Surat sokongan yang baik menyatakan siapa anda, bagaimana anda mengenali pemohon, lalu membuktikan pendapat anda dengan dua atau tiga contoh khusus tentang apa yang dia lakukan. Ia diakhiri dengan sokongan yang jelas dan maklumat untuk dihubungi. Kebanyakan surat cukup satu muka surat. Contohlah yang menjadikan surat itu berguna: “Beliau seorang yang rajin” tidak memberitahu apa-apa, tetapi “Beliau menyusun semula jadual sukarelawan dalam dua minggu dan bilangan yang tidak hadir berkurang separuh” memberitahu banyak.
Format surat sokongan
Di Malaysia, surat sokongan daripada majikan, ketua jabatan, sekolah atau ketua kampung biasanya mengikut format surat rasmi.
| Bahagian | Isi |
|---|---|
| Kepala surat | Nama organisasi, alamat, telefon, e-mel; nombor rujukan dan tarikh |
| Penerima | Jawatan dan alamat pihak yang menerima, atau “Kepada sesiapa yang berkenaan” |
| Salam | “Tuan/Puan,” |
| Tajuk | Bercetak tebal, contohnya SURAT SOKONGAN PERMOHONAN BIASISWA: [NAMA PEMOHON] |
| Rujukan | “Dengan segala hormatnya saya merujuk perkara di atas.” |
| Hubungan | Siapa anda, bagaimana dan sejak bila anda mengenali pemohon |
| Bukti | Dua atau tiga contoh: situasi, apa yang dia lakukan, hasilnya |
| Kesesuaian | Mengapa dia sesuai untuk permohonan ini |
| Penutup | Sokongan yang jelas dan tawaran untuk menjawab pertanyaan; “Sekian, terima kasih.” |
| Tandatangan | “Yang benar,”, tandatangan, nama, jawatan, cop rasmi jika ada |
Pusat Penulisan University of North Carolina memberi nasihat yang sama kepada penulis surat: terangkan hubungan anda dengan pemohon, sertakan angka dan perbandingan dengan orang lain, dan jelaskan mengapa pemohon sesuai.
Cara menulisnya langkah demi langkah
- Baca syarat permohonan. Untuk apa surat ini, siapa yang membacanya, perlukah borang atau format tertentu, dan bila tarikh tutupnya?
- Kumpul bahan. Minta resume pemohon, iklan jawatan atau syarat biasiswa, dan dua atau tiga perkara yang dia mahu anda sebut.
- Pilih contoh. Pilih situasi yang anda lihat sendiri. Angka membantu: berapa ramai, berapa banyak, berapa cepat.
- Tulis kesimpulan dahulu. Satu ayat untuk perenggan pembukaan: “Saya menyokong sepenuhnya permohonan …”
- Isikan struktur di atas, satu perenggan untuk setiap contoh.
- Sesuaikan perenggan kesesuaian dengan permohonan ini.
- Semak fakta: ejaan nama, nombor kad pengenalan jika diminta, tarikh, jawatan. Kemudian tandatangan.
Templat surat sokongan
Salin ke Word, Google Docs atau e-mel, dan tukar semua yang berada dalam kurungan segi empat.
[NAMA ORGANISASI]
[Alamat]
[No. telefon] | [E-mel]
Ruj. Kami : [nombor rujukan]
Tarikh : [tarikh]
[Jawatan penerima]
[Nama organisasi / program]
[Alamat]
Tuan/Puan,
SURAT SOKONGAN [PERMOHONAN / JAWATAN / BIASISWA]: [NAMA PENUH PEMOHON]
Dengan segala hormatnya saya merujuk perkara di atas.
2. Saya, [nama anda], [jawatan anda] di [organisasi], dengan ini menyokong permohonan [nama pemohon] bagi [jawatan / program / biasiswa]. [Kesimpulan satu ayat.]
3. Saya telah mengenali [nama] sejak [bulan, tahun] sebagai [hubungan: penyelia, guru, ketua jabatan] ketika beliau berkhidmat sebagai [jawatan] di [organisasi].
4. [Contoh 1: situasi, apa yang beliau lakukan, dan hasilnya.]
5. [Contoh 2: situasi, apa yang beliau lakukan, dan hasilnya.]
6. [Mengapa beliau sesuai untuk permohonan ini.]
7. Saya menyokong permohonan beliau [sepenuhnya / tanpa ragu]. Sebarang pertanyaan boleh dikemukakan kepada saya di [e-mel] atau [no. telefon].
