AI-notulen ontstaan in twee stappen: spraakherkenning maakt van de opname een transcript, en een taalmodel maakt van dat transcript een verslag met een samenvatting, besluiten, actiepunten en open vragen. Jij neemt de vergadering op (met toestemming van iedereen) of spreekt na afloop zelf een samenvatting in, kiest een vergaderdoel in de app en controleert het verslag voordat je het rondstuurt. Die controle is niet optioneel: AI is snel en goed in structuur, maar kan namen verkeerd spellen, een taak bij de verkeerde persoon neerleggen of van “misschien” een besluit maken.
Wat er in notulen hoort en in welke vorm, lees je in onze gids notulen maken. Deze pagina gaat over de AI die de eerste versie schrijft.
Drie manieren om de AI te voeden
| Input | Werkt het best als | Let op |
|---|---|---|
| De hele vergadering opnemen | Een fysieke vergadering waarin iedereen instemt met de opname | Toestemming, door elkaar praten, mensen ver van de telefoon |
| Een opname importeren | Je hebt al opgenomen met een andere app of een vergadertool | Het moet een audiobestand zijn dat je op je telefoon kunt openen |
| Na afloop zelf een samenvatting inspreken | Niemand wil opgenomen worden, of de vergadering was lang | Eigenaren en datums moet je zelf onthouden |
De derde manier is vaak de beste. Een samenvatting van twee minuten, direct na de vergadering ingesproken, bevat alleen wat ertoe doet, en niemand anders wordt opgenomen.
Stap voor stap met Retexta
Retexta is een Android-app voor spraak naar tekst en schrijven met AI, die in de cloud werkt. De menu’s van Retexta zijn in het Engels, er is geen Nederlandse interface; daarom staan de knoppen hieronder in het Engels.
- Open Retexta en tik op New task.
- Kies onder What do you want to do? voor Summarize a meeting.
- Kies onder Add your input:
- Record audio: neem de vergadering of je eigen samenvatting op.
- Import audio: kies een opname in de bestandskiezer van Android, bijvoorbeeld het audiobestand van een online vergadering. Voor Zoom, zie een Zoom-opname omzetten naar tekst.
- Paste text: plak een transcript of aantekeningen die je al hebt.
- Retexta zet de audio op zijn servers om in tekst. De gesproken taal kies je niet vooraf: de app laat die automatisch herkennen.
- Retexta schrijft het verslag. Het blijft in de taal van de vergadering, ook de kopjes, tenzij je een andere uitvoertaal kiest. Een Nederlandse vergadering levert dus Nederlandse notulen op.
- Maak zo nodig losse onderdelen vanuit het resultaat: Generate action items, Generate decisions, Generate open questions, Generate next steps of een Follow-up email. Met Share summary, Share action items of Share everything deel je alleen wat je nodig hebt; Export PDF bewaart het als bestand.
- Controleer het verslag met de checklist hieronder. Retexta zet onder elk resultaat “AI-generated. Check important details.” (door AI gemaakt, controleer belangrijke gegevens).
Summarize a meeting, de vergaderresultaten en Import audio horen bij Retexta Pro. Retexta is gratis uit te proberen: nieuwe gebruikers krijgen een paar gratis Pro-resultaten om in de app te bekijken. Voor kopiëren, delen, exporteren en screenshots, en voor alles na de gratis resultaten, heb je Retexta Pro of credits nodig.
Wat er in het AI-verslag staat
Het vergaderverslag van Retexta is ingedeeld in deze onderdelen:
| Onderdeel | Altijd aanwezig? |
|---|---|
| Samenvatting | Ja |
| Belangrijkste punten | Ja |
| Besluiten | Ja |
| Actiepunten | Ja; eigenaren en datums blijven staan als iemand ze noemde |
| Open vragen | Ja |
| Aanwezigen, rollen, notulist, volgende vergadering | Alleen als de opname ze duidelijk noemt; de app krijgt de opdracht ze niet te verzinnen |
Komt een vergadering later terug op een eerder onderwerp, dan krijgt de app de opdracht die latere opmerking bij het eerdere onderwerp te voegen in plaats van het twee keer te noemen. Zo leest het verslag als notulen en niet als een tijdlijn van wie wanneer wat zei.
