Ein gutes Empfehlungsschreiben sagt, wer du bist, woher du die Person kennst, und belegt deine Einschätzung mit zwei oder drei konkreten Beispielen. Am Ende stehen eine klare Empfehlung und deine Kontaktdaten. Meist reicht eine Seite. Die Beispiele machen den Unterschied: „Sie ist sehr engagiert“ sagt nichts, „Sie hat unseren Dienstplan für die Ehrenamtlichen in zwei Wochen neu aufgebaut, seitdem fallen halb so viele Schichten aus“ sagt viel.
Kein Arbeitszeugnis
Ein Empfehlungsschreiben ist freiwillig und persönlich. Das Arbeitszeugnis ist etwas anderes: Nach § 109 GewO haben Beschäftigte bei Ende des Arbeitsverhältnisses „Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis“, und es muss „klar und verständlich formuliert sein“. Für Arbeitszeugnisse gelten eigene Regeln, dieser Ratgeber behandelt sie nicht.
Aufbau eines Empfehlungsschreibens
| Teil | Was hineingehört |
|---|---|
| Briefkopf | Dein Name, deine Funktion, Organisation, Kontaktdaten, Ort und Datum; Empfänger, wenn bekannt |
| Betreff | „Empfehlungsschreiben für [Name]“, bei Bewerbungen mit Stelle oder Programm |
| Anrede | „Sehr geehrte Frau [Name]“, sonst „Sehr geehrte Damen und Herren“ |
| Einleitung | Wen du empfiehlst, wofür, und dein Urteil in einem Satz |
| Beziehung | Woher du die Person kennst, in welcher Rolle und wie lange |
| Belege | Zwei oder drei konkrete Beispiele: Situation, was sie getan hat, Ergebnis |
| Vergleich | Wie sie im Vergleich zu anderen dasteht, wenn du das ehrlich sagen kannst |
| Passung | Warum sie zu dieser Stelle, diesem Studiengang oder Stipendium passt |
| Schluss | Klare Empfehlung und Angebot für Rückfragen |
| Gruß und Unterschrift | Name, Funktion, Organisation |
Empfehlungsschreiben in 7 Schritten
- Lies die Anforderungen. Wofür ist das Schreiben, wer liest es, gibt es eine Längenvorgabe, ein Formular oder einen Upload-Link, und bis wann?
- Sammle Material. Bitte die Person um Lebenslauf, Stellen- oder Programmbeschreibung und zwei, drei Punkte, die du erwähnen sollst.
- Wähl deine Beispiele. Nimm Situationen, die du selbst erlebt hast. Zahlen helfen: wie viele, wie viel, wie schnell.
- Schreib zuerst das Urteil. Ein Satz für die Einleitung: „Ich empfehle Alex Kim uneingeschränkt für …“
- Füll den Aufbau aus der Tabelle, ein Absatz pro Beispiel.
- Pass den Absatz zur Passung an genau diese Stelle oder dieses Programm an.
- Prüf die Fakten: Schreibweise des Namens, Daten, Titel, Name des Programms. Dann unterschreib.
Muster zum Kopieren
Kopier den Text in Word, Google Docs oder eine E-Mail und ersetze alles in eckigen Klammern.
[Dein Name]
[Funktion], [Organisation]
[E-Mail] | [Telefon]
[Ort], [TT.MM.JJJJ]
[Name der Empfängerin / des Empfängers oder Auswahlkommission]
[Organisation oder Programm]
Empfehlungsschreiben für [Vorname Nachname]
Sehr geehrte [Frau / Herr Name / Damen und Herren],
hiermit empfehle ich [Vorname Nachname] für [Stelle / Studiengang / Stipendium]. [Urteil in einem Satz, zum Beispiel: „In [Zahl] Jahren als [Rolle] habe ich selten mit jemandem so Zuverlässigem zusammengearbeitet.“]
Ich kenne [Vorname] seit [Monat Jahr] als [deine Rolle, z. B. Vorgesetzte, Dozent, Trainerin] bei [Organisation], wo [Vorname] als [Rolle] tätig ist.
[Beispiel 1: Situation, was [Vorname] getan hat, Ergebnis.]
[Beispiel 2: Situation, was [Vorname] getan hat, Ergebnis.]
