Für kleine Unternehmen liegt der schnellste Nutzen von KI nicht in einer Strategie-Software, sondern beim Schreiben zwischen zwei Aufträgen: Kundenanfragen beantworten, auf Bewertungen reagieren, die Mail zum Angebot verschicken, dem Lieferanten Bescheid geben. Du sprichst die Fakten in 30 Sekunden ein, die KI macht daraus einen klaren, höflichen Text, und du prüfst ihn vor dem Senden. Genau dafür gibt es Retexta, eine Android-App: Du sprichst, sie schreibt den fertigen Text. Preise rechnen, Buchhaltung oder automatisches Posten gehören nicht dazu.
| Deine Aufgabe | Was du machst | Ziel in Retexta | Wo du es findest |
|---|---|---|---|
| Kundenanfrage beantworten | Nachricht einfügen oder als Screenshot hochladen, Antwort in Stichworten sagen | Auf eine Nachricht antworten | Startbildschirm |
| Google-Bewertung beantworten | Bewertung einfügen, sagen, was du antworten willst | Auf eine Nachricht antworten, Stil Warm oder Professionell | Startbildschirm |
| Mail zum Angebot | Zahlen aus deinem Angebot und den nächsten Schritt einsprechen | Nachricht schreiben, Typ E-Mail, Stil Professionell | Startbildschirm |
| Nachricht an Lieferanten | Sagen, was du bis wann brauchst | Nachricht schreiben, Typ E-Mail oder WhatsApp | Startbildschirm |
| Notizen aus der Teambesprechung | Direkt danach deine Zusammenfassung einsprechen | Meeting zusammenfassen | Startbildschirm |
| Langes Schreiben von Amt oder Lieferant | Als Screenshot oder PDF hochladen | Etwas erklären | Startbildschirm |
| Kunde schreibt in einer anderen Sprache | Nachricht einfügen, deine Sprache wählen | Übersetzen | Weitere Vorlagen |
Beispiel 1: Kundenanfrage beantworten
Die Beispiele haben wir selbst geschrieben, um die Idee zu zeigen. Sie sind keine echte App-Ausgabe, deine Ergebnisse sehen anders aus.
Die Anfrage (unter Was hast du bekommen? eingefügt):
Hallo, mein E-Bike schleift beim Bremsen. Könnt ihr euch das diese Woche anschauen? Was kostet das ungefähr?
Was du der App sagst (im Feld Was möchtest du erreichen?):
Freundlich, duzen ist okay. Ja, geht. Donnerstag oder Freitag vor 10 Uhr vorbeibringen, meist am selben Tag fertig. Bremsencheck 25 Euro, wenn neue Beläge nötig sind, rufen wir vorher an. Batterieschlüssel mitbringen.
Die fertige Antwort:
Hallo,
danke für deine Nachricht. Ja, wir schauen uns das Rad diese Woche gern an.
Bring es am Donnerstag oder Freitag vor 10 Uhr vorbei, meistens ist es noch am selben Tag fertig. Der Bremsencheck kostet 25 Euro. Falls neue Bremsbeläge nötig sind, rufen wir dich vorher an.
Bitte denk an den Schlüssel für den Akku.
Bis bald
[Dein Name]
[Werkstatt]
Preis, Tage und das Versprechen, vorher anzurufen, kamen von dir. Das ist die Regel für jeden Kundentext: Die KI formuliert, die Fakten lieferst du.
Beispiel 2: auf eine kritische Bewertung antworten
Google schreibt in der Hilfe für Unternehmensprofile sinngemäß, dass hilfreiche Antworten auf Rezensionen zeigen, dass du auf Kundschaft eingehst. Deine Antwort erscheint öffentlich unter der Bewertung. Also: ruhig, konkret, kurz.
Die Bewertung:
2 Sterne. Kaffee gut, aber wir haben am Samstag 25 Minuten auf zwei Brötchen gewartet. Niemand hat was gesagt.
Was du der App sagst:
Warm, nicht rechtfertigend. Danke fürs Feedback. Samstag war eine Person krank, das ist keine Ausrede, man hätte Bescheid sagen müssen. Wir sagen jetzt Bescheid, wenn es in der Küche länger dauert. Schön, dass der Kaffee geschmeckt hat. Einladen wiederzukommen, kein Rabatt.
Die fertige Antwort:
Vielen Dank für Ihre ehrliche Rückmeldung, und entschuldigen Sie die lange Wartezeit am Samstag.
Uns hat an dem Tag eine Person gefehlt. Trotzdem hätten wir Ihnen Bescheid sagen müssen. Seitdem informieren wir unsere Gäste, wenn es in der Küche länger dauert.
Schön, dass Ihnen der Kaffee geschmeckt hat. Wir hoffen, Sie beim nächsten Mal auch mit den Brötchen schneller glücklich zu machen.
[Dein Name], Inhaberin
Prüf bei jeder Antwort drei Dinge: nichts über die Person, was sie nicht selbst geschrieben hat; kein Streit über Details; kein Versprechen, das du nicht halten kannst. Und eine Regel ohne Ausnahme: Lass nie Bewertungen für dein eigenes Geschäft schreiben, weder von einer KI noch von sonst jemandem.
