Một thư giới thiệu tốt nói rõ người viết là ai, quen người được giới thiệu thế nào, rồi chứng minh nhận xét bằng hai hoặc ba ví dụ cụ thể. Thư kết thúc bằng lời giới thiệu rõ ràng và thông tin liên hệ. Phần lớn thư dài khoảng một trang. Ví dụ là thứ làm nên giá trị của thư: “Em rất chăm chỉ” không nói lên điều gì, còn “Em tự xây dựng lại lịch trực của 20 tình nguyện viên trong hai tuần, số buổi vắng mặt giảm một nửa” thì nói rất nhiều.
Thư giới thiệu khác giấy giới thiệu
Thư giới thiệu (recommendation letter) là thư tiến cử cá nhân cho trường, học bổng hoặc nhà tuyển dụng. Giấy giới thiệu là văn bản hành chính (Nghị định 30/2020/NĐ-CP liệt kê nó trong các loại văn bản hành chính) mà cơ quan cấp để cử người đi liên hệ công việc. Trang này nói về thư giới thiệu.
Bố cục một thư giới thiệu
| Phần | Nội dung |
|---|---|
| Đầu thư | Họ tên, chức danh, đơn vị, thông tin liên hệ và ngày viết; tên người nhận nếu biết |
| Lời chào | “Kính gửi Hội đồng tuyển sinh” hoặc “Kính gửi Bộ phận tuyển dụng” nếu không biết tên |
| Mở đầu | Giới thiệu ai, cho chương trình hay vị trí nào, và một câu nhận xét chung |
| Mối quan hệ | Bạn biết người đó ở vai trò gì, ở đâu, trong bao lâu |
| Dẫn chứng | Hai hoặc ba ví dụ cụ thể: tình huống, việc người đó làm, kết quả |
| So sánh | Người đó đứng ở đâu so với những người bạn từng dạy hoặc quản lý, nếu nói được một cách trung thực |
| Phù hợp | Vì sao người đó hợp với chương trình, học bổng hay công việc này |
| Kết thư | Lời giới thiệu rõ ràng và lời mời liên hệ nếu cần |
| Ký tên | Họ tên, chức danh, đơn vị, email, số điện thoại |
Trung tâm Viết của Đại học North Carolina (UNC Writing Center) khuyên người viết thư cũng như vậy: mô tả mối quan hệ với ứng viên, đưa số liệu và so sánh với người khác, và giải thích vì sao ứng viên phù hợp.
Các bước viết thư giới thiệu
- Đọc yêu cầu. Thư dùng cho việc gì, ai đọc, có giới hạn độ dài không, nộp qua biểu mẫu, link hay email, hạn cuối là ngày nào, viết bằng ngôn ngữ nào?
- Xin tài liệu. Nhờ người được giới thiệu gửi CV, mô tả chương trình hoặc công việc, và hai ba điểm họ muốn bạn nhắc đến.
- Chọn ví dụ. Chọn những việc bạn tận mắt thấy. Con số giúp ích: bao nhiêu người, bao nhiêu tiền, nhanh đến mức nào.
- Viết câu nhận xét trước. Một câu đặt ở đoạn mở đầu: “Tôi trân trọng giới thiệu em Lan cho chương trình...”
- Điền theo bố cục ở bảng trên, mỗi ví dụ một đoạn.
- Viết riêng đoạn “phù hợp” cho đúng chương trình hay công việc này.
- Kiểm tra dữ kiện: tên, ngày tháng, chức danh, tên chương trình. Sau đó mới ký.
Mẫu thư giới thiệu tiếng Việt
Sao chép vào Word, Google Docs hoặc email và thay mọi nội dung trong ngoặc vuông.
[Họ tên người viết]
[Chức danh], [Đơn vị]
[Email] | [Số điện thoại]
[Địa danh], ngày [..] tháng [..] năm [....]
Kính gửi: [Tên người nhận / Hội đồng tuyển sinh / Bộ phận tuyển dụng]
[Tên trường, chương trình hoặc công ty]
Tôi viết thư này để giới thiệu [họ tên] cho [chương trình / học bổng / vị trí]. [Một câu nhận xét chung, ví dụ: "Trong [số] năm giảng dạy, [tên] là một trong những sinh viên có tinh thần trách nhiệm cao nhất mà tôi từng hướng dẫn."]
