Tekoäly kirjoittaa kokousmuistion kahdessa vaiheessa: puheentunnistus muuttaa tallenteen litteroinniksi, ja kielimalli tekee litteroinnista jäsennellyn muistion, jossa on yhteenveto, päätökset, tehtävät ja avoimet kysymykset. Sinä äänität kokouksen (kaikkien suostumuksella) tai puhut oman yhteenvetosi jälkikäteen, valitset kokoustavoitteen sovelluksessa ja tarkistat luonnoksen ennen lähettämistä. Tarkistus ei ole vapaaehtoinen: tekoäly jäsentää hyvin ja nopeasti, mutta se voi kirjoittaa nimen väärin, antaa tehtävän väärälle henkilölle tai muuttaa ”ehkä” päätökseksi.
Kokousmuistio vai pöytäkirja?
Kokousmuistio on kevyempi kirjaus: mitä käsiteltiin, mitä päätettiin ja kuka tekee mitä. Pöytäkirja on muodollisempi, ja esimerkiksi yhdistyksen tai taloyhtiön kokouksissa se yleensä allekirjoitetaan ja tarkastetaan. Tekoäly sopii molempien luonnosteluun, mutta virallisen pöytäkirjan sisällöstä vastaavat edelleen puheenjohtaja, sihteeri ja tarkastajat. Pöytäkirjan runko kannattaa ottaa esityslistasta, katso esityslista kokoukseen. Eroista tarkemmin: kokousmuistio vai pöytäkirja; muistion sisällöstä: kokousmuistion kirjoittaminen.
Kolme tapaa antaa tekoälylle aineisto
| Syöte | Toimii parhaiten, kun | Huomaa |
|---|---|---|
| Äänität koko kokouksen | Kokous on paikan päällä ja kaikki ovat suostuneet äänitykseen | Suostumus, päällekkäin puhuminen, kaukana puhelimesta istuvat |
| Tuot valmiin tallenteen | Äänitit jo toisella sovelluksella tai kokousvälineellä | Tiedoston on oltava äänitiedosto puhelimessasi; videot pitää ensin muuntaa ääneksi |
| Puhut oman yhteenvedon jälkikäteen | Kukaan ei halua tulla äänitetyksi tai kokous oli pitkä | Muista itse vastuuhenkilöt ja päivämäärät |
Kolmas vaihtoehto on usein paras. Kahden minuutin yhteenveto heti kokouksen jälkeen sisältää vain olennaisen, eikä kenenkään muun ääntä tallenneta.
Vaihe vaiheelta Retextalla
Retexta on pilvessä toimiva Android-sovellus, joka muuttaa puheen tekstiksi ja kirjoittaa tekoälyn avulla. Sen valikot ovat englanniksi eikä suomenkielistä käyttöliittymää ole, joten kerromme painikkeiden nimet sellaisina kuin ne sovelluksessa näkyvät. Kokous voi olla suomeksi.
- Avaa Retexta ja napauta New task.
- Napauta kohdassa What do you want to do? Summarize a meeting.
- Valitse kohdassa Add your input:
- Record audio: äänitä kokous tai oma yhteenvetosi.
- Import audio: valitse tallenne Androidin tiedostovalitsimesta, esimerkiksi etäkokouksen äänitiedosto. Zoomista kerrotaan oppaassa Zoom-tallenteen litterointi.
- Paste text: liitä valmis litterointi tai muistiinpanot, esimerkiksi Teamsin litterointi, jos se on käytössä.
- Retexta litteroi äänen palvelimillaan. Puhuttua kieltä ei valita etukäteen: sovellus lähettää äänen automaattiseen kielentunnistukseen.
- Retexta kirjoittaa kokousmuistion. Se säilyttää kokouksen kielen otsikoita myöten, ellet valitse toista tuloskieltä, joten suomenkielisestä kokouksesta tulee suomenkielinen muistio.
- Tee tuloksesta tarvittaessa kohdennettuja osia: Generate action items, Generate decisions, Generate open questions, Generate next steps tai Follow-up email. Share summary, Share action items ja Share everything jakavat vain haluamasi osan, Export PDF tallentaa sen tiedostoksi.
- Tarkista luonnos (katso tarkistuslista alla). Retexta merkitsee jokaisen tuloksen tekstillä ”AI-generated. Check important details.”
Summarize a meeting, kokouksen tulokset ja Import audio kuuluvat Retexta Prohon. Retextaa voi kokeilla ilmaiseksi: uutena käyttäjänä saat muutaman ilmaisen Pro-tuloksen katseltavaksi sovelluksessa. Kopiointi, jakaminen, vienti ja kuvakaappaukset vaativat Retexta Pron tai krediittejä, samoin kaikki ilmaisten tulosten jälkeen.
Mitä tekoälyn luonnoksessa on
Retextan kokousmuistio on jaettu näihin osioihin:
| Osio | Aina mukana? |
|---|---|
| Yhteenveto | Kyllä |
| Keskeiset asiat | Kyllä |
| Päätökset | Kyllä |
| Tehtävät | Kyllä; vastuuhenkilöt ja päivämäärät säilyvät, kun ne mainittiin |
| Avoimet kysymykset | Kyllä |
| Osallistujat, roolit, muistion kirjoittaja, seuraava kokous | Vain jos tallenteessa mainitaan ne selvästi; sovellusta on ohjeistettu olemaan keksimättä niitä |
Kun kokouksessa palataan aiempaan aiheeseen, sovellusta on ohjeistettu yhdistämään myöhempi kommentti aiempaan aiheeseen sen sijaan, että asia listattaisiin kahdesti. Siksi luonnos näyttää muistiolta eikä aikajanalta siitä, kuka puhui milloin.
