Với freelancer, AI hữu ích nhất là AI lo phần viết cho khách giữa các dự án: email đề xuất sau cuộc gọi đầu tiên, cập nhật tiến độ, tóm tắt khi phạm vi công việc thay đổi, email nhắc thanh toán lịch sự. Bạn nói dữ kiện trên đường về, AI biến chúng thành email rõ ràng, và bạn kiểm tra trước khi gửi. Retexta là ứng dụng Android cho việc này: bạn nói, ứng dụng viết văn bản hoàn chỉnh. Nó không lập hóa đơn, không chấm giờ làm và không biết giá của bạn nếu bạn không nói.
Menu của Retexta bằng tiếng Anh và chưa có giao diện tiếng Việt, nên tên các nút trên trang này được giữ nguyên như trong ứng dụng. Bạn nói tiếng Việt, và kết quả có thể bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh cho khách nước ngoài.
| Việc của bạn | Bạn làm gì | Mục tiêu trong Retexta | Ở đâu |
|---|---|---|---|
| Email đề xuất sau cuộc gọi | Nói nhu cầu của khách, đề xuất, giá và thời gian | Write a message, loại Email, văn phong Professional hoặc Persuasive | Màn hình chính |
| Trả lời khách mới hỏi | Dán tin nhắn, nói ý trả lời | Reply to a message | Màn hình chính |
| Tóm tắt cuộc gọi có thay đổi phạm vi | Nói phần tóm tắt ngay sau cuộc gọi | Summarize a meeting, rồi Follow-up email | Màn hình chính |
| Email nhắc thanh toán | Nói số hóa đơn, số tiền, hạn | Write a message, loại Email, văn phong Professional | Màn hình chính |
| Tin nhắn cho khách cũ | Nói điều bạn muốn đề xuất hay hỏi | Write a message, loại LinkedIn message hoặc General message | Màn hình chính |
| Email cho khách nói ngôn ngữ khác | Dán email đã hoàn chỉnh, chọn ngôn ngữ | Translate | More templates |
Ví dụ 1: email đề xuất sau cuộc gọi đầu tiên
Các ví dụ do chúng tôi tự viết để minh họa. Đây không phải kết quả thật của ứng dụng, và kết quả của bạn sẽ khác.
Điều bạn có thể nói (Write a message, Email, Persuasive):
Email cho anh Khang bên tiệm bánh Mây. Cảm ơn cuộc gọi hôm nay. Họ muốn làm website mới, năm trang, quan trọng nhất là đặt bánh kem online. Đề xuất của mình: thiết kế và làm trong bốn tuần, 25 triệu, cọc trước một nửa. Đặt hàng nối với cổng thanh toán họ đang dùng nên không phát sinh phí mới. Bản nháp trang chủ trong mười ngày. Anh đồng ý thì mình gửi hợp đồng. Nhắc là mình đã làm web cho tiệm hoa đường Hoa Sữa, anh ấy thích.
Email hoàn chỉnh:
Tiêu đề: Đề xuất làm website mới cho tiệm bánh Mây
Chào anh Khang,
Cảm ơn anh về cuộc gọi hôm nay. Em rất vui khi nghe nhiều khách đã hỏi đặt bánh kem online.
Em xin đề xuất như sau:
- Website mới năm trang, có chức năng đặt bánh kem online
- Đặt hàng kết nối với cổng thanh toán tiệm đang dùng, không phát sinh phí mới
- Thiết kế và hoàn thiện trong bốn tuần, bản nháp trang chủ trong mười ngày
- Chi phí: 25.000.000 đồng, đặt cọc trước 50%
Anh có nhắc là thích website em làm cho tiệm hoa đường Hoa Sữa. Website của tiệm mình sẽ theo cùng tinh thần: rõ ràng, nhanh và tự cập nhật dễ dàng.
Nếu anh đồng ý, anh chỉ cần trả lời email này, em sẽ gửi hợp đồng.
Trân trọng,
[Tên]
AI thêm thứ tự, gạch đầu dòng và một tiêu đề tốt. Giá, thời gian và cách thanh toán đến từ bạn. Dù vậy vẫn kiểm tra: thừa một số không trong báo giá là cái giá đắt.
Ví dụ 2: email nhắc thanh toán lịch sự
Lần nhắc đầu nên ngắn, thân thiện và chính xác.
Điều bạn có thể nói (Write a message, Email, Professional):
Nhắc chị Phương bên công ty Bắc Phong, hóa đơn số 2026-041, 18 triệu 500 nghìn, hạn thanh toán 15 tháng 9. Giọng thân thiện, có thể là bị sót. Gửi kèm lại hóa đơn. Thông tin chuyển khoản có trên hóa đơn. Nhờ chị báo nếu có vướng mắc.
Email hoàn chỉnh:
Tiêu đề: Nhắc thanh toán hóa đơn số 2026-041
Chào chị Phương,
Em xin phép nhắc chị về hóa đơn số 2026-041, số tiền 18.500.000 đồng, hạn thanh toán ngày 15/9. Có thể hóa đơn đã bị sót, nên em gửi kèm lại trong email này. Thông tin chuyển khoản có trên hóa đơn.
Nếu có điều gì chưa rõ hoặc vướng mắc về thanh toán, chị cứ báo em nhé.
Em cảm ơn chị.
