Với nhân viên sale, AI hữu ích nhất là AI lo phần viết sau mỗi cuộc gọi hay buổi gặp khách. Bạn ngồi trong xe, đọc hai phút ghi chú khi còn nhớ mọi thứ, và nhận lại báo cáo gặp khách hàng gọn gàng cho CRM cùng một email follow up cho khách. Bạn kiểm tra cả hai, rồi dán và gửi. Retexta là ứng dụng Android làm đúng việc này: bạn nói, ứng dụng viết văn bản hoàn chỉnh. Nó không tham gia cuộc gọi như bot họp, không kết nối CRM và không biết bảng giá của bạn.
Menu của Retexta bằng tiếng Anh và chưa có giao diện tiếng Việt, nên tên các nút trên trang này được giữ nguyên như trong ứng dụng. Bạn nói tiếng Việt, kết quả bằng tiếng Việt.
| Việc của bạn | Bạn làm gì | Mục tiêu trong Retexta | Ở đâu |
|---|---|---|---|
| Báo cáo gặp khách hàng | Đọc ghi chú ngay sau cuộc trò chuyện | Summarize a meeting | Màn hình chính |
| Email follow up kèm báo giá | Nói điều đã thống nhất và bước tiếp theo | Summarize a meeting, rồi Follow-up email, hoặc Write a message | Màn hình chính |
| Trả lời khách chê giá | Dán tin nhắn, nói bạn muốn trả lời thế nào | Reply to a message | Màn hình chính |
| Tin nhắn sau sự kiện, hội chợ | Nói gặp ai, ở đâu, bạn đề xuất gì | Write a message, loại LinkedIn message hoặc General message | Màn hình chính |
| Báo cáo tuần cho quản lý | Đọc các cuộc gặp và con số trong tuần | Take notes, rồi Structured notes | More templates |
Ghi âm cuộc gọi: nguyên tắc trước tiên
Nhiều công cụ AI cho sale tham gia hoặc ghi âm cuộc gọi. Việc đó cần khách đồng ý. Quy định về ghi âm khác nhau tùy nơi và nhiều công ty có quy chế riêng; chúng tôi chưa kiểm tra quy định của Việt Nam, nên trang này không trích dẫn điều luật nào. Hãy hỏi ở đầu cuộc gọi và chỉ ghi âm khi khách đồng ý rõ ràng.
Cách làm trên trang này tránh được vấn đề đó: bạn tự đọc ghi chú sau cuộc gọi. Chỉ có giọng của bạn, dùng được cho cuộc gọi điện thoại, gọi video và gặp trực tiếp, và thường cho ghi chú tốt hơn, vì bạn nói điều quan trọng chứ không phải mọi thứ đã được nói.
Thông tin, không phải tư vấn pháp lý
Khi còn nghi ngờ, đừng ghi âm, và hãy xem quy chế của công ty bạn.
Ví dụ 1: báo cáo gặp khách hàng ngay ở bãi đỗ xe
Các ví dụ do chúng tôi tự viết để minh họa. Đây không phải kết quả thật của ứng dụng, và kết quả của bạn sẽ khác.
Điều bạn có thể nói (Summarize a meeting, ngay sau buổi gặp):
Gặp Nha khoa Thành Công ngày 24 tháng 9, gặp bác sĩ Khoa và chị Nhung quản lý phòng khám. Họ có ba ghế nha, muốn thay nồi hấp tiệt trùng cũ trước Tết. Ngân sách khoảng 200 triệu. Họ thích mẫu nhỏ gọn nhưng lo thời gian bảo hành, nhà cung cấp cũ mất hai tuần mới tới sửa. Tôi hứa gửi báo giá kèm gói bảo hành 48 giờ trước thứ Sáu. Chị Nhung quyết cùng bác sĩ Khoa, chốt khoảng giữa tháng 10. Đối thủ cũng đang báo giá.
Báo cáo hoàn chỉnh:
Tóm tắt
- Nha khoa Thành Công dự định thay nồi hấp tiệt trùng trước Tết; ba ghế nha.
- Ngân sách khoảng 200 triệu đồng. Quan tâm mẫu nhỏ gọn.
- Lo ngại chính: thời gian bảo hành (nhà cung cấp cũ mất hai tuần).
- Một đối thủ cũng đang báo giá.
Quyết định
- Bên mình gửi báo giá kèm gói bảo hành 48 giờ.
Việc cần làm
- Gửi báo giá kèm gói bảo hành 48 giờ cho chị Nhung, [tên bạn], trước thứ Sáu
Câu hỏi còn bỏ ngỏ
- Bác sĩ Khoa và chị Nhung quyết định, dự kiến giữa tháng 10.
Ghi chú này dán thẳng vào CRM được. Mọi thông tin đều đến từ lời bạn nói; AI chỉ sắp xếp lại.
Ví dụ 2: email follow up
Từ cùng kết quả đó, nhấn Follow-up email. Hoặc mở một task Write a message mới và nói email cần có gì. Một email follow up từ ghi chú trên có thể như sau:
Tiêu đề: Báo giá nồi hấp tiệt trùng cho Nha khoa Thành Công
Kính gửi chị Nhung,
Cảm ơn chị và bác sĩ Khoa đã dành thời gian hôm nay.
