休假自動回覆要說四件事：你不在、哪一天回來、這段期間會不會看信、急事找誰。原因可以不寫，幾行就夠了。複製下面的範本，填上日期和聯絡人，再到 Gmail、Outlook 或 Teams 開啟自動回覆。
| 要寫的 | 例子 |
|---|---|
| 你不在 | 「我目前休假中」 |
| 到哪一天 | 「10 月 12 日（星期一）回到辦公室」 |
| 會不會看信 | 「期間無法收信」或「會不定時查看信件」 |
| 急事找誰 | 「如有急事，請聯絡王小美 mei.wang@example.com」 |
| 選填 | 原因（休假、出差、請假）、第二種語言 |
休假自動回覆範本
複製下來，把中括號裡的內容換掉。
主旨：休假中，[日期] 回到辦公室
您好：
謝謝您的來信。
我於 [日期] 至 [日期] 休假，[期間無法收信／會不定時查看信件]，將於 [星期幾，日期] 回到辦公室。
如有急事，請聯絡 [姓名]，Email：[Email]，電話：[電話]。
其他事項我回來後會盡快回覆，謝謝！
[你的名字]
簡短版
謝謝來信。我休假至 [日期]，回來後會盡快回覆。
如有急事，請聯絡 [姓名]：[Email]。
出差或參加活動
您好：
我目前在 [活動或地點] 出差，至 [日期]，回覆可能會比較慢。
如有急事，請致電 [姓名]：[電話]。
謝謝您的耐心！
[你的名字]
長假或留職停薪
育嬰假、長期請假，除了日期，還要寫出由誰接手。
您好：
我目前請假中，至 [日期]。
這段期間，[我的專案／您的案件] 由 [姓名] 負責，
Email：[Email]，電話：[電話]。
您的信件不會自動轉寄，如需回覆，請直接寄給 [姓名]。
謝謝！
[你的名字]
你不一定要寫請假的原因。「我目前不在辦公室」就夠了；病假或私人原因時，不寫原因也比較保險。
休假自動回覆中英文對照
會收到外國客戶或廠商的信，就把自動回覆寫兩次：中文在上，英文在下，日期和聯絡人要一樣。
您好：
我於 10 月 5 日至 10 月 9 日休假，期間無法收信，將於 10 月 12 日（星期一）回到辦公室。
如有急事，請聯絡王小美：mei.wang@example.com。
Hello,
I'm out of the office from October 5 to October 9 and won't be checking email. I'll be back on Monday, October 12.
For urgent matters, please contact Mei Wang at mei.wang@example.com.
英文部分可以的話請英文好的同事看過，至少確認兩個版本的日期和人名一致。
在 Gmail 設定休假回覆（Android）
以下取自 Google 的繁體中文說明頁「在你不在辦公室時傳送自動回覆」：
- 在 Android 手機或平板電腦上開啟 Gmail 應用程式。
- 依序輕觸左上方的「選單」圖示、設定。
- 選擇你的帳戶。
- 輕觸休假回覆。
- 將頂端的「休假回覆」切換為開啟。
- 填寫日期範圍、郵件主旨和內文。
- 選用：如果只要傳送回覆給聯絡人，勾選郵件下方的方塊。
- 輕觸完成。
Google 說明，系統會在開始日期的凌晨 12 點到結束日期的晚上 11:59 之間自動回覆，除非你提早關閉。在多數情況下，只會在對方第一次寄信給你時回覆；同一個寄件者四天後再寄信而自動回覆還開著，或你編輯了自動回覆，對方可能會再收到一次。寄到「垃圾郵件」資料夾的信，以及你訂閱的郵寄清單，寄件者不會收到回覆。
在 Outlook 設定自動回覆
以下取自 Microsoft 的繁體中文說明頁「如何在 Outlook 中設定外出自動回覆」：
- Outlook 網頁版或 Outlook.com： 在頁面頂端選取設定 > 帳戶 > 自動回覆，開啟自動回覆切換開關，勾選只在特定時間內傳送回覆並輸入開始和結束時間，在下方的方塊輸入訊息，選取儲存。
- 新的 Outlook： 在檢視索引標籤選取檢視設定，再選取帳戶 > 自動回覆，開啟切換開關，設定時段和訊息後儲存。
- 傳統版 Outlook： 選取檔案 > 自動回覆。沒有這個按鈕的話，你的帳戶類型可能不支援，Microsoft 建議改用規則。
公司或學校帳戶也可以向組織外部傳送回覆。Microsoft 提醒，這樣會把自動回覆寄給你收到的每一封信，包括電子報、廣告和垃圾郵件，建議選僅傳送回覆給連絡人。Microsoft 也寫著，Outlook 的自動回覆不支援 Gmail、Yahoo 或其他 POP 或 IMAP 帳戶。
在 Teams 設定不在辦公室
Microsoft 的繁體中文說明頁寫了兩種方式：
- 桌面版： 選取 Teams 頂端的個人資料圖片，選擇設定狀態訊息，再選取排程外出。開啟開啟自動回覆旁的切換開關，輸入訊息，設定時段後選取儲存。
- 行動裝置 App： 點選左上角的個人資料圖片，選取你目前的狀態，從狀態功能表選外出，開啟設定自動回覆，寫好訊息，選擇開始和結束日期。