[Tên]
Không để bước pháp lý vào bản nháp AI
Phí phạt, lãi chậm trả, thời hạn kèm hậu quả hay thủ tục đòi nợ phụ thuộc hợp đồng và luật nơi bạn và khách làm việc. Đừng để AI thêm chúng vào email nhắc. Nếu cần, hãy hỏi người có chuyên môn trước. Trang này là thông tin, không phải tư vấn pháp lý.
Ví dụ 3: tóm tắt cuộc gọi khi phạm vi thay đổi
Phát sinh công việc thường bắt đầu bằng một câu thân thiện “em làm thêm giúp chị...”. Một bản tóm tắt bằng văn bản bảo vệ cả hai bên. Ngay sau cuộc gọi, mở Summarize a meeting và nói:
Gọi với chị Mai bên Lumen Studio ngày 24 tháng 9. Chị muốn thêm hai landing page ngoài năm trang đã thống nhất. Việc này ngoài phạm vi ban đầu. Tôi đồng ý, thêm 5 triệu, ngày ra mắt dời từ 10 sang 17 tháng 10. Chị gửi nội dung cho hai trang mới trước ngày 1 tháng 10. Còn bỏ ngỏ: sau này có làm blog không.
Retexta viết biên bản có tóm tắt, quyết định, việc cần làm và câu hỏi còn bỏ ngỏ. Nhấn Follow-up email để biến nó thành email gửi chị Mai, kiểm tra rồi gửi. Giờ thì thay đổi, giá và ngày mới đã có trên giấy trắng mực đen. Thêm mẫu: mẫu email follow up.
Mẹo viết email cho khách bằng giọng nói
- Mở đầu bằng gửi ai, về việc gì. “Email cho anh Khang, đề xuất sau cuộc gọi hôm nay” định hướng mọi thứ phía sau.
- Đọc con số chậm rãi và kiểm tra trong kết quả: giá, ngày, số hóa đơn.
- Nói cả điều không được nói. “Đừng hứa giảm giá” có tác dụng; AI làm theo điều bạn dặn, và bạn vẫn kiểm tra.
- Dùng chữ của khách. Nếu khách nói “đặt bánh kem online”, hãy nói đúng như vậy. Email sẽ nghe như bạn đã lắng nghe.
- Đọc lần cuối. Email đi dưới tên bạn.
Công cụ AI cho freelancer: Retexta đứng ở đâu
- Viết khi đang di chuyển (email, trả lời, tóm tắt, nhắc thanh toán): Retexta hoặc một ứng dụng chuyển giọng nói thành văn bản hoàn chỉnh tương tự.
- Gõ bằng giọng nói nguyên văn vào bất kỳ ứng dụng nào: micro trên bàn phím điện thoại. Xem cách đọc email bằng giọng nói trên Android.
- Hóa đơn, chấm giờ, kế toán: phần mềm chuyên cho freelancer hoặc kế toán. Retexta không làm những việc này.
- Thiết kế, lập trình, hình ảnh: công cụ chuyên ngành của bạn.
Cách viết email cho khách trong Retexta
- Mở Retexta và nhấn New task.
- Nhấn Write a message.
- Ở What kind of message?, chọn Email (hoặc LinkedIn message) và văn phong như Professional, Friendly hoặc Persuasive. Nhấn Next.
- Nhấn Record audio và nói thoải mái: gửi ai, về việc gì, các con số và bước tiếp theo.
- Dừng ghi âm. Retexta chép lời trên máy chủ và viết email.
- Đổi văn phong, ngôn ngữ hoặc độ dài ở màn hình kết quả nếu cần; khách nước ngoài thì đổi sang tiếng Anh. Đọc lại, rồi sao chép hoặc chia sẻ sang ứng dụng email.
Mọi mục tiêu trừ Transcript only là một phần của Retexta Pro. Retexta có thể dùng thử miễn phí: người dùng mới nhận được vài kết quả Pro miễn phí để xem trong ứng dụng. Sao chép, chia sẻ, xuất và chụp màn hình kết quả, cũng như mọi thứ sau các kết quả miễn phí đó, cần Retexta Pro hoặc credit.
Dữ liệu của khách
Retexta xử lý trên đám mây: theo chính sách quyền riêng tư, yêu cầu đi qua hạ tầng Google Cloud của FLAME Apps đến các nhà cung cấp AI như OpenAI. Hãy xem điều khoản bảo mật trong hợp đồng với khách trước khi nói chi tiết dự án vào bất kỳ công cụ đám mây nào, và đọc chính sách quyền riêng tư của Retexta.
Đọc thêm
Có nhóm nhỏ hay cửa hàng: AI cho chủ shop và doanh nghiệp nhỏ. Công việc chủ yếu là bán hàng: AI cho nhân viên sale. Về ứng dụng: Retexta, chuyển giọng nói thành văn bản trên Android.
Nguồn
FLAME Apps kiểm tra ngày 26 tháng 9 năm 2026.
- FLAME Apps, Chính sách quyền riêng tư của Retexta, mục 4 và 7.1.
- Retexta: tên mục tiêu, loại tin nhắn, văn phong, các kết quả cuộc họp và gói dịch vụ như trong ứng dụng (phiên bản 2026.1.23, menu tiếng Anh) và trang Google Play.
- Ví dụ: do FLAME Apps viết.
