Als Selbstständige oder Selbstständiger hilft dir KI am meisten beim Schreiben zwischen den Projekten: die Mail zum Angebot nach dem Erstgespräch, der Zwischenstand, die Zusammenfassung einer Auftragsänderung, die freundliche Zahlungserinnerung. Du sprichst die Fakten auf dem Heimweg vom Kunden ein, die KI macht daraus eine klare Mail, und du prüfst sie vor dem Senden. Dafür gibt es Retexta, eine Android-App: Du sprichst, sie schreibt den fertigen Text. Rechnungen, Zeiterfassung oder Preise kennt sie nur, wenn du sie nennst.
| Deine Aufgabe | Was du machst | Ziel in Retexta | Wo du es findest |
|---|---|---|---|
| Mail zum Angebot nach dem Erstgespräch | Bedarf, dein Angebot, Preis und Zeitplan einsprechen | Nachricht schreiben, Typ E-Mail, Stil Professionell oder Überzeugend | Startbildschirm |
| Neue Anfrage beantworten | Anfrage einfügen, Antwort in Stichworten | Auf eine Nachricht antworten | Startbildschirm |
| Zusammenfassung eines Kundengesprächs mit Änderungen | Direkt danach einsprechen | Meeting zusammenfassen, dann Follow-up-E-Mail | Startbildschirm |
| Freundliche Zahlungserinnerung | Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit einsprechen | Nachricht schreiben, Typ E-Mail, Stil Professionell | Startbildschirm |
| Nachricht an frühere Kunden | Sagen, was du anbieten oder fragen willst | Nachricht schreiben, Typ LinkedIn-Nachricht | Startbildschirm |
| Mail an Kundschaft im Ausland | Fertige Mail einfügen, Sprache wählen | Übersetzen | Weitere Vorlagen |
Beispiel 1: Angebotsmail nach dem Erstgespräch
Die Beispiele haben wir selbst geschrieben, um die Idee zu zeigen. Sie sind keine echte App-Ausgabe, deine Ergebnisse sehen anders aus.
Was du sagen könntest (Nachricht schreiben, E-Mail, Überzeugend):
Mail an Herrn Brandt von der Bäckerei Sonnenseite, siezen. Danke für das Gespräch heute. Neue Website, fünf Seiten, wichtig ist Tortenbestellung online. Mein Angebot: Gestaltung und Umsetzung in vier Wochen, 3.200 Euro netto, Hälfte bei Auftrag. Bestellungen über den Zahlungsanbieter, den sie schon nutzen, also keine neuen Gebühren. Erster Entwurf der Startseite in zehn Tagen. Das ausführliche Angebot hängt an. Erwähnen, dass ich die Seite vom Blumenladen in der Hauptstraße gemacht habe, die fand er gut.
Die fertige Mail:
Betreff: Ihre neue Website: mein Angebot
Sehr geehrter Herr Brandt,
vielen Dank für das Gespräch heute. Schön zu hören, dass schon so viele Kundinnen und Kunden nach Online-Bestellungen für Torten fragen.
Mein Vorschlag im Überblick:
- Neue Website mit fünf Seiten und Online-Tortenbestellung
- Bestellungen über Ihren bisherigen Zahlungsanbieter, also ohne neue Gebühren
- Gestaltung und Umsetzung in vier Wochen, erster Entwurf der Startseite nach zehn Tagen
- Preis: 3.200 Euro netto, die Hälfte bei Auftragserteilung
Das ausführliche Angebot finden Sie im Anhang. Die Seite für den Blumenladen in der Hauptstraße hat Ihnen gefallen; Ihre Seite würde ich nach demselben Prinzip aufbauen: klar, schnell und leicht selbst zu pflegen.
Wenn das für Sie passt, antworten Sie einfach auf diese Mail.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Die KI hat geordnet, Stichpunkte gesetzt und einen Betreff gefunden. Preis, Zeitplan und Zahlungsdetail kamen von dir. Prüf sie trotzdem: Eine Null zu viel im Angebot wird teuer.
Beispiel 2: freundliche Zahlungserinnerung
Eine erste Erinnerung ist kurz, freundlich und genau.
Was du sagen könntest (Nachricht schreiben, E-Mail, Professionell):
Erinnerung an Frau Yilmaz von Nordwind, Rechnung 2026-041, 1.850 Euro, fällig am 15. September. Freundlich, vielleicht ist sie untergegangen. Rechnung nochmal anhängen, Bankverbindung steht drauf. Bitten, sich zu melden, falls es ein Problem gibt. Siezen.
Die fertige Mail:
Betreff: Rechnung 2026-041: freundliche Erinnerung
Sehr geehrte Frau Yilmaz,
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich möchte kurz an die Rechnung 2026-041 über 1.850 Euro erinnern, die am 15. September fällig war. Vielleicht ist sie im Alltag untergegangen, deshalb hänge ich sie noch einmal an. Die Bankverbindung finden Sie auf der Rechnung.
Falls etwas unklar ist oder es ein Problem mit der Zahlung gibt, melden Sie sich gern.