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[tandatangan]
[Nama penuh]
[Jawatan]
[Nama organisasi]
Contoh surat sokongan
Contoh ini kami tulis sendiri. Orang dan organisasi dalam contoh ini adalah rekaan.
BANK MAKANAN KOMUNITI SERI MUDA
No. 12, Jalan Seri Muda 3, 40460 Shah Alam, Selangor
03-0000 0000 | sukarelawan@contoh.org
Ruj. Kami : BMSM/SUK/2026/14
Tarikh : 25 September 2026
Jawatankuasa Pemilihan
Program Sarjana Pentadbiran Awam
[Nama universiti]
Tuan/Puan,
SURAT SOKONGAN PERMOHONAN PROGRAM SARJANA: AMIRUL HAKIM BIN ROSLI
Dengan segala hormatnya saya merujuk perkara di atas.
2. Saya, Nurul Aina binti Kamal, Penyelaras Sukarelawan di Bank Makanan Komuniti Seri Muda, dengan ini menyokong permohonan Amirul Hakim bin Rosli bagi Program Sarjana Pentadbiran Awam. Dalam enam tahun menyelaras sukarelawan, jarang saya bertemu seseorang yang begitu tersusun dan begitu prihatin terhadap orang lain.
3. Saya mengenali Amirul sejak Mac 2024, ketika beliau menyertai kami sebagai sukarelawan hujung minggu. Sejak Januari 2025, beliau mengetuai pasukan agihan hari Sabtu yang terdiri daripada kira-kira 20 sukarelawan.
4. Apabila sistem jadual kami gagal pada awal tahun lalu, Amirul membina proses pendaftaran baharu dalam masa dua minggu, termasuk peringatan melalui WhatsApp. Syif yang tidak dihadiri berkurang daripada kira-kira satu dalam lima kepada satu dalam sepuluh, dan proses itu masih kami gunakan.
5. Pada suatu Sabtu, sebuah keluarga datang tanpa dokumen yang diperlukan oleh agensi rakan kami. Amirul kekal tenang, mencari satu borang yang boleh diisi di tempat itu, dan memastikan keluarga itu tidak pulang dengan tangan kosong.
6. Daripada lebih 150 sukarelawan yang pernah saya selia, Amirul antara tiga orang yang saya percayai untuk menguruskan hari agihan secara bersendirian. Tumpuan program tuan/puan terhadap perkhidmatan komuniti selari dengan kerja yang sudah beliau lakukan.
7. Saya menyokong permohonan beliau sepenuhnya. Sebarang pertanyaan boleh dikemukakan kepada saya melalui e-mel atau telefon di atas.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
Nurul Aina binti Kamal
Penyelaras Sukarelawan
Bank Makanan Komuniti Seri Muda
Surat sokongan majikan, ketua jabatan dan sekolah
- Surat sokongan majikan: untuk permohonan pinjaman, visa, kursus atau jawatan lain. Sebut jawatan pemohon, tempoh berkhidmat dan status perkhidmatan hanya jika diminta, dan hanya fakta yang anda boleh sahkan dengan rekod.
- Surat sokongan ketua jabatan: untuk kenaikan pangkat, cuti belajar atau biasiswa. Ikut format dan borang yang ditetapkan oleh organisasi anda jika ada.
- Surat sokongan sekolah: untuk biasiswa atau kemasukan. Ikut peraturan sekolah tentang maklumat murid yang boleh dikongsi, dan sertakan keputusan peperiksaan hanya jika pemohon atau ibu bapanya bersetuju.
Syarat setiap permohonan berbeza. Semak siapa yang mesti menandatangani dan sama ada cop rasmi diperlukan.
Apa yang perlu dielakkan
Daripada senarai “jangan” Pusat Penulisan University of North Carolina (terjemahan ringkas kami):
- Pujian umum: jangan bergantung pada klise. Setiap kata sifat perlukan contoh.
- Salinan resume: jangan sekadar meringkaskan CV pemohon. Pembaca sudah memilikinya.
- Pujian yang hambar: ayat yang ragu-ragu dibaca sebagai amaran.
- Terlalu banyak tentang diri anda: satu ayat tentang jawatan anda sudah cukup.
Jika anda tidak dapat menulis surat yang positif dan terperinci, beritahu dengan jujur. Menurut halaman yang sama, menolak itu tidak salah.
E-mel meminta surat sokongan
Jika anda yang memerlukan surat itu, minta awal dan mudahkan orang itu untuk bersetuju.
