Hyvä seurantaviesti on lyhyt ja hoitaa kolme tehtävää: se muistuttaa lukijaa siitä, mitä edelsi (haastattelu, hakemus, edellinen viestisi), kertoo, mitä tarvitset nyt, ja tekee seuraavasta askeleesta helpon. Vastaa samaan viestiketjuun aina kun voit, pysy ystävällisenä ja kysy yksi selkeä kysymys. Alla oleva malli sopii useimpiin tilanteisiin; sen jälkeiset osiot sovittavat sen työhaastatteluun, työhakemukseen ja vastaamatta jääneeseen viestiin.
| Tilanne | Mitä seurantaviesti sanoo |
|---|---|
| Työhaastattelun jälkeen | Kiitos, yksi asia, jonka haluat heidän muistavan, ja kiinnostuksesi jatkuu |
| Työhakemuksen jälkeen | Tehtävä, milloin hait, yksi syy sopivuuteesi, kysymys jatkosta |
| Kun vastausta ei kuulu | Aiempi viestisi yhdellä rivillä, kysymys uudelleen, helppo tapa vastata |
| Palaverin jälkeen | Mitä sovittiin, kuka tekee mitä, seuraava päivämäärä |
Seurantaviestin malli
Kopioi tämä sähköpostiisi ja korvaa hakasulkeissa olevat kohdat. Poista rivit, joita et tarvitse.
Aihe: [Aihe]: tilannekysely
Hei [Nimi],
palaan [viestiini / puheluumme / hakemukseeni] [pp.kk.], joka koski [aihe].
[Yksi lause tärkeimmästä asiasta tai lyhyt muistutus siitä, mitä kysyit.]
Voisitko kertoa [se yksi asia, jonka tarvitset]?
Jos siitä on apua, voin [helpottaa: lähettää asiakirjan uudelleen / soittaa lyhyesti / siirtää päivämäärää].
Kiitos,
[Nimesi]
[Puhelinnumero]
Tärkein rivi on kysymys. ”Onko uutta?” on helppo ohittaa. ”Voisitko kertoa, tuleeko toimitus edelleen perjantaina?” on vastattavissa yhdellä rivillä.
Seurantaviesti työhaastattelun jälkeen
Haastattelun jälkeen ensimmäinen viesti on kiitos. Lähetä se pian, kun he vielä muistavat sinut, ja kirjoita haastattelijalle nimeltä. Jos haastattelijoita oli useita, kirjoita jokaiselle tai pääyhteyshenkilölle.
Aihe: Kiitos tämänpäiväisestä haastattelusta
Hei [Nimi],
kiitos, että käytit tänään aikaa keskusteluun [tehtävänimike]-tehtävästä.
Oli kiinnostavaa kuulla [jotain tarkkaa haastattelusta].
Keskustelumme lisäsi kiinnostustani tehtävään entisestään, erityisesti [tehtävä tai tavoite, jonka he mainitsivat].
[Valinnainen: yksi asia, jonka unohdit mainita, yhdellä lauseella.]
Jään odottamaan tietoa jatkosta.
Ystävällisin terveisin
[Nimesi]
[Puhelinnumero]
Jos he kertoivat päätöksen ajankohdan ja se on mennyt ohi, lähetä samaan ketjuun toinen, lyhyempi viesti:
Hei [Nimi],
palaan haastatteluuni [pp.kk.] [tehtävänimike]-tehtävään.
Olen edelleen hyvin kiinnostunut tehtävästä ja halusin kysyä, onko aikataulusta uutta tietoa.
Kiitos,
[Nimesi]
Seurantaviesti työhakemuksen jälkeen
Kun olet hakenut etkä ole kuullut mitään, nimeä tehtävä täsmälleen kuten ilmoituksessa, kerro, milloin hait, ja anna yksi syy sopivuuteesi. Pidä viesti muutaman rivin mittaisena; hakemuksessasi ovat jo yksityiskohdat. Jos ilmoituksessa on yhteyshenkilö ja soittoaika, lyhyt puhelu voi olla sähköpostia luontevampi tapa kysyä.
