Dobry list referencyjny mówi, kto go wystawia, skąd zna osobę albo firmę i potwierdza opinię dwoma albo trzema konkretnymi przykładami. Kończy się jasną rekomendacją i danymi kontaktowymi osoby, która go podpisuje. Zwykle mieści się na jednej stronie. O wartości listu decydują przykłady: „Jest sumienna” nic nie mówi, „W dwa tygodnie przebudowała grafik dyżurów i nieobecności spadły o połowę” mówi dużo.
W Polsce „list referencyjny” ma dwa znaczenia i oba są w podpowiedziach wyszukiwarki: referencje dla pracownika (od przełożonego) i list referencyjny dla firmy (od klienta dla wykonawcy albo dostawcy). Na tej stronie znajdziesz wzory obu.
List referencyjny a świadectwo pracy
| Świadectwo pracy | List referencyjny (referencje) | |
|---|---|---|
| Czy obowiązkowy? | Tak, pracodawca musi go wydać przy końcu umowy o pracę (art. 97 Kodeksu pracy) | Nie, zależy od dobrej woli wystawiającego |
| Co zawiera? | Fakty: okres i rodzaj pracy, stanowiska, tryb zakończenia umowy i inne dane z przepisów | Opinię i przykłady: co osoba albo firma zrobiła i jak |
| Czy ocenia pracę? | Nie: według Państwowej Inspekcji Pracy pracodawca „nie może umieszczać informacji oceniających pracę pracownika”, ani korzystnych, ani niekorzystnych | Tak, to jego główna treść |
Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach ujmuje to tak: pracodawca nie ma obowiązku wystawienia referencji, a referencje „są zawsze grzecznościowe i wynikają z »dobrej woli« pracodawcy”. Jeśli dawny szef odmawia, WUP radzi poprosić innych: współpracowników, innych przełożonych albo partnerów biznesowych.
Budowa listu referencyjnego
| Część | Co wpisać |
|---|---|
| Nagłówek | Miejscowość i data; dane wystawiającego (firma, adres) |
| Tytuł | „List referencyjny” albo „Referencje” |
| Adresat | „Do wszystkich zainteresowanych” albo konkretna firma lub komisja |
| Wstęp | Kogo polecasz, w jakiej roli i jednym zdaniem Twoja ocena |
| Relacja | Skąd znasz tę osobę albo firmę, jak długo i przy jakiej pracy |
| Dowody | Dwa albo trzy konkretne przykłady: sytuacja, działanie, wynik |
| Rekomendacja | Jasne zdanie: polecasz czy nie, i do czego |
| Kontakt i podpis | Imię i nazwisko, stanowisko, telefon albo e-mail, podpis |
Wzór: referencje dla pracownika
Skopiuj wzór do edytora albo maila i zamień wszystko w nawiasach kwadratowych.
[Miejscowość], [data]
[Nazwa firmy]
[Adres]
LIST REFERENCYJNY
Niniejszym potwierdzam, że Pan / Pani [imię i nazwisko] był zatrudniony / była zatrudniona w [firma] od [miesiąc, rok] do [miesiąc, rok] na stanowisku [stanowisko].
Jako [Twoja rola, np. bezpośredni przełożony / bezpośrednia przełożona] współpracowałem / współpracowałam z [imię] przez [liczba] lat. Do jego / jej obowiązków należało [najważniejsze zadania].
[Przykład 1: sytuacja, co zrobił / zrobiła, jaki był wynik.]
[Przykład 2: sytuacja, co zrobił / zrobiła, jaki był wynik.]
[Opcjonalnie: jak wypada na tle innych osób na podobnym stanowisku, jeśli możesz to uczciwie napisać.]
Z pełnym przekonaniem polecam Pana / Panią [imię i nazwisko] jako [stanowisko albo rodzaj pracy]. W razie pytań proszę o kontakt pod numerem [telefon] lub adresem [e-mail].
[Imię i nazwisko]
[Stanowisko]
[Podpis]
Wzór: list referencyjny dla firmy
Taki list wystawia klient firmie, która wykonała dla niego zlecenie. Konkrety to tu zakres, termin i to, co z nich wynikło.