Vielen Dank und freundliche Grüße
[Dein Name]
Rechtliches gehört nicht in den KI-Entwurf
Mahngebühren, Verzugszinsen, Fristen mit Folgen oder Inkasso hängen von deinem Vertrag und der Rechtslage ab. Lass sie nicht von einer KI in die Erinnerung schreiben. Brauchst du sie, lass dich vorher beraten. Dieser Ratgeber ist eine Information, keine Rechtsberatung.
Beispiel 3: Auftragsänderung schriftlich festhalten
Mehrarbeit beginnt oft mit einem freundlichen „Könntest du noch …“. Eine kurze Zusammenfassung schützt beide Seiten. Direkt nach dem Telefonat öffnest du Meeting zusammenfassen und sprichst ein:
Telefonat mit Maria vom Studio Lumen, 24. September. Sie möchte zwei zusätzliche Landingpages zu den fünf vereinbarten Seiten. Das ist außerhalb des Auftrags. Ich habe zugesagt, 600 Euro netto zusätzlich, Start verschiebt sich vom 10. auf den 17. Oktober. Sie schickt die Texte für die neuen Seiten bis 1. Oktober. Offen: ob sie später einen Blog möchte.
Retexta schreibt ein Protokoll mit Zusammenfassung, Entscheidungen, To-dos und offenen Fragen. Mit Follow-up-E-Mail machst du daraus eine Mail an Maria, prüfst sie und schickst sie ab. Jetzt stehen Änderung, Preis und neuer Termin schriftlich fest. Mehr Formulierungen fürs Nachfassen: Follow-up-Mail schreiben.
Tipps für Kundenmails per Sprache
- Mit Empfänger und Anlass anfangen. „Mail an Herrn Brandt, Angebot nach dem Gespräch heute“ gibt allem Weiteren den Rahmen.
- Du oder Sie gleich mitsagen. „Siezen“ oder „duzen“ am Anfang spart eine Korrekturrunde.
- Zahlen langsam sprechen und im Ergebnis prüfen: Preise, Termine, Rechnungsnummern, netto oder brutto.
- Sagen, was nicht rein soll. „Keinen Rabatt anbieten“ funktioniert; die KI hält sich an das, was du sagst, und du prüfst trotzdem.
- Einmal lesen. Die Mail geht in deinem Namen raus.
Welche KI-Tools für Selbstständige?
- Schreiben unterwegs (Mails, Antworten, Zusammenfassungen, Erinnerungen): Retexta oder eine ähnliche App, die aus Sprache fertigen Text macht.
- Wort für Wort in jede App diktieren: das Mikrofon deiner Tastatur, siehe E-Mail diktieren und formulieren lassen.
- Rechnungen, Zeiterfassung, Buchhaltung: eigene Software dafür. Retexta macht nichts davon.
- Design, Code, Bilder: spezialisierte Werkzeuge deiner Branche.
So schreibst du eine Kundenmail mit Retexta
- Öffne Retexta und tippe auf Neue Aufgabe.
- Wähle Nachricht schreiben.
- Unter Welche Art Nachricht? wählst du E-Mail (oder LinkedIn-Nachricht) und einen Schreibstil wie Professionell, Freundlich oder Überzeugend. Tippe auf Als Nächstes.
- Tippe auf Audio aufnehmen und sprich frei: an wen, worum es geht, die Zahlen und der nächste Schritt.
- Beende die Aufnahme. Retexta transkribiert auf seinen Servern und schreibt die Mail.
- Ändere bei Bedarf Stil, Sprache oder Länge auf der Ergebnisseite, lies die Mail und kopier oder teil sie in dein Mailprogramm.
Alle Ziele außer Nur Transkript gehören zu Retexta Pro. Retexta kannst du kostenlos ausprobieren: Zum Start bekommst du ein paar kostenlose Pro-Ergebnisse, die du in der App ansehen kannst. Für Kopieren, Teilen und Exportieren und für alles nach den Gratis-Ergebnissen brauchst du Retexta Pro oder Credits.
Kundendaten
Retexta verarbeitet in der Cloud: Laut Datenschutzerklärung laufen Anfragen über die Google-Cloud-Infrastruktur von FLAME Apps zu KI-Anbietern wie OpenAI. Schau in deine Kundenverträge, ob Vertraulichkeitsklauseln gelten, bevor du Projektdetails in ein Cloud-Werkzeug sprichst, und lies die Datenschutzerklärung von Retexta (auf Englisch).
Weitere Ratgeber
Führst du ein kleines Team oder einen Laden, geht es unter KI für kleine Unternehmen um Kundenanfragen und Bewertungen. Verkaufst du viel, lies KI im Vertrieb zu Besuchsberichten und Nachfassmails. Mehr zur App: Retexta, Sprache zu Text für Android.
Quellen
Geprüft von FLAME Apps am 25.09.2026.
- FLAME Apps, Datenschutzerklärung Retexta (auf Englisch), Abschnitte 4 und 7.1.
- Retexta: Namen der Ziele, Nachrichtentypen, Schreibstile, Meeting-Funktionen und Tarife wie in der App (Version 2026.1.23) und im Google-Play-Eintrag.
