Er zijn grofweg vier vormen. Een actielijst legt alleen vast wie wat doet en wanneer. Een besluitenlijst legt de besluiten vast, meestal met de actiepunten erbij. Notulen in de zin van een verslag voegen daar een korte weergave van de discussie aan toe. Een woordelijk verslag geeft alles weer wat er is gezegd. Voor de meeste team-, club- en projectoverleggen is een besluiten- en actielijst genoeg; kies een verslag als mensen later kunnen vragen waarom iets is besloten, en een woordelijk verslag alleen als dat verplicht is.
| Vorm | Wat je vastlegt | Omvang bij een vergadering van een uur | Geschikt voor |
|---|---|---|---|
| Actielijst | Taken met wie en uiterlijk wanneer | Een paar regels | Werkoverleg, projectoverleg |
| Besluitenlijst | Aanwezigheid, besluiten, meestal ook actiepunten | Een half tot een heel A4 | Besturen, colleges, teams |
| Notulen (verslag) | Alles van de besluitenlijst plus de belangrijkste argumenten en wie ze inbracht | Een tot drie A4 | Besluiten met afwegingen, begrotingen, meningsverschillen |
| Woordelijk verslag | Alles wat er is gezegd, alleen geredigeerd voor duidelijke verspreekingen | Vele pagina's | Parlement, sommige formele hoorzittingen |
De omvang is onze eigen vuistregel, geen norm. Hoe je notulen stap voor stap maakt, met een volledig sjabloon, staat in onze gids notulen maken. Deze pagina laat het verschil zien met één vergadering, drie keer uitgewerkt.
Zo gebruikt de overheid deze vormen
- Besluitenlijst: volgens de Gemeentewet (art. 60, lid 3) maakt het college van burgemeester en wethouders “de besluitenlijst van zijn vergaderingen” openbaar op de manier die in de gemeente gebruikelijk is. Daarom vind je op veel gemeentewebsites een besluitenlijst van het college, en niet het hele gesprek.
- Woordelijk verslag: de Handelingen zijn volgens de Eerste Kamer “geredigeerd woordelijke verslagen van de openbare plenaire vergaderingen van de beide Kamers”.
- Vlaanderen: een gemeenteraad maakt notulen, met de besproken onderwerpen en de besluiten en stemmingen, en een zittingsverslag, dat ook de essentie van de tussenkomsten en de vragen en antwoorden bevat. Gemeenten kunnen dat zittingsverslag volgens het Decreet over het lokaal bestuur vervangen door een audio- of video-opname, zoals bijvoorbeeld Zelzate doet.
Voor een vereniging, VvE of bedrijf gelden deze regels niet; daar bepalen de statuten, het reglement of gewoon de afspraak in de groep welke vorm je gebruikt.
Eén vergadering, drie keer uitgewerkt
Deze vergadering hebben we verzonnen om het verschil te laten zien. De club, namen en data zijn niet echt.
De vergadering: het bestuur van voetbalvereniging SV Oosterpark vergadert 40 minuten. Het enige onderwerp: de gemeente heeft de veldhuur op zaterdag verschoven. De training kan niet meer om 9.00 uur beginnen. Het bestuur bespreekt 8.00 of 11.00 uur. Trainer Bram vindt 8.00 uur te vroeg voor de jongste teams. Penningmeester Lieke wijst erop dat het tijdslot van 11.00 uur 40 euro per maand meer kost. Na een stemming kiest het bestuur 11.00 uur.
Besluiten- en actielijst
SV OOSTERPARK, BESTUURSVERGADERING
Datum: 24 september 2026, 19.00 tot 19.40 uur, clubhuis
Aanwezig: Marieke Jansen (voorzitter), Bram de Wit, Lieke Smit, Omar El Idrissi
Notulist: Omar El Idrissi
BESLUITEN
1. Vanaf 3 oktober begint de zaterdagtraining om 11.00 uur. Het bestuur gaat akkoord met de hogere veldhuur van 40 euro per maand.
