Para fazer a pauta de uma reunião, comece pelo objetivo da reunião numa frase e depois liste os assuntos na ordem em que serão tratados. Dê a cada assunto quem conduz, quanto tempo e o resultado que você quer: uma decisão, uma opinião ou só um informe. Coloque data, horário e local ou link no topo e envie a pauta antes da reunião, para as pessoas se prepararem. Deixe os assuntos que pedem decisão para o começo, enquanto todo mundo está descansado.
O que entra na pauta
| Parte | O que entra |
|---|---|
| Cabeçalho | Nome da reunião, data, horário de início e fim, local ou link |
| Objetivo | Uma frase: o que precisa estar resolvido no fim da reunião |
| Participantes | Quem foi convidado e quem precisa preparar algo |
| Assuntos | Numerados, em ordem, cada um com quem conduz, minutos e resultado esperado |
| Preparação | Documentos para ler ou números para trazer, com links |
| Itens fixos | Tarefas em aberto da última reunião no começo, assuntos gerais no fim |
| Próxima reunião | Data, se já souber |
Como fazer a pauta, passo a passo
- Escreva o objetivo primeiro. “Decidir a taxa de água e o mutirão de inverno” é um objetivo. “Reunião semanal” não é. Se você não consegue escrever um objetivo, pergunte se a reunião é necessária.
- Junte os assuntos. Pergunte aos participantes o que eles precisam levar e confira na última ata as questões em aberto e as tarefas.
- Marque o resultado de cada assunto. Decisão, discussão ou informe. Informe que não precisa de conversa muitas vezes cabe num e-mail.
- Coloque os assuntos em ordem. Comece pelas tarefas em aberto, depois as decisões, depois as discussões, e termine com os assuntos gerais.
- Dê a cada assunto um tempo e um responsável. Some: se passar da duração da reunião, corte ou adie algo agora, não no meio da reunião.
- Acrescente a preparação: qual documento ler, quais números trazer.
- Envie com antecedência e peça inclusões até um horário definido.
Em assembleias, condomínios, associações e conselhos, a lista de assuntos também aparece como ordem do dia, o termo que o Manual de Comunicação Escrita Oficial do Estado do Paraná usa na estrutura da ata. O estatuto, a convenção ou o regimento do grupo dizem quem convoca, com que antecedência e o que acontece com assuntos fora da pauta. Esses documentos vêm antes de qualquer modelo.
Modelo de pauta de reunião
Copie no Word, no Google Docs ou num e-mail e troque tudo o que está entre colchetes.
PAUTA: [Nome da reunião]
Data: [dia] de [mês] de [ano]
Horário: [início] às [fim]
Local: [Sala, endereço ou link]
Objetivo: [Uma frase: o que precisa estar decidido ou claro no fim]
Participantes: [Nomes]
Preparar: [Documento, link ou números para trazer]
1. Tarefas em aberto da reunião de [data] ([minutos], [Nome])
2. [Assunto] ([minutos], [Nome]), resultado: [decisão / discussão / informe]
3. [Assunto] ([minutos], [Nome]), resultado: [decisão / discussão / informe]
4. [Assunto] ([minutos], [Nome]), resultado: [decisão / discussão / informe]
5. Assuntos gerais ([minutos])
6. Próximos passos e data da próxima reunião ([minutos])
Inclusões na pauta até: [data e hora], com [Nome]
Exemplo de pauta: comissão da horta
Este exemplo foi escrito por nós; o grupo e os nomes são inventados. É a reunião seguinte à do exemplo do nosso guia de ata de reunião.
PAUTA: Comissão da horta comunitária do Jardim das Flores
Data: 21 de outubro de 2026
Horário: 18h30 às 19h30
Local: Salão da associação e chamada de vídeo
Objetivo: Decidir a taxa de água para 2027 e planejar o fechamento de fim de ano.
Participantes: Denise, Cristiano, Amir, Joana, Paulo
Preparar: Comparação das contas de água dos últimos três anos, feita pelo Cristiano (link no e-mail)
1. Tarefas em aberto da reunião de 23 de setembro (5 min, Denise)
2. Taxa de água para os participantes em 2027 (20 min, Cristiano), resultado: decisão
3. Dia e tarefas do fechamento de fim de ano (15 min, Amir), resultado: decisão
4. Pedidos de novos participantes (10 min, Joana), resultado: informe
5. Assuntos gerais (5 min)
6. Próximos passos e data da próxima reunião (5 min, Denise)
Inclusões na pauta até: 19 de outubro, 20h, com a Denise
As duas decisões vêm primeiro, o informe depois. O item 1 revisa o que o grupo combinou da última vez, que você encontra nas tarefas da última ata.