Tôi biết [tên] từ [tháng, năm], khi [tên] là [vai trò] tại [đơn vị], nơi tôi là [vai trò của bạn].
[Ví dụ 1: tình huống, việc [tên] đã làm, kết quả.]
[Ví dụ 2: tình huống, việc [tên] đã làm, kết quả.]
[Ví dụ 3 hoặc một câu so sánh với những người khác ở vị trí tương tự.]
[Vì sao [tên] phù hợp với chương trình / công việc này.]
Tôi trân trọng giới thiệu [tên] cho [chương trình / vị trí]. Nếu cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ tôi qua [email] hoặc [số điện thoại].
Trân trọng,
[Họ tên]
[Chức danh], [Đơn vị]
Thư giới thiệu du học bằng tiếng Anh
Nhiều chương trình du học và học bổng ở nước ngoài yêu cầu thư bằng tiếng Anh. Khung dưới đây theo cùng bố cục:
Dear [Name / Admissions Committee],
I am writing to recommend [Full name] for [program / scholarship]. [One-sentence verdict.]
I have known [First name] since [month, year] as [his / her] [lecturer / supervisor] at [organization], where [First name] was [role].
[Example 1: the situation, what [First name] did, and the result.]
[Example 2: the situation, what [First name] did, and the result.]
[Why [First name] fits this program in particular.]
I recommend [First name] [without reservation / highly]. Please contact me at [email] or [phone] if you have any questions.
Sincerely,
[Name]
[Title], [Organization]
Người ký thư phải hiểu và đồng ý với từng câu trong thư. Nếu thầy cô viết bằng tiếng Việt rồi nhờ dịch, hãy để họ đọc lại bản tiếng Anh trước khi ký.
Ví dụ thư giới thiệu
Ví dụ do chúng tôi tự viết. Người và tổ chức trong ví dụ là hư cấu.
Kính gửi Hội đồng xét tuyển Chương trình Thạc sĩ Quản lý công,
Tôi viết thư này để giới thiệu em Nguyễn Thu Lan. Trong sáu năm điều phối tình nguyện viên, tôi hiếm khi gặp một người vừa có khả năng tổ chức tốt vừa quan tâm đến con người như Lan.
Tôi biết Lan từ tháng 3/2024, khi em tham gia Ngân hàng Thực phẩm Sông Hồng với tư cách tình nguyện viên cuối tuần. Từ tháng 1/2025, Lan phụ trách nhóm phát quà thứ Bảy gồm khoảng 20 người.
Mùa xuân năm ngoái, hệ thống đăng ký lịch trực của chúng tôi gặp sự cố. Trong hai tuần, Lan xây dựng một quy trình đăng ký mới có tin nhắn nhắc lịch. Số ca bỏ trống giảm từ khoảng một phần năm xuống một phần mười, và chúng tôi vẫn dùng quy trình này đến nay.
Trong hơn 150 tình nguyện viên tôi từng quản lý, Lan là một trong ba người tôi tin tưởng giao điều hành cả một buổi phát quà.
Tôi trân trọng giới thiệu Lan cho chương trình của quý Hội đồng.
Trân trọng,
Trần Minh Hà
Điều phối viên tình nguyện
Những điều nên tránh
Theo danh sách “không nên” của UNC Writing Center dành cho người viết thư:
- Nói chung chung: mỗi tính từ khen ngợi cần một ví dụ đi kèm.
- Chép lại CV: người đọc đã có CV rồi.
- Khen nửa vời: một câu dè dặt dễ bị đọc thành lời cảnh báo.
- Nói quá nhiều về mình: một câu về vai trò của bạn là đủ, thư là về ứng viên.
Nếu bạn không thể viết một thư tích cực và cụ thể, hãy nói sớm để người đó nhờ người khác. UNC viết thẳng: từ chối là chuyện bình thường.
Email nhờ thầy cô viết thư giới thiệu
Nếu bạn là người cần thư, hãy nhờ sớm và giúp người viết dễ nhận lời.
