Lomaviesti eli poissaoloviesti kertoo neljä asiaa: että olet poissa, minä päivänä palaat, luetko sähköpostia sillä välin ja kehen voi ottaa yhteyttä, jos asia ei voi odottaa. Syy on vapaaehtoinen, ja muutama rivi riittää. Kopioi alta malli, täytä päivämäärät ja sijaisesi ja ota automaattinen vastaus käyttöön Gmailissa, Outlookissa tai Teamsissa.
| Kerro | Esimerkki |
|---|---|
| Että olet poissa | ”Olen poissa toimistolta” |
| Mihin asti | ”maanantaihin 12.10. asti” tai ”palaan maanantaina 12.10.” |
| Luetko sähköpostia | ”en lue sähköpostia” tai ”luen sähköpostia satunnaisesti” |
| Keneen ottaa yhteyttä | ”Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä Sanna Virtaseen, sanna.virtanen@example.com” |
| Valinnainen | Syy (loma, koulutus, vapaa), toinen kieli |
Kirjoita paluupäivä, ei vain loman viimeistä päivää. Kun viestissä lukee ”lomalla 2.-9.10.”, lukija ei tiedä, oletko töissä perjantaina 10.10. vai vasta maanantaina.
Lomaviestin malli
Kopioi tämä ja korvaa hakasulkeissa olevat kohdat.
Aihe: Poissa [pp.kk.] asti
Hei,
kiitos viestistäsi.
Olen poissa toimistolta [viikonpäivä pp.kk.] asti enkä [lue sähköpostia / lue sähköpostia säännöllisesti].
Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä [Nimi], [sähköposti] tai [puhelinnumero].
Muuten vastaan viestiisi, kun palaan.
Ystävällisin terveisin
[Nimesi]
Lyhyt versio
Kiitos viestistäsi.
Olen poissa [pp.kk.] asti ja vastaan palattuani.
Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä: [Nimi], [sähköposti].
Kesäloma
Hei,
kiitos viestistäsi.
Olen kesälomalla ja palaan töihin [viikonpäivä pp.kk.]. En lue sähköpostia loman aikana.
Kiireellisissä asioissa sijaiseni [Nimi] auttaa: [sähköposti].
Vastaan viestiisi palattuani.
Aurinkoista kesää!
[Nimesi]
Koulutus tai työmatka
Hei,
olen [tapahtuma] [pp.kk.] asti, ja vastaan viesteihin viiveellä.
Jos asiasi on kiireellinen, soita [Nimi], [puhelinnumero].
Kiitos kärsivällisyydestäsi,
[Nimesi]
Pidempi poissaolo
Vanhempainvapaan, vuorotteluvapaan tai muun pidemmän poissaolon ajaksi nimeä henkilö, joka hoitaa asiasi, ei pelkkää päivämäärää.
Hei,
olen poissa [pp.kk.vvvv] asti.
Tänä aikana [Nimi] hoitaa [projektejani / asiakkuuttanne].
Hänet tavoittaa osoitteesta [sähköposti] tai numerosta [puhelinnumero].
Viestiäsi ei lähetetä eteenpäin, joten lähetäthän sen [Nimelle], jos se vaatii vastausta.
Kiitos,
[Nimesi]
Poissaolon syytä ei tarvitse koskaan kertoa. ”Olen poissa toimistolta” riittää, ja se on turvallisempi valinta, kun olet sairauslomalla tai poissa henkilökohtaisista syistä.
Lomaviesti kahdella kielellä: ruotsiksi ja englanniksi
Jos saat sähköpostia eri kielillä, kirjoita viesti kahdesti: pääkieli ensin, toinen versio alle, samoilla päivämäärillä ja yhteystiedoilla. Kaksikielisissä kunnissa ja organisaatioissa suomi ja ruotsi ovat tavallinen pari, kansainvälisessä työssä suomi ja englanti.
Olen lomalla ja palaan maanantaina 12.10.
Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä Sanna Virtaseen, sanna.virtanen@example.com.
Jag är på semester och tillbaka måndag 12.10.
I brådskande ärenden, kontakta Sanna Virtanen, sanna.virtanen@example.com.
