Para marcar uma reunião por e-mail, diga em uma frase por que você quer conversar, sugira dois ou três horários concretos, informe quanto tempo leva e onde acontece (sala, endereço ou link) e peça que a pessoa escolha um horário ou proponha outro. É só isso que um pedido de reunião precisa. Abaixo estão modelos para copiar: pedido geral, reunião online, reunião de início de projeto, convocação para um grupo, e-mail para cobrar resposta e o resumo que você manda depois.
| Parte | Exemplo |
|---|---|
| Assunto | Pedido de reunião: revisão do orçamento de 2027 |
| Objetivo | “Queria repassar a proposta de orçamento antes de ela ir para o financeiro.” |
| Opções de horário | Terça, 6/10, às 10h, ou quarta, 7/10, às 14h (horário de Brasília) |
| Duração e local | 30 minutos, Google Meet (mando o link) ou sala 214 |
| O pedido | “Algum desses horários funciona? Se não, me diga um melhor.” |
Modelo de e-mail para marcar reunião
Copie no seu app de e-mail e troque tudo o que está entre colchetes.
Assunto: Pedido de reunião: [assunto]
Olá, [Nome], tudo bem?
Gostaria de marcar uma reunião de [30 minutos] para [objetivo em uma frase].
Algum destes horários funciona para você?
- [Dia da semana, data, hora]
- [Dia da semana, data, hora]
- [Dia da semana, data, hora]
Podemos nos encontrar [no endereço / na sala / pelo Google Meet, Teams ou Zoom, e eu envio o link].
[Opcional: Para adiantar, seria ótimo se você pudesse trazer ou dar uma olhada em (item).]
Se nenhum horário servir, é só sugerir outro que eu me ajusto.
Obrigado(a),
[Seu nome]
[Cargo, empresa]
[Telefone]
Três opções bastam. Mais que isso deixa a resposta mais difícil, não mais fácil.
Convite de reunião online por e-mail (Meet, Teams ou Zoom)
Numa chamada de vídeo, diga qual ferramenta vai usar e quem manda o convite, para ninguém ficar esperando na sala errada.
Assunto: Conversa rápida sobre [assunto]?
Oi, [Nome],
Podemos fazer uma chamada rápida sobre [assunto]?
Preciso de uns [20] minutos para [objetivo].
Estou livre [opção 1] ou [opção 2].
Assim que você escolher, mando o convite do [Google Meet / Teams / Zoom] com o link.
Abraço,
[Seu nome]
Modelo de e-mail para reunião de início de projeto
A reunião de início (o “kickoff”) abre um projeto. O convite diz qual é o projeto, quem foi chamado e por quê, e o que precisa estar combinado no fim.
Assunto: Reunião de início: [nome do projeto] em [data]
Olá a todos,
Vamos começar o projeto [nome] e quero reunir todo mundo para alinhar o início.
Data e hora: [dia, data, hora]
Duração: [60] minutos
Local: [sala / link]
Objetivos da reunião:
- Combinar o escopo e o prazo principal
- Definir quem cuida de cada parte
- Acertar como vamos nos atualizar
Se puderem, deem uma olhada em [documento] antes.
Quem não puder participar, me diga quem pode ir no seu lugar.
Obrigado(a),
[Seu nome]
Modelo de e-mail para convocação de reunião
Quando o convite vai para um grupo, como uma equipe, uma comissão ou os membros de uma associação, ele costuma se chamar convocação e traz a pauta. Se o grupo tem estatuto, regimento ou convenção, siga o prazo e a forma de convocação que estão lá: eles valem mais que qualquer modelo.
Assunto: Convocação: reunião [ordinária / extraordinária] de [grupo] em [data]
Prezados(as),
Convocamos todos os membros de [grupo] para a reunião [ordinária / extraordinária], que será realizada em [data], às [hora], [local ou link].
Pauta:
1. [Assunto]
2. [Assunto]
3. Assuntos gerais
[Opcional: O material de apoio está em anexo / no link (endereço).]
Pedimos que confirmem a presença até [data].
Atenciosamente,
[Nome]
[Cargo no grupo]
Como montar a pauta, e o que muda entre reunião ordinária e extraordinária, está no guia de ata de reunião e no de tipos de ata.
Como cobrar a resposta de um pedido de reunião
Se ninguém respondeu, responda no mesmo e-mail. Os horários que você sugeriu podem ter passado, então ofereça novos.
Oi, [Nome],
Retomando o meu e-mail sobre a reunião para [objetivo].
Os horários que sugeri já passaram, então seguem duas novas opções:
- [opção 1]
- [opção 2]
Se outra pessoa da sua equipe for a mais indicada para essa conversa, posso falar com ela.
Obrigado(a),
[Seu nome]
E-mail depois da reunião
Depois da reunião, mande um resumo curto para todos que participaram.
Assunto: Resumo: [nome da reunião] de [data]
Olá a todos,
Obrigado(a) pela reunião de hoje.
Decisões:
- [decisão 1]
- [decisão 2]
Tarefas:
- [Nome]: [tarefa] até [data]
- [Nome]: [tarefa] até [data]
Questões em aberto:
- [questão]
Próxima reunião: [data, hora]
Se esqueci algo, me avisem.