[Miejscowość], [data]
[Nazwa klienta]
[Adres]
LIST REFERENCYJNY
[Nazwa klienta] potwierdza, że firma [nazwa wykonawcy] w okresie od [data] do [data] wykonała dla nas [przedmiot zlecenia, np. remont biura o powierzchni 240 m²].
Zakres prac obejmował [najważniejsze elementy].
[Jedno lub dwa zdania o terminowości, jakości i kontakcie, najlepiej z faktem, np. „Prace zakończono dwa dni przed terminem, bez przerw w pracy biura”.]
[Opcjonalnie: jak firma poradziła sobie z problemem, który pojawił się w trakcie.]
Polecamy firmę [nazwa wykonawcy] jako rzetelnego wykonawcę [rodzaj usług]. Dodatkowych informacji udzieli [imię i nazwisko, stanowisko, telefon].
[Imię i nazwisko]
[Stanowisko]
[Podpis]
Przykład listu referencyjnego
Ten przykład napisaliśmy sami. Osoby i organizacja są zmyślone.
Poznań, 26 września 2026
Fundacja Bank Żywności „Warta”
ul. Przykładowa 1, Poznań
LIST REFERENCYJNY
Niniejszym potwierdzam, że Pani Aleksandra Nowak współpracuje z naszą fundacją jako wolontariuszka od marca 2024 roku, a od stycznia 2025 roku kieruje sobotnim zespołem wydawania żywności, liczącym około 20 osób.
Wiosną nasz system zapisów na dyżury przestał działać. Pani Aleksandra w dwa tygodnie przygotowała nowy sposób zapisów z przypomnieniami SMS. Opuszczone dyżury spadły z mniej więcej jednego na pięć do jednego na dziesięć i korzystamy z tego rozwiązania do dziś.
Zimą na sobotnie wydawanie przyszła rodzina bez dokumentów wymaganych przez naszego partnera. Pani Aleksandra zachowała spokój, znalazła formularz, który rodzina mogła wypełnić na miejscu, i zadbała o to, żeby nie wyszła z pustymi rękami.
Spośród ponad 150 wolontariuszy, z którymi pracowałem, Pani Aleksandra należy do trzech osób, którym powierzyłbym samodzielne prowadzenie dnia wydawania.
Z pełnym przekonaniem polecam Panią Aleksandrę Nowak na studia z zakresu polityki społecznej. W razie pytań proszę o kontakt: 600 000 000, koordynator@example.org.
Tomasz Wiśniewski
Koordynator wolontariatu
Czego unikać
- Ogólników bez przykładów. Każdy przymiotnik potrzebuje faktu. WUP Katowice ostrzega przed „przesłodzonymi laurkami” i nieprawdziwymi informacjami.
- Przepisywania CV. Czytelnik ma już CV, list ma dodać to, czego tam nie ma.
- Letniej pochwały. Zdanie pełne zastrzeżeń czyta się jak ostrzeżenie.
- Za dużo o sobie. Jedno zdanie o Twojej roli wystarczy.
- Gotowca do podpisu bez czytania. WUP zauważa, że często pracownicy sami piszą sobie referencje, które przełożony tylko podpisuje, a wartość takich listów jest niewielka. Jeśli dostajesz szkic do podpisu, zmień go tak, żeby był naprawdę Twój.
Jeśli nie możesz napisać pozytywnego i konkretnego listu, powiedz to od razu, żeby ta osoba mogła poprosić kogoś innego.
Jak poprosić o referencje
Proś wcześnie i ułatw zadanie. WUP przypomina też, żeby przed podaniem danych kontaktowych osoby polecającej zapytać ją o zgodę.
Temat: Prośba o list referencyjny: [stanowisko / program], termin [data]
Szanowna Pani / Szanowny Panie [nazwisko],
aplikuję na [stanowisko / program] w [organizacja] i byłbym wdzięczny / byłabym wdzięczna, gdyby zechciał Pan / zechciała Pani wystawić mi list referencyjny.
Zwracam się do Pana / Pani, ponieważ [konkretny powód, np. „prowadził Pan projekt, w którym odpowiadałem za harmonogram dyżurów”].