I'm on holiday and back on Monday, 12 October.
For urgent matters, please contact Sanna Virtanen at sanna.virtanen@example.com.
Pyydä toisen kielen äidinkielistä puhujaa tarkistamaan teksti, jos voit, tai tarkista ainakin, että päivämäärät ja nimet täsmäävät kaikissa versioissa.
Poissaoloviesti Teamsissa
Microsoftin suomenkielinen ohjesivu kuvaa kaksi tapaa:
- Työpöytä: valitse profiilikuvasi Teamsin yläreunasta, valitse Määritä tilaviesti ja sitten Ajoita poissaoloviesti. Ota automaattiset vastaukset käyttöön vaihtopainikkeella ja kirjoita viesti. Valitse Lähetä vastaukset vain tiettynä ajanjaksona, jos haluat antaa päivämäärät, ja lopuksi Tallenna.
- Mobiilisovellus: napauta profiilikuvaasi vasemmassa yläkulmassa, valitse nykyinen tilasi ja tilavalikosta Poissa. Ota käyttöön Aseta automaattinen vastaus, kirjoita viesti ja valitse alkamis- ja päättymispäivät.
Microsoftin mukaan poissaoloviesti näkyy, kun joku ottaa sinuun yhteyttä Teamsissa tai avaa profiilisi, ja se lähetetään myös automaattisena vastauksena Outlookiin. Teamsissa näkyvä viesti voi olla sähköpostiversiota lyhyempi: ”Lomalla 12.10. asti. Kiireelliset: Sanna Virtanen.”
Käyttöönotto Gmailissa ja Outlookissa
Gmail-sovellus Androidilla (Googlen suomenkielisen ohjeen mukaan): avaa Gmail-sovellus, valitse vasemmasta yläkulmasta Valikko ja Asetukset, valitse tilisi ja napauta Lomaviesti. Laita lomaviesti päälle yläreunasta, valitse aikaväli, aihe ja viesti ja valitse Valmis. Halutessasi voit lähettää vastauksen vain yhteystietoihisi lisätyille.
Googlen mukaan vastaus lähetetään useimmissa tapauksissa vain, kun joku lähettää sinulle sähköpostia ensimmäisen kerran. Sama henkilö saa sen uudelleen, jos hän ottaa yhteyttä neljän päivän kuluttua lomaviestin ollessa yhä päällä tai kun olet muokannut vastausta. Voimassaolo alkaa alkamispäivänä klo 0.00 ja päättyy päättymispäivänä klo 23.59.
Outlook (Microsoftin suomenkielisen ohjeen mukaan): Outlookin verkkoversiossa valitse Asetukset > Tili > Automaattiset vastaukset, ota automaattiset vastaukset käyttöön, valitse Lähetä vastauksia vain ajanjaksona ja anna alkamis- ja päättymisaika. Kirjoita viesti ja valitse Tallenna. Microsoft huomauttaa, että organisaation ulkopuolelle lähetetty vastaus menee jokaiseen saamaasi viestiin, myös uutiskirjeisiin ja roskapostiin, ja tarjoaa vaihtoehdon Lähetä vastauksia vain yhteyshenkilöille. Microsoftin mukaan automaattisia vastauksia ei tueta Outlookissa Gmail-, Yahoo- tai muilla POP- tai IMAP-tileillä.
Esimerkki: äänimuistiosta lomaviestiksi
Kirjoitimme tämän esimerkin itse havainnollistamaan ideaa. Se ei ole oikea sovelluksen tulos, ja omat tuloksesi näyttävät erilaisilta.
Mitä saatat sanoa puhelimeen:
Lomaviesti.
Oon lomalla toisesta yhdeksänteen lokakuuta, takasin maanantaina kahdestoista.
En lue sähköpostia yhtään, oikeesti offline.
Jonna hoitaa asiakasasiat, jonna.p@example.com, ja laskut menee osoitteeseen laskutus@example.com.
Lyhyt ja ystävällinen.
Ja tarvitaan myös ruotsiksi, meillä on paljon asiakkaita Pohjanmaalla.