[Seu nome]
Para uma ata com presentes, pauta e assinaturas, veja ata de reunião: modelo e como fazer. Para acompanhar as tarefas, o plano de ação de reunião traz uma tabela pronta.
Dicas para sugerir horários
- Datas de verdade, não só dias da semana: “terça, 6 de outubro” é mais claro que “terça que vem”.
- Fuso horário, sempre que alguém puder estar em outro lugar: “14h, horário de Brasília”.
- Diga a duração. É mais fácil encaixar 20 minutos do que uma reunião sem hora para acabar.
- Diga quem manda o convite. Assim o evento chega na agenda uma vez, e não duas.
Se muita gente precisa marcar horário com você, uma página de agendamento substitui a lista de horários. O Google Agenda tem o agendamento de horários. Segundo a página de ajuda do Google em português, para criar um você precisa de uma Conta do Google pessoal ou do Workspace e de um computador: “Não é possível criar um agendamento de horários no app Agenda para Android ou iPhone e iPad.” O Google também avisa que “alguns recursos de agendamento de horários exigem uma assinatura qualificada do Google Workspace ou do Google One”.
Exemplo: de um áudio a um pedido de reunião
Este exemplo foi escrito por nós para mostrar a ideia. Não é um resultado real do app, e o seu vai ficar diferente.
O que você talvez fale no celular:
E-mail pra Luciana Prado, da biblioteca municipal. A gente quer fazer o clube de leitura lá no primeiro semestre e eu preciso conversar com ela sobre as salas.
Meia hora, mais ou menos.
Posso terça que vem de manhã ou quinta depois das três, ou ela escolhe.
Pode ser presencial, eu passo lá na biblioteca.
Pergunta se ela precisa de alguma coisa nossa antes, tipo os números do ano passado.
Simpático, mas é o primeiro contato, então não muito informal.
O e-mail pronto (E-mail, Profissional):
Assunto: Pedido de reunião: sala para o clube de leitura
Prezada Luciana, bom dia.
Gostaríamos de realizar o nosso clube de leitura na Biblioteca Municipal no primeiro semestre e eu gostaria de conversar com você sobre as opções de sala.
A reunião levaria cerca de 30 minutos, e posso ir até a biblioteca.
Algum destes horários é possível para você?
- Terça-feira, [data], pela manhã
- Quinta-feira, [data], a partir das 15h
Se outro horário for melhor, fico à disposição.
Você gostaria que preparássemos algo antes, como os números de participação do ano passado?
Atenciosamente,
[Seu nome]
Tudo o que está no e-mail estava no áudio. O objetivo vem primeiro, os horários ficam em linhas separadas e a pergunta do fim mostra que você chega preparado. Repare nos campos [data]: o áudio dizia “terça que vem”, então coloque a data real antes de enviar.
Escreva o pedido de reunião falando, com o Retexta
O Retexta é um app de voz para texto e escrita com IA para Android, que processa o áudio na nuvem. Você diz para que é a reunião e quando está livre, e ele escreve o pedido.
- Abra o Retexta e toque em Nova tarefa.
- Em O que você quer fazer?, toque em Escrever uma mensagem.
- Em Que tipo de mensagem?, escolha E-mail (ou Chat de trabalho (Slack, Teams) para uma mensagem curta) e um estilo, como Profissional ou Amigável. Toque em Próximo.
- Toque em Gravar áudio e fale: para quem é, por que você quer a reunião, quanto tempo, onde e os horários que servem.
- Pare a gravação. O Retexta escreve o e-mail.
- Na tela do resultado, dá para mudar o estilo, o idioma ou o tamanho sem gravar de novo.
- Confira datas e horários e copie o e-mail ou compartilhe com o seu app de e-mail.
Escrever uma mensagem faz parte do Retexta Pro. O Retexta é grátis para experimentar: no começo você recebe alguns resultados Pro gratuitos para ver dentro do app. Para copiar, compartilhar e exportar, e para tudo o que vier depois desses resultados grátis, você precisa do Retexta Pro ou de créditos. O app marca os resultados com “Gerado por IA. Confira os detalhes importantes.” Ele não olha a sua agenda, então confirme que cada horário oferecido está mesmo livre.
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Mais guias de e-mail: como ditar texto por voz e escrever um e-mail no Android e a mensagem de ausência para quando você sair de férias. Para montar a lista de assuntos: pauta de reunião. Ninguém respondeu? Veja como escrever um e-mail de follow-up. Depois da reunião: ata de reunião. Mais sobre o app: Retexta, voz para texto no Android.
Fontes
Consultadas pela FLAME Apps em 25 de setembro de 2026.
- Ajuda do Google Agenda, Criar um agendamento de horários: tipos de conta, só no computador, recursos que exigem assinatura.
- Retexta: nomes dos objetivos, tipos de mensagem, estilos de escrita e planos como aparecem no app em português (versão 2026.1.23) e na página do Google Play.
- Modelos e exemplo: escritos pela FLAME Apps.
