Ở nhiều văn phòng Việt Nam, “follow up” được dùng nguyên tiếng Anh: một email nhắc lại hoặc tiếp nối việc trước. Một email follow up tốt thì ngắn và làm ba việc: nhắc người đọc chuyện đã diễn ra (buổi phỏng vấn, hồ sơ bạn gửi, email trước), nói bạn cần gì bây giờ, và làm cho bước tiếp theo thật dễ. Trả lời trong cùng chuỗi email khi có thể, giữ giọng thân thiện, hỏi một câu rõ ràng. Mẫu dưới đây dùng được cho đa số trường hợp; các phần sau điều chỉnh cho phỏng vấn, ứng tuyển, khách hàng chưa trả lời và sau cuộc họp.
| Tình huống | Email follow up nói gì |
|---|---|
| Sau phỏng vấn | Cảm ơn, một điểm bạn muốn họ nhớ, bạn vẫn quan tâm |
| Sau khi ứng tuyển | Vị trí, ngày nộp, một lý do bạn phù hợp, hỏi về bước tiếp theo |
| Khách hàng chưa trả lời | Email trước trong một câu, hỏi lại, một cách trả lời dễ |
| Sau cuộc họp | Điều đã thống nhất, ai làm gì, ngày tiếp theo |
Mẫu email follow up
Chép vào ứng dụng email và thay mọi chỗ trong ngoặc vuông. Xóa dòng không cần.
Tiêu đề: [Chủ đề]: nhắc lại [email/cuộc gọi/hồ sơ] ngày [ngày]
Chào anh/chị [Tên],
Em xin phép nhắc lại [email/cuộc gọi/hồ sơ] ngày [ngày] về [chủ đề].
[Một câu nêu điều chính hoặc nhắc ngắn điều bạn đã hỏi.]
Anh/chị cho em biết [điều duy nhất bạn cần] được không ạ?
Nếu thuận tiện hơn, em có thể [gửi lại tài liệu / gọi nhanh một cuộc / đổi ngày].
Em cảm ơn anh/chị.
[Họ tên]
[Số điện thoại]
Dòng quan trọng nhất là câu hỏi. “Có cập nhật gì không ạ?” rất dễ bị bỏ qua. “Anh cho em biết hàng có giao kịp thứ Sáu không ạ?” thì trả lời được trong một dòng.
Cách xưng hô (anh/chị/em, hay Kính gửi với người chưa quen) tùy mối quan hệ; hãy giữ giống như trong email trước.
Email follow up sau phỏng vấn
Sau phỏng vấn, email đầu tiên là lời cảm ơn. Gửi sớm, khi họ còn nhớ bạn, và gọi đúng tên người đã phỏng vấn. Nếu có nhiều người phỏng vấn, viết cho từng người hoặc cho người liên hệ chính.
Tiêu đề: Cảm ơn buổi phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] hôm nay
Kính gửi anh/chị [Tên],
Em cảm ơn anh/chị đã dành thời gian trao đổi với em hôm nay về vị trí [Tên vị trí].
Em rất thích phần chia sẻ về [điều cụ thể trong buổi phỏng vấn].
Buổi trao đổi khiến em càng muốn được làm công việc này, nhất là [nhiệm vụ hoặc mục tiêu họ nhắc tới].
[Tùy chọn: một điều bạn quên nói, trong một câu.]
Em rất mong nhận được thông tin về các bước tiếp theo.
Trân trọng,
[Họ tên]
[Số điện thoại]
Nếu họ đã hẹn ngày trả lời mà ngày đó đã qua, gửi một email ngắn hơn trong cùng chuỗi:
Chào anh/chị [Tên],
Em xin phép nhắc lại buổi phỏng vấn ngày [ngày] cho vị trí [Tên vị trí].
Em vẫn rất quan tâm và muốn hỏi anh/chị đã có thông tin về tiến độ tuyển dụng chưa ạ.
Em cảm ơn anh/chị.
