一封好的追蹤信（follow-up email）很短，只做三件事：提醒對方前情（面試、你的應徵、你的上一封信），說明你現在需要什麼，並讓下一步變得容易。能回在原來的信件串就回在原信件串，語氣友善，只問一個清楚的問題。下面的範本適用大多數情況，後面幾節再針對面試、應徵和沒回音的情況調整。搜尋建議顯示，很多人直接用英文搜尋「follow up email」，所以面試和沒回音的範本也附了英文版。
| 情況 | 追蹤信要寫的 |
|---|---|
| 面試後 | 感謝、一件希望對方記得的事、你仍有興趣 |
| 投履歷後 | 職位名稱、什麼時候應徵、一個你適合的理由、詢問下一步 |
| 對方沒回信 | 上一封信的一句話摘要、再問一次、讓對方容易回覆 |
| 開完會後 | 決定了什麼、誰做什麼、下次日期 |
追蹤信範本
複製到 Email App，把中括號裡的內容換掉，用不到的行刪掉。
主旨：追蹤：[主題]
[稱呼] 您好：
想追蹤一下 [日期] 關於 [主題] 的 [信件／電話／應徵]。
[一句話提醒重點，或簡短說明你上次問的事。]
想請問 [你需要的那一件事]？
如果有幫助，我可以 [讓事情變容易：再寄一次文件／簡短通個電話／調整日期]。
謝謝您！
[你的名字]
[電話]
最重要的是那個問題。「請問有進度嗎？」很容易被忽略；「請問星期五的交貨是否照原定進行？」一行就能回答。
面試後的追蹤信
面試後的第一封追蹤信是感謝信。趁對方還記得你時寄出，寫給面試你的人，稱呼對方的姓名。有好幾位面試官時，分別寫給每一位，或寫給主要聯絡人。
主旨：感謝今天的面試機會
[姓名] 您好：
謝謝您今天撥空和我談 [職位名稱] 這個職位。
很高興聽到 [面試中談到的具體事情]。
這次談話讓我對這份工作更有興趣，特別是 [對方提到的工作或目標]。
[選填：一件面試時忘了提的事，一句話。]
期待後續的消息。
[你的名字]
[電話]
英文版：
Subject: Thank you for today's interview
Hi [Name],
Thank you for taking the time to talk with me today about the [job title] role.
I enjoyed hearing about [something specific from the interview].
Our conversation made me even more interested in the job, especially [task or goal they mentioned].
I look forward to hearing about the next steps.
Best regards,
[Your name]
[Phone number]
如果對方說過什麼時候決定，而那天已經過了，在同一個信件串寄一封更短的：
[姓名] 您好：
想追蹤一下 [日期] [職位名稱] 的面試。
我對這個職位仍然很有興趣，想請問目前是否有後續的時程？
謝謝您！
[你的名字]
投履歷後的追蹤信
投了履歷但沒有消息時，照職缺上的寫法寫出職位名稱，說明什麼時候應徵，再給一個你適合的理由。幾行就好，細節都在你的履歷裡。
主旨：追蹤：[職位名稱] 應徵
[姓名或招募團隊] 您好：
我在 [日期] 應徵了 [職位名稱]（[職缺編號，如果有]）。
我對這個職位很有興趣，因為 [一個和職缺內容對得上的具體理由]。
想請問目前招募進行到哪個階段？
如需其他資料，我很樂意提供。
[你的名字]
[電話]
對方沒回信的追蹤信
公事信件沒有回音時，先假設對方很忙，不是沒禮貌。把上一封信濃縮成一句，再問一次，讓對方容易回。
主旨：Re：[原信件主旨]
[姓名] 您好：
想把我 [日期] 的信再提上來一下。
簡單說：[一句話的問題]。
目前簡單回覆可以或不行就好。
謝謝！
[你的名字]
英文版：
Subject: Re: [original subject]
Hi [Name],
I wanted to bring my email from [date] back to the top of your inbox.
In short: [the question in one sentence].
A quick yes or no is enough for now.