Beispiel 3: die Mail zum Angebot
Retexta rechnet dein Angebot nicht. Du erstellst es in deiner Software und sprichst danach die Mail ein:
Mail an Frau Albers, professionell, siezen. Angebot für Streichen von Wohnzimmer und Flur im Anhang, gesamt 1.480 Euro inklusive Material. Start 12. Oktober möglich, dauert zwei Tage. Angebot gilt 30 Tage. Andere Farbe für den Flur kein Problem, gleicher Preis. Bitte per Mail bestätigen.
Die fertige Mail:
Betreff: Ihr Angebot für Wohnzimmer und Flur
Sehr geehrte Frau Albers,
vielen Dank für Ihre Anfrage. Im Anhang finden Sie unser Angebot für das Streichen von Wohnzimmer und Flur.
- Gesamtpreis: 1.480 Euro inklusive Material
- Beginn: ab 12. Oktober, Dauer etwa zwei Tage
- Das Angebot gilt 30 Tage.
Möchten Sie für den Flur eine andere Farbe, ist das kein Problem und ändert den Preis nicht.
Bitte bestätigen Sie uns den Auftrag per E-Mail, dann reservieren wir die Termine für Sie.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
[Firma]
Vergleich den Betrag vor dem Senden mit deinem Angebot. Eine falsche Zahl in einer Kundenmail kostet mehr als die Zeit, die die KI gespart hat.
KI im Unternehmen und DSGVO
Die ehrliche Antwort auf „Welche KI ist DSGVO-konform?“: Das hängt vom Werkzeug ab und davon, was du eingibst. Drei Fragen helfen:
- Wo werden die Daten verarbeitet? Laut seiner Datenschutzerklärung verarbeitet Retexta in der Cloud: Anfragen laufen über die Google-Cloud-Infrastruktur von FLAME Apps zu KI-Anbietern wie OpenAI, unter Umständen auch außerhalb des EWR; dein Verlauf liegt auf deinem Handy.
- Wer trägt die Verantwortung für die Daten anderer? Die Datenschutzerklärung sagt: Du bist dafür verantwortlich, dass du Inhalte mit Daten anderer hochladen darfst.
- Was braucht die Antwort wirklich? Meist reicht der Inhalt der Anfrage. Kundennummern, Adressen oder Gesundheitsangaben gehören nicht hinein.
Für Mitarbeiterdaten, Verträge oder sensible Kundendaten klärst du die Nutzung vorher mit deiner oder deinem Datenschutzbeauftragten. Das hier ist eine Information, keine Rechtsberatung.
Welche KI für welches Unternehmen?
- Du schreibst viel zwischen Terminen, am Handy: eine App, die aus Sprache fertigen Text macht, wie Retexta.
- Du willst Texte am Schreibtisch überarbeiten: ein allgemeiner KI-Chat reicht oft.
- Du willst Buchhaltung, Terminplanung oder Telefonannahme automatisieren: dafür gibt es spezialisierte Branchensoftware. Retexta macht nichts davon.
- Du denkst über eine eigene KI für dein Unternehmen nach: Für die meisten kleinen Betriebe lohnt sich zuerst ein fertiges Werkzeug für eine klar umrissene Aufgabe.
So beantwortest du eine Kundenanfrage mit Retexta
- Öffne Retexta und tippe auf Neue Aufgabe.
- Wähle Auf eine Nachricht antworten.
- Tippe auf Text einfügen und füg die Anfrage oder Bewertung unter Was hast du bekommen? ein. Ein Screenshot oder PDF der Nachricht geht auch.
- Schreib unter Was möchtest du erreichen? in Stichworten, was du antworten willst, oder sprich es über das Mikrofon deiner Tastatur ein.
- Tippe auf Entwurf erstellen. Auf der Ergebnisseite änderst du bei Bedarf Schreibstil (zum Beispiel Professionell, Freundlich oder Warm), Sprache oder Länge.
- Lies die Antwort und kopier sie in deine Mail, WhatsApp oder das Antwortfeld der Bewertung.
Alle Ziele außer Nur Transkript gehören zu Retexta Pro. Retexta kannst du kostenlos ausprobieren: Zum Start bekommst du ein paar kostenlose Pro-Ergebnisse, die du in der App ansehen kannst. Für Kopieren, Teilen und Exportieren und für alles nach den Gratis-Ergebnissen brauchst du Retexta Pro oder Credits.
Weitere Ratgeber
Arbeitest du allein, geht es unter KI für Selbstständige um Angebotsmails und Zahlungserinnerungen. Für Teambesprechungen: Protokoll schreiben. Mehr Tipps für Mails per Sprache: E-Mail diktieren und formulieren lassen. Mehr zur App: Retexta, Sprache zu Text für Android.
Quellen
Geprüft von FLAME Apps am 25.09.2026.
- Google Unternehmensprofil-Hilfe, Manage customer reviews (englische Fassung): Antworten auf Rezensionen und ihre öffentliche Anzeige.
- FLAME Apps, Datenschutzerklärung Retexta (auf Englisch), Abschnitte 4, 7.1, 11 und 12.1.
- Retexta: Namen der Ziele, Eingabewege, Schreibstile und Tarife wie in der App (Version 2026.1.23) und im Google-Play-Eintrag.