[Họ tên]
Email follow up sau khi ứng tuyển
Khi đã nộp hồ sơ mà chưa có phản hồi, ghi đúng tên vị trí như trong tin tuyển dụng, ngày nộp và một lý do bạn phù hợp. Giữ trong vài dòng; hồ sơ đã có đủ chi tiết.
Tiêu đề: Hồ sơ ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] ([mã tin nếu có])
Kính gửi anh/chị [Tên] / Phòng Nhân sự,
Em đã nộp hồ sơ ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] ngày [ngày].
Em rất quan tâm đến vị trí này vì [một lý do cụ thể khớp với tin tuyển dụng].
Anh/chị cho em hỏi quy trình tuyển dụng hiện đang ở bước nào ạ?
Em sẵn sàng gửi thêm giấy tờ nếu cần.
Trân trọng,
[Họ tên]
[Số điện thoại]
Email follow up khi khách hàng chưa trả lời
Khi email công việc chưa được trả lời, hãy nghĩ người đọc bận chứ không phải bất lịch sự. Nhắc email trước trong một dòng, hỏi lại và làm cho việc trả lời thật dễ.
Tiêu đề: Re: [tiêu đề email trước]
Chào anh/chị [Tên],
Em xin phép nhắc lại email ngày [ngày] ạ.
Tóm lại: [câu hỏi trong một câu].
Anh/chị chỉ cần trả lời có hoặc không là đủ ạ.
Em cảm ơn anh/chị.
[Họ tên]
Nếu lần nhắc thứ hai vẫn không có phản hồi, khép lại một cách lịch sự:
Chào anh/chị [Tên],
Em chưa nhận được phản hồi, nên em hiểu có lẽ lúc này chưa phải thời điểm phù hợp.
Nếu có gì thay đổi, anh/chị cứ trả lời email này, em sẽ hỗ trợ tiếp ngay.
Chúc anh/chị một tuần làm việc thuận lợi.
[Họ tên]
Email follow up sau cuộc họp
Sau cuộc họp, email follow up là bản tóm tắt ngắn: đã quyết định gì, ai làm gì đến khi nào, ngày họp tiếp. Nếu bạn đã ghi chép hoặc ghi âm cuộc họp (khi mọi người đồng ý), bài cách viết biên bản cuộc họp chỉ cách biến chúng thành bản tóm tắt. Nếu còn cần hẹn cuộc họp, xem mẫu email mời họp.
Ví dụ: từ lời nói đến email follow up
Ví dụ này do chúng tôi tự viết để minh họa, không phải kết quả thật từ ứng dụng. Kết quả của bạn sẽ khác.
Bạn nói vào điện thoại:
Ờ email follow up cho anh Đức bên Logistics Cảng Xanh.
Mình phỏng vấn thứ Ba tuần trước, ngày mười lăm, vị trí điều phối vận hành.
Anh ấy nói cuối tuần trước sẽ có kết quả mà giờ vẫn chưa thấy gì.
Mình không muốn nghe như hối thúc.
À nhắc cái bảng tính xếp lịch mình làm, anh ấy có vẻ thích.
Với nói mình bắt đầu được từ tháng Mười nếu cần.
Viết chuyên nghiệp nhưng vẫn ấm áp.
Email hoàn chỉnh (Email, Professional):
Tiêu đề: Vị trí Điều phối vận hành: hỏi về tiến độ sau phỏng vấn
Kính gửi anh Đức,
Em hy vọng anh vẫn khỏe.
Em xin phép nhắc lại buổi phỏng vấn ngày thứ Ba, 15/9, cho vị trí Điều phối vận hành.
Em rất thích buổi trao đổi hôm đó, nhất là phần nói về bảng tính xếp lịch em đã làm cho nhóm hiện tại.
Em vẫn rất quan tâm đến vị trí này và muốn hỏi anh đã có thông tin về tiến độ chưa ạ.
Nếu thuận tiện cho việc sắp xếp, em có thể bắt đầu từ tháng 10.
Một lần nữa em cảm ơn anh đã dành thời gian.