ACTIEPUNTEN
- Nieuw trainingsschema naar alle ouders sturen, Marieke, 1 oktober
- Tijdslot van 11.00 uur bevestigen bij de gemeente, Lieke, 28 september
- Website van de club bijwerken, Omar, 1 oktober
Volgende vergadering: 22 oktober 2026, 19.00 uur
Kort, en iedereen weet wat er nu gebeurt. Wat je er niet in leest: waarom het bestuur voor het duurdere tijdslot koos.
Notulen (verslag)
1. TRAININGSTIJD ZATERDAG
De gemeente heeft de veldhuur op zaterdag verschoven, waardoor de training niet meer om 9.00 uur kan beginnen. Het bestuur bespreekt twee opties: 8.00 uur en 11.00 uur.
Bram de Wit vindt 8.00 uur te vroeg voor de O8-teams; verschillende ouders hebben al laten weten dat ze dan niet kunnen.
Lieke Smit meldt dat het tijdslot van 11.00 uur 40 euro per maand meer kost en dat de begroting dat dit seizoen kan dragen.
Omar El Idrissi vraagt of de oudere teams om 8.00 uur kunnen trainen. Het bestuur ziet af van een gesplitst schema, omdat veel gezinnen kinderen in meer dan één team hebben.
Stemming: 3 voor 11.00 uur, 1 voor 8.00 uur.
Besluit: vanaf 3 oktober begint de zaterdagtraining om 11.00 uur. Het bestuur gaat akkoord met de hogere veldhuur.
ACTIEPUNTEN
(zoals in de besluiten- en actielijst)
Vraagt een ouder in december “waarom betalen we meer voor het veld?”, dan staat het antwoord in de notulen.
Woordelijk verslag (fragment)
MARIEKE JANSEN: Goed, volgend punt, de veldhuur op zaterdag. Lieke, wil jij beginnen?
LIEKE SMIT: Ja. De gemeente heeft maandag gemaild. We raken het tijdslot van negen uur kwijt. Ze bieden acht of elf uur aan.
BRAM DE WIT: Acht uur is te vroeg voor de kleintjes. Ik heb al drie ouders gehad die zeggen dat ze om acht niet kunnen.
LIEKE SMIT: Elf uur is wel veertig euro per maand duurder.
Vier regels dekken nog geen minuut van de vergadering. Voor 40 minuten wordt een woordelijk verslag vele pagina's lang, en bijna niemand leest het. Daarom houdt vrijwel geen club of bedrijf zo'n verslag bij.
Welke soort notulen kies je?
- Heeft je groep statuten, een reglement of een wettelijke verplichting? Volg die eerst. Die beslissen, niet deze lijst.
- Een gewoon werk- of projectoverleg? Een besluiten- en actielijst.
- Een besluit dat geld kost, regels verandert of later ter discussie kan staan? Uitgebreide notulen voor dat agendapunt, een besluitenlijst voor de rest. Je mag vormen combineren in één set notulen.
- Vraagt iemand om een woordelijk verslag? Vraag waarom. Vaak volstaat een opname of een transcript dat je bewaart, en kunnen de notulen kort blijven.
Notulen, agenda, aantekeningen en transcript: het verschil
| Document | Wanneer | Voor wie | Wat erin staat |
|---|---|---|---|
| Agenda | Vóór de vergadering | Iedereen die is uitgenodigd | De onderwerpen, in volgorde, soms met tijden |
| Aantekeningen | Tijdens de vergadering | Meestal jezelf | Wat je opschrijft, in willekeurige volgorde |
| Transcript | Van een opname | Wie een detail wil nakijken | De gesproken woorden, ruw en niet gecontroleerd |
| Notulen | Na de vergadering | De hele groep, en het archief | Aanwezigheid, besluiten, actiepunten; vastgesteld of gecorrigeerd door de groep |
De agenda bepaalt wat de notulen behandelen; zo maak je een agenda voor een vergadering. Aantekeningen en een transcript zijn ruw materiaal. De notulen zijn het afgewerkte, gedeelde resultaat.