Subjek: Permohonan surat sokongan: [program / jawatan], tarikh tutup [tarikh]
Tuan/Puan [Nama],
Saya sedang memohon [program / jawatan] di [organisasi], dan saya amat berterima kasih jika tuan/puan sudi menulis surat sokongan untuk saya.
Saya memohon kepada tuan/puan kerana [sebab khusus, contohnya "tuan/puan menyelia kerja saya dalam projek jadual sukarelawan pada 2025"].
Surat ini perlu dihantar sebelum [tarikh] melalui [pautan / alamat e-mel / serahan bercetak].
Untuk memudahkan, saya lampirkan resume saya, maklumat [program / jawatan] dan beberapa perkara yang mungkin boleh disebut:
- [Perkara 1]
- [Perkara 2]
- [Perkara 3]
Jika tuan/puan tidak dapat menulisnya, saya faham sepenuhnya.
Terima kasih atas pertimbangan tuan/puan.
[Nama]
[No. telefon]
Ceritakan apa yang anda lihat, dapatkan draf dengan Retexta
Retexta ialah aplikasi Android yang menukar suara ke teks di awan dan menulis dengan AI. Bahagian yang sukar dalam surat sokongan bukan formatnya, tetapi mengingat dan menyusun contohnya. Bercerita selalunya lebih mudah daripada menaip. Menu aplikasi dalam bahasa Inggeris; hasilnya boleh ditulis dalam bahasa Melayu.
- Buka Retexta dan ketik New task.
- Ketik More templates, kemudian Something else.
- Terangkan tugasan, contohnya: “Tulis surat sokongan rasmi dalam bahasa Melayu untuk permohonan Program Sarjana, format surat rasmi Malaysia, satu muka surat, gunakan contoh saya sebagai bukti.”
- Tambah input: ketik Record audio dan ceritakan tentang pemohon seolah-olah seorang kawan bertanya: bagaimana anda mengenalinya, apa yang dia lakukan, apa hasilnya.
- Retexta menukar rakaman ke teks di pelayannya dan menulis draf. Jika surat itu dihantar melalui e-mel, anda juga boleh bermula dengan Write a message dan jenis mesej Email.
- Baca draf sebagai orang yang akan menandatanganinya: simpan hanya apa yang anda lihat sendiri, dan semak setiap nama, tarikh dan angka. Retexta menandakan hasilnya dengan “AI-generated. Check important details.”
Something else dan Write a message ialah sebahagian daripada Retexta Pro. Retexta percuma untuk dicuba: pengguna baharu mendapat beberapa hasil Pro percuma untuk dilihat dalam aplikasi. Untuk menyalin, berkongsi, mengeksport dan mengambil tangkapan skrin, serta untuk semua selepas hasil percuma itu, anda perlukan Retexta Pro atau kredit.
Apa yang perlu disebut ke telefon
“Saya kenal Amirul sejak Mac 2024, mula-mula sukarelawan hujung minggu, sejak Januari 2025 ketua pasukan Sabtu, lebih kurang 20 orang. Awal tahun lepas jadual kami rosak, dia buat sistem pendaftaran baru dengan peringatan WhatsApp dalam dua minggu, yang tak datang turun dari satu dalam lima ke satu dalam sepuluh.” Khusus, dengan angka: itulah bahan mentah surat yang kuat.
Baca seterusnya
Untuk format surat rasmi secara umum, lihat panduan kami tentang surat kepada agensi kerajaan. Jika surat atau permintaan dihantar melalui e-mel, cara mendiktekan e-mel di Android menunjukkan cara paling cepat. Lebih lanjut tentang aplikasi: Retexta, suara ke teks untuk Android.
Sumber
Disemak oleh FLAME Apps pada 25 September 2026.
- The Writing Center, University of North Carolina at Chapel Hill, Letters of Recommendation (bahasa Inggeris): isi surat, perkara yang perlu dielakkan, menolak permintaan.
- Format surat rasmi (rujukan, tajuk bercetak tebal, perenggan bernombor, “Sekian, terima kasih.”, “Yang benar,”): amalan biasa di Malaysia, tidak disemak terhadap pekeliling rasmi. Ikut format organisasi anda jika ada.
- Retexta: nama matlamat (“Something else”, “Write a message”, “More templates”), jenis mesej dan pelan seperti yang dipaparkan dalam aplikasi (versi 2026.1.23, menu bahasa Inggeris) dan di halaman Google Play.
- Templat, contoh dan e-mel: ditulis oleh FLAME Apps untuk halaman ini.
