Ett mötesprotokoll med AI blir till i två steg: taligenkänning gör om inspelningen till text, och en språkmodell gör om texten till ett strukturerat protokoll med sammanfattning, beslut, att göra-punkter och öppna frågor. Du spelar in mötet (om alla har sagt ja) eller pratar in din egen sammanfattning efteråt, väljer ett mötesmål i appen och kontrollerar utkastet innan du skickar det. Kontrollen går inte att hoppa över: AI är snabb och bra på struktur, men kan stava namn fel, ge en uppgift till fel person eller göra ett ”kanske” till ett beslut.
Tre sätt att ge AI:n underlag
| Underlag | Fungerar bäst när | Se upp med |
|---|---|---|
| Spela in hela mötet | Fysiska möten där alla har gått med på inspelningen | Samtycke, folk som pratar i mun på varandra, personer långt från telefonen |
| Importera en inspelning | Du har redan spelat in med en annan app | Filen måste vara en ljudfil som finns på telefonen |
| Prata in en egen sammanfattning efteråt | Ingen vill bli inspelad, eller mötet var långt | Du måste själv komma ihåg ansvariga och datum |
Det tredje sättet är ofta det bästa. En sammanfattning på två minuter, inpratad direkt efter mötet, innehåller bara det som spelar roll, och ingen annans röst spelas in.
AI-mötesanteckningar från fysiska möten
För ett möte runt ett bord:
- Fråga först och säg att ljudet laddas upp till en molntjänst för att skrivas ut.
- Lägg telefonen mitt på bordet, inte vid den som pratar mest.
- Be folk säga sitt namn första gången de pratar, och säg datum och mötets namn i början av inspelningen.
- Säg besluten högt: ”Då har vi beslutat att ...” och ”Karin gör det senast fredag.” AI:n kan bara ta med det som sägs.
Möten i Teams, Zoom och Google Meet
Retexta går inte med i videomöten som en bot. Har du en inspelning av mötet importerar du den, men Retexta tar bara emot ljudfiler, inte videofiler. En videoinspelning behöver alltså först sparas eller konverteras som ljud. För Zoom finns en egen guide: transkribera en Zoom-inspelning.
Steg för steg med Retexta
Retexta är en molnbaserad Android-app för tal till text och AI-skrivande. Menyerna är på engelska och det finns inget svenskt gränssnitt, så vi återger knapparnas namn exakt som i appen. Mötet kan hållas på svenska.
- Öppna Retexta och tryck på New task.
- Under What do you want to do? trycker du på Summarize a meeting.
- Under Add your input väljer du:
- Record audio: spela in mötet eller din egen sammanfattning.
- Import audio: välj en inspelning i Androids filväljare.
- Paste text: klistra in en transkription eller anteckningar du redan har.
- Retexta skriver ut ljudet på sina servrar. Du väljer inte talat språk i förväg: appen skickar ljudet för automatisk språkigenkänning.
- Retexta skriver mötesprotokollet. Det behåller mötets språk, rubrikerna också, om du inte väljer ett annat språk för resultatet.
- Skapa fler resultat vid behov: Generate action items, Generate decisions, Generate open questions, Generate next steps eller ett Follow-up email. Share summary, Share action items och Share everything skickar bara den del du vill, och Export PDF sparar protokollet som fil.
- Kontrollera utkastet (se checklistan nedan). Retexta märker varje resultat med ”AI-generated. Check important details.”
Summarize a meeting, mötesresultaten och Import audio ingår i Retexta Pro. Retexta är gratis att prova: som ny användare får du några Pro-resultat gratis att läsa i appen. För att kopiera, dela, exportera och ta skärmbilder, och för allt efter gratisresultaten, behöver du Retexta Pro eller krediter.
Vad AI-utkastet innehåller
Retextas mötesprotokoll är uppdelat i de här avsnitten:
| Avsnitt | Alltid med? |
|---|---|
| Sammanfattning | Ja |
| Viktiga punkter | Ja |
| Beslut | Ja |
| Att göra-punkter | Ja; ansvariga och datum behålls när någon har nämnt dem |
| Öppna frågor | Ja |
| Deltagare, roller, protokollförare, nästa möte | Bara om inspelningen tydligt nämner dem; appen är instruerad att inte hitta på dem |
När ett möte återkommer till en tidigare fråga är appen instruerad att foga ihop det senare inlägget med den tidigare punkten i stället för att ta med det två gånger. Då läses utkastet som ett protokoll och inte som en tidslinje över vem som sa vad.