Aihe: Hakemukseni [tehtävänimike]-tehtävään
Hei [Nimi tai rekrytointitiimi],
hain [tehtävänimike]-tehtävää ([hakunumero, jos on]) [pp.kk.].
Olen hyvin kiinnostunut tehtävästä, koska [yksi tarkka syy, joka vastaa ilmoitusta].
Voisitteko kertoa, missä vaiheessa rekrytointi on?
Toimitan mielelläni lisätietoja tai liitteitä.
Ystävällisin terveisin
[Nimesi]
[Puhelinnumero]
Muistutusviesti, kun vastausta ei kuulu
Kun työsähköpostiin ei vastata, oleta, että lukija on kiireinen, ei välinpitämätön. Kiteytä aiempi viestisi yhdelle riville, toista kysymys ja tee vastaamisesta helppoa.
Aihe: Vs: [alkuperäinen aihe]
Hei [Nimi],
nostan vielä esiin viestini [pp.kk.].
Lyhyesti: [kysymys yhdellä lauseella].
Pelkkä kyllä tai ei riittää tässä vaiheessa.
Kiitos,
[Nimesi]
Jos toiseenkaan viestiin ei vastata, päätä ketju kohteliaasti:
Hei [Nimi],
en ole kuullut sinusta, joten oletan, että ajankohta ei ole nyt sopiva.
Jos tilanne muuttuu, vastaa vain tähän viestiin, niin jatketaan siitä.
Kaikkea hyvää,
[Nimesi]
Seurantaviesti palaverin jälkeen
Palaverin jälkeen seurantaviesti on lyhyt yhteenveto: mitä päätettiin, kuka tekee mitä mihin mennessä ja seuraava päivämäärä. Jos teit muistiinpanoja tai äänitit palaverin kaikkien suostumuksella, opas kokousmuistion kirjoittaminen näyttää, miten niistä tehdään yhteenveto. Jos palaveri pitää vasta sopia, katso tapaamispyyntö sähköpostilla.
Esimerkki: äänimuistiosta seurantaviestiksi
Kirjoitimme tämän esimerkin itse havainnollistamaan ideaa. Se ei ole oikea sovelluksen tulos, ja omat tuloksesi näyttävät erilaisilta.
Mitä saatat sanoa puhelimeen:
Okei, seurantaviesti Jari Lindholmille Satamalogistiikkaan.
Mulla oli haastattelu viime tiistaina, neljästoista päivä, logistiikkakoordinaattorin paikkaan.
Se sano että ne päättää viime viikon loppuun mennessä, eikä oo kuulunut mitään.
En haluu kuulostaa tyrkyltä.
Ai niin, ja mainitse se aikataulutaulukko, se tuntu tykkäävän siitä.
Ja sano että voin aloittaa lokakuussa jos sillä on väliä.
Asiallinen mutta lämmin.
Valmis sähköposti (Email, Professional):
Aihe: Haastattelu, logistiikkakoordinaattori
Hei Jari,
palaan haastatteluuni tiistaina 14. päivä logistiikkakoordinaattorin tehtävään.
Keskustelumme oli todella antoisa, erityisesti se osuus, jossa kävimme läpi nykyiselle tiimilleni rakentamaani aikataulutaulukkoa.
Olen edelleen hyvin kiinnostunut tehtävästä ja halusin kysyä, onko aikataulustanne uutta tietoa.
Suunnittelun avuksi: voisin aloittaa lokakuussa.
Kiitos vielä ajastasi.
Ystävällisin terveisin
[Nimesi]
Kaikki viestin sisältö oli äänimuistiossa. Ero on järjestyksessä ja sävyssä: muistutus tulee ensin, kysymys on selkeä, ja aloituspäivä tarjotaan apuna eikä painostuksena. Puhekieli on muuttunut kirjakieleksi.
Aiherivit seurantaviesteihin
- Vastaa alkuperäiseen ketjuun ja säilytä sen aihe: ”Vs: Tilauksen 4471 toimitus”.