[Optional Beispiel 3 oder ein Satz, wie [Vorname] im Vergleich zu anderen in ähnlicher Rolle dasteht.]
[Warum [Vorname] genau zu dieser Stelle oder diesem Programm passt.]
Ich empfehle [Vorname Nachname] [uneingeschränkt / nachdrücklich] für [Stelle / Programm]. Für Rückfragen erreichen Sie mich unter [E-Mail] oder [Telefon].
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
[Funktion], [Organisation]
Beispiel: Empfehlungsschreiben für einen Masterstudiengang
Dieses Beispiel haben wir selbst geschrieben. Personen und Organisation sind erfunden.
Dana Schulz
Koordinatorin Ehrenamt, Tafel Mühlbach e. V.
dana.schulz@example.org | 0151 000000
Musterstadt, 25.09.2026
Auswahlkommission
Masterstudiengang Public Management
Empfehlungsschreiben für Alex Kim
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit empfehle ich Alex Kim für Ihren Masterstudiengang Public Management. In sechs Jahren als Koordinatorin für Ehrenamtliche habe ich selten jemanden erlebt, der Organisationstalent und Einfühlungsvermögen so verbindet.
Ich kenne Alex seit März 2024. Alex kam damals als Ehrenamtlicher für die Samstagsausgabe zu uns und leitet seit Januar 2025 das Samstagsteam mit rund 20 Ehrenamtlichen.
Als im vergangenen Frühjahr unser Planungssystem ausfiel, hat Alex innerhalb von zwei Wochen eine neue Schichtanmeldung mit Erinnerungen per SMS aufgebaut. Seitdem fällt statt etwa jeder fünften nur noch etwa jede zehnte Schicht aus. Wir nutzen das System bis heute.
Im Winter kam eine Familie ohne die Unterlagen zur Ausgabe, die unsere Partnerstelle verlangt. Alex blieb ruhig, fand das eine Formular, das die Familie vor Ort ausfüllen konnte, und sorgte dafür, dass sie nicht mit leeren Händen ging. So löst Alex Probleme: schnell, im Rahmen der Regeln und mit Respekt vor den Menschen.
Von den über 150 Ehrenamtlichen, die ich betreut habe, gehört Alex zu den drei, denen ich einen Ausgabetag allein anvertrauen würde.
Der Schwerpunkt Ihres Studiengangs auf kommunalen Diensten passt zu dem, was Alex schon heute tut. Ich empfehle Alex Kim uneingeschränkt. Für Rückfragen erreichen Sie mich unter den oben genannten Kontaktdaten.
Mit freundlichen Grüßen
Dana Schulz
Koordinatorin Ehrenamt, Tafel Mühlbach e. V.
Muster: Empfehlungsschreiben für Mieter
Wer eine Wohnung sucht, bittet manchmal den früheren Vermieter um ein Empfehlungsschreiben. Schreib nur, was du bestätigen kannst.
[Dein Name], [Adresse], [Telefon], [E-Mail]
[Ort], [TT.MM.JJJJ]
Empfehlungsschreiben für [Vorname Nachname]
Sehr geehrte Damen und Herren,
[Vorname Nachname] hat von [Monat Jahr] bis [Monat Jahr] meine Wohnung in [Straße, Ort] ([Zimmer], [Größe] m²) gemietet.
Die Miete wurde in dieser Zeit [immer pünktlich / vollständig] gezahlt. [Die Wohnung wurde gepflegt und in gutem Zustand übergeben.] [Mit den Nachbarn gab es ein gutes Verhältnis.]
Das Mietverhältnis endet [auf Wunsch von Frau / Herrn Name, weil Grund, z. B. beruflicher Umzug].
Ich kann [Vorname Nachname] als Mieterin / Mieter empfehlen. Für Rückfragen erreichen Sie mich unter [Telefon].
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Empfehlungsschreiben für ein Stipendium
Bei Stipendien entscheidet die Ausschreibung, wer ein Gutachten oder Empfehlungsschreiben schreiben darf und in welcher Form es eingereicht wird. Beim DAAD etwa sind laut seinen „Wichtigen Hinweisen zu DAAD-Stipendien“ hauptberuflich an einer Hochschule tätige Professorinnen und Professoren sowie Juniorprofessorinnen und Juniorprofessoren gutachtenberechtigt, außerdem Nachwuchsgruppenleitungen an außeruniversitären Forschungseinrichtungen und Emeriti. Bei bestimmten Programmen für Studierende kommen promovierte wissenschaftliche Mitarbeitende dazu. Prüf das also, bevor du jemanden fragst.
