atau diputuskan pada akhir mesyuarat |
| Kehadiran | Siapa dijemput, dan siapa perlu menyediakan sesuatu |
| Perkara | Bernombor, mengikut susunan, dengan pembentang, minit dan hasil yang dikehendaki |
| Persediaan | Dokumen untuk dibaca atau angka untuk dibawa |
| Perkara tetap | Pengesahan minit lalu dan perkara berbangkit di awal, hal-hal lain di akhir |
| Penangguhan | Penutup mesyuarat, dan tarikh mesyuarat seterusnya jika sudah diketahui |
Susunan agenda yang biasa digunakan
- Ucapan alu-aluan pengerusi
- Pengesahan minit mesyuarat lalu: peserta menyemak minit dan mencadangkan pembetulan; minit disahkan oleh seorang pencadang dan seorang penyokong.
- Perkara berbangkit: status tindakan susulan daripada minit lalu. Lihat contoh tindakan susulan mesyuarat.
- Perkara baharu atau kertas cadangan: topik yang memerlukan keputusan, satu nombor untuk setiap topik.
- Hal-hal lain
- Penangguhan mesyuarat
Susunan ini amalan biasa, bukan peraturan. Jika persatuan, PIBG atau jabatan anda mempunyai perlembagaan atau format sendiri, ikut itu.
Cara menulis agenda langkah demi langkah
- Tulis tujuan dahulu. “Memutuskan tarikh dan bajet Hari Keluarga” ialah tujuan. “Mesyuarat bulanan” bukan. Jika anda tidak dapat menulis tujuan, fikir semula sama ada mesyuarat itu perlu.
- Kumpul topik. Tanya peserta apa yang mereka mahu bangkitkan, dan semak minit lalu untuk tindakan yang belum selesai.
- Tandakan hasil setiap topik. Keputusan, perbincangan atau makluman. Makluman yang tidak perlu dibincang selalunya boleh dihantar melalui e-mel atau WhatsApp sahaja.
- Susun topik. Perkara yang memerlukan keputusan diletakkan awal, ketika peserta masih segar.
- Beri setiap topik masa dan pembentang. Jumlahkan: jika melebihi tempoh mesyuarat, potong atau tangguhkan sekarang, bukan semasa mesyuarat.
- Tambah persediaan: dokumen yang perlu dibaca, angka yang perlu dibawa.
- Hantar lebih awal dan minta tambahan agenda sebelum masa tertentu.
Templat agenda mesyuarat
Salin ke Word, Google Docs atau e-mel, dan tukar semua yang berada dalam kurungan segi empat.
AGENDA MESYUARAT [NAMA JAWATANKUASA] BIL. [nombor/tahun]
Tarikh : [hari, tarikh]
Masa : [mula] hingga [tamat]
Tempat : [bilik, alamat atau pautan]
Tujuan : [satu ayat]
Persediaan: [dokumen, pautan atau angka untuk dibawa]
1. Ucapan alu-aluan Pengerusi ([minit])
2. Pengesahan minit mesyuarat Bil. [nombor/tahun] ([minit])
3. Perkara berbangkit ([minit])
4. Perkara baharu
4.1 [Topik] ([minit], [nama]), hasil: [keputusan / perbincangan / makluman]
4.2 [Topik] ([minit], [nama]), hasil: [keputusan / perbincangan / makluman]
5. Hal-hal lain ([minit])
6. Penangguhan
Tambahan agenda sebelum: [tarikh dan masa], kepada [nama]
Contoh agenda mesyuarat
Contoh ini kami tulis sendiri; organisasi dan nama adalah rekaan.
AGENDA MESYUARAT AJK KEBUN KOMUNITI TAMAN MELATI BIL. 4/2026
Tarikh : Rabu, 21 Oktober 2026
Masa : 8.30 malam hingga 9.30 malam
Tempat : Surau Taman Melati (bilik mesyuarat) dan Google Meet
Tujuan : Memutuskan yuran air tahun depan dan merancang kerja gotong-royong.
Persediaan: Perbandingan tiga bil air terakhir oleh Bendahari (pautan dalam e-mel)
1. Ucapan alu-aluan Pengerusi (5 minit)
2. Pengesahan minit mesyuarat Bil. 3/2026 (5 minit)
3. Perkara berbangkit (10 minit)
4. Perkara baharu
4.1 Yuran air ahli untuk tahun 2027 (20 minit, Bendahari), hasil: keputusan
4.2 Tarikh dan tugasan gotong-royong (10 minit, Encik Amir), hasil: keputusan
4.3 Permohonan ahli baharu (5 minit, Setiausaha), hasil: makluman
5. Hal-hal lain (5 minit)
6. Penangguhan
Tambahan agenda sebelum: Isnin, 19 Oktober 2026, 8.00 malam, kepada Setiausaha
Dua keputusan datang dahulu, makluman kemudian. Perkara 3 menyemak apa yang dipersetujui dalam mesyuarat lalu.