Microsoft 說明，Teams 的外出狀態會和 Outlook 行事曆中的自動回覆同步，訊息也會在 Outlook 中以自動回覆的方式寄出。Teams 上給人看的訊息可以比 Email 版短：「10/12 回。急事請找小美。」
範例：從一段語音到休假自動回覆
這個範例是我們自己寫的，用來說明做法，不是 App 的實際輸出，你的結果會不一樣。
你可能會對著手機這樣說：
休假自動回覆。
我十月五號到九號休假，十二號星期一回來。
完全不看信，真的要離線。
客戶的事找小美，mei.wang@example.com，發票的話寄 accounts@example.com。
語氣友善、簡短。
然後要一個英文版，我們很多供應商在國外。
寫好的訊息（Email，Friendly），再把語言改成英文：
主旨：休假至 10 月 9 日，10 月 12 日回到辦公室
您好：
謝謝您的來信！
我於 10 月 5 日至 10 月 9 日休假，期間不會查看信件。
客戶相關事項，請聯絡小美：mei.wang@example.com。
發票相關事項，請寄至：accounts@example.com。
我會在 10 月 12 日（星期一）回來後盡快回覆您。
[你的名字]
Hello,
Thanks for your email!
I'm away from October 5 to October 9 and won't be checking email.
For client questions, please contact Mei at mei.wang@example.com.
For invoices, please write to accounts@example.com.
I'll get back to you after I return on Monday, October 12.
Best,
[Your name]
兩個版本的日期和地址都一樣。語音裡把休假日期和回來的日期混在一起說，訊息把它們分開，就不會有人以為你 10 月 10 日就會回信。
用 Retexta 口述休假自動回覆
Retexta 是一款在雲端處理的 Android 語音轉文字和 AI 寫作 App。你說出日期和代理人，它就寫出訊息，需要的話可以寫成好幾種語言。Retexta 的選單是英文的，沒有繁體中文介面，下面照英文寫出按鈕名稱。
- 打開 Retexta，點 New task。
- 在 What do you want to do? 下點 Write a message。
- 在 What kind of message? 選 Email（或選 Work chat (Slack, Teams) 寫簡短的狀態訊息），再選寫作風格，例如 Professional 或 Friendly，點 Next。
- 點 Record audio，說出什麼時候不在、哪天回來、會不會看信、急事找誰。
- 停止錄音。Retexta 寫出訊息。
- 訊息沿用你說話的語言；中文寫出來是繁體還是簡體字，我們還沒有實測，想要繁體中文，就在第4步錄音最後加一句「請用繁體中文寫」。要英文版，在結果頁的 Result language 把語言改成英文；這個清單只有一個「中文」選項，改它不會切換繁簡。Retexta 有 50 多種輸出語言。
- 檢查每個日期和地址，再複製到 Gmail、Outlook 或 Teams。
Write a message 屬於 Retexta Pro，複製或分享結果需要 Retexta Pro 或點數。Retexta 可以先免費試試：新用戶有幾次免費的 Pro 結果，可以在 App 內查看，用完之後都需要 Retexta Pro 或點數。Retexta 會在結果上標示「AI-generated. Check important details.」它不會幫你開啟自動回覆，你要把文字貼進 Email 或 Teams 的設定裡。
延伸閱讀
更多 Email 指南：用說的寫 Email（Android）、回來後追蹤進度的 Follow-up Email 怎麼寫，以及約會議的 Email。關於 App 本身：Retexta，Android 語音轉文字。
資料來源
FLAME Apps 於 2026 年 9 月 28 日查看。
- Gmail 說明，在你不在辦公室時傳送自動回覆（Android）：步驟、自動回覆的時段、什麼時候會再寄一次、垃圾郵件和郵寄清單。
- Microsoft 支援，如何在 Outlook 中設定外出自動回覆：Outlook 網頁版、新的 Outlook 和傳統版 Outlook 的步驟、組織外部的回覆、不支援的帳戶類型。
- Microsoft 支援，在 Microsoft Teams 中排程不在辦公室狀態：桌面版和行動裝置的步驟、和 Outlook 同步。
- Retexta：目標名稱、訊息類型、寫作風格和方案依 App（版本 2026.1.23，英文選單）和 Google Play 頁面。
- 範本和範例：FLAME Apps 撰寫。