Pauta de reunião de equipe
Para a reunião de rotina de uma equipe, a pauta pode ser mais curta e quase sempre igual:
PAUTA: Reunião da equipe [nome], [data], [horário]
1. Tarefas da semana passada: concluídas, atrasadas, travadas (10 min)
2. [Assunto que precisa de decisão] ([minutos], [Nome])
3. Prioridades da semana (10 min)
4. Riscos e pedidos de ajuda (5 min)
5. Assuntos gerais (5 min)
Se o item 1 toma a reunião inteira toda semana, as tarefas estão vagas. O guia de plano de ação da reunião mostra como escrever tarefas com responsável e prazo.
Pauta de reunião de pais
Na reunião de pais, a pauta ajuda as famílias a saber o que esperar e deixa a conversa no tempo combinado. Um modelo para uma reunião de começo de bimestre:
PAUTA: Reunião de pais, [turma], [bimestre]
Data e horário: [dia], [início] às [fim]
Local: [Sala ou link]
Objetivo: Apresentar o bimestre e combinar como a escola e as famílias vão se comunicar.
1. Boas-vindas e apresentação da equipe (5 min, [Nome])
2. Rotina da turma e combinados (10 min, [Nome])
3. O que vamos estudar e como vamos avaliar neste bimestre (15 min, [Nome])
4. Próximos eventos e datas importantes (10 min, [Nome])
5. Como falar com a escola (5 min, [Nome])
6. Dúvidas gerais (10 min)
Atendimentos individuais: [como agendar]
Deixe as conversas sobre um aluno específico para atendimentos individuais, e não coloque nomes de alunos na pauta enviada a todas as famílias. Para a reunião pedagógica que prepara a reunião de pais, o mesmo modelo geral acima serve.
Pauta e ata: um documento, duas etapas
A pauta é o plano, a ata é o registro. Usar a mesma numeração nos dois economiza tempo:
- Antes da reunião: envie a pauta.
- Durante a reunião: abra uma cópia da pauta e anote o resultado embaixo de cada item.
- Depois da reunião: acrescente presença, decisões e tarefas, e a pauta virou ata.
O modelo de ata de reunião pronta tem as seções correspondentes, e o plano de ação da reunião cuida da lista de tarefas.
Fale os assuntos e receba a pauta pronta com o Retexta
O Retexta é um app de voz para texto e escrita com IA para Android, que processa o áudio na nuvem. Ele não tem um objetivo próprio para pautas, mas Outra coisa permite descrever o resultado que você quer com as suas palavras.
- Abra o Retexta e toque em Nova tarefa.
- Toque em Mais modelos e em Outra coisa.
- Descreva a tarefa, por exemplo: “Transforme isso numa pauta de reunião com objetivo, assuntos numerados numa ordem que faça sentido, quem conduz, tempo e resultado esperado de cada assunto.”
- Adicione a sua entrada: toque em Gravar áudio e fale os assuntos como eles vierem à cabeça, ou em Colar texto com as anotações que você tem.
- O Retexta transcreve a sua voz nos servidores dele e escreve a pauta. Confira a ordem, os tempos e os nomes e acrescente o que faltar. O app marca os resultados com “Gerado por IA. Confira os detalhes importantes.”
Outra coisa faz parte do Retexta Pro. O Retexta é grátis para experimentar: no começo você recebe alguns resultados Pro gratuitos para ver dentro do app. Para copiar, compartilhar, exportar e fazer capturas de tela, e para tudo o que vier depois desses resultados grátis, você precisa do Retexta Pro ou de créditos.
O que falar
“Reunião da comissão dia 21 de outubro, uma hora. Precisamos decidir a taxa de água, o Cristiano tem os números, dá vinte minutos. O Amir conduz o fechamento de fim de ano, quinze minutos. A Joana tem os pedidos de novos participantes, só informe. Começa pelas tarefas do mês passado.” Isso basta para uma pauta completa.
Continue lendo
Depois da reunião, transforme a pauta em ata com o modelo de ata de reunião pronta e acompanhe as tarefas com o plano de ação da reunião. Mais sobre o app: Retexta, voz para texto no Android.
Fontes
Consultadas pela FLAME Apps em 25 de setembro de 2026.
- Governo do Estado do Paraná, Manual de Comunicação Escrita Oficial do Estado do Paraná (Curitiba, 2014), item 6.3 Ata: “ordem do dia (discussões, votações, deliberações)” na estrutura da ata.
- Retexta: nomes dos objetivos (“Outra coisa”, “Mais modelos”), o campo de tarefa personalizada e planos como aparecem no app em português (versão 2026.1.23) e na página do Google Play.
- Modelos e exemplos: escritos pela FLAME Apps para esta página.