Agenda mesyuarat agung
Mesyuarat agung tahunan persatuan, koperasi atau PIBG selalunya mempunyai perkara tetap, contohnya:
- Pengesahan minit mesyuarat agung lalu
- Laporan tahunan
- Laporan kewangan atau penyata kewangan yang telah diaudit
- Usul daripada ahli
- Pemilihan jawatankuasa baharu, jika tiba penggal
- Hal-hal lain dan penangguhan
Perkara wajib, kuorum dan tempoh notis ditetapkan oleh perlembagaan atau peraturan organisasi anda, bukan oleh templat. Semak dokumen itu sebelum menghantar agenda.
Agenda dan minit: satu dokumen, dua peringkat
- Sebelum mesyuarat: hantar agenda.
- Semasa mesyuarat: buka salinan agenda dan catat hasil di bawah setiap perkara.
- Selepas mesyuarat: tambah kehadiran, keputusan dan tindakan, dan agenda itu sudah menjadi minit.
Templat minit mesyuarat kami mempunyai bahagian yang sepadan, dan apa yang patut ada dalam minit diterangkan dalam cara menulis minit mesyuarat.
Sebut topiknya, dapatkan agenda tersusun dengan Retexta
Retexta ialah aplikasi Android yang menukar suara ke teks di awan dan menulis dengan AI. Tiada matlamat khas untuk agenda, tetapi Something else membolehkan anda menerangkan hasil yang anda mahu dengan perkataan sendiri. Menu aplikasi dalam bahasa Inggeris; hasilnya boleh ditulis dalam bahasa Melayu.
- Buka Retexta dan ketik New task.
- Ketik More templates, kemudian Something else.
- Terangkan tugasan, contohnya: “Jadikan ini agenda mesyuarat dalam bahasa Melayu dengan susunan biasa Malaysia: alu-aluan pengerusi, pengesahan minit, perkara berbangkit, perkara baharu bernombor dengan pembentang dan masa, hal-hal lain, penangguhan.”
- Tambah input: ketik Record audio dan sebut topik mengikut apa yang terlintas, atau Paste text dengan nota yang anda ada.
- Retexta menukar suara anda ke teks di pelayannya dan menulis agenda. Semak susunan, masa dan nama, dan tambah apa yang tertinggal. Retexta menandakan hasilnya dengan “AI-generated. Check important details.”
Something else ialah sebahagian daripada Retexta Pro. Retexta percuma untuk dicuba: pengguna baharu mendapat beberapa hasil Pro percuma untuk dilihat dalam aplikasi. Untuk menyalin, berkongsi, mengeksport dan mengambil tangkapan skrin, serta untuk semua selepas hasil percuma itu, anda perlukan Retexta Pro atau kredit.
Apa yang perlu disebut
“Mesyuarat AJK bil empat, Rabu dua puluh satu Oktober, pukul lapan setengah malam, sejam. Kena putuskan yuran air, bendahari ada angka, bagi dua puluh minit. Encik Amir bawa gotong-royong, sepuluh minit. Setiausaha ada permohonan ahli baru, makluman saja.” Itu sudah cukup untuk agenda yang lengkap.
Baca seterusnya
Untuk menjemput peserta: e-mel jemputan mesyuarat. Selepas mesyuarat, jadikan agenda itu minit dengan templat minit mesyuarat dan pantau tugasan dengan contoh tindakan susulan mesyuarat. Lebih lanjut tentang aplikasi: Retexta, suara ke teks untuk Android.
Sumber
Disemak oleh FLAME Apps pada 25 September 2026.
- Susunan agenda (alu-aluan pengerusi, pengesahan minit, perkara berbangkit, perkara baharu, hal-hal lain, penangguhan) dan perkara mesyuarat agung: amalan biasa di Malaysia, tidak disemak terhadap mana-mana perlembagaan atau pekeliling rasmi. Perlembagaan organisasi anda yang menentukan.
- Carian ms-MY “agenda mesyuarat” (Bing, 25 September 2026): cadangan termasuk mesyuarat agung, PIBG, JKKK dan KRT.
- Retexta: nama matlamat (“Something else”, “More templates”), medan tugasan sendiri dan pelan seperti yang dipaparkan dalam aplikasi (versi 2026.1.23, menu bahasa Inggeris) dan di halaman Google Play.
- Templat dan contoh: ditulis oleh FLAME Apps untuk halaman ini.