Actiepunten: altijd hetzelfde formaat
Welke vorm je ook kiest, actiepunten zien er steeds zo uit. Eén regel per taak, met drie delen:
ACTIEPUNTEN
- [Taak, beginnend met een werkwoord], [één eigenaar], [datum]
- [Taak, beginnend met een werkwoord], [één eigenaar], [datum]
Drie regels maken ze bruikbaar:
- Eén eigenaar per taak. “Het bestuur” is geen eigenaar.
- Een echte datum. “Binnenkort” of “volgende week” zegt een maand later niets.
- Alle taken op één plek, onderaan, ook als ze bij verschillende agendapunten ter sprake kwamen.
Het volledige sjabloon met kop, aanwezigheid en agendapunten staat op notulen voorbeeld en sjabloon, en een lijst om taken op te volgen in het sjabloon voor een actielijst.
Welke vorm Retexta schrijft
Retexta is een app voor spraak naar tekst en schrijven met AI voor Android, die in de cloud werkt. Het doel Summarize a meeting schrijft notulen die op een besluitenlijst lijken: een samenvatting, besluiten, actiepunten met eigenaar en datum als die genoemd zijn, en open vragen. De menu's zijn in het Engels (er is geen Nederlandse interface); de notulen schrijft Retexta in het Nederlands.
- Open Retexta en tik op New task.
- Tik op Summarize a meeting. Dat staat op het startscherm.
- Tik op Record audio om de vergadering op te nemen (alleen als iedereen akkoord is) of om direct na afloop je eigen samenvatting in te spreken. Je kunt ook een opname uit een andere app kiezen met Import audio, of je aantekeningen plakken met Paste text.
- Retexta schrijft de audio uit op zijn servers en maakt de notulen. Vanuit het resultaat maak je extra onderdelen, zoals vervolgstappen of een Follow-up email aan de groep.
- Controleer namen, data en eigenaars van taken voordat je iets verstuurt. De app zet bij resultaten de melding “AI-generated. Check important details.”
Wil je uitgebreidere notulen? Retexta bewaart het ruwe transcript naast de notulen. Daarin zoek je op wie wat heeft gezegd, en die regels voeg je toe bij de agendapunten die het nodig hebben. Het transcript is door een machine gemaakt: het is geen gecontroleerd woordelijk verslag.
Summarize a meeting en Import audio horen bij Retexta Pro. Retexta is gratis uit te proberen: nieuwe gebruikers krijgen een paar gratis Pro-resultaten om in de app te bekijken. Voor kopiëren, delen en exporteren, en voor alles na die gratis resultaten, heb je Retexta Pro of credits nodig.
Een vergadering opnemen: vraag het eerst
Neem alleen op als iedereen weet dat je opneemt en dat goed vindt. Wat de wet in Nederland zegt over het opnemen van gesprekken, staat in onze gids notulen maken. Dit is informatie, geen juridisch advies. Kun je niet opnemen, spreek dan direct na de vergadering je eigen samenvatting in.
Verder lezen
De volledige werkwijze, een sjabloon en een uitgewerkt voorbeeld staan in notulen maken. Notulen gaan meestal per mail rond: zie e-mail dicteren op Android. Wil je AI de eerste versie laten schrijven, lees dan notulen maken met AI. Meer over de app: Retexta, spraak naar tekst voor Android.
Bronnen
Gecontroleerd door FLAME Apps op 26 september 2026.
- Gemeentewet, artikel 60, lid 3: “Het college maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar.”
- Eerste Kamer der Staten-Generaal, Handelingen: geredigeerde woordelijke verslagen van de plenaire vergaderingen.
- Lokaal bestuur Zelzate, Notulen en zittingsverslagen gemeenteraad: inhoud van notulen en zittingsverslag, vervanging door een opname (artikelen 277 en 278 van het Decreet over het lokaal bestuur).
- Retexta: namen van doelen, onderdelen van notulen, het ruwe transcript en abonnementen zoals in de app (versie 2026.1.23) en op Google Play.