List jest potrzebny do [data]. [Sposób przekazania: e-mail, link od organizatora, wydruk z podpisem.]
Żeby ułatwić sprawę, załączam CV, opis [stanowiska / programu] i kilka punktów, które mogłyby się znaleźć w liście:
- [punkt 1]
- [punkt 2]
- [punkt 3]
Czy mogę też podać Pana / Pani numer telefonu, gdyby rekruter chciał zadzwonić?
Jeśli to niemożliwe, całkowicie to rozumiem. Dziękuję za rozważenie mojej prośby.
Z poważaniem
[Imię i nazwisko]
[Telefon]
Opowiedz, co widziałeś, i dostań szkic w aplikacji Retexta
Retexta zamienia mowę na tekst i z pomocą AI pisze gotowy tekst. To aplikacja na Androida, nagranie jest przetwarzane w chmurze. W liście referencyjnym trudna nie jest forma, tylko przypomnienie sobie i nazwanie przykładów. Opowiedzieć o nich jest często łatwiej niż pisać. Menu Retexty jest po angielsku, dlatego nazwy przycisków podajemy po angielsku.
- Otwórz Retextę i dotknij New task.
- Dotknij More templates, potem Something else.
- Opisz zadanie, na przykład: „Napisz formalny list referencyjny dla pracownika, po polsku, na jedną stronę, z moimi przykładami jako dowodami.”
- Dodaj materiał: dotknij Record audio i opowiedz o tej osobie tak, jakby pytał Cię znajomy: skąd ją znasz, co zrobiła, co z tego wynikło.
- Retexta przepisze nagranie na swoich serwerach i napisze szkic. Jeśli list pójdzie mailem, możesz też zacząć od Write a message i typu Email.
- Przeczytaj szkic jak osoba, która go podpisze: zostaw tylko to, co naprawdę widziałeś i za czym stoisz, i sprawdź każde nazwisko, datę i liczbę. Retexta oznacza wyniki napisem „AI-generated. Check important details.”
Something else i Write a message należą do Retexta Pro. Retextę możesz wypróbować za darmo: nowi użytkownicy dostają kilka darmowych wyników Pro do podglądu w aplikacji. Kopiowanie, udostępnianie, eksport i zrzuty ekranu, a także wszystko po darmowych wynikach, wymagają Retexta Pro albo kredytów.
Co powiedzieć do telefonu
„Znam Olę od marca 2024, najpierw jako wolontariuszkę w soboty, od stycznia 2025 prowadzi sobotni zespół, około dwudziestu osób. Wiosną padł nam system zapisów i ona w dwa tygodnie zrobiła nowy, z przypomnieniami SMS, opuszczone dyżury spadły z jednego na pięć do jednego na dziesięć.” Konkretnie i z liczbami: z takiego materiału powstaje mocny list.
Czytaj dalej
Prośbę o referencje wysyłasz mailem: zobacz też mail z prośbą o spotkanie, jeśli wolisz najpierw porozmawiać. List po angielsku albo niemiecku: pisanie w obcym języku. List wysyłany mailem: dyktowanie maila na Androidzie. O aplikacji: Retexta, mowa na tekst na Androida.
Źródła
Sprawdzone przez FLAME Apps 26 września 2026.
- Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach, Referencje: dodatek do CV czy cenne rekomendacje? (po polsku): brak obowiązku wystawienia referencji, referencje grzecznościowe, pytanie o zgodę osoby polecającej, ostrzeżenie przed „laurkami”, referencje pisane przez samych pracowników.
- Państwowa Inspekcja Pracy, Co to jest świadectwo pracy? (po polsku): obowiązek z art. 97 Kodeksu pracy, zawartość, zakaz ocen w świadectwie.
- Podpowiedzi wyszukiwarki Bing dla rynku polskiego (26 września 2026): „list referencyjny wzór”, „list referencyjny dla firmy wzór”, „list referencyjny dla pracownika wzór”.
- Retexta: nazwy celów („Something else”, „Write a message”, „More templates”) i planów w aplikacji (wersja 2026.1.23) i na stronie w Google Play.
- Wzory, przykład i mail z prośbą: napisane przez FLAME Apps.