Trân trọng,
[Họ tên]
Mọi thông tin trong email đều có trong lời nói. Khác biệt là thứ tự và giọng điệu: lời nhắc đi trước, câu hỏi rõ ràng, ngày bắt đầu được đưa ra như một sự hỗ trợ, không phải áp lực.
Tiêu đề email follow up
- Trả lời trong chuỗi email cũ và giữ tiêu đề: “Re: Giao hàng đơn 4471”.
- Với email mới, đưa chủ đề lên đầu: “Hồ sơ ứng tuyển vị trí Nhân viên Marketing”.
- Sau phỏng vấn: “Cảm ơn buổi phỏng vấn hôm nay”.
- Sau cuộc gọi: “Tiếp nối cuộc gọi về [chủ đề]”.
Tránh tiêu đề chỉ ghi “Hỏi thăm” hay “Câu hỏi nhanh”. Chúng không nói gì về chủ đề, nên email dễ bị bỏ qua.
Khi nào nên gửi
Không có quy định chính thức về thời điểm follow up. Cách làm hiệu quả trong thực tế:
- Người nhận đã hẹn ngày: đợi qua ngày đó rồi nhắc.
- Không hẹn ngày: để vài ngày làm việc trước lần nhắc đầu.
- Đã nhắc một lần: đợi lâu hơn một chút cho lần sau, và coi đó là lần cuối.
Bạn có thể viết email khi còn nhớ rõ và hẹn giờ gửi sau. Trong ứng dụng Gmail trên Android, theo trang trợ giúp tiếng Việt của Google: soạn email, nhấn biểu tượng Thêm ở trên cùng bên phải, rồi Gửi theo lịch biểu và chọn thời gian. Google lưu ý email được gửi theo múi giờ lúc bạn lên lịch.
Nói email follow up với Retexta
Retexta là ứng dụng chuyển giọng nói thành văn bản và viết bằng AI cho Android, xử lý trên đám mây. Bạn nói bằng lời của mình: gửi ai, chuyện gì đã xảy ra, bạn cần gì; ứng dụng viết email bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Menu của Retexta bằng tiếng Anh, chưa có giao diện tiếng Việt, nên các bước dưới đây ghi đúng nhãn tiếng Anh.
- Mở Retexta và nhấn New task.
- Ở What do you want to do?, nhấn Write a message.
- Ở What kind of message?, chọn Email và giọng điệu như Professional, Friendly hoặc Clear & concise. Nhấn Next.
- Nhấn Record audio và nói: tên người nhận, ngày phỏng vấn hoặc email trước, điều bạn muốn hỏi, điều họ nên nhớ.
- Dừng ghi âm. Retexta chép lời và viết email.
- Trên màn hình kết quả, đổi được giọng điệu, ngôn ngữ (ví dụ sang tiếng Anh cho đối tác nước ngoài) hoặc độ dài mà không cần nói lại.
- Đọc lại email, rồi sao chép hoặc chia sẻ sang ứng dụng email.
Write a message thuộc Retexta Pro, và sao chép hay chia sẻ kết quả cần Retexta Pro hoặc credit. Ứng dụng dùng thử miễn phí: người dùng mới nhận được vài kết quả Pro miễn phí để xem ngay trong ứng dụng, và mọi thứ sau đó cần Retexta Pro hoặc credit. Retexta ghi trên kết quả: “AI-generated. Check important details.” Kiểm tra tên, ngày và tên vị trí trước khi gửi.
Đọc tiếp
Thêm hướng dẫn về email: viết email bằng giọng nói trên Android, email mời họp và email trả lời tự động khi vắng mặt. Thêm về ứng dụng: Retexta, chuyển giọng nói thành văn bản cho Android.
Nguồn
FLAME Apps kiểm tra ngày 25 và 26/9/2026.
- Trợ giúp Gmail, Lên lịch gửi email (Android): các bước Gửi theo lịch biểu, ghi chú về múi giờ.
- Ứng dụng Retexta (Android, phiên bản 2026.1.23): tên mục đích, loại tin nhắn, giọng điệu và quyền Retexta Pro, như trong ứng dụng và trên trang Google Play.
- Các mẫu và ví dụ: do FLAME Apps soạn.