- Uudessa viestissä aloita aiheella: ”Hakemukseni markkinointikoordinaattorin tehtävään”.
- Haastattelun jälkeen: ”Kiitos tämänpäiväisestä haastattelusta” tai ”Kiitos, [tehtävänimike]-haastattelu”.
- Puhelun jälkeen: ”Jatkoa puhelullemme [aihe]”.
Vältä aiherivejä, joissa lukee vain ”Muistutus” tai ”Pikakysymys”. Ne eivät kerro aiheesta mitään, joten viesti on helppo ohittaa.
Milloin lähettää
Seurantaviestien ajoitukselle ei ole virallista sääntöä. Käytännössä toimii:
- He kertoivat päivämäärän: odota, että se menee ohi, ja palaa sitten asiaan.
- Päivämäärää ei kerrottu: anna heille muutama arkipäivä ennen ensimmäistä muistutusta.
- Olet jo muistuttanut kerran: jätä vähän enemmän aikaa ennen seuraavaa ja tee siitä viimeinen.
- Lomakausi: heinäkuussa moni on lomalla. Jos saat lomaviestin, odota paluupäivään.
Voit kirjoittaa viestin, kun asia on tuoreena, ja lähettää sen myöhemmin. Googlen suomenkielisen ohjeen mukaan Gmail-sovelluksessa Androidilla kirjoitat viestin, napautat oikeasta yläkulmasta Lisää ja sitten Ajoita lähetys. Google huomauttaa, että viesti lähetetään sen aikavyöhykkeen mukaan, jota käytät ajoitusta tehdessäsi.
Sanele seurantaviesti Retextalla
Retexta on pilvessä toimiva Android-sovellus, joka muuttaa puheen tekstiksi ja kirjoittaa tekoälyn avulla. Kerrot omin sanoin, kenelle viesti on, mitä tapahtui ja mitä tarvitset, ja se kirjoittaa sähköpostin. Retexta tunnistaa suomen itse. Sen valikot ovat englanniksi, suomenkielistä käyttöliittymää ei ole.
- Avaa Retexta ja napauta New task.
- Napauta kohdassa What do you want to do? Write a message.
- Valitse kohdassa What kind of message? Email ja sävy, esimerkiksi Professional, Friendly tai Clear & concise. Napauta Next.
- Napauta Record audio ja puhu: nimi, haastattelun tai edellisen viestin päivämäärä, mitä haluat kysyä ja mitä heidän pitäisi muistaa.
- Lopeta äänitys. Retexta litteroi puheesi ja kirjoittaa sähköpostin.
- Tulosnäytöllä voit vaihtaa sävyä, kieltä tai pituutta äänittämättä uudelleen.
- Lue viesti, kopioi se tai jaa se sähköpostisovellukseesi.
Write a message kuuluu Retexta Prohon, ja tulosten kopiointi tai jakaminen vaatii Retexta Pron tai krediittejä. Retextaa voi kokeilla ilmaiseksi: uutena käyttäjänä saat muutaman ilmaisen Pro-tuloksen katseltavaksi sovelluksessa, ja kaikki niiden jälkeen vaatii Retexta Pron tai krediittejä. Retexta merkitsee tulokset tekstillä ”AI-generated. Check important details.” Tarkista nimet, päivämäärät ja tehtävänimikkeet ennen lähettämistä.
Lue myös
Lisää sähköpostioppaita: sähköpostin sanelu, tapaamispyyntö sähköpostilla ja lomaviesti. Lisää sovelluksesta: Retexta, puhe tekstiksi Androidille.
Lähteet
Tarkistanut FLAME Apps 25. ja 28.9.2026.
- Gmailin ohje, Sähköpostiviestien lähetyksen ajoittaminen (Android): Ajoita lähetys -vaiheet, aikavyöhyke.
- Retexta: tavoitteiden, viestityyppien, sävyjen ja tilausten nimet sellaisina kuin ne näkyvät sovelluksessa (versio 2026.1.23) ja sen Google Play -sivulla.
- Mallit ja esimerkki: FLAME Appsin kirjoittamia.