Tarkistuslista ennen kuin lähetät tekoälyn muistion
- Nimet. Onko kaikki nimet kirjoitettu oikein? Puheentunnistus arvaa usein harvinaiset nimet.
- Vastuuhenkilöt. Kuuluuko jokainen tehtävä oikealle henkilölle? Annettiinko tehtävä oikeasti, vai mainittiinko se vain?
- Päivämäärät. Vaihda ”ensi perjantai” ja ”kuun loppuun mennessä” oikeiksi päivämääriksi.
- Päätökset. Päätettiinkö asia vai vain keskusteltiin siitä? Tekoäly tekee helposti varovaisesta ”voitaisiin” lopullisen kuuloisen.
- Luvut. Summat, budjetit ja määrät: tarkista ne muistiinpanoistasi.
- Puuttuvat osat. Osallistujat ja seuraava kokous tulevat mukaan vain, jos joku sanoi ne. Lisää ne.
- Sävy. Muistio on neutraali. Poista kaikki, mikä kuulostaa mielipiteeltä jostakusta.
Lupa ja tietosuoja
Äänitä muita vain heidän suostumuksellaan. Rikoslain 24 luvun 5 § (salakuuntelu) koskee puhetta, jota ei ole tarkoitettu äänittäjän tietoon, mutta lupa kannattaa kysyä aina, myös silloin kun olet itse mukana keskustelussa, ja työpaikan omat ohjeet voivat olla tiukempia. Pilvessä toimivat tekoälysovellukset, myös Retexta, lähettävät äänen palvelimille käsiteltäväksi, joten kerro sekin osallistujille. Tämä on tietoa, ei oikeudellista neuvontaa.
Esimerkki: puhuttu yhteenveto ja lopputulos
Kirjoitimme tämän esimerkin itse. Se näyttää, mitä sanoa ja suunnilleen mitä takaisin tulee. Se ei ole oikea sovelluksen tulos, ja omasi näyttää erilaiselta.
Puhuttu heti tiimipalaverin jälkeen:
Muistio tuotetiimin palaverista torstaina 24.9. Paikalla Sara, Tomi, Mei ja minä. Päätettiin että beta alkaa 12.10. eikä 5.10., koska maksutestit ei oo valmiina. Tomi tekee maksutestit valmiiksi 7.10. mennessä. Mei kirjoittaa betakutsun sähköpostin, luonnos 2.10. mennessä. Vielä auki: kutsutaanko jonotuslista vai vain nykyiset asiakkaat. Sara päättää sen maanantaihin mennessä.
Kokousmuistiona:
Yhteenveto
- Betan julkaisu siirtyy 5.10. päivästä 12.10., koska maksutestit ovat kesken.
Päätökset
- Beta alkaa 12.10.
Tehtävät
- [ ] Tomi: maksutestit valmiiksi 7.10. mennessä
- [ ] Mei: betakutsun sähköpostiluonnos 2.10. mennessä
Avoimet kysymykset
- Kutsutaanko jonotuslista vai vain nykyiset asiakkaat? Sara päättää maanantaihin mennessä.
Osallistujat
- Sara, Tomi, Mei, [muistion kirjoittaja]
”Maanantaihin mennessä” tarvitsee vielä oikean päivämäärän, ja muistion kirjoittajan nimi puuttuu, koska sitä ei sanottu. Juuri tätä varten tarkistuslista on.
Lue myös
Valmis pohja, johon tuloksen voi liittää: kokousmuistion pohja. Tehtävien kirjaamisesta ja seurannasta: kokouksen tehtävät. Seuraavan kokouksen valmisteluun: esityslista kokoukseen. Sovelluksesta: Retexta, puhe tekstiksi Androidille.
Lähteet
Tarkistanut FLAME Apps 26.9.2026.
- Finlex, Rikoslaki (39/1889), 24 luku 5 § Salakuuntelu.
- Retexta: tavoitteiden nimet, syötevaihtoehdot, kokouksen tulokset, jakaminen ja vienti sekä tilaukset sellaisina kuin ne näkyvät sovelluksessa (versio 2026.1.23, valikot englanniksi) ja Google Playssa. Muistion osiot, sääntö olla keksimättä osallistujia ja seuraavaa kokousta, aiheiden yhdistäminen ja tuloskielen sääntö ovat sovelluksen kokousmuistio-ohjeista; puhutun kielen automaattinen tunnistus on sovelluksen oletus. Että tuonti ottaa vastaan vain äänitiedostoja: sovelluksen koodi.
- Hakusanat (”kokousmuistio vai pöytäkirja”, ”kokousmuistion kirjoittaminen”, ”litterointi teams”): Google-ehdotukset Suomelle, tallentaneet sivuston kääntäjät 25.9.2026; ”kokousmuistio tekoäly” ei tuottanut Bing-ehdotuksia 26.9.2026.
- Esimerkki: kirjoittanut FLAME Apps.
