よい推薦状は、推薦者が誰か、推薦する人とどういう関係かを示し、その評価を具体的なエピソード2つか3つで裏づけます。最後にはっきりした推薦の言葉と推薦者の連絡先で結びます。多くの推薦状はA4で1枚程度に収まります。大切なのは形式より中身です。「責任感があります」だけでは何も伝わりませんが、「半年でボランティアの当番表を作り直し、欠席を半分に減らしました」と書けば、読む人はその人の姿を思い浮かべられます。
提出先が様式を指定していることも多いので、書き始める前に募集要項を確認してください。大学院の出願、奨学金、就職、社内の昇格など、提出先ごとに求められる項目や字数が違います。
推薦状の構成
| 部分 | 書く内容 |
|---|---|
| 表題 | 「推薦状」または「推薦書」（提出先の呼び方に合わせる） |
| 日付と宛名 | 作成日。宛名は「○○大学 ○○研究科長 様」「○○株式会社 採用ご担当者様」など |
| 推薦者 | 所属、役職、氏名（様式によって署名や押印） |
| 推薦の一文 | 誰を、何に推薦するか |
| 関係 | どこで、どの立場で、どれくらいの期間その人を見てきたか |
| 具体例 | 状況、本人がしたこと、その結果を2つか3つ |
| 比較 | 同じ立場の人と比べてどうか（正直に言える場合のみ） |
| 適性 | なぜその大学、奨学金、職に合っているか |
| 結び | 推薦の言葉と、問い合わせ先 |
書き方の手順
- 要件を読む。 提出先、様式、字数、提出方法（郵送、封緘、オンライン）、締め切りを確認します。
- 材料を集める。 本人に履歴書、志望理由書、募集要項、書いてほしい点のメモをもらいます。
- エピソードを選ぶ。 推薦者が自分の目で見た場面を選びます。数字（人数、期間、成果）があると説得力が増します。
- 推薦の一文を先に決める。「○○さんを、責任をもって推薦いたします」のように、結論を最初に書きます。
- 構成に沿って書く。 具体例は一つにつき一段落にします。
- 適性の段落を提出先に合わせる。 使い回しの推薦状は読む側にすぐわかります。
- 事実を確認する。 氏名の漢字、日付、所属、プログラム名を確認してから署名します。
推薦状のテンプレート
提出先の指定がない場合に使える、一般的な横書きの形です。［ ］の部分を書き換えてください。
推薦状
［年月日］
［提出先：○○大学 ○○研究科長 様／○○株式会社 採用ご担当者様］
［推薦者の所属・役職］
［推薦者の氏名］
下記の者を、［○○研究科／○○奨学金／○○職］に推薦いたします。
被推薦者：［氏名］（［所属・学年など］）
［推薦者の立場と関係：例 私は［組織名］で［役職］を務めており、［氏名］さんとは［年月］から［期間］、［立場］として関わってまいりました。］
［具体例1：状況、本人がしたこと、結果］
［具体例2：状況、本人がしたこと、結果］
［任意：同じ立場の人と比べての評価］
［提出先に合う理由］
以上の理由から、［氏名］さんを［自信をもって／心より］推薦いたします。
ご不明な点がございましたら、［メールアドレス／電話番号］までお問い合わせください。
以上
推薦状の例文
次の例文は私たちが作成したもので、人物と団体は架空です。
推薦状
2026年9月26日
○○大学大学院 公共政策研究科長 様
特定非営利活動法人 みなと子ども食堂
ボランティアコーディネーター 佐藤 恵
下記の者を、貴研究科修士課程に推薦いたします。
被推薦者：木村 悠（会社員）
私は当法人でボランティアの調整を6年間担当しており、木村さんとは2024年3月から、週末ボランティアとして関わってまいりました。2025年1月からは、約20名が参加する土曜日の配食チームのリーダーを務めています。
昨年春、当番の管理が回らなくなった際、木村さんは2週間で新しい申し込みの仕組みを作り、前日にメッセージで知らせる運用を始めました。当日の欠席は5回に1回ほどから10回に1回ほどに減り、この仕組みは現在も使われています。
また昨冬、必要な書類を持たずに来られたご家族がいた際には、落ち着いてその場で記入できる書類を探し、手ぶらで帰ることのないよう対応しました。規則を守りながら、相手に敬意をもって素早く問題を解決する姿勢は、木村さんの日頃の仕事ぶりそのものです。
これまで私が関わった150名以上のボランティアの中でも、配食の一日を一人で任せられると考える3名のうちの一人です。
地域の支援活動を重視する貴研究科の教育は、木村さんがすでに取り組んでいる活動と深く結びついています。以上の理由から、木村さんを心より推薦いたします。
以上
避けたい書き方
米ノースカロライナ大学チャペルヒル校のライティングセンターは、推薦者向けの助言で次の点を挙げています。日本語の推薦状にもそのまま当てはまります。
- 一般論や決まり文句に頼らない。 形容詞には、それを示す具体例を一つずつ添えます。
- 履歴書の要約にしない。 読む人は履歴書をすでに持っています。
- 歯切れの悪いほめ方をしない。 留保つきの一文は、かえって警告のように読まれます。
- 推薦者自身の話を長くしない。 自分の立場は一文で十分です。
前向きで具体的な推薦状を書けないと思うときは、早めに断るのも誠実な対応です。同センターも、断ってよいとはっきり述べています。成績など本人の個人的な情報を書く場合は、本人の了解を得てから書いてください。
英文の推薦状（留学・海外の大学院）