Thanks,
[Your name]
第二次追蹤還是沒有回音，就禮貌地結束：
[姓名] 您好：
一直沒收到回覆，我想可能目前時機不合適。
之後如果有需要，直接回覆這封信，我會接著處理。
祝順心
[你的名字]
開完會後的追蹤信
會後的追蹤信是一份簡短的回顧：決定了什麼、誰在什麼時候前做什麼、下次日期。如果你做了筆記，或在大家同意下錄了音，會議記錄怎麼寫說明怎麼整理成回顧。還沒約好會議的話，見約會議的 Email範本。
範例：從一段語音到一封追蹤信
這個範例是我們自己寫的，用來說明做法，不是 App 的實際輸出，你的結果會不一樣。
你可能會對著手機這樣說：
好，寫追蹤信給海港物流的周先生。
我上週三，十四號，去面試營運專員。
他說上週五前會決定，可是到現在都沒消息。
我不想看起來太急。
喔對，提一下那個排班試算表，他好像很喜歡。
然後說我十一月就可以上班，如果有差的話。
語氣專業但溫暖。
寫好的 Email（Email，Professional）：
主旨：追蹤：營運專員面試
周先生您好：
希望您一切順利。
想追蹤一下 10 月 14 日（星期三）營運專員的面試。
很高興當天和您聊了許多，特別是我為目前團隊做的排班試算表。
我對這個職位仍然很有興趣，想請問目前是否有後續的時程？
如果對安排有幫助，我可以從 11 月開始上班。
再次謝謝您撥冗面試。
[你的名字]
同一段語音，把 Result language 改成英文：
Subject: Following up: Operations Coordinator interview
Hi Mr. Chou,
I hope you're doing well.
I'm following up on my interview on Wednesday, October 14, for the Operations Coordinator role.
I really enjoyed our conversation, especially the discussion about the scheduling spreadsheet I built for my current team.
I'm still very interested in the position and wanted to ask whether there is an update on your timeline.
In case it helps with planning, I could start in November.
Thank you again for your time.
Best regards,
[Your name]
信裡的內容都來自那段語音。差別在順序和語氣：先提醒前情，問題很清楚，可以上班的時間是當作幫忙提供，不是施壓。
追蹤信的主旨怎麼寫
- 能回在原信件串就回，保留原主旨：「Re：訂單 4471 交貨」。
- 寄新信的話，主旨先寫主題：「追蹤：行銷專員應徵」。
- 面試後：「感謝今天的面試機會」或「感謝您：[職位名稱] 面試」。
- 電話後：「追蹤：關於 [主題] 的電話」。
避免只寫「確認一下」或「想請問」的主旨。看不出主題，很容易被跳過。
什麼時候寄
追蹤信沒有官方規定的時間。實務上：
- 對方說了日期： 等那天過了再追。
- 對方沒說日期： 給對方幾個工作天再寄第一封。
- 已經追過一次： 隔久一點再寄下一封，並當作最後一封。
你可以趁記憶還新先寫好，晚一點再寄。Google 的繁體中文說明頁寫著，在 Android 的 Gmail App 裡輸入電子郵件內容後，輕觸右上方的「更多」圖示，再輕觸「排定傳送時間」選取選項；系統會根據你安排傳送時間時的所在時區寄出，最多可以排定 100 封。
用 Retexta 口述追蹤信
Retexta 是一款在雲端處理的 Android 語音轉文字和 AI 寫作 App。你用自己的話說信要寄給誰、發生了什麼、需要什麼，它就寫出 Email。Retexta 的選單是英文的，沒有繁體中文介面，下面照英文寫出按鈕名稱。
- 打開 Retexta，點 New task。
- 在 What do you want to do? 下點 Write a message。
- 在 What kind of message? 選 Email，再選寫作風格，例如 Professional、Friendly 或 Clear & concise，點 Next。
- 點 Record audio 開始說：對方的名字、面試或上一封信的日期、你想問什麼、希望對方記得什麼。
- 停止錄音。Retexta 轉錄你說的話，寫出 Email。
- 在結果頁可以改寫作風格、語言或長度，不用重錄。要英文信，在 Result language 選英文。中文信寫出來是繁體還是簡體字，我們還沒有實測；想要繁體中文，就在錄音最後加一句「請用繁體中文寫」。這個清單只有一個「中文」選項，改它不會切換繁簡。
- 讀一遍，再複製或分享到你的 Email App。
Write a message 屬於 Retexta Pro，複製或分享結果需要 Retexta Pro 或點數。Retexta 可以先免費試試：新用戶有幾次免費的 Pro 結果，可以在 App 內查看，用完之後都需要 Retexta Pro 或點數。Retexta 會在結果上標示「AI-generated. Check important details.」寄出前核對人名、日期和職位名稱。
延伸閱讀
更多 Email 指南：用說的寫 Email（Android）、約會議的 Email和休假自動回覆範例。關於 App 本身：Retexta，Android 語音轉文字。
資料來源
FLAME Apps 於 2026 年 9 月 28 日查看。
- Gmail 說明，排定電子郵件傳送時間（Android）：排定傳送時間的步驟、時區、最多 100 封。
- Retexta：目標名稱、訊息類型、寫作風格和方案依 App（版本 2026.1.23，英文選單）和 Google Play 頁面。
- 範本和範例：FLAME Apps 撰寫。
