Im Vertrieb bringt KI am meisten beim Schreiben nach jedem Termin. Du sitzt nach dem Kundenbesuch im Auto, sprichst zwei Minuten Notizen ein, solange du noch alles weißt, und bekommst einen sauberen Besuchsbericht fürs CRM und eine Nachfassmail an den Kunden. Beides prüfst du, dann einfügen und senden. Genau das macht Retexta, eine Android-App: Du sprichst, sie schreibt den fertigen Text. Sie wählt sich nicht als Bot in deine Gespräche ein, hängt nicht an deinem CRM und kennt deine Preisliste nicht.
| Deine Aufgabe | Was du machst | Ziel in Retexta | Wo du es findest |
|---|---|---|---|
| Besuchsbericht oder Gesprächsnotiz | Direkt nach dem Termin einsprechen | Meeting zusammenfassen | Startbildschirm |
| Nachfassmail zum Angebot | Sagen, was vereinbart ist und was als Nächstes kommt | Meeting zusammenfassen, dann Follow-up-E-Mail, oder Nachricht schreiben | Startbildschirm |
| Antwort auf einen Preiseinwand | Mail einfügen, sagen, wie du antworten willst | Auf eine Nachricht antworten | Startbildschirm |
| Nachricht nach einer Messe | Sagen, wen du wo getroffen hast und was du anbietest | Nachricht schreiben, Typ LinkedIn-Nachricht | Startbildschirm |
| Wochenbericht an die Vertriebsleitung | Termine und Zahlen der Woche einsprechen | Notizen machen, dann Strukturierte Notizen | Weitere Vorlagen |
Gespräche aufnehmen: erst die Regel
Viele Vertriebs-Tools zeichnen Gespräche auf. In Deutschland ist das ohne Zustimmung strafbar: § 201 StGB bestraft, wer „unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt“. Dazu kommen oft interne Regeln oder der Betriebsrat. Frag also zu Beginn und nimm nur mit klarem Ja auf.
Der Weg in diesem Ratgeber umgeht das Problem: Du sprichst nach dem Gespräch deine eigenen Notizen ein. Das ist nur deine Stimme, funktioniert nach Telefonat, Videocall und Besuch, und die Notizen werden oft besser, weil du sagst, was wichtig war, statt alles, was gesagt wurde.
Information, keine Rechtsberatung
Im Zweifel nimmst du nicht auf und klärst die Regeln deines Unternehmens.
Beispiel 1: Besuchsbericht auf dem Parkplatz
Die Beispiele haben wir selbst geschrieben, um die Idee zu zeigen. Sie sind keine echte App-Ausgabe, deine Ergebnisse sehen anders aus.
Was du sagen könntest (Meeting zusammenfassen, direkt nach dem Besuch):
Besuch Zahnarztpraxis Dr. Hartmann, 24. September, mit Dr. Hartmann und Praxismanagerin Frau Schulz. Drei Behandlungszimmer, der alte Sterilisator soll vor Januar ersetzt werden. Budget etwa 9.000 Euro. Kompaktmodell gefällt, Sorge ist die Servicezeit, der letzte Anbieter brauchte zwei Wochen. Ich habe ein Angebot mit 48-Stunden-Service bis Freitag zugesagt. Entscheidung treffen Frau Schulz und Dr. Hartmann Mitte Oktober. Wettbewerber bietet auch an.
Der fertige Besuchsbericht:
Zusammenfassung
- Praxis Dr. Hartmann will den Sterilisator vor Januar ersetzen, drei Behandlungszimmer.
- Budget etwa 9.000 Euro, Interesse am Kompaktmodell.
- Hauptsorge: Reaktionszeit im Service (letzter Anbieter: zwei Wochen).
- Ein Wettbewerber bietet ebenfalls an.
Entscheidungen
- Wir schicken ein Angebot inklusive 48-Stunden-Service.
To-dos
- Angebot mit 48-Stunden-Service an Frau Schulz, [Dein Name], bis Freitag
Offene Fragen
- Entscheidung durch Dr. Hartmann und Frau Schulz, voraussichtlich Mitte Oktober.
Das kommt so ins CRM. Alles darin stammt aus deiner Sprachnotiz, die KI hat nur sortiert.
Beispiel 2: die Nachfassmail
Im selben Ergebnis tippst du auf Follow-up-E-Mail. Oder du startest Nachricht schreiben und sagst, was in die Mail soll. Aus dem Bericht oben könnte werden:
Betreff: Ihr Angebot für den neuen Sterilisator
Sehr geehrte Frau Schulz,
vielen Dank Ihnen und Dr. Hartmann für das Gespräch heute.
Wie besprochen finden Sie im Anhang unser Angebot für das Kompaktmodell. Es enthält unseren 48-Stunden-Service: Fällt das Gerät aus, ist innerhalb von 48 Stunden eine Technikerin oder ein Techniker bei Ihnen.