Checklista innan du skickar AI-protokollet
- Namn. Är alla namn rätt stavade? Taligenkänning gissar ofta på ovanliga namn.
- Ansvariga. Hör varje att göra-punkt till rätt person? Blev den verkligen tilldelad, eller bara nämnd?
- Datum. Byt ”nästa fredag” och ”i slutet av månaden” mot riktiga datum.
- Beslut. Beslutades det, eller diskuterades det bara? AI gör gärna ett försiktigt ”vi skulle kunna” till något definitivt.
- Siffror. Belopp, budgetar och antal: jämför med dina anteckningar.
- Det som saknas. Deltagare och nästa möte kommer bara med om någon sa dem. Lägg till dem.
- Ton. Protokoll är neutrala. Stryk allt som låter som en åsikt om en person.
I föreningar och styrelser justeras protokollet ofta av en eller två justerare. Ett AI-utkast ändrar inte det: justeraren läser utkastet mot sitt eget minne av mötet, precis som med ett protokoll skrivet för hand. Hur ett protokoll ska se ut i övrigt står i så skriver du ett mötesprotokoll.
Samtycke och integritet
Spela bara in andra om de har sagt ja. Att i hemlighet spela in ett samtal eller ett möte som du själv inte deltar i kan vara olovlig avlyssning enligt brottsbalken 4 kap. 9 a §. Molnbaserade AI-appar, Retexta också, laddar upp ljudet till servrar för bearbetning, så berätta det också, och följ er organisations regler för inspelning och personuppgifter. Det här är information, inte juridisk rådgivning.
Exempel: inpratad sammanfattning och resultat
Exemplet har vi skrivit själva. Det visar vad du kan säga och ungefär vad som kommer tillbaka; det är inte ett riktigt resultat från appen, och ditt kommer att se annorlunda ut.
Inpratat direkt efter ett teammöte:
Protokoll för produktteamet, torsdag 24 september. Sara, Tom, Mei och jag var med. Vi beslutade att betan startar 12 oktober och inte den 5:e, eftersom betaltesterna inte är klara. Tom gör klart betaltesterna senast 7 oktober. Mei skriver inbjudningsmejlet till betan, utkast senast 2 oktober. Fortfarande öppet: bjuder vi in väntelistan eller bara befintliga kunder. Sara bestämmer det senast måndag.
Som mötesprotokoll:
Sammanfattning
- Betalanseringen flyttas från 5 oktober till 12 oktober eftersom betaltesterna inte är klara.
Beslut
- Betan startar 12 oktober.
Att göra
- [ ] Tom: gör klart betaltesterna senast 7 oktober
- [ ] Mei: utkast till inbjudningsmejlet senast 2 oktober
Öppna frågor
- Bjuda in väntelistan eller bara befintliga kunder? Sara bestämmer senast måndag.
Deltagare
- Sara, Tom, Mei, [protokollförare]
”Senast måndag” behöver fortfarande ett riktigt datum, och protokollförarens namn saknas eftersom det aldrig sades. Det är precis vad checklistan är till för.
Läs vidare
För uppgifterna: att göra-punkter efter mötet. Inför nästa möte: så skriver du en dagordning. Om appen: Retexta, tal till text för Android.
Källor
Kontrollerat av FLAME Apps den 26 september 2026.
- Riksdagen, Brottsbalk (1962:700), 4 kap. 9 a § (olovlig avlyssning).
- Retexta: namnen på mål, val för underlag, mötesresultat, delning och export samt abonnemang som de visas i appen (version 2026.1.23, menyer på engelska) och på Google Play. Protokollets avsnitt, regeln att inte hitta på deltagare och nästa möte, sammanslagningen av punkter och regeln för resultatets språk kommer från appens instruktioner för mötesprotokoll; automatisk igenkänning av talat språk är appens standard. Att import bara tar emot ljudfiler: appens kod.
- Sökorden (”mötesprotokoll ai”, ”protokoll ai app”, ”protokoll ai tool”, ”ai mötesanteckningar fysiska möten”): förslag från Google och Bing för Sverige, sparade av FLAME Apps den 25 september 2026.
- Exempel: skrivet av FLAME Apps.