Checklist voordat je AI-notulen rondstuurt
- Namen. Zijn alle namen goed gespeld? Spraakherkenning gokt vaak bij minder gangbare namen en achternamen met “van” of “de”.
- Eigenaren. Hoort elk actiepunt bij de juiste persoon? Is het echt toegewezen, of alleen genoemd?
- Datums. Vervang “volgende week vrijdag” of “eind van de maand” door echte datums.
- Besluiten. Is het besloten, of alleen besproken? AI maakt van een voorzichtig “we zouden kunnen” graag een vast besluit.
- Getallen. Bedragen, budgetten en aantallen: leg ze naast je eigen aantekeningen.
- Wat ontbreekt. Aanwezigen en de volgende vergadering staan er alleen in als iemand ze uitsprak. Vul ze aan.
- Toon. Notulen zijn neutraal. Haal alles weg wat klinkt als een mening over een persoon.
Toestemming en privacy
Neem anderen alleen op als zij daarmee instemmen. De regels voor het opnemen van gesprekken verschillen per land en per situatie. AI-apps in de cloud, Retexta ook, sturen de audio naar servers om te verwerken; vertel dat er dus bij en volg de regels van je organisatie. Dit is informatie, geen juridisch advies.
Voorbeeld: een ingesproken samenvatting en het resultaat
Dit voorbeeld hebben we zelf geschreven. Het laat zien wat je kunt zeggen en ongeveer wat je terugkrijgt; het is geen echte uitvoer van de app, en jouw resultaat ziet er anders uit.
Ingesproken direct na een teamoverleg:
Notulen productteam, donderdag 24 september. Aanwezig Sara, Tom, Mei en ik. We hebben besloten dat de bèta op 12 oktober begint en niet op de 5e, omdat de betaaltests nog niet klaar zijn. Tom rondt de betaaltests af voor 7 oktober. Mei schrijft de uitnodigingsmail voor de bèta, concept voor 2 oktober. Nog open: nodigen we de wachtlijst uit of alleen bestaande klanten. Sara beslist dat voor maandag.
Als vergaderverslag:
Samenvatting
- De start van de bèta schuift van 5 naar 12 oktober, omdat de betaaltests nog niet klaar zijn.
Besluiten
- De bèta begint op 12 oktober.
Actiepunten
- [ ] Tom: betaaltests afronden, uiterlijk 7 oktober
- [ ] Mei: concept uitnodigingsmail bèta, uiterlijk 2 oktober
Open vragen
- De wachtlijst uitnodigen of alleen bestaande klanten? Sara beslist vóór maandag.
Aanwezigen
- Sara, Tom, Mei, [notulist]
“Vóór maandag” heeft nog een echte datum nodig, en de naam van de notulist ontbreekt omdat die nooit is uitgesproken. Precies daarvoor is de checklist.
Lees ook
Een sjabloon om het resultaat in te zetten vind je bij het sjabloon voor notulen; voor de takenlijst de actielijst na een vergadering. Was je vergadering op Zoom, lees dan een Zoom-opname omzetten naar tekst. Meer over de app: Retexta, spraak naar tekst voor Android.
Bronnen
Gecontroleerd door FLAME Apps op 26 september 2026.
- Retexta: doelnamen, invoeropties, vergaderresultaten, deel- en exportopties en abonnementen zoals ze in de app staan (versie 2026.1.23) en op de Google Play-pagina. De onderdelen van het verslag, de regel om aanwezigen en de volgende vergadering niet te verzinnen, het samenvoegen van onderwerpen en de regel voor de uitvoertaal komen uit de instructies van de app voor vergaderverslagen; automatische herkenning van de gesproken taal is de standaard van de app voor opnames.
- Voorbeeld: geschreven door FLAME Apps voor deze pagina.