Was du vermeiden solltest
- Allgemeinplätze. Jedes Lob braucht ein Beispiel.
- Den Lebenslauf nacherzählen. Den haben die Leser schon.
- Laues Lob. Ein eingeschränkter Satz liest sich wie eine Warnung.
- Zu viel über dich. Ein Satz zu deiner Rolle reicht, es geht um die andere Person.
Kannst du kein positives, detailliertes Schreiben verfassen, sag das früh. Dann kann die Person rechtzeitig jemand anderen fragen.
Erzählen, was du erlebt hast, mit Retexta zum Entwurf
Retexta ist eine Cloud-App für Sprache zu Text und KI-Schreiben auf Android. Das Schwierige an einem Empfehlungsschreiben ist nicht das Format, sondern die Beispiele. Davon zu erzählen fällt oft leichter, als sie zu tippen.
- Öffne Retexta und tippe auf Neue Aufgabe.
- Tippe auf Weitere Vorlagen und dann auf Etwas anderes.
- Unter Was soll die KI tun? beschreibst du die Aufgabe, etwa: „Schreib ein förmliches Empfehlungsschreiben für Alex Kim für einen Masterstudiengang Public Management, etwa eine Seite, mit meinen Beispielen als Belege.“
- Füg deine Eingabe hinzu: Tippe auf Audio aufnehmen und erzähl von der Person, als hätte dich eine Freundin gefragt: woher du sie kennst, was sie getan hat, was dabei herauskam.
- Retexta transkribiert auf seinen Servern und schreibt den Entwurf. Geht das Schreiben per Mail raus, kannst du auch mit Nachricht schreiben und der Art E-Mail starten. Brauchst du es auf Englisch, wählst du Englisch als Ausgabesprache.
- Lies den Entwurf als die Person, die unterschreibt: Behalte nur, was du selbst erlebt hast und vertreten kannst, und prüf jeden Namen, jedes Datum und jede Zahl. Retexta kennzeichnet Ergebnisse mit „KI-generiert. Wichtige Angaben prüfen.“
Etwas anderes und Nachricht schreiben gehören zu Retexta Pro. Retexta kannst du kostenlos ausprobieren: Zum Start bekommst du ein paar kostenlose Pro-Ergebnisse, die du in der App ansehen kannst. Für Kopieren, Teilen, Exportieren und Screenshots und für alles nach den Gratis-Ergebnissen brauchst du Retexta Pro oder Credits.
So erzählst du es ins Handy
„Ich kenne Alex seit März 2024, erst als Ehrenamtlichen samstags, seit Januar 2025 leitet er das Samstagsteam, etwa 20 Leute. Im Frühjahr ist unser Planungssystem ausgefallen, Alex hat in zwei Wochen eine neue Schichtanmeldung mit SMS-Erinnerung gebaut, seitdem fällt statt jeder fünften nur noch jede zehnte Schicht aus.“ Konkret und mit Zahlen: Das ist das Rohmaterial für ein starkes Schreiben.
Weitere Ratgeber
Wie ein förmlicher Brief grundsätzlich aufgebaut ist, zeigt unser Ratgeber zum Brief an eine Behörde. Schickst du das Schreiben oder die Bitte darum per Mail, lies, wie du eine E-Mail diktieren und formulieren lassen kannst. Mehr zur App: Retexta, Sprache zu Text für Android.
Quellen
Geprüft von FLAME Apps am 25.09.2026.
- Gesetze im Internet, § 109 GewO, Zeugnis.
- DAAD, Wichtige Hinweise zu DAAD-Stipendien: wer Gutachten schreiben darf.
- Retexta: Namen von Zielen („Etwas anderes“, „Nachricht schreiben“, „Weitere Vorlagen“), Nachrichtenarten und Tarife wie in der App (Version 2026.1.23) und im Google-Play-Eintrag.
- Muster und Beispiele: von FLAME Apps für diese Seite geschrieben.