Ihre Entscheidung ist für Mitte Oktober geplant. Wenn vorher Fragen auftauchen, rufe ich Sie gern an.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Mehr Vorlagen für diesen Schritt: Follow-up-Mail schreiben. Prüf zwei Dinge: dass das Angebot wirklich enthält, was die Mail sagt, und dass das Serviceversprechen zu den echten Bedingungen deines Unternehmens passt. Die KI weiß nur, was du ihr gesagt hast.
Beispiel 3: auf einen Preiseinwand antworten
Die Mail der Kundin (unter Was hast du bekommen? eingefügt):
Danke für das Angebot. Ehrlich gesagt liegt es etwa 15 % über dem anderen Angebot. Geht da noch was?
Was du der App sagst (im Feld Was möchtest du erreichen?):
Professionell, nicht drängeln. Kein Rabatt auf den Gerätepreis. Aber Installation kostenlos, sonst 400 Euro. An den 48-Stunden-Service erinnern, der Wettbewerber hat den meines Wissens nicht, das aber nicht behaupten. Kurzes Telefonat am Donnerstag anbieten.
Die fertige Antwort:
Sehr geehrte Frau Schulz,
vielen Dank für Ihre offene Rückmeldung.
Beim Gerätepreis kann ich Ihnen leider nicht entgegenkommen. Die Installation übernehmen wir aber kostenlos, sie kostet sonst 400 Euro.
Außerdem enthält unser Angebot den 48-Stunden-Service. Beim Vergleich lohnt sich ein Blick darauf, wie schnell der jeweilige Anbieter einen Technikereinsatz zusagt.
Hilft Ihnen ein kurzes Telefonat am Donnerstag? Dann gehen wir die Angebote gemeinsam durch.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Du hast gesagt „nicht behaupten“, also bittet die Antwort um einen Vergleich, statt über den Wettbewerber zu urteilen. Prüf immer, dass keine Aussage hineingerutscht ist, die du nicht belegen kannst.
Tipps für Besuchsberichte per Sprache
- Innerhalb von fünf Minuten einsprechen. Details verblassen schnell, besonders bei mehreren Terminen hintereinander.
- Namen und Rollen nennen: wer entscheidet, wer nutzt das Produkt, wer zahlt.
- Wichtige Zahlen und Termine zweimal sagen und im Ergebnis prüfen.
- Mit dem nächsten Schritt enden. „Ich schicke das Angebot bis Freitag“ wird zum To-do.
- Ein Termin pro Notiz. Getrennte Notizen lassen sich leichter dem richtigen CRM-Eintrag zuordnen.
KI im Vertrieb: Beispiele, wo Retexta passt und wo nicht
- Passt: Besuchsberichte, Gesprächsnotizen, Nachfassmails, Antworten auf Einwände, Nachrichten nach Messen, Wochenberichte, Übersetzungen für Kundschaft im Ausland (Übersetzen unter Weitere Vorlagen, über 50 Sprachen).
- Passt nicht: automatische Gesprächsaufzeichnung, CRM-Synchronisierung, Lead-Bewertung, Umsatzprognosen. Dafür gibt es Vertriebsplattformen, und für deren Aufzeichnungen gilt die Regel oben genauso.
So schreibst du einen Besuchsbericht mit Retexta
- Öffne Retexta und tippe auf Neue Aufgabe.
- Wähle Meeting zusammenfassen.
- Tippe auf Audio aufnehmen und sprich deine Notizen ein.
- Retexta transkribiert auf seinen Servern und schreibt den Bericht mit Zusammenfassung, Entscheidungen, To-dos und offenen Fragen.
- Tippe auf Follow-up-E-Mail für die Mail an die Kundschaft oder lass nächste Schritte erzeugen.
- Prüf Namen, Zahlen und Zusagen, dann kopier den Bericht ins CRM und schick die Mail ab.
Alle Ziele außer Nur Transkript gehören zu Retexta Pro. Retexta kannst du kostenlos ausprobieren: Zum Start bekommst du ein paar kostenlose Pro-Ergebnisse, die du in der App ansehen kannst. Für Kopieren, Teilen und Exportieren und für alles nach den Gratis-Ergebnissen brauchst du Retexta Pro oder Credits.
Weitere Ratgeber
Für Besprechungen mit mehreren Leuten: Protokoll schreiben. Mehr Tipps für Mails per Sprache: E-Mail diktieren und formulieren lassen. Verkaufst du deine eigenen Leistungen, lies KI für Selbstständige zu Angebotsmails und Zahlungserinnerungen. Mehr zur App: Retexta, Sprache zu Text für Android.
Quellen
Geprüft von FLAME Apps am 25.09.2026.
- Gesetze im Internet, § 201 StGB, Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes.
- Retexta: Namen der Ziele, Meeting-Funktionen, Nachrichtentypen und Tarife wie in der App (Version 2026.1.23) und im Google-Play-Eintrag.
