会議のアジェンダは、まず会議の目的を一文で書き、話し合う議題を話す順に並べて作ります。議題ごとに進行役、時間、ゴール（決定するのか、意見を出し合うのか、報告だけか）を決め、上に日時と場所またはURLを書いて、会議の前に参加者へ送ります。決めなければならない議題は、みんなの集中力があるうちに前半へ置くのがコツです。
アジェンダに載せる項目
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| 基本情報 | 会議名、日付、開始と終了の時刻、場所またはオンラインのURL |
| 目的 | 一文で：会議が終わったとき、何が決まっているべきか |
| 参加者 | 出席者と、事前に準備をお願いする人 |
| 議題 | 番号つきで順番に。それぞれに進行役、時間、ゴール |
| 事前準備 | 読んでおく資料、持参する数字（リンクつき） |
| 定例の項目 | 冒頭に前回のアクションアイテムの確認、最後にその他 |
| 次回 | わかっていれば次回の日程 |
アジェンダの作り方（手順）
- 目的を先に書く。「秋のイベントの日程と予算を決める」は目的ですが、「定例会」は目的ではありません。目的が書けないなら、その会議が本当に必要か考えます。
- 議題を集める。 参加者に話したいことを聞き、前回の議事録の未解決の点とアクションアイテムを確認します。
- 議題ごとにゴールを決める。 決定、議論、報告のどれか。議論の要らない報告は、メールで済ませられることも多いです。
- 順番を決める。 前回のアクションアイテム、決定の議題、議論の議題、その他の順が基本です。
- 時間と進行役を割り振る。 合計が会議の長さを超えるなら、会議中ではなく今のうちに削るか次回へ回します。
- 事前準備を書く。 読んでおく資料、持ってきてほしい数字。
- 前もって送る。 議題の追加はいつまでに誰へ、と締め切りも書いておきます。
理事会や総会のように、定款や規約で招集の手続きや議題の扱いが決まっている団体では、そのルールが優先します。
アジェンダのテンプレート
Word、Google ドキュメント、メールに貼り付けて、［ ］の部分を書き換えてください。
アジェンダ：［会議名］
日時：［年月日（曜日）］［開始］から［終了］
場所：［会議室、住所、またはオンラインのURL］
目的：［会議の終わりに何が決まっているべきかを一文で］
参加者：［氏名］
事前準備：［資料、リンク、持参する数字］
1. 前回（［日付］）のアクションアイテムの確認（［分］、［氏名］）
2. ［議題］（［分］、［氏名］）ゴール：［決定／議論／報告］
3. ［議題］（［分］、［氏名］）ゴール：［決定／議論／報告］
4. ［議題］（［分］、［氏名］）ゴール：［決定／議論／報告］
5. その他（［分］）
6. 次のアクションと次回日程の確認（［分］）
議題の追加：［日時］までに［氏名］へ
アジェンダの例
次の例は私たちが作成したもので、団体と氏名は架空です。
アジェンダ：みどり町市民農園 運営委員会
日時：2026年10月21日（水）18:30から19:30
場所：農園の管理小屋、およびオンライン（URLは別途送付）
目的：来年度の水道代の会員負担を決め、冬季の閉園作業の段取りを決める。
参加者：佐藤、小林、アミール、中村、林
事前準備：小林さんがまとめた過去3回分の水道料金の比較（メールのリンク参照）
1. 前回（9月23日）のアクションアイテムの確認（5分、佐藤）
2. 来年度の水道代の会員負担（20分、小林）ゴール：決定
3. 冬季閉園の日程と作業分担（15分、アミール）ゴール：決定
4. 新規入会の申し込み状況（10分、中村）ゴール：報告
5. その他（5分）
6. 次のアクションと次回日程の確認（5分、佐藤）
議題の追加：10月19日（月）20:00までに佐藤へ
決定が必要な二つの議題を前に、報告を後ろに置いています。1番の議題では前回決めたことを確認します。その中身は、前回の議事録のアクションアイテムにあります。
パワポやワードでアジェンダを作るとき
- スライド1枚にするなら、目的を上に一行、その下に番号つきの議題と時間だけを並べます。細かい説明は事前に送る文書に任せます。
- ワードや共有ドキュメントなら、上のテンプレートをそのまま使えます。会議中はそのコピーに結論を書き込めば、議事録の下書きになります。
- どちらでも、会議の冒頭でアジェンダを画面に出し、目的と時間配分を全員で確認すると、脱線を戻しやすくなります。
アジェンダと議事録は、一つの文書の二つの段階
アジェンダは予定、議事録は記録です。同じ番号を使えば手間が省けます。
- 会議の前： アジェンダを送ります。
- 会議中： アジェンダのコピーを開き、各議題の下に結論をメモします。
- 会議の後： 出席者、決定事項、アクションアイテムを書き足せば、アジェンダが議事録になります。
議事録の書式は議事録テンプレート、作業の一覧はアクションアイテムの書き方、録音から議事録を作る方法はAIで議事録を自動作成する方法で紹介しています。
話した議題を、Retexta で順番つきのアジェンダにする
Retexta は、話した内容をクラウドで文字起こしし、AI が文章に仕上げる Android アプリです。アジェンダ専用の目的はありませんが、Something else を使えば、作りたいものを自分の言葉で指示できます。アプリのメニューは英語なので、ボタン名は英語のまま書いています。
- Retexta を開き、New task をタップします。
- More templates をタップし、Something else を選びます。
- What should the AI do? に指示を書きます。例：「会議のアジェンダにしてください。目的、番号つきの議題を適切な順番で、議題ごとに進行役、時間、ゴールをつけて。」
- 入力として Record audio をタップし、思いつくまま議題を話します。手元のメモがあれば Paste text で貼り付けても構いません。
- Retexta がサーバーで文字起こしし、アジェンダを書きます。順番、時間、名前を確認し、足りないものを書き足してください。結果には「AI-generated. Check important details.」と表示されます。
Something else は Retexta Pro の機能です。Retexta は無料で試せます。新規ユーザーは、Pro の結果をいくつか無料でアプリ内に表示できます。コピー、共有、エクスポート、スクリーンショットと、無料の結果を使い切った後のご利用には、Retexta Pro またはクレジットが必要です。
話すならこんな感じで
「10月21日の運営委員会、1時間。水道代の負担を決める、数字は小林さん、20分。冬の閉園はアミールさん、15分。中村さんから新規入会の報告。最初に前回のアクションアイテムの確認。」これだけ話せば、アジェンダの材料は揃います。
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会議の後はアクションアイテムの書き方で作業をまとめ、AIで議事録を自動作成する方法で記録を残しましょう。社外の方との打ち合わせを設定するならアポイントを依頼するメールの書き方をどうぞ。アプリについて詳しくはRetexta、Android 向けの AI 文字起こしアプリをご覧ください。
出典
FLAME Apps が2026年9月26日に確認しました。
- Retexta：目標の名称（「Something else」「More templates」）、指示の入力欄、プランの名称は、アプリ（リリース 2026.1.23、英語メニュー）と Google Play の掲載情報の表示どおり。
- 検索語：Bing のサジェスト（ja-JP、2026年9月26日）。「アジェンダ 作り方」の候補に「パワポ」「ワード」「例」など。
- テンプレートと例：FLAME Apps がこのページのために作成しました。