Như đã hứa, em gửi chị báo giá mẫu nồi hấp nhỏ gọn trong file đính kèm. Báo giá đã bao gồm gói bảo hành 48 giờ, tức là nếu có sự cố, kỹ thuật viên sẽ có mặt trong vòng 48 giờ.
Em biết phòng khám dự kiến quyết định vào giữa tháng 10. Nếu có câu hỏi gì trước đó, em sẵn sàng gọi trao đổi.
Trân trọng,
[Tên]
Thêm mẫu cho bước này: mẫu email follow up. Kiểm tra hai điều: báo giá thật sự có những gì email nói, và cam kết bảo hành khớp với điều khoản thật của công ty. AI chỉ biết điều bạn nói.
Ví dụ 3: trả lời khách chê giá cao
Tin nhắn của khách (dán vào Reply to a message):
Cảm ơn em đã gửi báo giá. Nói thật là cao hơn bên kia khoảng 15%. Em có hỗ trợ gì thêm được không?
Điều bạn nhập vào What do you want to achieve?:
Chuyên nghiệp, không ép. Không giảm giá máy. Nhưng tặng lắp đặt miễn phí, bình thường 5 triệu. Nhắc lại bảo hành 48 giờ, bên kia hình như không có, nhưng đừng khẳng định điều đó. Mời gọi ngắn thứ Năm.
Câu trả lời hoàn chỉnh:
Chào chị Nhung,
Cảm ơn chị đã phản hồi thẳng thắn, em rất trân trọng.
Em không giảm được giá máy, nhưng em có thể tặng chị phí lắp đặt, bình thường là 5.000.000 đồng.
Báo giá của bên em cũng đã gồm gói bảo hành 48 giờ. Khi so sánh các báo giá, chị nên xem mỗi bên cam kết kỹ thuật viên có mặt nhanh đến đâu.
Thứ Năm em gọi chị một chút để cùng xem hai báo giá được không ạ?
Trân trọng,
[Tên]
Bạn đã dặn “đừng khẳng định” về đối thủ, nên câu trả lời mời khách tự so sánh. Luôn kiểm tra không có khẳng định nào lọt vào mà bạn không chứng minh được.
Mẹo ghi chú bằng giọng nói cho sale
- Đọc trong vòng năm phút. Chi tiết phai rất nhanh, nhất là khi gặp nhiều khách liên tiếp.
- Nói tên và vai trò: ai quyết định, ai dùng sản phẩm, ai trả tiền.
- Con số và ngày quan trọng thì nói hai lần, và kiểm tra trong kết quả.
- Kết thúc bằng bước tiếp theo. “Tôi gửi báo giá trước thứ Sáu” sẽ thành một việc cần làm.
- Mỗi khách một ghi chú. Tách riêng thì dễ dán đúng hồ sơ trong CRM.
Retexta, đội sale và CRM
Retexta là công cụ viết cá nhân, không phải nền tảng bán hàng. Nó không tích hợp CRM, không có bot tham gia cuộc gọi, không phân tích pipeline. Bạn nhận văn bản trong ứng dụng rồi sao chép sang nơi cần, dù là CRM, email hay Zalo. Nếu đội bạn cần ghi âm cuộc gọi tự động và đồng bộ CRM, đó là loại công cụ khác, và nguyên tắc về sự đồng ý ở trên vẫn áp dụng.
Cách viết báo cáo gặp khách trong Retexta
- Mở Retexta và nhấn New task.
- Nhấn Summarize a meeting.
- Nhấn Record audio và đọc ghi chú.
- Retexta chép lời trên máy chủ và viết ghi chú có tóm tắt, quyết định, việc cần làm và câu hỏi còn bỏ ngỏ. Họp bằng tiếng Việt thì kết quả bằng tiếng Việt.
- Nhấn Follow-up email cho email gửi khách, hoặc tạo các bước tiếp theo.
- Kiểm tra tên, con số và cam kết, rồi dán ghi chú vào CRM và gửi email.
Mọi mục tiêu trừ Transcript only là một phần của Retexta Pro. Retexta có thể dùng thử miễn phí: người dùng mới nhận được vài kết quả Pro miễn phí để xem trong ứng dụng. Sao chép, chia sẻ, xuất và chụp màn hình kết quả, cũng như mọi thứ sau các kết quả miễn phí đó, cần Retexta Pro hoặc credit.
Đọc thêm
Cuộc họp chính thức nhiều người: cách viết biên bản cuộc họp. Môi giới nhà đất: AI cho môi giới bất động sản. Tự bán dịch vụ của mình: AI cho freelancer nói về báo giá và nhắc thanh toán. Về ứng dụng: Retexta, chuyển giọng nói thành văn bản trên Android.
Nguồn
FLAME Apps kiểm tra ngày 26 tháng 9 năm 2026.
- Quy định pháp luật Việt Nam về ghi âm cuộc gọi: chưa được kiểm tra, nên không trích dẫn.
- Retexta: tên mục tiêu, các kết quả cuộc họp, loại tin nhắn và gói dịch vụ như trong ứng dụng (phiên bản 2026.1.23, menu tiếng Anh) và trang Google Play; quy tắc giữ ngôn ngữ cuộc họp lấy từ hướng dẫn biên bản của ứng dụng.
- Ví dụ: do FLAME Apps viết.
