對業務來說，最有用的 AI 是處理每次通話或拜訪之後的寫作。你坐在車上，趁什麼都還記得，口述兩分鐘，就拿回可以貼進 CRM 的拜訪紀錄，以及給客戶的追蹤信。兩份都看過，再貼上、寄出。Retexta 是一款做這件事的 Android App：你說，它寫出完整的文字。它不會像會議機器人那樣加入你的通話，不串接 CRM，也不知道你的價目表。
| 你的工作 | 你要做的事 | Retexta 目標 | 在哪裡 |
|---|---|---|---|
| 通話或拜訪紀錄 | 談完馬上口述 | Summarize a meeting | 起始畫面 |
| 附報價的追蹤信 | 說出談定的事和下一步 | Summarize a meeting 再點 Follow-up email，或 Write a message | 起始畫面 |
| 回覆客戶的疑慮 | 貼上客戶的信，說你想怎麼回 | Reply to a message | 起始畫面 |
| 展覽或活動後的訊息 | 說對方是誰、在哪認識、你能提供什麼 | Write a message，類型 LinkedIn message 或 General message | 起始畫面 |
| 給主管的週報 | 說這週的拜訪和數字 | Take notes，再選 Structured notes | More templates |
App 選單是英文的，上面照畫面上的英文寫。
先講錄音的規矩
很多業務 AI 工具會加入或錄下通話，這需要客戶同意。各地對錄音的規定不同，很多公司也有自己的政策。通話一開始先問，得到明確的同意才錄。
本頁的做法可以避開這個問題：通話結束後，自己口述紀錄。 只有你的聲音，電話、視訊和當面拜訪都適用，而且紀錄常常更好，因為你說的是重要的事，而不是每一句話。
這是資訊，不是法律意見
錄音的規定各地不同。不確定的話就不要錄，並先看公司的規定。
範例一：在停車場口述拜訪紀錄
以下範例是我們自己寫的，用來說明做法，不是 App 的實際輸出，你拿到的結果會不一樣。
你可能這樣說（Summarize a meeting，拜訪一結束）：
拜訪康和牙醫診所，9月24日，見到陳醫師和行政主任佳慧。
三間診療室，想在明年一月前換掉舊的滅菌鍋。預算大概30萬。
他們喜歡小型機，但擔心維修速度，上一家廠商修一次要兩個禮拜。
我答應週五前給報價，含48小時到場的維修方案。
佳慧跟陳醫師一起決定，十月中定案。競爭對手也在報價。
整理好的拜訪紀錄：
摘要
- 康和牙醫診所計畫明年一月前更換滅菌鍋，共三間診療室。
- 預算約新台幣30萬元，對小型機有興趣。
- 主要疑慮：維修速度（上一家廠商維修需兩週）。
- 競爭對手也在報價。
決議
- 我方提供含48小時到場維修方案的報價。
待辦事項
- 週五前將含48小時維修方案的報價寄給佳慧，負責人：[你的名字]
待確認問題
- 陳醫師與佳慧預計十月中做最後決定。
這份紀錄可以直接貼進 CRM。內容全部來自你的口述，AI 只是把它排好。
範例二：追蹤信
在同一個結果點 Follow-up email；或開一個新的 Write a message 任務，說出信要寫什麼。從上面的紀錄寫出的追蹤信可能像這樣：
主旨：康和牙醫診所 滅菌鍋報價
佳慧主任您好：
謝謝您和陳醫師今天撥空。
如先前所說，附件是小型滅菌鍋的報價，已包含48小時到場的維修方案：設備若有問題，技術人員會在48小時內到場。
了解診所預計十月中做決定。在那之前有任何問題，都歡迎來電，我很樂意說明。
[姓名]
檢查兩件事：附件的報價真的包含信裡說的內容，以及維修承諾跟公司實際的條款一致。AI 只知道你告訴它的事。
範例三：回覆價格的疑慮
客戶的信（貼到 Reply to a message）：
謝謝報價。老實說，比另一家貴了大概15%。有沒有什麼空間？
你告訴它的話（在 What do you want to achieve?）：
專業、不要強迫推銷。機器本身不降價。但可以免費安裝，平常要1萬2。
提醒她我們有48小時維修，另一家應該沒有，但不要這樣說死。約週四簡短通個電話。
寫好的回覆：
佳慧主任您好：
謝謝您直接告訴我，我很感謝。
設備本身的價格我們沒辦法再調整，但可以免費幫您安裝，這項服務平常的費用是新台幣1萬2千元。
報價裡也包含48小時到場的維修方案。比較兩家報價時，建議也看看各家保證多久內有技術人員到場。
週四方便簡短通個電話嗎？我可以陪您一起看兩份報價。
[姓名]
你說了對競爭對手「不要說死」，所以回覆請她自己比較。每次都要檢查，有沒有混進你拿不出根據的說法。
用語音做業務紀錄的小技巧
- 五分鐘內口述。 細節忘得很快，尤其是連續拜訪好幾家的時候。
- 說出名字和角色： 誰決定、誰使用、誰付錢。
- 重要的數字和日期說兩次， 結果裡再檢查。
- 最後說下一步。「我週五前寄報價」會變成一項待辦事項。
- 一次拜訪一份紀錄。 分開的紀錄比較好貼進 CRM 對應的客戶。
- 中英夾雜也沒關係。 很多業務說話會夾英文產品名或術語，照你平常說的說就好，結果裡的專有名詞再檢查一次。
業務團隊和 CRM
Retexta 是個人的寫作工具，不是業務平台。它沒有 CRM 串接、沒有加入通話的機器人，也沒有業績分析。你在 App 裡拿到文字，再複製到該放的地方。團隊需要自動錄音和 CRM 同步的話，那是另一種工具，上面的錄音同意原則一樣適用。
在 Retexta 寫拜訪紀錄
- 打開 Retexta，點 New task。
- 點 Summarize a meeting。
- 點 Record audio，口述你的紀錄。不用先選說話的語言，App 會自動辨識。
- Retexta 在伺服器上轉成文字，寫出有摘要、決議、待辦事項和待確認問題的紀錄。紀錄沿用你說話的語言；中文口述寫出來是繁體還是簡體字，我們還沒有實測，保險的做法是在口述最後說一句「請用繁體中文寫」。
- 點 Follow-up email 寫給客戶的信，或產生下一步清單。
- 核對名字、數字和承諾，再把紀錄貼進 CRM、寄出信件。
Transcript only 以外的所有目標都屬於 Retexta Pro。Retexta 可以免費試用：新使用者可獲得幾次免費的 Pro 結果，在 App 內查看。複製、分享和匯出，以及免費結果用完之後的所有使用，都需要 Retexta Pro 或點數。
延伸閱讀
多人參加的正式會議：用錄音做 AI 會議記錄。房仲的物件文案和帶看追蹤：房仲怎麼用 AI 寫物件文案和回報。自己接案、自己賣服務：接案工作者怎麼用 AI 寫作。追蹤信的更多範本：Follow-up Email 怎麼寫。App 介紹：Retexta，Android 語音轉文字。
資料來源
FLAME Apps 於2026年9月28日查核。
- Retexta：目標名稱、會議輸出、訊息類型和方案名稱，依 App（版本 2026.1.23，英文選單）和 Google Play 頁面。
- 搜尋用詞：Bing 自動完成（zh-TW，2026年9月28日），「業務 ai」出現「業務 ai 導入」「業務 ai活用」；盤點表的其他查詢（客戶拜訪紀錄、業務 email ai）是母語用詞，未經搜尋資料驗證。
- 範例：由 FLAME Apps 為本頁撰寫。