Tiêu đề: Em xin nhờ thầy/cô viết thư giới thiệu cho [chương trình / học bổng], hạn [ngày]
Kính gửi thầy/cô [tên],
Em là [họ tên], [lớp / khóa / vị trí], từng học [môn] với thầy/cô năm [năm].
Em đang nộp hồ sơ [chương trình / học bổng / vị trí] tại [trường / công ty], và em rất mong thầy/cô có thể viết cho em một thư giới thiệu.
Thư cần nộp trước [ngày], bằng [tiếng Việt / tiếng Anh], qua [link trường gửi / email / hình thức khác].
Em gửi kèm CV, mô tả chương trình và vài điểm thầy/cô có thể nhắc đến:
- [điểm 1]
- [điểm 2]
Nếu thầy/cô không tiện viết, em hoàn toàn hiểu.
Em cảm ơn thầy/cô.
[Họ tên]
[Số điện thoại]
Kể những gì bạn thấy, nhận bản nháp có bố cục với Retexta
Retexta là ứng dụng Android chuyển giọng nói thành văn bản trên đám mây và viết bằng AI. Phần khó của thư giới thiệu không phải là bố cục, mà là nhớ ra và diễn đạt các ví dụ. Kể bằng lời thường dễ hơn gõ. Menu của Retexta bằng tiếng Anh và chưa có giao diện tiếng Việt, nên tên các nút dưới đây được giữ nguyên như trong ứng dụng.
- Mở Retexta và nhấn New task.
- Nhấn More templates, rồi Something else.
- Mô tả việc cần làm, ví dụ: “Viết thư giới thiệu trang trọng cho em Nguyễn Thu Lan, ứng tuyển thạc sĩ Quản lý công, khoảng một trang, dùng các ví dụ của tôi làm dẫn chứng.”
- Nhấn Record audio và kể về người đó như khi có người bạn hỏi: quen thế nào, người đó đã làm gì, kết quả ra sao.
- Retexta chép lời trên máy chủ và viết bản nháp. Cần thư bằng tiếng Anh? Đổi ngôn ngữ kết quả sang tiếng Anh ở màn hình kết quả.
- Đọc với tư cách người sẽ ký: chỉ giữ những gì bạn thật sự thấy và dám đứng tên, kiểm tra mọi tên, ngày và con số. Retexta gắn nhãn kết quả là “AI-generated. Check important details.”
Something else là một phần của Retexta Pro. Retexta có thể dùng thử miễn phí: người dùng mới nhận được vài kết quả Pro miễn phí để xem trong ứng dụng. Sao chép, chia sẻ, xuất và chụp màn hình kết quả, cũng như mọi thứ sau các kết quả miễn phí đó, cần Retexta Pro hoặc credit.
Nên nói gì vào điện thoại
“Tôi biết Lan từ tháng ba năm 2024, lúc đầu là tình nguyện viên cuối tuần, từ tháng một năm 2025 em phụ trách nhóm thứ Bảy khoảng hai mươi người. Mùa xuân năm ngoái hệ thống đăng ký hỏng, Lan làm quy trình mới có tin nhắn nhắc lịch trong hai tuần, ca bỏ trống giảm từ một phần năm xuống một phần mười.” Cụ thể, có con số: đó là nguyên liệu cho một thư mạnh.
Đọc thêm
Viết thư bằng tiếng Anh khi không phải tiếng mẹ đẻ: viết bằng ngoại ngữ từ tiếng Việt. Gửi thư hoặc lời nhờ qua email: cách đọc email bằng giọng nói trên Android. Về ứng dụng: Retexta, chuyển giọng nói thành văn bản trên Android.
Nguồn
FLAME Apps kiểm tra ngày 26 tháng 9 năm 2026.
- The Writing Center, University of North Carolina at Chapel Hill, Letters of Recommendation (tiếng Anh): nội dung nên có, độ dài thường gặp, điều nên tránh, việc từ chối viết.
- Chính phủ, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, Điều 7: giấy giới thiệu là một loại văn bản hành chính.
- Retexta: tên mục tiêu (“Something else”, “More templates”) và gói dịch vụ như trong ứng dụng (phiên bản 2026.1.23, menu tiếng Anh) và trang Google Play.
- Mẫu thư, ví dụ và email: do FLAME Apps viết.