海外の大学や奨学金では、英文の推薦状（Letter of Recommendation）を求められることがあります。構成は上の表とほぼ同じですが、次の点が日本語の推薦状と違います。
- 具体例と数字がより重視される。 何をして、どんな結果が出たかをはっきり書きます。
- 比較を書くことが多い。「これまで指導した学生の上位5%」のような評価が好まれます（事実として言える場合のみ）。
- 長さの目安。 上記のライティングセンターは、多くの推薦状はシングルスペースで1ページから1ページ半程度だとしています。
- 「以上」や記書きは使わない。「Dear Admissions Committee,」で始め、「Sincerely,」と署名で結びます。
日本語で話した内容から英文の下書きを作る方法は、日本語で話して英語のテキストにする方法で紹介しています。英文は必ず英語のわかる人に確認してもらってください。
推薦状をお願いするメールの例文
推薦状が必要な側なら、次のように依頼します。早めに、相手が引き受けやすい形でお願いするのがポイントです。
件名：推薦状作成のお願い（［提出先］、［締め切り］締切）
［氏名］先生
お世話になっております。［所属］の［氏名］です。
このたび［提出先・プログラム名］に出願することになり、つきましては先生に推薦状をお願いできないかと思い、ご連絡いたしました。
［先生にお願いする理由：例 2025年度のゼミで、卒業研究をご指導いただいたため］
締め切りは［日付］で、提出方法は［提出先から先生にメールでリンクが届く／封緘のうえ郵送／その他］です。
ご参考までに、履歴書、志望理由書、募集要項と、書いていただけるとありがたい点のメモを添付いたします。
・［ポイント1］
・［ポイント2］
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
難しい場合もどうぞご遠慮なくお知らせください。
［氏名］
［連絡先］
見てきたことを話して、Retexta で推薦状の下書きにする
Retexta は、話した内容をクラウドで文字起こしし、AI が文章に仕上げる Android アプリです。推薦状で難しいのは形式より、エピソードを思い出して言葉にすることです。書くより話すほうが、具体的な場面が出てきやすくなります。アプリのメニューは英語なので、ボタン名は英語のまま書いています。
- Retexta を開き、New task をタップします。
- More templates をタップし、Something else を選びます。
- What should the AI do? に、作りたいものを日本語で書きます。例：「大学院出願用の推薦状を日本語で、A4一枚程度に。話した具体例を根拠にし、話していないことは書かない。」
- Record audio をタップし、友人に話すように、その人との関係、したこと、その結果を話します。
- Retexta がサーバーで文字起こしし、推薦状の下書きを書きます。メールで送る推薦状なら、Write a message でメッセージの種類 Email を選ぶ方法もあります。
- 署名する人の目で読みます。自分が実際に見たこと、責任をもって言えることだけを残し、名前、日付、数字を一つずつ確認します。結果には「AI-generated. Check important details.」と表示されます。
Something else と Write a message は Retexta Pro の機能です。Retexta は無料で試せます。新規ユーザーは、Pro の結果をいくつか無料でアプリ内に表示できます。コピー、共有、エクスポート、スクリーンショットと、無料の結果を使い切った後のご利用には、Retexta Pro またはクレジットが必要です。
スマホにはこう話します
「木村さんとは2024年3月から。最初は週末のボランティアで、2025年1月から土曜の配食チームのリーダー、20人くらい。去年の春に当番の管理が回らなくなって、木村さんが2週間で申し込みの仕組みを作った。前日にメッセージで知らせるようにして、欠席が5回に1回から10回に1回くらいに減った。」このように、時期と数字の入った具体的な話が、よい推薦状の材料になります。
あわせて読みたい
英文の推薦状や英語のメールには英語が苦手でも英文を書く方法、依頼のメールや日程の相談には打ち合わせ・アポイントを依頼するメールの書き方が役に立ちます。アプリについて詳しくはRetexta、Android 向けの AI 文字起こしアプリをご覧ください。
出典
FLAME Apps が2026年9月26日に確認しました。
- The Writing Center, University of North Carolina at Chapel Hill、Letters of Recommendation（英語）：推薦状に含める内容、一般的な長さ、避けたい書き方、断ってよいこと。
- Retexta：目標（「Something else」「Write a message」「More templates」）、メッセージの種類、プランの名称は、アプリ（リリース 2026.1.23、英語メニュー）と Google Play の掲載情報の表示どおり。
- 検索語：Bing のサジェスト（ja-JP、2026年9月26日）。「推薦状 書き方」の候補に「就職」「社内」「大学」「教授」「昇格」「英語」「具体例」など。
- テンプレート、例文、依頼メール：FLAME Apps がこのページのために作成しました。