Valmis viesti (Email, Friendly), sitten kieli vaihdettuna ruotsiksi:
Aihe: Lomalla 12.10. asti
Hei,
kiitos viestistäsi!
Olen lomalla 2.-9.10. enkä lue sähköpostia.
Asiakasasioissa ota yhteyttä Jonnaan: jonna.p@example.com.
Laskuihin liittyvät viestit: laskutus@example.com.
Vastaan palattuani maanantaina 12.10.
Terveisin
[Nimesi]
Hej,
tack för ditt meddelande!
Jag är på semester 2.-9.10. och läser inte e-post.
I kundärenden, kontakta Jonna: jonna.p@example.com.
Frågor om fakturor: laskutus@example.com.
Jag svarar när jag är tillbaka måndag 12.10.
Hälsningar
[Ditt namn]
Molemmissa versioissa ovat samat päivämäärät ja osoitteet. Äänimuistiossa poissaolopäivät ja paluupäivä menivät sekaisin; viestissä ne ovat erillään, joten kukaan ei odota vastausta 10. päivä.
Sanele lomaviesti Retextalla
Retexta on pilvessä toimiva Android-sovellus, joka muuttaa puheen tekstiksi ja kirjoittaa tekoälyn avulla. Kerrot päivämäärät ja sijaisesi, ja se kirjoittaa viestin, tarvittaessa useammalla kielellä. Retexta tunnistaa suomen itse. Sen valikot ovat englanniksi, suomenkielistä käyttöliittymää ei ole.
- Avaa Retexta ja napauta New task.
- Napauta kohdassa What do you want to do? Write a message.
- Valitse kohdassa What kind of message? Email (tai lyhyttä tilatekstiä varten Work chat (Slack, Teams)) ja sävy, esimerkiksi Professional tai Friendly. Napauta Next.
- Napauta Record audio ja kerro, milloin olet poissa, milloin palaat, luetko sähköpostia ja keneen voi ottaa yhteyttä.
- Lopeta äänitys. Retexta kirjoittaa viestin.
- Toista kieltä varten vaihda kieli tulosnäytöllä, esimerkiksi ruotsiksi tai englanniksi. Retexta tarjoaa yli 50 tuloskieltä.
- Tarkista jokainen päivämäärä ja osoite ja kopioi teksti Gmailiin, Outlookiin tai Teamsiin.
Write a message kuuluu Retexta Prohon, ja tulosten kopiointi tai jakaminen vaatii Retexta Pron tai krediittejä. Retextaa voi kokeilla ilmaiseksi: uutena käyttäjänä saat muutaman ilmaisen Pro-tuloksen katseltavaksi sovelluksessa, ja kaikki niiden jälkeen vaatii Retexta Pron tai krediittejä. Retexta merkitsee tulokset tekstillä ”AI-generated. Check important details.” Retexta ei ota automaattista vastausta käyttöön puolestasi; liität tekstin sähköpostin tai Teamsin asetuksiin.
Lue myös
Lisää sähköpostioppaita: sähköpostin sanelu, seurantaviesti palattuasi ja tapaamispyyntö sähköpostilla. Lisää sovelluksesta: Retexta, puhe tekstiksi Androidille.
Lähteet
Tarkistanut FLAME Apps 25. ja 28.9.2026.
- Gmailin ohje, Automaattisen vastauksen lähettäminen, kun et ole paikalla (Android): vaiheet, voimassaolo, milloin vastaus lähetetään uudelleen.
- Microsoft Support, Poissa-automaattisten vastausten määrittäminen Outlookissa: Outlookin verkkoversion vaiheet, organisaation ulkopuoliset vastaukset, tukemattomat tilityypit.
- Microsoft Support, Poissa-tilan ajoittaminen Microsoft Teamsissa: työpöydän ja mobiilisovelluksen vaiheet, synkronointi Outlookiin.
- Retexta: tavoitteiden, viestityyppien, sävyjen ja tilausten nimet sellaisina kuin ne näkyvät sovelluksessa (versio 2026.1.23) ja sen Google Play -sivulla.
- Mallit ja esimerkki: FLAME Appsin kirjoittamia.
